что делает сотрудник отдела кадров
Отдел кадров
Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.
Цель отдела кадров
Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.
Задачи отдела кадров
Также основными задачами отдела кадров являются:
организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;
создание эффективной системы штатных сотрудников;
разработка карьерных планов сотрудников;
разработка кадровых технологий.
Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.
Функции отдела кадров
Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.
К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:
определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;
анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
внедрение систем мотивации труда;
подготовка штатного расписания предприятия;
оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
организация аттестаций сотрудников;
подготовка планов повышения квалификации сотрудников.
Структура отдела кадров
Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.
В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.
В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.
В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов
На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.
Взаимоотношения отдела кадров с другими отделами
Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:
Взаимодействие с бухгалтерией организации
Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.
Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.
Взаимодействие с юридическим отделом
Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.
Взаимодействие с другими подразделениями компании
По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».
Должностная инструкция кадровика в 2021 году
Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.
Роль кадровой службы в компании
Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:
Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.
Актуальные требования к должностной инструкции
При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:
1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.
2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.
3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.
Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.
4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.
Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.
Должностные обязанности кадровика
В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:
Например, кадровик обязан:
1) осуществлять поиск и подбор работников;
2) оформлять прием нового персонала;
3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;
4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:
Права сотрудника кадровой службы
В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.
Специалист по кадрам вправе:
1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;
2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;
3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;
4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;
5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;
6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.
Ответственность специалиста по кадрам
В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.
Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:
1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.
2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.
3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.
5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;
6. Разглашение персональных данных работников.
7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.
К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.
Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:
ВНИМАНИЕ!
1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
«Угодить директору и ничего не нарушить»: сколько зарабатывает начальница отдела кадров
В Санкт-Петербурге
Героиня этого выпуска случайно начала заниматься подбором персонала, а сейчас руководит отделом кадров. Она рассказала, что ее напрягает в резюме соискателей, смотрят ли кадровики на образование кандидатов и как избавляются от сотрудника, чьи услуги больше не нужны.
Образование
В школе я особо никем быть не хотела, металась между журналистикой, пиаром, археологией и чем-то еще. Наш класс был прикреплен к техническому вузу, мы туда ездили заниматься и имели преимущественное право зачисления. Но технические науки — вообще не мое, поэтому физику я не сдала и не поступила. В конце лета мама взяла меня за руку и отвела в колледж. Я хотела на туризм, но мест уже не было, поэтому пришлось идти на юридический факультет. В процессе я втянулась и даже поступила в институт после колледжа, но денег хотелось больше, чем знаний, поэтому пошла работать, а институт решила оставить на потом.
После колледжа я была продавцом сначала в магазине одежды, потом в салоне сотовой связи. После почти шесть лет проработала в бэк-офисе иностранного банка, затем — в отделе продаж в гостинице.
В 2011 году я устроилась в ресторан, где мне поручили искать официантов, барменов и поваров, составлять договоры. На тот момент кадры были на главном бухгалтере, и в один прекрасный день она сказала: «Ну, раз ты занимаешься подбором, то и всю работу с кадрами забирай, я научу». О кадровой работе я тогда не имела никакого представления, мне не хватало элементарных знаний: что такое табель, как его заполнять, что такое расчетный листок.
Училась я в основном самостоятельно, помогал цепкий ум и мое образование. В кадровой работе очень много юридических аспектов: нужно знать, как оформить договор, как правильно человека принять, уволить, какие бывают испытательные сроки, дисциплинарные взыскания. Все это есть в трудовом кодексе, так что на досуге мне приходилось постоянно его читать.
Тогда я была молода и полна сил, так что проводила на работе много времени. По выходным ресторан превращался в ночной клуб, и я выполняла функции администратора: решала конфликты, следила за порядком, отвечала за организацию небольших банкетов, снимала кассу утром. Получалось, что пять дней в неделю я работаю в офисе, а две ночи — в клубе. Зато и зарплата по меркам 2011 года была довольно высокая: больше 50 тысяч рублей в месяц.
В 2014 году заведение закрылось, и я уехала из Петербурга в другой город. Там пошла в учебный центр при университете на курс «Кадровая работа в современной организации и 1С», он длился около двух месяцев и стоил порядка 25 тысяч рублей.
