что делает администратор проекта в процессе реализации проекта

Администратор проекта: права и обязанности

Администратор проекта является правой рукой руководителя проекта в части документооборота, отчетности, а также ведения плана-графика работ. Обычно администратора проекта назначает руководитель проекта, который делегирует ему часть своих задач.

Администратор проекта – член проектной команды, обеспечивающий коммуникации в проекте и документооборот, а также техническую поддержку разработки планов и мониторинга выполнения работ в соответствии с данными планами.

Другими словами администратор проекта обеспечивает всех участников проектной команды необходимой информацией для успешного выполнения работ.

Функции и обязанности администратора проекта

В соответствии с методологией проектного управления администратор проекта выполняет следующие основные функции:

Данные функции используются на всех стадиях жизненного цикла проекта.

Стадия инициации проекта

На стадии инициации администратор проекта совместно с руководителем проекта участвует в подготовке базовых документов, обосновывающих актуальность проекта и его реализуемость.

Базовые документы проекта – это документы, представляемые на заседание Проектного комитета для инициации проекта или прохождения очередного контрольного рубежа.

Комплект базовых документов проекта может включать:

Стадия планирования

На этапе планирования администратор проекта формирует детальный план-график работ на основе сводного плана и бюджет проекта. План работ показывает структуру взаимосвязанных работ, длительность их выполнения и ответственных исполнителей. Наиболее известными инструментами календарно-сетевого планирования являются программы MS Project, Spider Project, ProjectLibre, GanttProject и др.

Также на данном этапе администратор проекта разрабатывает регламент взаимодействия участников проекта и правила информационного обмена.

Для актуализации базовых проектных документов, в т.ч. бизнес-плана или паспорта проекта, администратор проекта организует процесс подготовки и сбора исходных данных, задействовав всех участников рабочей группы и скоординировав их работу.

Стадия исполнения

На этапе исполнения главная функция администратора проекта — мониторинг и контроль хода выполнения работ согласно утвержденному плану-графику, а также исполнения бюджета.

При необходимости корректировки плана работ вследствие принятия решения со стороны руководителя проекта оформляется соответствующий документ (иногда его называют запросом на изменение). При этом могут сдвигаться сроки выполнения работ или меняться состав самих работ (исключаться, дополняться новыми).

Важно остаться внутри срока реализации проекта и утвержденных лимитов финансирования. Если это невозможно, то решение о переносе срока реализации проекта или выделении дополнительного финансирования принимается на уровне проектного комитета или заказчика проекта.

Главная задача администратора проекта на данном этапе — обеспечивать руководителя проекта актуальной и структурированной информацией, обеспечивающей возможность осуществления контроля за проектом и принятия верных решений. При возникновении отклонений необходимо своевременно информировать руководителя проекта и других участников проектной деятельности. Для этого формируются периодические отчеты, которые рассылаются всей проектной команде по направлениям работ.

В данном случае хорошим помощником руководителя проекта и администратора служит информационная система управления проектами, внедряемая в организации.

Информационная система управления проектами (ИСУП) – совокупность программно-аппаратных средств и обученного персонала, которая обеспечивает сбор, хранение, обработку и предоставление информации в области управления проектами.

Информационная система управления проектами позволяет осуществлять:

Стадия завершения проекта

На стадии завершения проекта администратор проекта формирует отчетные документы для заказчика проекта, дополняет базу данных проектной документацией и базу знаний с учетом возникавших проблем, способов их решения и полученных результатов. Данная информация способствует повышению качества реализуемых в дальнейшем проектов и их эффективности.

Полномочия и ответственность администратора проекта

При этом администратор проекта несет ответственность за:

Требования к администратору проекта

Из хороших администраторов проекта вырастают руководители проектов с богатым опытом в области проектного управления. Поэтому данную проектную роль стоит рассматривать как определенный этап на пути развития и становления лидера.

Источник

Администрирование проекта: понятие, принципы и процессы

Основные элементы

Вам будет интересно: Заинтересованные стороны проекта. Авторы и руководители проекта

Вам будет интересно: Виды потерь в бережливом производстве

Понятие администрирования проекта можно разделить на такие основные элементы:

Принципы администрирования

Менеджеры должны руководствоваться такими основными принципами администрирования проекта:

Типы задач

В теории администрирования проектов выделяют три типа задач. А именно:

Классификация

Организация администрирования проекта может несколько отличаться, в зависимости от того, к какому типу он относится. По сферам деятельности выделяют:

По размерам выделяют:

По целевому назначению выделяют:

Чем занимается отдел администрирования проектов

На крупных предприятиях вопросы администрирования возложены на специализированные отделы. В небольших организациях этим занимается менеджер или же генеральный директор. Администрирование проекта подразумевает такую деятельность:

Вам будет интересно: Бесструктурное управление: описание понятия, методы и способы

Основные участники проектов

В вопросах администрирования проекта важную роль играют его участники. Вот основные заинтересованные стороны проекта:

Основные процедуры

В процессе администрирования проекта выполняется ряд процедур. Вот основные из них:

Жизненный цикл проекта

Администрирование проекта является сложным разносторонним процессом, который включает в себя несколько этапов, соотносящихся с жизненным циклом проекта.

