Что делает инспектор канцелярии
Статья 29. Права и обязанности инспектора
1. Инспектор обязан:
1) соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы контролируемых лиц;
2) своевременно и в полной мере осуществлять предоставленные в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочия по предупреждению, выявлению и пресечению нарушений обязательных требований, принимать меры по обеспечению исполнения решений контрольных (надзорных) органов вплоть до подготовки предложений об обращении в суд с требованием о принудительном исполнении предписания, если такая мера предусмотрена законодательством;
(в ред. Федерального закона от 11.06.2021 N 170-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3) проводить контрольные (надзорные) мероприятия и совершать контрольные (надзорные) действия на законном основании и в соответствии с их назначением только во время исполнения служебных обязанностей и при наличии соответствующей информации в едином реестре контрольных (надзорных) мероприятий, а в случае взаимодействия с контролируемыми лицами проводить такие мероприятия и совершать такие действия только при предъявлении служебного удостоверения, иных документов, предусмотренных федеральными законами;
4) не допускать при проведении контрольных (надзорных) мероприятий проявление неуважения в отношении богослужений, других религиозных обрядов и церемоний, не препятствовать их проведению, а также не нарушать внутренние установления религиозных организаций;
5) не препятствовать присутствию контролируемых лиц, их представителей, а с согласия контролируемых лиц, их представителей присутствию Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей или его общественных представителей, уполномоченного по защите прав предпринимателей в субъекте Российской Федерации при проведении контрольных (надзорных) мероприятий (за исключением контрольных (надзорных) мероприятий, при проведении которых не требуется взаимодействие контрольных (надзорных) органов с контролируемыми лицами) и в случаях, предусмотренных настоящим Федеральным законом, осуществлять консультирование;
6) предоставлять контролируемым лицам, их представителям, присутствующим при проведении контрольных (надзорных) мероприятий, информацию и документы, относящиеся к предмету государственного контроля (надзора), муниципального контроля, в том числе сведения о согласовании проведения контрольного (надзорного) мероприятия органами прокуратуры в случае, если такое согласование предусмотрено настоящим Федеральным законом;
7) знакомить контролируемых лиц, их представителей с результатами контрольных (надзорных) мероприятий и контрольных (надзорных) действий, относящихся к предмету контрольного (надзорного) мероприятия;
8) знакомить контролируемых лиц, их представителей с информацией и (или) документами, полученными в рамках межведомственного информационного взаимодействия и относящимися к предмету контрольного (надзорного) мероприятия;
9) учитывать при определении мер, принимаемых по фактам выявленных нарушений, соответствие указанных мер тяжести нарушений, их потенциальной опасности для охраняемых законом ценностей, а также не допускать необоснованного ограничения прав и законных интересов контролируемых лиц, неправомерного вреда (ущерба) их имуществу;
10) доказывать обоснованность своих действий при их обжаловании в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
11) соблюдать установленные законодательством Российской Федерации сроки проведения контрольных (надзорных) мероприятий и совершения контрольных (надзорных) действий;
12) не требовать от контролируемых лиц документы и иные сведения, представление которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации либо которые находятся в распоряжении государственных органов и органов местного самоуправления.
2. Инспектор при проведении контрольного (надзорного) мероприятия в пределах своих полномочий и в объеме проводимых контрольных (надзорных) действий имеет право:
1) беспрепятственно по предъявлении служебного удостоверения и в соответствии с полномочиями, установленными решением контрольного (надзорного) органа о проведении контрольного (надзорного) мероприятия, посещать (осматривать) производственные объекты, если иное не предусмотрено федеральными законами;
2) знакомиться со всеми документами, касающимися соблюдения обязательных требований, в том числе в установленном порядке с документами, содержащими государственную, служебную, коммерческую или иную охраняемую законом тайну;
3) требовать от контролируемых лиц, в том числе руководителей и других работников контролируемых организаций, представления письменных объяснений по фактам нарушений обязательных требований, выявленных при проведении контрольных (надзорных) мероприятий, а также представления документов для копирования, фото- и видеосъемки;
4) знакомиться с технической документацией, электронными базами данных, информационными системами контролируемых лиц в части, относящейся к предмету и объему контрольного (надзорного) мероприятия;
5) составлять акты по фактам непредставления или несвоевременного представления контролируемым лицом документов и материалов, запрошенных при проведении контрольных (надзорных) мероприятий, невозможности провести опрос должностных лиц и (или) работников контролируемого лица, ограничения доступа в помещения, воспрепятствования иным мерам по осуществлению контрольного (надзорного) мероприятия;
6) выдавать контролируемым лицам рекомендации по обеспечению безопасности и предотвращению нарушений обязательных требований, принимать решения об устранении контролируемыми лицами выявленных нарушений обязательных требований и о восстановлении нарушенного положения;
7) обращаться в соответствии с Федеральным законом от 7 февраля 2011 года N 3-ФЗ «О полиции» за содействием к органам полиции в случаях, если инспектору оказывается противодействие или угрожает опасность;
8) совершать иные действия, предусмотренные федеральными законами о видах контроля, положением о виде контроля.