Теоретически туда мог пойти человек, который вообще никогда не работал в кадрах, но все-таки лучше было уже иметь какую-то базу. Не могу сказать, что там я узнала что-то особо ценное, зато нам рассказывали про какие-то кейсы, с которыми я раньше не сталкивалась, типа суммированного учета рабочего времени или работы вахтой. Понятно, что можно разобраться и самостоятельно, но когда тебе объясняют все моменты на историях из жизни, информацию усвоить гораздо легче. Главное — мне удалось структурировать свой опыт и понять, что я все делаю правильно. Плюс «корочка» об окончании курса давала небольшие преимущества при поиске работы.
Через год я вернулась в Петербург. После финансового кризиса уровень зарплат был очень низким, и мне пришлось начинать с должности инженера по работе с персоналом на промышленном предприятии за 30 тысяч рублей, потом я пошла менеджером по персоналу в сферу ЖКХ, там платили 40 тысяч.
Весной 2017 года один из моих предыдущих работодателей предложил мне должность начальника отдела управления персоналом на промышленном предприятии. До этого я работала там обычным кадровиком и после увольнения сохранила со всеми хорошие отношения.
Моя зарплата на новой должности составила 67 тысяч рублей, а за счет премий и сверхурочной работы месячный доход достигал 90 тысяч. У меня в подчинении была одна девушка, она получала на 15—20 тысяч меньше. Наши обязанности тоже различались: начальник контролирует все, отвечает на каверзные вопросы, знает, кто сколько работает и кто сколько зарабатывает, ходит на совещания, отвечает за подбор и адаптацию новых сотрудников. А также бережет кадры и с каждым разговаривает как с ребенком.
Параллельно с работой я проходила онлайн-курсы для руководителей, читала профессиональную литературу, узнавала для себя что-то новое.
Сейчас учусь на коммерческом отделении в юридическом вузе. Так как я окончила колледж, у меня сокращенная программа: у нас уже завершился второй курс и остался еще год. В нашей стране, к сожалению, ценность высшего образования для работодателей все еще велика. В том числе из-за этого я и пошла учиться. Работодатели смотрят и на опыт, и на образование кандидатов, а некоторые прямо в вакансии прописывают, что им нужны выпускники конкретного вуза, еще и очного отделения. Мне это странно.
Вообще для сотрудника отдела кадров в плане образования есть много вариантов: если это работа с документами, то нужно юридическое, если подбор сотрудников — психология, мотивация — экономическое, работа с персоналом и адаптация — управление персоналом.
Суть профессии
Сотрудник отдела кадров занимается подбором персонала: нужно грамотно составить описание вакансии, разговаривать с кандидатами, отвечать на их вопросы. Он же принимает людей на работу, оформляет все сопутствующие документы. Также на нем переводы на новую должность или в новое подразделение, отпуска, больничные, увольнения.
Кадровик много работает с документами. Принимаешь заявление на отпуск — делаешь приказ, человек уходит в отпуск по уходу за ребенком — помогаешь ему собрать пакет документов и справки, опять же нужен приказ. У сотрудников часто что-то меняется: графики, условия труда, при этом тоже составляется дополнительное соглашение, в котором нужно учесть все тонкости. Кого-то привлекают к работе в выходные, кто-то нарушил трудовую дисциплину — снова приказ.
Чтобы сотрудники получили свою зарплату в полном объеме, дважды в месяц кадровый работник занимается обработкой табеля — это таблица, которая используется для подсчета отработанного времени. Тут важно быть очень внимательным, ничего не забыть и не потерять, оформить все приказы, премии и переработки. Ошибки случаются из-за спешки: смотришь на одну строку — там восемь часов, другую пропускаешь — а там еще два часа. Или формула в «Экселе» сбилась и неправильно посчитала.
Промахи могут стоить компании денег. Например, директор по персоналу в одной из компаний, где я работала, уволила сотрудника из-за отсутствия на рабочем месте, не дождавшись от него объяснения. Оказалось, что у него был больничный лист. Суд восстановил его на работе, и организация выплачивала ему недополученный заработок — около 200 тысяч рублей. Но обычно суммы «ущерба» не такие большие: скажем, выплатишь зарплату за первую половину месяца, не проверив табель, а в конце месяца выяснится, что человек ни дня не отработал.
Положения и правила компании тоже на сотруднике отдела кадров, а если их нет, то надо их разрабатывать с нуля. Обычно это правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о командировках и так далее. Законодательство меняется довольно часто, за этим тоже приходится следить и вносить обновления в документы.
