что делает канцелярия в полиции
Делопроизводство в режиме полиции
20 января – день делопроизводственной службы МВД России.
Правила, коими руководствуется канцелярия
В системе МВД России служба делопроизводства и режима – одно из старейших подразделений.
7 января 1803 года (по старому стилю) в России была учреждена Канцелярия, которая получила название Департамента внутренних дел. Первым начальником канцелярии был назначен ставший затем знаменитым государственным деятелем Михаил Сперанский. Впоследствии приказом МВД России с 2003 года днем делопроизводственной службы Министерства внутренних дел Российской Федерации была объявлена дата 20 января.
В истории МВД было немало функций, которые носили «сквозной» характер и прошли через века. Служба документационного обеспечения в структуре министерства всегда была и остается ключевым звеном, которая работает уже более двухсот лет.
Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X веке в Древнерусском государстве была культура написания документов. Сам термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела – не что иное как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг».
«Первые секретари»
С первых дней существования УВД Брянской области секретариат был образован в структуре УВД как самостоятельное подразделение. Первым его начальником был лейтенант госбезопасности Тулыкин Иван Павлович. Затем секретариатом руководили А.И.Нойкин, В.М.Михайлов, И.П.Жуков, Б.Ф.Парфененко, C.И.Акуленко, Е.Б.Голубцов, В.М.Апонасенко, В.А.Иванюшин, В.П.Жевлаков. Сегодня отделом делопроизводства и режима УМВД России по Брянской области руководит полковник внутренней службы Ольга Николаевна Сычева.
Хочется выразить огромную благодарность и признательность ветеранам делопроизводственной службы УВД, которые находятся на заслуженном отдыхе: Анатолию Петровичу Соломатину, Юрию Викторовичу Самошину, Евгении Ивановне Ухиной, Людмиле Николаевне Шестаковой, Елене Ростиславовне Стефановой, Ларисе Тихоновне Фроловой, Сергею Михайловичу Шелупахину и другим, для кого прежняя работа была продолжительной и заметной в судьбе.
В режиме секретности и конспирации
В наше время работа делопроизводителей вышла далеко за рамки обращения только со служебными документами как таковыми. Она включена сегодня в нормотворческую и правоприменительную деятельность, в выполнение определенных специфических контрольных функций. Она обеспечивает защиту государственной тайны, участвует в исполнении принятых управленческих решений.
В ходе последнего реформирования в системе МВД России произошли изменения и в делопроизводственных подразделениях УМВД области, в первую очередь – сокращение аттестованных должностей и введение вольнонаемных. Сегодня делопроизводственные подразделения на 99% состоят из женщин. Именно они выполняют задачи по документационному обеспечению ОВД, контролируют обеспечение режима секретности и конспирации при работе с документами, обеспечивают контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан, организацией их личного приема.
Следует сказать, что делопроизводственные сотрудники стремятся по возможности бороться с бумажной стихией, они не остаются простыми регистраторами бумаг, а грамотно анализируют их потоки и вносят обоснованные рекомендации по его упорядочению.
На страже деловой репутации ведомства
Любой управленческий документ, приказ или ответ гражданам, подготовленный в органах внутренних дел, является как бы визитной карточкой того или иного подразделения. Задача делопроизводственных сотрудников – не только в том, чтобы направить адресатам документы, но и убедиться в правильности и грамотности их оформления, наличия полноты всех необходимых реквизитов. Разумеется, документы в органах внутренних дел готовят сотрудники различных служб и подразделений. Но основная нагрузка в сфере документационного обслуживания ложится на сотрудников делопроизводственных подразделений.
