что делать если в электронной трудовой книжке не все записи
Пошли проблемы с электронными трудовыми. Путаница
Электронные трудовые не успели толком появиться, как с ними уже началась путаница и непонятки. К примеру, места, где человек никогда не трудился.
На портал Роструда обратился гражданин с таким вопросом:
На госуслугах отобразилось в электронной трудовой, что я устроен в незнакомой мне фирме. С данной фирмой трудовой или любой иной договор не заключал, записи в трудовой книжке нет. Каким образом ее можно удалить?
В итоге Роструд дает такой совет вопрошающему:
Вам необходимо обратиться к своему работодателю для внесения изменений.
Если вообше факт сдачи СЗВ-ТД имел место. Возможно, в данном случае просто произошел какой-то сбой, и на сайте госуслуг стала отображаться информация о трудоустройстве, которого не было. Что делать в этом случае, где искать концы, неизвестно.
Напомним, недавно профсоюзы заявили о ненадежности электронных трудовых книжек. ФНПР считает, что пока электронные данные не особо хорошо защищены, безопаснее для работника продолжать пользоваться бумажной трудовой книжкой, которую никто не отменял.
Добавим, что за полгода с момента введения электронных трудовых на них перешли 14 % работающих граждан. Остальные предпочитают сохранить бумажный вариант.
Впрочем, у молодежи, впервые приступающей к труду в следующем году, выбора не будет. Новым работникам будут оформляться только электронные трудовые.
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Вопросы и ответы о ведении трудовой деятельности в электронном виде (продолжение)
Если вдруг внесли неправильные сведения в электронную трудовую книжку, что тогда делать?
Если внесены неправильные сведения по вине работодателя, то на основании заявления работника работодатель обязан в ПФР направить уточняющие формы отчетности.
Предусмотрены ли какие-либо наказания для работодателей за некорректное и неправильное предоставление данных о работниках в Пенсионных фонд?
Да, в Госдуму уже внесены изменения в Кодекс об административных правонарушениях. Работодатель несет ответственность за несвоевременное, неполное и неправильное предоставление сведений о трудовой деятельности граждан. Если есть нарушения в сроках, полноте и достоверности предоставленной информации, то Пенсионный фонд направляет данную информацию в Роструд. И уже Роструд применяет меры административного воздействия в отношении этого работодателя.
Будут ли работодатели передавать сведения о наградах, почетных грамотах министерств и ведомств, благодарственных письмах, знаках отличия? Сегодня можно внести эти сведения в трудовую книжку.
Предоставление информации о наградах в составе сведений электронной трудовой книжки не предусмотрено. Это связано с тем, что и сейчас различные льготы, которые предоставляются в связи с наличием наград, назначаются не на основе сведений из трудовой книжки. Для этого нужно предоставить государственную награду и документы к ней в соответствующий орган — орган соцзащиты, Пенсионный фонд или работодателю.
Поэтому дополнять сведениями о награде трудовую книжку нет необходимости. Кроме того, это лишняя нагрузка на работодателей. Трудовая книжка — это инструмент для учета стажа, а награды — для получения льгот.
Если человек потерял справку о трудовой деятельности или ему нужны эти сведения для предоставления по месту требования, то где он может их взять?
Сведения по установленной форме могут выдать работодатель, Пенсионный фонд, их можно получить в МФЦ. Также можно получить в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда или портале Госуслуг. Указанные сведения можно распечатать или отправить по месту требования в электронном виде. При этом документ не надо заверять, поскольку он уже будет с электронной подписью.
Если понадобится выписка из трудовой книжки для оформления загранпаспорта или ипотеки, идти в ПФР?