Канцелярия
Канцелярия – структурное подразделение ФКУЗ «МСЧ МВД России по Удмуртской Республике», предназначенное для организации секретного и несекретного делопроизводства. Целью деятельности канцелярии является обеспечение правильного учета документов, своевременная регистрация и передача входящей корреспонденции исполнителям, правильное оформление исходящей корреспонденции; Организация работы с письмами, заявлениями, жалобами граждан, контроль за их исполнением в структурных подразделениях; Организация работы по хранению дел и их уничтожению.
В своей повседневной деятельности канцелярия руководствуется:
— Конституцией Российской Федерации.
— Законодательными и нормативно-правовыми актами органов государственной власти.
— Уставом и локальными нормативными актами учреждения;
— Организационно-распорядительными актами территориальных и отраслевых (ведомственных) органов управления, по отношению к которым учреждение занимает подчиненное положение.
— Организационно-методическими, нормативно-техническими документами по вопросам организации делопроизводства.
Работа работников канцелярии регламентируется соответствующими должностными инструкциями.
Порядок привлечения работников канцелярии к дисциплинарной ответственности устанавливается положением о дисциплине и Правилами внутреннего трудового распорядка учреждения.
Функции и задачи канцелярии:
— прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) секретных и несекретных документов, письменных обращений граждан в СЭД;
— регистрация исходящих секретных и несекретных документов в СЭД;
— контроль правильности оформления документов, представляемых на подпись начальнику;
— разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел.
— осуществление хранения, учета и выдачи загранпаспортов сотрудников;
— консультация сотрудников по вопросам работы с документами;
— контроль исполнения документов и поручений;
— организация работы по рассмотрение обращений граждан.
Отдел канцелярии в организации – чем занимается
Документооборот и делопроизводство – необходимый атрибут государственного аппарата и большей части коммерческих и не коммерческих предприятий с тех пор, как человек обрел умение писать и получил потребность в фиксации событий на бумаге. Канцелярия имела значимое место в структуре государственного аппарата, особенно в Ватикане. Сегодня отдел канцелярии на предприятии выполняет одну из основополагающих функций в ведении хозяйственной, производственной и торговой деятельности.
Отдел канцелярии в организации
Канцелярия – это отдел в организации, занимающийся делопроизводством и документооборотом. В свою очередь, делопроизводство – обеспечение управленческой деятельности с помощью документирования и организации работы с документами по строгим государственным стандартам ведения информации.
Документооборот – работа по движению документов внутри организации, между организациями и грамотное хранение документов.
Канцелярия может быть самостоятельным отделом организации, фирмы и предприятия, или частью отдела информационного и документационного обеспечения. Канцелярия создается и ликвидируется руководителем предприятия и подчиняется ему непосредственно. Начальника отдела канцелярии назначает руководитель предприятия, он же утверждает структуру отдела, где могут быть:
Распределением обязанностей в отделе канцелярии занимаются руководители бюро и отделов по согласованию с начальником отдела канцелярии.
Отдел канцелярии – чем занимается
Сотрудники отдела канцелярии должны иметь постоянный доступ к государственным стандартам оформления документов любого предназначения – от прошений в муниципальные службы до договора купли-продажи с клиентом или другой организацией. От соответствия всех документов государственным стандартам зависит их правовая сила в разрешении спорных вопросов в пользу компании.
С развитием технологий на отдел канцелярии легла обязанность по обеспечению документооборота в электронном виде, то есть создание и хранение электронных шаблонов необходимых для работы предприятия документов. Кроме этого, канцелярия ведает корреспонденцией, получаемой, отправляемой и распределяемой внутри предприятия.
Отдельно стоит выделить методическую функцию отдела канцелярии по ведению информации. Канцелярия по распоряжению руководителя предприятия может заниматься разработкой и улучшением каналов и средств получения, фиксации, передачи и хранения информации, а также внедрением наработок в работу других структурных элементов предприятия. На практике это может быть, например, создание и поддержание закрытой и безопасной корпоративной почты в электронном или физическом виде.
Правовая база функционирования отдела канцелярии
Делопроизводство – основная деятельность отдела канцелярии на предприятии, регламентируется государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016. Этот нормативный документ описывает все стандарты оформления документов как в письменном, так и в печатном, так и в электронном виде вплоть до величины отступа красной строки, шрифта и межстрочного интервала. Эти данные очень важны для сотрудников канцелярии, так как нарушение ГОСТа влечет за собой аннулирование правовой силы документа, принадлежащего как юридическому, так и физическому лицу.