Доска почета
В последние годы служба значительно помолодела, поэтому сегодня особенно ценен вклад в становление молодых сотрудников работников с большим стажем и опытом работы. К ним можно отнести Одринскую Лидию Викторовну, Горину Валентину Михайловну, Филатову Светлану Анатольевну, Праздникову Валентину Павловну, Солдатенкову Тамару Сергеевну, Ивлеву Раису Михайловну, Мигулину Ирину Евгеньевну, Суровцову Елену Григорьевну, Щербакову Жанну Александровну, Кацук Светлану Васильевну, Талызину Лидию Григорьевну и многих других, для которых делопроизводственная работа стала определяющей в их жизни.
В 2011–2013 годах в отделе делопроизводства и режима практически на 50% произошло изменение личного состава отдела. Старожилами отдела являются сегодня заместитель начальника отдела подполковник внутренней службы Наталья Федунь, начальник отделения майор внутренней службы Галина Филина, референт лейтенант внутренней службы Елена Жигарева. Влились в коллектив и вносят большой вклад в развитие службы заместитель начальника отдела майор внутренней службы Андрей Глушаков, старший референт группы по работе с обращениями граждан капитан внутренней службы Лариса Тимохина, референт старший лейтенант внутренней службы Людмила Яшина, референт лейтенант внутренней службы Оксана Ветохина.
По результатам деятельности делопроизводственных подразделений УМВД России по Брянской области в 2012–2013 годах определялись лучшие сотрудники службы. Ими стали старший инспектор направления делопроизводства ООД УМВД области Елена Григорьевна Суровцова и главный специалист ОДиР УМВД области Людмила Николаевна Шестакова. Их фотографии помещены на Доску почета УМВД.
В зоне боевых действий
Сотрудники делопроизводственной службы работают и в составе временных группировок и отделов внутренних дел, участвующих в обеспечении правопорядка и борьбе с незаконными бандформированиями на территории Чеченской Республики. В качестве руководителя делопроизводственного подразделения дважды командировался в состав временной группировки МВД России и Шатойского временного отдела внутренних дел Сергей Шелупахин, в 2012 году – заместитель начальника ОДиР УМВД России по городу Брянску майор внутренней службы Светлана Замалаева.
Эффективность деятельности всего управленческого аппарата и системы в целом значительно зависят от качества работы секретарской службы, грамотной организации труда ведомственного делопроизводства. А конечной целью работы ведомственных делопроизводителей является обеспечение правопорядка и безопасности в нашем регионе.
Делопроизводство — не профессия, а призвание
Интервью со старшим инспектором отдела делопроизводства и режима Управления МВД России по городу Нижнему Новгороду Простатиной Галиной Андрияновной
20 января в системе МВД России отмечается день образования подразделений делопроизводства и режима. Датой образования канцелярии МВД считается 20 января 1803 года, то есть уже 209 лет эта служба продолжает функционировать и совершенствовать свою деятельность.
Это подразделение действительно вносит большой вклад в повышение эффективности управленческой деятельности, обеспечение государственной тайны и работы с обращениями граждан.
Одной из лучших, профессионально грамотной и добросовестно исполняющей служебные обязанности по оценке руководства и коллег является инспектор отдела делопроизводства и режима Управления МВД России по городу Нижнему Новгороду Простатина Галина Андрияновна.
Пока моя собеседница рассказывала о своих первых днях работы в органах внутренних дел, я внимательно рассматривала ее. От неё веяло каким–то спокойствием, размеренностью. Позже она призналась мне, что имя «Галина» переводится как «безмятежность, тихая гладь».
Галина Андрияновна, расскажите о себе. Как Вы попали на работу в органы внутренних дел?
Я всегда очень хотела работать в милиции. Ведь у меня перед глазами на протяжении многих лет было два достойных примера: отец и дед. В милицию я трудоустроилась в 1977 году. Кажется, что это было недавно. Мне тогда только исполнилось 19 лет и вся жизнь была впереди.
С какими трудностями Вам, как женщине, пришлось столкнуться на службе в ОВД?
Как же Вы попали в отдел делопроизводства и режима Управления МВД России по городу Нижнему Новгороду?