Выписку из трудовой книжки можно распечатать самостоятельно из личного кабинета на сайте ПФР или портале госуслуг, можно получить в МФЦ или клиентской службе фонда. Она сразу будет заверена электронной подписью и действительна во всех инстанциях. Кроме того, в личном кабинете на сайте ПФР можно будет наблюдать за всеми вносимыми в нее изменениями. У электронной книжки есть преимущество перед бумажной, которую можно потерять или испортить. Например, в Иркутской области из-за наводнения утрачено почти 300 трудовых книжек. Для их восстановления была проведена трудоемкая работа. Правительство региона сформировало комиссии, которые собирали всю информацию о работе гражданина. В случае с электронной книжкой это можно сделать простым нажатием кнопки.
Где гарантия, что информация не потеряется? Что данные не будут уничтожены или искажены, например, из-за хакеров?
Пенсионный фонд с 1997 года успешно работает с персональной информацией. Для обеспечения сохранности и достоверности хранящейся у Пенсионного фонда Российской Федерации информации применяется самое современное оборудование, использование которого одобрено и рекомендовано регуляторами в области защиты информации. Так что потери данных можно не опасаться.
15 коротких ответов ПФР про электронные трудовые книжки
С 1 января 2020 года у работодателей появились новые обязанности в связи с введением электронных трудовых книжек. Вопросов по этому поводу много и не всегда на них можно быстро найти ответ. Мы собрали в статью 15 наиболее интересных вопросов, на которые были даны ответы работниками Пенсионного фонда во время вебинара, проводившегося Новороссийской торгово-промышленной палатой.
1. Работодатель передает данные по форме СЗВ-ТД только по кадровым движениям после 1 января 2020 года. А как же быть с теми работниками, которые написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку? Откуда в ней появятся данные прошлых лет и прошлых работодателей?
Законодательством не предусмотрена конвертация всей бумажной трудовой книжки. В электронную базу будут попадать только сведения о трудовой деятельности после 1 января 2020 года. По остальным периодам работы подтверждение – старая трудовая бумажная книжка. Т.е. полностью электронная трудовая книжка будет только у работников, начавших трудовую деятельность в 2020 году. и не пожелавших оформлять бумажную книжку, а так же у граждан, устраивающихся на работу впервые после 1 января 2021 года. Поэтому бумажную трудовую книжку надо обязательно сохранить и ни в коем случае не выбрасывать.
2. Сотрудник принес заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в какой срок надо отдать ему бумажную трудовую?
Сразу после приема заявления. Но вообще срок законом не установлен, можно его установить локальным актом.
3. Ни один сотрудник нашей организации не написал заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Надо ли по ним сдавать форму СЗВ-ТД в случае каких-либо кадровых движений (увольнение, перевод на другую должность и т.п.)
Да, нужно. Даже если у всех работников трудовые книжки на бумажном носителе, работодатели обязаны формировать сведения о кадровых движениях и направлять их в ПФР.
4. В организации у некоторых работников оформлено внутреннее совмещение (не совместительство). Надо ли направлять СЗВ-ТД в случае такого оформления или прекращения его.
Нет, не нужно, поскольку отдельный трудовой договор по внутреннему совмещению не составляется. И раньше сведения о таком совмещении в трудовые книжки не вносились.
5. Надо ли сдавать СЗВ-ТД, если работник переведен на временную работу.
Нет, записи о таких переводах не делаются ни в бумажную книжку, ни в электронную
6. Должность работника переименована. Надо направлять СЗВ-ТД об этом?
Да, надо. Поскольку такое переименование и раньше указывалось в трудовой книжке.
7. Сотрудник был принят на работу 10 лет назад. За все эти годы никаких кадровых изменений не было. Он увольняется в 2020 году. Что надо указать в СЗВ-ТД? А если был перевод на другую должность, например, в 2018?
В первом случае указывается прием на работу 10 лет назад и увольнение в 2020 году. Во втором случае запись о переводе на другую должность в 2018 и увольнение в 2020 году.
8. Работник устроился в 2018 году в ООО «Ромашка», в 2019 году Ромашка переименовалась в ООО «Василек», о чем сделана запись в трудовой книжке. Что указываем в СЗВ-ТД при увольнении работника?