Я люблю работать с документами, но чаще работаю с людьми.
Все люди разные, от некоторых очень устаешь и в конце дня чувствуешь себя разбитым. Например, утомляют сотрудники, которые не понимают твоих объяснений и приходят несколько раз с одним и тем же вопросом. Пытаешься объяснить и на словах, и на пальцах, и нарисовать, но человек все равно не понимает. Это очень тяжело. Поэтому я никогда не хотела быть учителем.
Пожалуй, самое важное для сотрудника отдела кадров — это контактность. Тебе приходится каждый день общаться с разными людьми, каждого выслушать, успокоить, склонить на свою сторону, то есть убедить не предпринимать никаких действий против предприятия.
Это очень актуально, когда у компании начинаются финансовые проблемы: многие хотят сразу жаловаться в прокуратуру и трудовую инспекцию. Для работодателя это лишний стресс и вряд ли поможет быстрее выплатить деньги. Когда такие ситуации случались на предприятиях, где я работала, приходилось просить, чтобы сотрудники какое-то время никуда не жаловались, пока все не разрешится. Как только деньги появляются, сразу все выплачиваем.
Часто люди спрашивают про свою судьбу и судьбу компании, советуются, стоит ли уходить или можно подождать. Я стараюсь успокоить человека, встать на его сторону, понять, что им движет: у кого-то дети, у кого-то ипотека или съемная квартира. К каждому стараюсь найти подход. Если сотрудник ценный и я это знаю, уговариваю его не действовать на эмоциях. Я никогда не вру сотрудникам. Кому-то говорю больше, кому-то меньше, но со всеми стараюсь быть честной. 80% не увольняются, особенно если давно работают: всегда остается надежда, что все наладится.
Чем занимается отдел кадров
Когда мы слышим про отдел кадров, то представляем среди груды бумаг женщину средних лет, которая проводит собеседования, принимает людей на работу и увольняет. Это, конечно, одна из ключевых функций сотрудника отдела кадров, но не единственная. Из статьи вы узнаете все стороны работы в этом отделе.
Функции отдела кадров
Если говорить официально, то отдел кадров – это подразделение предприятия по управлению персоналом.
Давайте рассмотрим на примере. Антонина Павловна – ответственный сотрудник отдела кадров. В ее функционал входит:
Интересный факт! Согласно международному опросу Society for Human Resource Management, 47% работников в отделе кадров считают борьбу с текучестью кадров компании основной задачей.
Отдел кадров – это первое, с чем сталкивается кандидат, приходя в организацию. Если там суматоха, а до стола раздраженного кадровика нужно пробираться сквозь ворох бумаг, то потенциального сотрудника это спугнет: никто не хочет попасть в место, где вечная неразбериха.
Антонина Павловна следит в своем отделе кадров за порядком: все бумаги должны быть на своем месте, а работы – выполнены в срок. Собеседования проходят в дружеской атмосфере с чашкой чая и печеньем. Так сотрудник понимает, что попал в ответственный и дружелюбный коллектив.
В своей работе Антонина Павловна регулярно взаимодействует с другими подразделениями. Например, в бухгалтерию предоставляет документы и копии приказов о зачислении сотрудников или увольнении, об отпусках, поощрениях или штрафных санкциях для работников. А в юридическом отделе ей сообщают об изменении законодательства, а также оказывают правовую поддержку.
Подбор персонала в отделе кадров
Антонине Павловне не безразлична судьба организации. Она понимает, что большая часть успеха компании зависит от качества персонала. Поэтому она определяет, в каких сотрудниках нуждается предприятие, а затем подбирает их. Это одна из ключевых задач специалиста отдела кадров.
Для поиска сотрудников кадровик своевременно подает информацию в СМИ и службу занятости о вакансиях. Иногда руководитель просит размещать вакансии на рекрутинговых сайтах. В таком случае нужно подробно расписать условия, график работы, требуемые навыки и многое другое, чтобы сразу отсеять неподходящих соискателей.
При проведении собеседования Антонина Павловна научилась оценивать, насколько подходит кандидат, на какую должность его поставить.
Кроме поиска новых сотрудников, нужно не забывать и про развитие штатных. Поэтому кадровик подбирает курсы повышения квалификации: они обязательны раз в 3 года. А еще она находит для сотрудников тренинги, курсы – они по желанию. Например, трехдневный интенсив «Потребительские привычки: как их использовать в работе менеджеру по продажам».