32 года я трудилась в органах внутренних дел Ленинского района и только два с небольшим года назад в связи с реформированием системы
Как Вы применяете свои личностные качества: рассудительность, спокойствие и размеренность в повседневной работе?
Вы не думайте, что я всегда такая спокойная. Я ведь по гороскопу представитель огненного знака. Во мне то берет верх огненная страсть и эмоции, то предписываемое именем спокойствие. Так как работа у меня требует немалой усидчивости и аккуратности, огромной внимательности, ответственности и скрупулезности, в равной степени терпения и общительности, то мои личностные качества только помогают мне реализовать себя в любимом деле.
По долгу службы Вам приходится общаться с разными людьми: начальниками, рядовыми полицейскими, которым постоянно «прямо сейчас» необходимы какие-либо документы, «очень надо» быстрее что-то зарегистрировать, которые постоянно спешат и ни минуты не могут ждать, с пришедшими с жалобами, с заявлениями на прием к руководителю нижегородцами. А люди с жалобами, с заявлениями на прием к руководству приходят разные. Как же Вы справляетесь со всем этим в эмоциональном плане?
С высоты прожитых лет я уже по-иному начала относиться к званиям и регалиям, вообще стала проще относиться к жизни. С годами я стала намного терпимее, менее категоричной к людям. В этом мне помогла моя работа. Конечно же, я человек, со своими радостями, печалями, заботами и проблемами. Бывает иной раз и вспылю, но сразу же беру верх над своими эмоциями. Сложный день, плохое настроение – это не повод портить нервы другим людям. Возможно, у них день был в сто раз хуже, чем у меня, а настроение прескверное из-за печальных событий в их жизни. Когда я работала в Ленинском отделе милиции города Нижнего Новгорода был период, когда на прием регулярно приходили несколько жителей, состоящих на учете в психиатрическом диспансере. У кого-то из них инопланетные жители мысли прослушивают, у кого-то соседи лазерными лучами квартиру постоянно сканируют. Терпение нужно было огромное.
Галина Андрияновна рассказала, что в свободное время много читает: «Читать полезно всем и всегда – убеждена она, к сожалению сейчас люди, особенно дети, очень мало уделяют времени книгам, а ведь книги развивают не только интеллект, но и грамотную, правильную речь». Ей нравится и классическая литература, и современные произведения, в которых можно найти шедевры, которые со временем будут востребованы читателями.
«Я считаю себя сильным человеком. Мне судьба посылала много испытаний и я считаю, что прошла их достойно», – заключила Галина Андрияновна. «У меня не сложилась в общем понимании личная жизнь, но кто сказал, что жизнь должна быть стереотипна: муж, дети, внуки? Я убеждена, что данный стереотип неверен, нужно жить не так как все, а так как ты считаешь правильным для себя, как сложились жизненные обстоятельства. Нельзя идти на поводу у мнения большинства и если не получается жить как они, то нельзя извиняться и чувствовать себя ущербной. Я чувствую себя вполне счастливой, не смотря на все трудности, выпавшие в жизни. На работе у нас сложился хороший коллектив и это ли не повод для радости. Знаете, как это важно, ведь на рабочем месте человек проводит большую половину своей жизни, а мы – сотрудники органов внутренних дел еще больше».
Ну что же тут можно добавить? Только в очередной раз пожелать всем сотрудникам подразделений делопроизводства и режима исполнения всех желаний, здоровья и профессиональных успехов.
Тема 8.Работа канцелярии органов внутренних дел
В ОВД осуществляется группа режимно – секретной деятельности, которая разделена на две части:
1. секретное делопроизводство;
2. несекретное делопроизводство (возложены обязанности на архивное хранение для документов и как дополнительная обязанность ведение журнала и учёта, заявлений граждан, поступивших по почте).