В сведениях СЗВ-ТД указываются кадровые изменения по конкретному работнику. Поэтому в приведенном примере в форме, которую сдает Василек, будет указан прием на работу в 2018 году и увольнение. О том, что Ромашка переименовалось в Василек, ПФР и так знает.
9. В форме СЗВ-ТД есть графа Код выполняемой функции. Кто должен её заполнять?
Код будут с 2021 года указывать только те работодатели, которые используют профессиональные стандарты.
10. Работодатель обязан при увольнении выдать работнику, отказавшемуся от ведения бумажной трудовой, сведения о трудовой деятельности СТД-Р. Но как быть, если нет возможности работнику вручить под подпись эти сведения?
Работодатель обязан в день увольнения выдать форму СТД-Р. Если работник не явился, то её надо отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Ответственность за невыдачу формы такая же, как за невыдачу бумажной трудовой книжки.
11. Если работник выбрал бумажный вариант трудовой книжки, надо ли выдавать ему СТД-Р при увольнении?
Нет, не нужно. Запись об увольнении у него будет в бумажной трудовой книжке.
12. Сейчас работодатель может увидеть в бумажной трудовой книжке где и на каких должностях трудился раньше работник. В случае перехода на электронную трудовую книжку такой возможности не будет. Может ли работодатель получить сведения из электронной базы ПФР о самостоятельно, без участия работника?
Нельзя, это персональные данные работника. Работник сам должен предоставить сведения.
13. Пришел устраиваться на работу человек и заявил, что он нигде раньше не работал. Как мы можем это проверить?
Вы можете предложить ему предоставить сведения из электронной базы ПФР. Если он нигде не работал, ему выдадут пустую форму. Но заставить предоставлять такие сведения нельзя.
14. Кто и на каком основании может оштрафовать за несдачу СЗВ-ТД?
Пенсионный фонд является оператором ведения электронной книжки. А вот штрафовать за нарушения по сведениям СЗВ-ТД он не может. Это может сделать Роструд, по ст.5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Но ПФР в случае выявления нарушений будет Роструд о них информировать.
15. В течение 2020 года никаких кадровых движений по работнику не было и заявления о переходе на электронную трудовую книжку он не писал. Надо ли подавать какие-то сведения по нему?
Да, в срок до 15 февраля 2021 года надо отправить в ПФР форму СЗВ-ТД с последней кадровой записью до 1 января 2020 года.
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
КАК БЫТЬ, ЕСЛИ РАБОТНИК ПРОСИТ ИСПРАВИТЬ В ЭТК ОШИБКУ ПРЕЖНЕГО РАБОТОДАТЕЛЯ
Если в сведениях о трудовой деятельности, учтенных на лицевом счете в ПФР, работник обнаружил ошибку, он вправе написать работодателю заявление о ее исправлении. А работодатель обязан будет скорректировать или дополнить данные, отраженные в ЭТК. Но если эта ошибка не ваша, а предыдущего работодателя, кто обязан ее исправлять?
Прежний работодатель подал неверные сведения
о трудовой деятельности
Работник может обнаружить ошибку в ЭТК уже после увольнения. Например, запросив в ПФР форму СТД-ПФР. Это могут быть и неправильные реквизиты приказа, и неверное наименование должности или, допустим, ошибки в формулировке причины увольнения.
Если от ведения бумажной трудовой книжки работник не отказался, то ошибка может быть не только в данных, которые поданы в ПФР для ведения ЭТК. Запись в бумажной трудовой книжке также может быть сделана неверно.
Конечно, как в бумажную трудовую книжку, так и в электронную можно внести исправления. Но по разным правилам!