Интересный факт! 76% специалистов отдела кадров считают, что адаптация сотрудников плохо развита в их организациях. А 53% специалистов уверены, что вовлеченность сотрудника повышается при хорошо отстроенном процессе адаптации (исследование Kronos в США).
В функции Антонины Павловны входит также организация и проведение оценки и аттестации сотрудников.
Структура отдела кадров
Антонина Павловна устроилась на предприятие в отдел кадров еще давно, когда компания была небольшая: 85 человек с охранниками и уборщицами. Тогда она одна спокойно справлялась со своими обязанностями.
Предприятие разрасталось. Когда его численность перевалила за 100 сотрудников, в помощь Антонине Павловне в отдел кадров наняли трех специалистов.
Сейчас численность компании более 500 человек, отдел кадров также разросся. Теперь в нем работает 8 человек. В нашем случае кадровики распределены по подразделениям, за которые они ответственны. Например, Антонина Павловна отвечает за маркетинговое и финансовое подразделение. То есть она нанимает, увольняет, ведет учет только сотрудников этих двух подразделений.
Еще есть другой вариант распределения обязанностей: когда каждому кадровику назначается определенный перечень функций, но который относится ко всей организации. Например, один человек отвечает за аттестацию и обучение всего персонала, а другой – занимается оформлением приема, переводом, увольнением сотрудников, ведением личных дел и т.д.
Однако это лишь рекомендация: каждый директор предприятия сам решает, сколько сотрудников нанимать. Отметим также, что кроме кадровых специалистов, на предприятии должен быть руководитель отдела кадров.
Документация в работе отдела кадров
Кадровик работает в двух направлениях – с людьми и бумагами. С людьми мы уже разобрались. Давайте теперь разберемся, с какими документами приходится работать.
Первое – штатное расписание. Это документ, на основе которого определяется количество вакансий. Штатное расписание кадровик обязательно должен утвердить с руководством, а затем нанимать или увольнять сотрудников.
Важно правильно составлять расписание.
На мебельном предприятии специалист по кадрам пренебрегал штатным расписанием, заполнял как попало – «лишь бы что-то было». Однажды произошло сокращение, часть сотрудников уволили. Один из них оказался не промах: он подал на предприятие в суд за необоснованное увольнение. Директор предприятия с легкостью бы выиграл суд, если бы штатное расписание доказывало изменение в структуре организации, которое привело к сокращению. А так как кадровик не позаботился об этом, то уволенный сотрудник выиграл спор и ждет выплаты компенсации.
Обратите внимание! В соответствии с ТК РФ незаконно уволенный сотрудник имеет право на компенсацию за моральный ущерб или требовать восстановления в должности.
Второе, с чем приходится работать специалисту по кадрам, – это трудовой договор. Он заключается в письменном виде, подписи должны быть обеих сторон. В договоре прописываются условия работы, вознаграждения, которые соответствуют трудовому договору и удовлетворяют работника и нанимателя.
Не менее важны правила трудового распорядка. В них специалист по кадрам прописывает порядок приема и увольнения, права и обязанности, ответственность сторон, систему мотивации персонала и другие стороны трудовых отношений.
Приказ о приеме на работу. Например, при принятии в администрацию города инженера-сметчика кадровик вместе с заключением трудового договора выделяет инженеру рабочее место и закрепляет за ним имущество: компьютерный стол, кресло, компьютер, принтер и т.д.
Когда сотрудник принят на работу, специалист по кадрам обязан вести и хранить его трудовую книжку.
Обратите внимание! Трудовую книжку нельзя держать в ящике стола. По закону хранение трудовых книжек в отделе кадров возможно только в металлических сейфах или шкафах, доступ к которым есть лишь у назначенного специалиста.
Это еще не все: необходимо вести учет всех трудовых книжек предприятия в отдельной книге. В ней сотрудники расписываются при получении трудовой и при увольнении работника.
Договор полной материальной ответственности также составляют специалисты по кадрам. Например, сотруднику нужно часто ездить по городу. Финансовые специалисты посчитали и выяснили, что дешевле будет выделить сотруднику машину, чем постоянно оплачивать такси. К тому же, так экономится время. Машина – дорогостоящая вещь, ее нельзя просто так дать в пользование. Поэтому заключается договор, по которому сотрудник несет полную ответственность за выделенное имущество. Также прописывается, что он не может использовать машину в личных целях: возить картошку с дачи или кататься с девушкой на свидания.