— анализ начального состояния;

— сбор данных о проекте;

— формулировка альтернатив и их сравнительная оценка;

— экспертиза и апробация предложений;

— утверждение выбранной концепции участниками проекта

— разработка основных составляющих проекта;

— подготовка к процессу реализации

— достижение конечных целей проекта;

— разрешение конфликтных и спорных ситуаций;

Ошибки администрирования

Понятия, принципы и процессы администрирования проекта дают четкое понимание того, в каком направлении нужно двигаться для получения ожидаемых результатов. Тем не менее, менеджеры нередко допускают ошибки, которые становятся препятствием на пути достижения целей. Вот о чем идет речь:

Отличие современного администрирования от устаревших систем управления

Система администрирования проектов непрерывно совершенствуется. Сравнение нынешней и прошлой ситуации приведена в таблице.

Американские «законы» администрирования

Современные тенденции администрирования пришли к нам с Запада. Поэтому, уместно будет рассмотреть американские «законы». Вот ключевые из них:

Факторы успешного администрирования

Успешной реализации проекта способствуют такие ключевые факторы, как:

Источник

Администрирование проектной деятельности

Среди участников проекта наиболее значимыми субъектами являются заказчик, куратор, менеджер и его команда. Когда компания вырастает «из коротких штанишек» стадии «давай-давай», с активным применением проектной формы число проектов значительно увеличивается. Генеральный директор осознает, что хороших руководителей проектов невозможно получить столько, чтобы хватало. В подобный момент, как правило, возникает новая роль – администратор проекта. Этот специалист способен принять задачи, которые важны, но не настолько, чтобы нельзя было их передать от менеджера.

Роль администратора в проекте

Должностные обязанности PM включают документационное обеспечение и проведение совещаний проектных команд. Чем качественнее в компании поставлено управление проектами, тем больше регламентов и сопутствующей документации. Организационной и документационной работы становится все больше, она непрерывно усложняется.

Все большее число блоков управления подключается в проектную методологию: заинтересованные стороны проекта, коммуникации, риски, интеграция. Число уникальных задач развития также непрерывно растет. Вполне опытные проект-менеджеры начинают не справляться с объемом отчетности и прочей документации. Возникают срывы совещаний и заседаний групп из-за рассогласований графиков и других организационных причин.

Сам профиль PM-достиженца, нацеленного на результат, вводит менеджера во внутреннее противоречие. Он перестает находить мотивацию в «бумажной рутине», поскольку не усматривает связи между реальными действиями и соблюдением регламентных требований. Что делать, если в целом проектная идеология сильна, а качество и уровень процедур не оставляют сомнений в их целесообразности? С какого-то числа проектов (предположим, с двадцати) в компании полезно ввести обязанности администратора. Его еще называют АСУП – администратор системы управления проектами.

На первом этапе вполне допустимо обойтись половиной штатной единицы. Администратор проектов может появиться задолго до того, как в оборот управленческой терминологии будут введены понятия «проектный офис» и «корпоративная система управления проектами» (КСУП). Важно, что с этого момента определенная нагрузка с менеджеров проектов спадет. Особенно это ценно для PM-совместителей, которые являются функциональными сотрудниками служб управления или линейных производственных подразделений.

Какую роль должен принять на себя АСУП? Кто нужен менеджеру, чтобы главные задачи решались лучше? Практика свидетельствует, что администратор играет роль помощника РМ и секретаря совещаний. Наиболее опытные специалисты способны становиться также и координаторами большого числа вопросов, включая координацию команды. Исходя из реально установленной роли, должности администратора придаются должностные обязанности и соответствующие им функции.