Ошибки в бумажной трудовой книжке. Как их исправлять, всем давно известно (см. справку ниже). Сделать это может :
— либо тот работодатель, который допустил ошибку (его правопреемник, если бывший работодатель был реорганизован);
Ошибка прежнего работодателя в сведениях о трудовой деятельности, поданных в ПФР
Прыгова Ольга Игоревна, заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области
Таким образом, работодатель может исправить только те ошибки, которые допустил он сам в ранее представленных по работнику сведениях. Заполнение и представление формы СЗВ-ТД на работника на основании приказов, изданных в отношении его прежним работодателем, не предусмотрено.
Для внесения исправлений работнику нужно обращаться именно к тому работодателю, который представил в ПФР неверные сведения. А если организация-работодатель ликвидирована (ИП-работодатель прекратил свою деятельность), то у человека остается возможность скорректировать данные по решению суда.
Если ваш работник подал заявление об устранении чужой ошибки в ЭТК, вам остается только отказать ему. Объясните, что при всем желании вы не сможете подать за бывшего работодателя СЗВ-ТД с корректирующими данными. Даже если вы сформируете такой отчет от своего имени, ПФР не примет его, так как просто не сможет найти на лицевом счете работника те ошибочные сведения о трудовой деятельности, которые вы хотите исправить. Ведь подали их не вы, а другой работодатель. Предложите своему работнику обратиться с заявлением именно к тому бывшему работодателю, который ошибся.
Кстати, если новый работник попросит внести исправления только в бумажную трудовую книжку, объясните ему, что этого может быть недостаточно. Ведь форма СЗВ-ТД подается на любого работника вне зависимости от того, какую трудовую книжку он выбрал. И если бывший работодатель сделал ошибку еще и в СЗВ-ТД, то исправлением лишь бумажной трудовой книжки ограничиваться нельзя. Нужно обращаться к бывшему работодателю с требованием исправить данные в системе ПФР.
п. 30 Правил ведения трудовых книжек; п. 1.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69.
п. 1.2 Порядка заполнения СЗВ-ТД.
пп. 2.6, 2.7 Порядка заполнения СЗВ-ТД.
Прежний работодатель сообщил в ПФР
о подаче не того заявления
Сведения о трудовой деятельности, которые отражены на индивидуальном лицевом счете в ПФР, работник может посмотреть в личном кабинете на сайте ПФР. Запросить эти данные можно также на портале госуслуг, в клиентской службе ПФР или через МФЦ.
Ошибка 1. В ПФР переданы сведения о том, что подано заявление о сохранении бумажной трудовой, хотя работник от нее отказался. Если работник заявляет о переходе на ЭТК, то работодатель должен выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки с соответствующей записью. Возможны два варианта:
— в бумажной трудовой книжке есть запись об отказе от ее ведения и переходе на ЭТК. Это подтверждает слова работника о том, что заявление о переходе на электронную трудовую книжку действительно было подано. Однако такое заявление было адресовано не вам. Поэтому, даже если новый работник напишет заявление об исправлении неверных сведений, учтенных в ПФР на его индивидуальном лицевом счете, сделать это вы не сможете. У вас нет никаких оснований сдавать СЗВ-ТД с исправленными сведениями о выборе формы ведения трудовой книжки. Посоветуйте новому работнику обратиться с заявлением об устранении ошибки к прежнему работодателю. Только он сможет подать СЗВ-ТД с исправлениями;
Если прежний работодатель забыл сообщить в ПФР о выборе ЭТК и сделать запись в трудовой книжке
Прыгова Ольга Игоревна, заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области
В таком случае у вас нет никаких оснований считать, что работник уже отказался от ведения бумажной трудовой книжки, что бы он ни говорил.
Вам нужно уведомить этого нового работника о возможности выбора формы ведения трудовой книжки. Если он не хочет, чтобы вы продолжали вести бумажную трудовую книжку, он может подать вам соответствующее заявление.
Ошибка 2. В ПФР переданы сведения о том, что подано заявление о переходе на ЭТК, но работник заявлял о сохранении бумажной трудовой книжки. Так как ошибку работник обнаружил после увольнения, то записи о подаче заявления о переходе на ЭТК в его бумажной трудовой книжке, скорее всего, не будет. Ведь иначе ошибка обнаружилась бы раньше, еще при получении бумажной трудовой на руки и ознакомлении с внесенной в нее записью.