Следующее – табели учета рабочего времени. Например, специалистам по кадрам администрации еще повезло – сотрудники работают с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Нужно лишь иногда вносить больничные, отгулы, отпуска. Но на заводе с рабочими дела обстоят сложнее: там тоже есть график, но кто-то работает каждый день сверхурочно, кто-то 2 через 2 или 2 через 3. Каждому работнику нужно отдельно просчитать рабочее время, чтобы бухгалтерия правильно начисляла зарплату, а отдел кадров мог контролировать работу сотрудников. Иногда для этой задачи нанимается отдельный специалист – табельщик.
Положение о защите персональных данных работников также входит в обязанности персонала отдела. Сотрудник при устройстве на работу оставляет паспортные данные и другую конфиденциальную информацию. Он не хочет спустя два месяца обнаружить у себя дома коллектора, который требует погашение непонятного займа. Поэтому в компаниях необходимо продумать систему защиты персональных данных. Обычно составляется документ, в котором прописывается, в каких отделах, на чем хранятся сведения работников, как они собираются и обрабатываются, у кого есть доступ к ним и, главное – методы защиты от неправомерного доступа.
Обратите внимание! Положение о защите персональных данных сотрудников должен подписать глава компании.
Остальные документы, которые должны вести и разрабатывать кадровые работники: положение об оплате труда, график отпусков, положение о премировании.
Планирование в отделе кадров
От планирования никуда не деться, в компании должно быть распланировано все: объем производства, маркетинг, ожидаемая прибыль и, конечно, штатный персонал. То есть необходимо знать, какие специалисты предприятию требуются сейчас, будут необходимы через определенное время, а какие уже не нужны.
Давайте вернемся к нашей знакомой Антонине Павловне. Ей нужно провести кадровое планирование для маркетингового отдела, за который она отвечает.
Антонина Павловна начинает с того, какие сотрудники понадобятся. В планах организации – переход с продвижения по радио и газетам в интернет. У предприятия уже есть сайт, только нужно его продвигать. Для этого требуются копирайтеры, чтобы писать статьи для блога компании и рекламные тексты, SMM-специалисты, чтобы работать с соцсетями, веб-аналитики – для оптимизации сайта и его продвижения.
Затем необходимо прописать профессионально-квалификационные схемы должностей – требования к разным категориям работников. Например, сейчас работает маркетолог, который специализируется на анализе рынка сбыта, формировании ассортимента товара, построении системы продаж, есть маркетолог по рекламе. В будущем потребуется еще один сотрудник с образованием маркетолога, но который будет специализироваться на интернет-маркетинге. То есть нужно прописать для нынешних и будущих сотрудников образование, специализацию, навыки.
Далее Антонина Павловна видит, что маркетолог по рекламе не выгоден компании: он занимается продвижением товаров через радио и газеты, а так как теперь все переходит в интернет, в этом нет необходимости. Кадровому работнику нужно определить способ сокращения ненужного работника: когда и как это будет сделано.
Антонине Павловне нужно еще раз просмотреть, кто чем занимается, после чего определить, эффективно ли используются кадры в соответствии с их потенциалом. Например, секретарь-делопроизводитель за несколько лет работы втянулась в эту сферу – даже поступила на заочный факультет маркетинга. Ей больше не интересно составлять отчеты, она делает это нехотя, постоянно задерживая их сдачу. Антонина Павловна видит, что молодая инициативная девушка принесет больше пользы на должности помощника маркетолога.
Когда количественный и качественный состав персонала утвержден, пора подумать об их развитии. Тут Антонина Павловна составляет план повышения квалификации кадров. В конце кадрового планирования нужно просчитать расходы.
Обратите внимание! Кадровое планирование – это не разовое действие. Хозяйственная деятельность организации находится в непрерывном движении, поэтому постоянным должно быть и планирование.
Нужно сказать, что хоть Антонина Павловна и ответственный сотрудник, который давно работает в компании и знает, что ей нужно, она не может самолично утверждать кадровое планирование. Все ее планы, расчеты должны утверждаться директором организации: именно за ним остается последнее слово.