Обязанности и функции администратора проектов

АСУП в крупных компаниях выполняет свои функции в составе офиса управления проектами. В зависимости от числа задач развития такие отделы бывают весьма многочисленными. С другой стороны, в средних компаниях администратор может не выделяться в отдельную должность, а быть обеспеченным административными функциями по совместительству. Квалифицированный специалист способен обслуживать большое число проектов и выступать помощником у нескольких PM. Типовые должностные обязанности администратора предусматривают:

Функции и должностные обязанности администратора проектов требуют определенного личностного и профессионального профиля должности. Как правило, это молодой специалист с высшим (желательно экономическим) образованием. Он должен владеть основами делопроизводства, проектного менеджмента, быть опытным пользователем офисных приложений, включая Microsoft Project. Успешное прохождение аттестации на знание стандартов PMBOK и ГОСТ Р 54869-2011 обязательно. Ниже представлена выписка из примера должностной инструкции администратора.

Корпоративная система управления проектами даже в зачаточной стадии своего становления предполагает кооперацию и специализацию не только исполнительских функций, но и операций по управлению проектом. Это касается и обеспечения высокой производительности управленческого труда. Функции секретаря, помощника РМ и координатора выполняет новая роль – администратор проектов. Менеджеру проекта полезно знать о том, какие обязанности он может возложить на администратора, а какие сохранить у себя. Усиленная концентрация на результатах подотчетных задач, несомненно, комфортнее, так как соответствует позиции проектного лидера.

Источник

Администратор проекта

Содержание

Администратор проекта

Обязанности администратора проекта

Администратор проекта обязан:

Планирование работ; мониторинг и контроль планов; Контроль исполнения задач и поручений по проекту; Подготовка отчетности по проектам; Организация совещаний, ведение протоколов; подготовка презентаций; Помощь руководителю проекта в разработке проектной документации; Администрирование проектной документации (оформление, проверка, обновление, сопровождение согласования) и контроль ее исполнения; Ведение архива проектов; Взаимодействие с заказчиками и подрядными организациями.

Требования к администратору проекта

Умение работать с информацией (сбор, обобщение, систематизация); Навыки деловой переписки и участия в переговорах; Знание основных принципов работы с договорным документооборотом; Умение выстраивать отношения в проектной команде; Желательно знакомство с методологиями управления проектами (PMBOK, IPMA, Prince 2) Владение приложениями MS Office (Excel, Word, Power Point, Visio), MS Project, Mind Manager на высоком уровне; Отличные коммуникативные навыки; Английский язык (разговорный уровень); Готовность к командировкам (минимум 1 неделя в месяц)

Важные качества администратора

внимательность; грамотная речь; коммуникабельность; организаторские способности; ответственность; стрессоустойчивость; умение быстро реагировать в нестандартных ситуациях; умение находить общий язык с клиентами; умение работать в команде.

Знания и навыки

Умение работать в пакете программ семейства Microsoft Office[2], Mind Manager[3], Microsoft Project[4]

Источник

Руководитель и администратор проекта: функции и особенности взаимодействия

Проектная деятельность особенно в последнее десятилетие приобрела огромное значение в работе большинства организаций, в том числе и в системе государственного управления: развитие деятельности строится с учетом современных подходов, стандартов организаций и управления. Для успешной реализации любого проекта необходимо подобрать соответствующих профессионалов и создать команду единомышленников. В ходе построения системы управления проектом крайне важной задачей является формирование ролевой структуры, распределение полномочий и закрепление ответственности среди участников команды проекта. В рамках управления проектами существуют различные функции, которые распределяются по реализующим их ролям, например, руководитель проекта (РП), администратор проекта (АП) и другие. Попробуем раскрыть эти две ключевые проектные роли и понять функционал каждой из них.

Руководитель проекта

Руководитель проекта (РП, менеджер проекта, project manager, РМ) – лицо, на которое возлагается персональная ответственность за оперативное управление проектной командой и проектом в разрезе областей знаний (управление рискам, коммуникациями, бюджетом, сроками и др.) для достижения целей, показателей и результатов проекта. Чтобы проект стал успешен, руководитель проектов обеспечивает:

Действия руководителя проекта связаны, в первую очередь, с куратором, который и вовлекает будущего проектного руководителя в процесс инициирование проекта. Куратор всегда заинтересован при наименьших усилиях получить лучший результат. Поэтому ему нужен разумный и результативный руководитель проекта.

Руководитель проекта – это не столько должность, сколько роль, которую берет на себя сотрудник или внешнее лицо, призванное реализовать уникальную задачу. Нужно учитывать, что функциональный работник зачастую выступает руководителем проекта и даже не одного.

Если такое происходит, то и потребность в профессиональных руководителях проекта также усиливается. Соответственно, появляются выделенные штатные единицы со всеми вытекающими: профессиональный профиль, должностная инструкция, система оплаты труда и т.д. По конкретному проекту полномочия ответственность описываются в локальных документах.