Раз отказной записи в трудовой книжке нет, вы должны продолжить ее вести. Но это не означает, что ваш новый работник может на этом успокоиться.
На его лицевом счете в ПФР отражена недостоверная информация. Исправить ошибку может только бывший работодатель. Он должен поставить отметку об отмене в строке «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» и указать дату подачи заявления в правильной строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки».
Работник не может просто повторно подать вам заявление о том, что хочет продолжать ведение бумажной трудовой книжки. Ваше сообщение в ПФР о таком заявлении будет расценено как ошибка. Ведь возврат к ведению бумажной трудовой книжки после отказа от нее не предусмотрен.
К сожалению, положительный протокол, полученный при сдаче СЗВ-ТД, вовсе не гарантия того, что в поданных сведениях о трудовой деятельности работника нет ошибок. Поэтому, если вы не хотите оказаться для уволившегося «нерадивым бывшим работодателем», прежде чем расстаться с работником, стоит тщательно перепроверить сведения, поданные по нему в ПФР. Ведь вашу ошибку, кроме вас, все равно никто не исправит.
Электронная трудовая книжка: ответы на популярные вопросы
С какой даты вводятся электронные трудовые книжки на территории Российской Федерации?
 — Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде началось с 1 января 2020 года.
Вместе с тем термина «электронная трудовая книжка» ТК РФ не содержит. Статья 66.1 ТК РФ говорит о сформированной работодателем в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (сведения о трудовой деятельности). Сведения о трудовой деятельности ведутся работодателем только в электронном виде.
Какие сведения вносятся в электронную трудовую книжку?
 — Это информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, об установлении второй и последующей профессии или иной квалификации, а также другая предусмотренная ТК РФ или иным федеральным законом информация.
При этом информация, содержащаяся в сведениях, в основном повторяет информацию, содержащуюся в трудовой книжке.
В трудовую книжку в бумажной форме сведения о награждении вносятся, а в ЭТК — нет. Почему?
 — В сведения о трудовой деятельности информация о награждении за успехи в работе не вносится, потому что такая обязанность работодателя законодательством РФ не установлена. Представляемая работодателем в ПФР форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» также не содержит раздела для указания сведений о награждении за успехи в работе.
Что должен сделать работодатель в связи с введением электронной трудовой книжки?
 — До конца 2020 года работодатели должны:
Источник: Ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», п.2 постановления Правительства РФ от 19 июня 2020 № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»
Нужно ли рассылать уведомление о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде внешним совместителям, если трудовые книжки на них ведут на основной работе? Необходимо ли от них получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек, если книжки ведутся в основной организации?
 — Нет, не нужно. При оформлении трудовых отношений по совместительству работник трудовую книжку не представляет. В связи с тем что работодатель не ведёт трудовые книжки работников-совместителей, уведомлять их о переходе на ЭТК и получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек нет необходимости.
Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с подписью работника об ознакомлении нужно хранить в личных делах? Подшивать ли их к делу при увольнении сотрудника? Хранить ли их в отдельных папках?
 — Хранить уведомления работодатель вправе как в личном деле, так и в общей папке.
Разъясните порядок действий работодателя с заявлениями о выборе способа ведения трудовой книжки. После выдачи трудовой книжки на руки работнику заявление о выборе ЭТК вкладывается в трудовую книжку или хранится у работодателя, которому подано заявление? Какой срок и порядок хранения такого заявления? Где хранится заявление о выборе бумажной трудовой книжки? Если оно остается у прежнего работодателя, то как новый работодатель узнает о том, что работник уже сделал выбор о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и дату этого заявления, ведь в данном случае СТД-Р работник не предоставляет?