С хранением документов в архиве предприятия все намного сложнее и требует большей ответственности, так как некоторые записи фигурируют в расчете пенсионных выплат граждан, а некоторые регулируют правомочность юридических лиц в торговле, хозяйственной деятельности и оказании услуг физическим или юридическим лицам.
Так, федеральный закон РФ №125 от 2004 года определяет условия и сроки хранения документов, подтверждающих стаж работника, для расчета пенсии и социальных выплат. По закону такие документы должны храниться от 50 до 75 лет. Согласно приказу Министерства культуры РФ №558 от 2010 года, управленческие документы должны храниться от 5 лет и до неограниченного срока. Согласно тому же документу, существует 1003 вида управленческих документов, и сотрудники канцелярии обязаны знать их если не наизусть, то хотя бы организовать архивное хранение так, чтобы не перепутать сроки хранения тех или иных документов. Это может повлечь административную ответственность. И конечно сотрудник канцелярии должен быть знаком с правовыми нормами архивного хранения и передачи из архива документов от всех структурных элементов компании – от хозяйственного отдела до бухгалтерии и отдела продаж.
Делопроизводство — не профессия, а призвание
Интервью со старшим инспектором отдела делопроизводства и режима Управления МВД России по городу Нижнему Новгороду Простатиной Галиной Андрияновной
20 января в системе МВД России отмечается день образования подразделений делопроизводства и режима. Датой образования канцелярии МВД считается 20 января 1803 года, то есть уже 209 лет эта служба продолжает функционировать и совершенствовать свою деятельность.
Это подразделение действительно вносит большой вклад в повышение эффективности управленческой деятельности, обеспечение государственной тайны и работы с обращениями граждан.
Одной из лучших, профессионально грамотной и добросовестно исполняющей служебные обязанности по оценке руководства и коллег является инспектор отдела делопроизводства и режима Управления МВД России по городу Нижнему Новгороду Простатина Галина Андрияновна.
Пока моя собеседница рассказывала о своих первых днях работы в органах внутренних дел, я внимательно рассматривала ее. От неё веяло каким–то спокойствием, размеренностью. Позже она призналась мне, что имя «Галина» переводится как «безмятежность, тихая гладь».
Галина Андрияновна, расскажите о себе. Как Вы попали на работу в органы внутренних дел?
Я всегда очень хотела работать в милиции. Ведь у меня перед глазами на протяжении многих лет было два достойных примера: отец и дед. В милицию я трудоустроилась в 1977 году. Кажется, что это было недавно. Мне тогда только исполнилось 19 лет и вся жизнь была впереди.
С какими трудностями Вам, как женщине, пришлось столкнуться на службе в ОВД?
Как же Вы попали в отдел делопроизводства и режима Управления МВД России по городу Нижнему Новгороду?
32 года я трудилась в органах внутренних дел Ленинского района и только два с небольшим года назад в связи с реформированием системы
Как Вы применяете свои личностные качества: рассудительность, спокойствие и размеренность в повседневной работе?
Вы не думайте, что я всегда такая спокойная. Я ведь по гороскопу представитель огненного знака. Во мне то берет верх огненная страсть и эмоции, то предписываемое именем спокойствие. Так как работа у меня требует немалой усидчивости и аккуратности, огромной внимательности, ответственности и скрупулезности, в равной степени терпения и общительности, то мои личностные качества только помогают мне реализовать себя в любимом деле.
По долгу службы Вам приходится общаться с разными людьми: начальниками, рядовыми полицейскими, которым постоянно «прямо сейчас» необходимы какие-либо документы, «очень надо» быстрее что-то зарегистрировать, которые постоянно спешат и ни минуты не могут ждать, с пришедшими с жалобами, с заявлениями на прием к руководителю нижегородцами. А люди с жалобами, с заявлениями на прием к руководству приходят разные. Как же Вы справляетесь со всем этим в эмоциональном плане?
С высоты прожитых лет я уже по-иному начала относиться к званиям и регалиям, вообще стала проще относиться к жизни. С годами я стала намного терпимее, менее категоричной к людям. В этом мне помогла моя работа. Конечно же, я человек, со своими радостями, печалями, заботами и проблемами. Бывает иной раз и вспылю, но сразу же беру верх над своими эмоциями. Сложный день, плохое настроение – это не повод портить нервы другим людям. Возможно, у них день был в сто раз хуже, чем у меня, а настроение прескверное из-за печальных событий в их жизни. Когда я работала в Ленинском отделе милиции города Нижнего Новгорода был период, когда на прием регулярно приходили несколько жителей, состоящих на учете в психиатрическом диспансере. У кого-то из них инопланетные жители мысли прослушивают, у кого-то соседи лазерными лучами квартиру постоянно сканируют. Терпение нужно было огромное.