Должностные обязанности руководителя проекта

Подготовка проекта:

Работа с ресурсами проекта:

Управление реализацией проекта:

Для роли руководитель проекта очень важны такие личные качества как: нацеленность на результат, коммуникативность, гибкость клиентоцентричность, эмоциональный интеллект и прагматичность.

Чтобы полноценно выполнять обязанности, руководитель проекта должен уметь:

Должностные обязанности руководителя проекта включают большой блок работ по документальному обеспечению и проведению совещаний. Высокий уровень управления процессами в организации предусматривает большое количество документации и регламентов. Руководитель проектов оказывается в непростой ситуации: совместить рутинную работу по документообороту и заниматься развитием проекта очень непросто. Очень важно вовремя осознать свой уровень погруженности в документооборот и рутинные задачи и предпринять необходимые действия по решению возникающей проблемы. В такой момент руководитель должен задуматься о введении роли Администратор проекта.

Администратор проекта

С момента появления администратора в команде с руководителя проекта спадет определенная нагрузка. Особенно это ценно для руководителей проектов, которые являются функциональными сотрудниками служб управления или линейных производственных подразделений.

Практика свидетельствует, что администратор проекта играет роль помощника руководителя проекта, координатора большого числа вопросов, включая координацию команды. По факту администратор проекта – лицо, ответственное за организацию и поддержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) между участниками проектной деятельности, делопроизводство, формирование и хранение архива проекта.

Исходя из масштаба деятельности, потребности проекта фиксируются должностные обязанности и соответствующие им функции.

Ключевые роли администратора проекта:

Квалифицированный администратор проектов способен вести не один проект и выступать помощником у нескольких руководителей проектов.

Типовые должностные обязанности администратора предусматривают:

Функции и должностные обязанности администратора проектов требуют определенного личностного и профессионального профиля должности. Как правило, это молодой специалист с высшим образованием. Он должен владеть основами делопроизводства, проектного менеджмента, быть опытным пользователем офисных приложений.

Как грамотно распределенный функционал АП может повлиять на повышение эффективности работы РП

К сожалению, достаточно распространенное мнение, что должность администратор проекта — «низшая позиция в команде». Соответственно, ей отводятся самые низкоквалифицированные функции, по принципу приложения наименьших интеллектуальных усилий. Стандартной ситуацией является использование администратора проекта по принципу «свободные руки» — его привлекают к подготовке презентаций, выполнению локальных неожиданно «прилетевших» задач, подготовке многочисленных огромных таблиц в Microsoft Excel, в которых одни и те же цифры структурированы по-разному, и т.д. Из-за этого на практике не раз приходилось сталкиваться с тем, что единственной функцией администратора проекта становится подготовка подобной отчетности. Нередки и ситуации, когда у администратора проекта нет прямого и постоянного контакта с руководителем проекта. Встречи происходят только на общих совещаниях, личное общение минимизировано, а часть функций администратора проекта руководитель перекладывает на своего секретаря. Все перечисленные особенности организации работы администратора проекта являются признаками незрелости систем управления проектами и создание условий, когда руководитель перегружается текучкой и проекты построены по принципу «тушения пожаров».

Грамотный руководитель проекта сможет переложить на окружающих максимум текущих задач, высвобождая время для решения ключевых вопросов. Администратор проекта как раз и сможет взять на себя рутину и администрирование некоторых процессов.

Функции, которые нужно делегировать администратору проекта для совместного построения эффективной работы:

Вывод

В случае если администратор проекта эффективно выполняет как минимум вышеописанные задачи, у руководителя проекта высвобождается время для прогнозирования, управления изменениями, рисками, мотивации команды и решения ключевых проблемных вопросов. При этом у руководителя проекта снижается загрузка на «текучку» и сиюминутные либо повторяющиеся задачи. Таким образом, повышается вероятность успешной реализации проекта — ведь чем больше удается «организовывать будущее» (планировать, прогнозировать, идентифицировать риски и управлять ими и т.д.), тем реже в этом будущем придется сталкиваться с непредвиденными проблемами.

Руководителю проекта полезно знать о том, какие обязанности он может возложить на администратора, а какие сохранить у себя. Усиленная концентрация на результатах подотчетных задач, несомненно, комфортнее, так как соответствует позиции проектного лидера.

Наталья Карташева,
Эксперт Центра оценки и кадрового развития

Источник

• ← что делает администратор на автомойке
• что делает администратор ресепшн →