 — Если гражданин не впервые поступает на работу, то при заключении трудового договора он обязан предъявить работодателю трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен трудовой книжки.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утверждён Приказом Росархива от 20.12.2019 № 23. В настоящее время заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в этот перечень не внесены. Вероятно, работодателю следует определить срок хранения указанных заявлений самостоятельно — не менее 5 лет.
Что делать, если работник в отпуске или на больничном и поэтому не успевает обратиться к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки?
 — Если работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за которыми сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности и отпуска, не имели возможности обратиться к работодателю с заявлениями о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ до 31.12.2020, они могут сделать это в любое другое время после этой даты.
Если работник не подаст до 31 декабря 2020 года заявление о выборе формата трудовой книжки и не подпадёт под категорию лиц, имеющих право написать заявление в любое время (ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ), означает ли это, что он в дальнейшем не сможет отказаться от ведения бумажной трудовой книжки?
 — Нет, не означает. Даже если работник не относится к тем лицам, которые могут написать заявление в любое время, возможность в последующем отказаться от ведения трудовой книжки у работника сохраняется.
В случае если работник до 31.12.2020 не подал работодателю заявление о продолжении ведения бумажной трудовой или о предоставлении сведений о трудовой деятельности, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьёй 66 ТК РФ.
Пунктом 4 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ прямо предусмотрено, что для работника, воспользовавшегося своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (пункт 4 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).
При этом работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (пункт 5 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).
Источник: Письмо Минтруда РФ от 11.02.2020 № 14-2/В-141
Если работник решил перейти на электронную трудовую книжку и подал соответствующее заявление, может ли он впоследствии вернуться к бумажной версии?
 — Закон не предусматривает возможности отозвать заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ или обратиться с заявлением о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьёй 66 ТК РФ взамен ранее поданного заявления о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.
Вправе ли работник отозвать такое заявление в срок до 31 декабря 2020 года? Или выбор в пользу ЭТК уже нельзя изменить, даже несмотря на установленный в законе срок?
 — Отзыв заявления о переходе на электронную трудовую книжку законодательством не предусмотрен.
В какие сроки нужно выдать работнику бумажную трудовую книжку, если он выбрал ЭТК?
 — Действующим законодательством не предусмотрена специальная норма, регулирующая сроки выдачи трудовой книжки в случае подачи работником заявления на предоставление сведений о трудовой деятельности.
В случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности для выдачи трудовой книжки допустимо применение части 1 статьи 62 ТК РФ, согласно которой по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой.
При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.
Источники: онлайнинспекция.рф и Письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260
Какую запись нужно сделать в бумажной трудовой книжке при её выдаче работнику при переходе работника на ЭТК?
 — В данном случае необходимо руководствоваться буквальным содержанием ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ и сделать следующую запись в трудовой книжке работника:
Кроме того, для целей инвентаризации рекомендуем издать приказ о прекращении ведения и хранения трудовой книжки и о выдаче её работнику. Реквизиты этого приказа в трудовой книжке указывать не нужно.
Как правильно внести запись в трудовую книжку о том, что подано заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде?
 — Минтруд рекомендует вносить запись в том же порядке, как и при увольнении.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
Документом, подтверждающим выдачу трудовой книжки на руки, является заявление работника.
При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса.
В трудовой книжке записи осуществляются в следующем порядке:
Кроме того, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учёта движения трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)», а также работник расписывается в получении трудовой книжки.
Заявление о выбранном способе подается работником только после выдачи работодателем уведомления.
Источник: Письма Минтруда России от 12.02.2020 № 14-2/В-150, от 16 марта 2020 г. № 14-2/В-267
Как отразить в журнале учёта трудовых книжек и вкладышей в них выдачу бумажной трудовой книжки работнику на руки, если он пожелал перейти на электронную трудовую книжку?
 — В этом случае книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них заполняется обычным способом: записи делаются в столбцах № 12 «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)» и № 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки».