Основными задачами ОРСД являются:
-защита государственных секретов в деятельности УВД, контроль за своевременной организацией и осуществлением мероприятий по обеспечению сохранности государственных секретов в подразделениях УВД и подчиненных органах внутренних дел;
-предотвращение необоснованного допуска и доступа лиц к государственным секретам;
-организация работы в УВД по рассмотрению обращений граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений в подразделениях УВД и подчиненных органах внутренних дел;
-организация работы с документами в ОВД, контроль за соблюдением требований к порядку документирования управленческой деятельности в подразделениях УВД и подчиненных органах внутренних дел;
-ОРСД в пределах своей компетенции и в соответствии с законодательством:
-осуществляет планирование деятельности УВД по защите государственных секретов, контролирует своевременность и качество выполнения планируемых мероприятий
-осуществляет сбор, обработку и анализ информации (мониторинг) о развитии ситуации ( обстановки ) в сфере защиты.
Заключение
Технологическая практика, это один из завершающих этапов практического обучения будущего специалиста.
В ходе прохождения практики, я научился пользоваться нормативно правовыми актами, составлять проекты процессуальных документов, владеть приёмами осуществления процессуальных действий.
В соответствии с программой за время прохождения технологической практики я:
— сформировал знания о нормативно правовых актах, регулирующих деятельность органов внутренних дел. Познакомился с правилами внутреннего трудового распорядка организации и проводимыми мероприятиями по охране труда и технике безопасности.
-сформировал знания о задачах, принципах и основных направлениях деятельности и структуре органов внутренних дел.
-сформировал знания об условиях прохождения службы в органах внутренних дел, знания о порядке приёма и сроках службы в органах внутренних дел.
-сформировал понятие уголовно-исполнительной инспекции, о правовой основе её деятельности, задачах и функциях, знания о мерах уголовной ответственности, исполнение которых осуществляется уголовно-исполнительной инспекцией.
-сформировал понятие уголовного инспектора, знания об обязанностях участкового инспектора, об осуществлении контроля и оценки его деятельности.
-сформировал понятие инспекции по делам несовершеннолетних, знания о функциях инспекции по делам несовершеннолетних, о полномочиях инспекторов по делам несовершеннолетних.
-сформировал понятие обращения, заявителя, знания о праве заявителя на обращение, о порядке личного приёма заявителя, о правах, обязанностях заявителей и гарантиях их прав, о сроках подачи обращений.
-сформировал понятие о правовой основе деятельности канцелярии органов внутренних дел, знания о правилах хранения документов в канцелярии.
Прибыв на место практики в срок, установленный графиком учебного процесса, со мной был проведен инструктаж по технике безопасности, после чего я преступил к непосредственному выполнению заданий, предусмотренных программой практики, подчиняясь правилам внутреннего трудового распорядка органов внутренних дел. Мною выполнялись указания руководителя практики, строго соблюдались правила охраны труда, техники безопасности. Также я вел дневник о проделанной работе в соответствии с программой практики, ежедневно занося в него кратное содержание учебной программы технологической практики. Помимо дневника, я вел сбор необходимых материалов, на основании которых составлялся отчёт.
В целом, моя технологическая практика прошла успешно и продуктивно: я узнал много нового, а главное – подчеркнул знания о применении белорусского законодательства на практике.
Список литературы
1.Конституция Республики Беларусь от 15.03.1994 (с изм. и доп., принятыми на Республиканских референдумах 24.11.1996 и 17.10.2004).- Минск: Амалфея, 2011.- 48 с.
2.Гражданский процессуальный кодекс Республики Беларусь: текст Кодекса по состоянию на 18.07.2011 г.// Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электрон. Ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. Центр правовой информации. Респ. Беларусь. – Минск, 2011.
3.Уголовный кодекс Республики Беларусь: текст Кодекса по состоянию на 13.12.2011 г.// Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электрон. Ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. Центр правовой информации. Респ. Беларусь. – Минск, 2011.
4.Уголовно-прцессуальный кодекс Республики Беларусь: текст Кодекса по состоянию на 13.12.2011 г.// Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электрон. Ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. Центр правовой информации. Респ. Беларусь. – Минск, 2011.