Галина Андрияновна рассказала, что в свободное время много читает: «Читать полезно всем и всегда – убеждена она, к сожалению сейчас люди, особенно дети, очень мало уделяют времени книгам, а ведь книги развивают не только интеллект, но и грамотную, правильную речь». Ей нравится и классическая литература, и современные произведения, в которых можно найти шедевры, которые со временем будут востребованы читателями.
«Я считаю себя сильным человеком. Мне судьба посылала много испытаний и я считаю, что прошла их достойно», – заключила Галина Андрияновна. «У меня не сложилась в общем понимании личная жизнь, но кто сказал, что жизнь должна быть стереотипна: муж, дети, внуки? Я убеждена, что данный стереотип неверен, нужно жить не так как все, а так как ты считаешь правильным для себя, как сложились жизненные обстоятельства. Нельзя идти на поводу у мнения большинства и если не получается жить как они, то нельзя извиняться и чувствовать себя ущербной. Я чувствую себя вполне счастливой, не смотря на все трудности, выпавшие в жизни. На работе у нас сложился хороший коллектив и это ли не повод для радости. Знаете, как это важно, ведь на рабочем месте человек проводит большую половину своей жизни, а мы – сотрудники органов внутренних дел еще больше».
Ну что же тут можно добавить? Только в очередной раз пожелать всем сотрудникам подразделений делопроизводства и режима исполнения всех желаний, здоровья и профессиональных успехов.
Что включает в себя должностная инструкция заведующего канцелярией
Канцелярия – самостоятельное внутреннее структурное подразделение (или отдел блока административно-хозяйственного управления).
Она выполняет ряд управленческих функций в сфере документооборота, делопроизводства, ведения архивной работы и регистрации/доставки корреспонденции компании.
По усмотрению высшего руководителя организации функционал ее может быть скорректирован: часть функций вверяется другим подразделениям, другая часть – делегируется дополнительно.
Главная задача специалиста
Заведующий канцелярией – должностное лицо, руководящее указанным отделом, обеспечивающее системное, непрерывное и полномасштабное его функционирование.
Помимо основной организационно-управленческой функции, заведующий канцелярией выполняет ряд функциональных обязанностей, зафиксированных в должностной инструкции, а также установленных приказами и прочими распорядительными документами фирмы.
В ходе работы для решения задач отдела руководитель канцелярии использует законодательство Российской Федерации, Устав предприятия, должностную инструкцию, иные документы и строго соблюдает их исполнение.
Требования к квалификации, знаниям и навыкам
По усмотрению директора (руководителя) организации на вакантную должность заведующего канцелярией зачисляются сотрудники, имеющие профильное высшее образование (без обязательных требований к стажу) либо со средним профессиональным образованием и опытом аналогичной работы от 3-х лет.
Данному специалисту следует знать:
Кроме того, он должен уметь:
Служебные обязанности
Заведующий канцелярией как руководящее должностное лицо, а именно глава вверенного ему отдела (структурного подразделения), выполняет указанные функции и решает следующие задачи:
Виды ответственности
Заведующий канцелярией ответственен как за результаты своего труда, так и за функционирование канцелярии внутри системной структуры предприятия.
Указанное лицо лично отвечает за:
К самым распространенным видам ответственности относятся следующие:
Набор имеющихся прав
Заведующий канцелярией для полноценной реализации полномочий вправе:
Востребованность и уровень оплаты труда
Профессия заведующего канцелярией является востребованной в современных компаниях, особенно в крупных, где канцелярия выделена в независимое структурное подразделение, а не входит в состав административно-управленческого или хозяйственного блока.
Большой потребности в руководителях данного направления рынок труда не испытывает, поскольку предложение потенциальных кандидатов значительно превышает спрос.
Практически каждый опытный специалист-делопроизводитель в перспективе видит себя руководителем выбранного направления.
Компетентному, опытному и грамотному кандидату на должность заведующего канцелярией рабочее место найти несложно.
Средняя оплата труда заведующего канцелярией варьируется в зависимости от региона и размера компании-работодателя и составляет 20 тыс. руб.
При этом наиболее высоко оплачивается эта работа в Ленинградской области – в среднем, в размере 50 тыс. руб. В Москве предложения работодателей стартуют с 36 тыс. руб. в месяц. В регионах велика доля предложений с зарплатой 10 тыс. – 15 тыс. руб.
Наибольшая доля вакансий зарегистрирована в Самарской, Нижегородской и Челябинской, Новосибирской и Ленинградской областях.