Можно ли использовать свою форму журнала регистрации выдачи трудовых книжек работникам в связи с решением работника перейти на предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ? В унифицированной форме журнала учёта движения трудовых книжек нет соответствующей графы для внесения предложенной Минтрудом записи: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
 — Можно. В настоящее время ответственности за нарушение рекомендаций Минтруда в части оформления унифицированной формы журнала учёта движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки работнику в связи с его решением отказаться от ведения бумажной трудовой книжки не установлено.
Нужно ли заводить новый журнал учёта выдачи трудовых книжек для выдачи СТД-Р? Каким документом работодатель должен подтверждать выдачу СТД-Р работнику?
 — Нет, это не обязательно. Трудовое законодательство не устанавливает требования о ведении какого-либо журнала предоставления работнику сведений о его трудовой деятельности. Способ подтверждения предоставления указанных сведений зависит от способа их предоставления (на бумажном носителе или в форме электронного документа).
Должен ли работодатель вносить в электронную трудовую книжку сведения о работе по внутреннему совместительству?
 — Да, должен. Каких-либо исключений по внесению сведений в электронной форме о работе сотрудника по совместительству нормами действующего законодательства не установлено.
Как работнику получить сведения из своей электронной трудовой книжки?
 — Сведения о трудовой деятельности ведутся работодателем только в электронном виде. При необходимости сведения могут быть получены работником (лицом, имеющим стаж работы по трудовому договору) на бумаге. Предоставить их может нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется бесплатно, без привязки к месту жительства или работы работника (лица, имеющего стаж работы по трудовому договору).
В какой срок работник имеет право получить у работодателя сведения ЭТК за период работы у данного работодателя?
 — В период действия трудового договора работник может получить сведения о трудовой деятельности в течение трёх дней после подачи заявления, а при увольнении — в день прекращения трудового договора.
Что делать, если работодатель указал неправильную информацию в электронной трудовой книжке?
 — Следует обратиться с письменным заявлением к работодателю, который обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в Пенсионный фонд Российской Федерации.
До какого года работник имеет право на сохранение бумажной трудовой книжки?
 — Право работника на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ не ограничено во времени и сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Работодатель освобождается от обязанности по ведению трудовой книжки в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) только после её выдачи работнику, согласившемуся с формированием сведений о его трудовой деятельности в электронном виде. Поэтому непоступление от работника в срок до 31 декабря 2020 года письменного заявления о продолжении ведения его трудовой книжки в порядке ст. 66 ТК РФ не освобождает работодателя от выполнения обязанности по её ведению и хранению.
Если работник не подал заявление, сохраняется ли за ним право пользоваться трудовой книжкой при смене работы? Вправе ли новый работодатель отказать в ведении трудовой книжки?
 — Нет, новый работодатель отказать в ведении трудовой книжки на бумажном носителе не может.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
При этом работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Источник: Письмо Минтруда РФ от 10.02.2020 г. № 14-2/В-136
Как оформлять трудовые книжки работникам, которые устраиваются впервые?
 — Сведения о трудовой деятельности работников, устраивающихся впервые на работу с 1 января 2021 года, должны формироваться только в электронном виде. До этой даты работник, устраивающийся на работу впервые, вправе сделать выбор как в пользу трудовой книжки, которая ведётся в соответствии со ст. 66 ТК РФ, так и в пользу сведений о трудовой деятельности, формируемых в электронном виде.
В том случае если работник, проработавший у работодателя свыше пяти дней, не сделает такой выбор, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку в порядке ст. 66 ТК РФ.
Должен ли работодатель вносить в электронную трудовую книжку сведения о работе по совместительству?
 — Да, должен. Работа по совместительству является одной из форм трудовой деятельности. В соответствии с положениями Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования», в сведения о трудовой деятельности работодатель обязан включить известную ему информацию о внешнем совместительстве работника.
При приёме на работу работодателю нужно предъявлять трудовую книжку в бумажном виде или только в электронном виде? Ведь работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение.