5.Уголовно-исполнительный кодекс Республики Беларусь: текст Кодекса по состоянию на 13.12.2011 г.// Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электрон. Ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. Центр правовой информации. Респ. Беларусь. – Минск, 2011.
6.Об обращении граждан и юридических лиц: Закон Республики Беларусь, 18.07.2011г., № 300-З: // Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электрон. Ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. Центр правовой информации. Респ. Беларусь. – Минск, 2012.
7. Закон Республики Беларусь «Об органах внутренних дел» от 17.07.2007г., по состоянию на 13.12.2011 г.
8. Указ Президента Республики Беларусь «Об утверждении положения о прохождении службы в органах внутренних дел Республики Беларусь» от 13.11.2001г. № 671, по состоянию на 15.02.2010 г.
9. Приказ Министерства внутренних дел Республики Беларусь 24.01.2012 № 20 Инструкция по организации деятельности участкового инспектора милиции.
10.Постановление Министерства внутренних дел Республики Беларусь 27.10.2003 N 242 по состоянию на 25.06.2009 г. Инструкция по организации работы инспекций по делам несовершеннолетних органов внутренних дел.
Виды и задачи делопроизводства в органах внутренних дел. Обязанности сотрудников органов внутренних дел по организации и осуществлению делопроизводства
Различают общее, специальное, секретное и не секретное делопроизводство.
Реализация основных функций органа управления, т.е. его специальная (внешняя) деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы с такими документами являются специальным видом делопроизводства.
Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайной утраты соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документах сведений. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам, называется секретным делопроизводством. Следует иметь в виду, что по правилам секретного делопроизводства в органах внутренних дел может осуществляться как общее, так и специальное делопроизводство.
Так, многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной деятельности органов внутренних дел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства. В то же время документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдикционной деятельности не требует применения таких правил.
Задачами делопроизводства в органах внутренних дел являются:
1. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.
2. Обеспечение контроля за своевременным исполнением и правильным оформлением документов в органе внутренних дел.
3. Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.
4. Обеспечение быстрого нахождения необходимой для реализации функций органа внутренних дел информации в текущих делах и архиве.
5. Правильное и быстрое отражение в документах работы органа, его структурных подразделений и сотрудников.
6. Экономия затрат времени и сил работниками органа внутренних дел на составление, изготовление и поиск документов.
На лиц инспекторского (оперативного) состава органов внутренних дел возложены следующие основные обязанности по осуществлению делопроизводства:
— своевременное исполнение полученных от работников канцелярии документов и правильное их оформление;
— неукоснительное соблюдение установленных правил работы с секретными документами.
В некоторых случаях на этих работников возлагается выполнение и других обязанностей, связанных с осуществлением делопроизводства. Так, например, на дежурного по органу внутренних дел возлагается прием в праздничные, выходные дни и в вечернее время поступающей корреспонденции. Оперуполномоченные уголовного розыска и подразделений ОБЭП, ОНП и т.д. обязаны лично готовить к отправке некоторые секретные материалы.
На специально назначенных работников этих служб возлагаются учет и регистрация секретных документов, создаваемых в процессе осуществления оперативно-розыскной деятельности. Ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников подразделений делопроизводства и режима возлагается на руководителей органов внутренних дел.
В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов.
Должностные лица органов внутренних дел при работе с документами обязаны:
— Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;
— Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов;
— Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);
— Передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения;
— Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима, под расписку в соответствующих журналах учета. Знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащихся в документах посторонним лицам только с разрешения соответствующего руководителя органа внутренних дел;
— Немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов;
— При увольнении со службы или работы, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, на лечении, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима.
Сведения, содержащихся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.
Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.
При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю соответствующего структурного подразделения, который обязан принять исчерпывающие меры к поиску документов, и руководителю подразделения делопроизводства и режима.
Передача документов и их копий работниками организаций допускается только с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел или его заместителей по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.