 — Если работник перешёл на трудовую книжку в электронном виде, то работодатель, по нашему мнению, не обязан требовать трудовую книжку в бумажном виде. Но работник вправе предъявить работодателю трудовую в бумажном виде для исчисления трудового стажа работника.
Если на работника велась ЭТК, то что он должен предъявить новому работодателю при устройстве на новую работу?
 — При устройстве на новое место работы работник предоставляет сведения о трудовой деятельности либо в форме электронного документа с электронной подписью, либо на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
Я бы хотела, чтобы на новом рабочем месте у меня уже велась электронная трудовая. Должна ли я предоставлять на новую работу старую трудовую в бумажном виде?
 — Да, вы должны предоставить работодателю бумажную трудовую книжку. Однако после внесения записи о том, что вы подали указанное заявление, он вам её вернёт.
В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведёт трудовые книжки на сотрудников, проработавших свыше 5 дней. Нужно ли вносить информацию в ЭТК на сотрудника, который проработал 2 дня и уволился? Ведь получается, что в бумажную трудовую мы не вносим информацию об этом?
 — Факт того, что работодатель отразит в сведениях о трудовой деятельности работника в электронной форме информацию о его работе в том числе продолжительностью до 5 дней, не является нарушением части 3 статьи 66 ТК РФ, поскольку статья 66 ТК РФ не регулирует порядок заполнения сведений о трудовой деятельности работника.
Если работник решил сохранить бумажную трудовую, а потом поменял работу, нужно ли ему писать новому работодателю ещё одно заявление о сохранении трудовой книжки?
 — Нет, не нужно. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса Российской Федерации, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Что делать с книгой учёта движения бумажных трудовых книжек и вкладышей в них после перехода всех сотрудников на ЭТК?
 — Когда все записи в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них завершены, все учтённые в ней трудовые книжки и вкладыши в них выданы работникам, процедура их дальнейшего учёта и хранения подлежит прекращению, а книга – передаче на архивное хранение.
Порядок оформления прекращения ведения книги учёта законом не регламентирован. По мнению ведомства, для корректного оформления прекращения ведения книги учёта лицу, ответственному за учёт и хранение трудовых книжек, необходимо выполнить следующее:
Что делать, если работник устраивается на работу с бумажной трудовой книжкой, а книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них «закрыта»?
 — В данном случае необходимо оформить новую книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них либо возобновить ведение старой книги (на усмотрение работодателя).
Работник выбрал бумажную версию трудовой книжки. Он увольняется. Обязан ли работодатель выдать СТД-Р такому работнику? Или СТД-Р выдаётся только при увольнении работнику, который отказался от бумажной трудовой и перешёл на электронную?
 — В этом случае выдавать работнику СТД-Р не требуется. СТД-Р выдаётся при увольнении работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки и перешёл на ЭТК.
После сокращения для выплаты пособия за второй и последующий месяцы бывший работник предоставлял трудовую книжку без записи о трудоустройстве. Как бывший работник, в связи с переходом на ЭТК, будет подтверждать свой статус безработного, если он может устроиться на работу без записи в трудовой книжке, оформив её электронно?
Увольняемому в связи с сокращением работнику работодатель должен выплатить:
Для получения сохранённого среднего заработка (выходного пособия за второй месяц) требуется подтверждение, что вы не трудоустроены. В этом случае вы должны представить работодателю соответствующее письменно оформленное заявление и трудовую книжку, в которой отсутствует запись о трудоустройстве.
В случае представления решения службы занятости о сохранении среднего заработка за третий месяц у работодателя возникает обязанность выплатить вам этот заработок. Выплата среднего заработка за третий месяц производится только при условии, что вы встали на учёт в службу занятости в течение двух недель с момента увольнения.
В случае отказа работника от ведения трудовой книжки в бумажном формате в данном случае работник должен представить сведения о трудовой деятельности.
Формы и формат сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п.