сувр что это в кадрах
Оплачиваем командировку при суммированном учете рабочего времени
Вид деятельности фирмы, характер производства товаров, оказания услуг, выполнения работ определяет порядок учета рабочего времени сотрудников. Выбор в пользу традиционной модели — по рабочей неделе — далеко не всегда экономически оправдан: рабочий процесс невозможно прервать по истечении определенного периода, следовательно, соблюдение норм времени представляет проблему. Тогда применяется суммированный учет рабочего времени (СУРВ), при котором рабочее время контролируется в более широких рамках принятого учетного периода.
Работая по графику, ориентированному на суммированный учет периодов работы, сотрудник может отправиться в командировку. Рассмотрим, как рассчитать командировочные выплаты при СУРВ.
Термины и понятия
Вначале обратимся к терминам, описывающим интересующие нас понятия. По ст. 166 ТК РФ командировка — это направление работника для выполнения производственного, служебного задания вне фирмы, вне его непосредственного рабочего места.
На заметку! Сотрудник может быть командирован как в другой регион, так и в иную организацию в местности, где он работает, и это будет считаться командировкой. Поездка в филиал (представительство) собственной фирмы, находящийся в другой местности, со служебным поручением тоже относится к понятию «командировка» (см. Положение о командировках, п. 3-2 №749 от 13-10-08 г.).
Суммированный учет времени устанавливается ст. 104 ТК РФ. Продолжительность учетного периода при этом должна составлять не более 12 месяцев. Если сотрудники заняты на вредных производствах – максимально 3 месяца (исключения, как правило, прописываются в отраслевых НА, ЛНА фирмы). Нормы времени труда в рамках учетного периода так или иначе работодатель должен соблюдать.
Как рассчитать средний заработок работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени?
Цель служебной командировки – выполнение поручения в интересах фирмы, и этот труд подлежит оплате. Но с другой стороны, сотрудник находится вне фирмы, и суммарный учет его рабочего времени невозможен.
Согласно письму №14-2-337 Минтруда от 25-12-13 г. при СУВР следует исключить время командировки из общего расчета. По мнению авторов документа, время нахождения в ней не учитывается в фонде рабочего времени командированного, ведь согласно ст. 166 ТК он в указанный срок пребывает вне места, где трудится постоянно.
Как оплатить работу в командировке при суммированном учете рабочего времени?
Суммированный учет рабочего времени и время командировки
Согласно ст. 167 ТК РФ время, проведенное в командировке, оплачивается по среднему заработку сотрудника.
При исчислении среднего заработка бухгалтер руководствуется:
Средний заработок за час (СЧЗ) умножается на отработанные часы. Несмотря на видимую простоту расчета, сразу возникает вопрос, какие дни, часы брать для расчета: все проведенные в командировке или согласно рабочему графику?
По мнению чиновников Минсоцразвития РФ, ориентироваться следует на рабочий график сотрудника (см. Положение 749, п. 9). Это касается и графика, составленного исходя из суммарного расчета фонда рабочего времени сотрудника. Если в месте командировки сотрудника рабочий день совпадает с его выходным днем по рабочему графику на основном месте работы, доплата за работу в выходной не начисляется, поскольку он воспользуется правом на выходной согласно своему графику. Утверждение справедливо для ситуации, когда у сотрудника нет переработки по сравнению с графиком.
На заметку! Ситуация с праздничными (нерабочими) днями до конца не отрегулирована. Ст. 153 ТК РФ предписывает оплачивать их вдвойне, но в ней не учтены особенности СУВР. Организация, не оплачивающая выходные и праздники в двойном размере, рискует вступить в спор с трудовой инспекцией, в том числе и в случае расчета командировочных сумм.
Если переработка при СУРВ имеет место, то указанные дни оплачиваются вдвойне, поскольку это время вне графика.
Суммируя сказанное выше, получаем две актуальные формулы:
Пример расчета
В организации применяется СУРВ. Работник выехал в командировку 10 июля, а возвратился 13 июля 2018 года. Согласно Положению 749, п. 4, 10 и 13 июля принимаются во внимание при расчете. Был в командировке 4 дня. Согласно графику его рабочее время за эти дни составило 38 час. Работнику назначен оклад 35000 руб./ мес.
Период расчета : июль 2017-июнь 2018. В 2017 году сотрудник отработал:
Итого за 2017 год — 1032 часа.
В 2018 году сотрудник отработал:
Итого 2018 год – 937 часов. Всего — 1969 часов за расчетный период.
Оклад на протяжении расчетного периода не менялся. Оплата труда за период расчета = 35000*12= 420000 руб. Средний заработок в час = 420000/1969 = 213,31 руб. Средний заработок за время командировки 213,31 * 38 = 8105,78 руб.
Расчет выходных, праздничных, нерабочих дней сверх графика, в том числе и в командировке, производится в двойном размере. Пусть по графику работник трудится в июле по 9,5 часов. Если бы по графику у него 14-го июля был выходной, но по согласованию с руководством он продолжил бы выполнять служебное поручение в командировке, сотрудник переработал бы свои законные часы, рассчитанные по СУРВ. 14 июля – это сверхнормативная суббота для командированного сотрудника. Она должна быть оплачена в двойном размере: 9,5*213,31*2= 4052,89 руб.
Главное
Расчет командировочных при суммированном учете рабочего времени производится исходя из среднего заработка сотрудника за расчетный период, равный 12 месяцам. Рабочее время считается по графику сотрудника на момент командировки. Время командировки не считается рабочим и исключается из отработанного времени сотрудника при суммарном учете. Выходные и праздники вне графика при СУВР, в которые командированный сотрудник продолжал выполнять свое служебное поручение, оплачиваются вдвойне.
Обзор систем УРВ | Варианты реализации
Системы учета рабочего времени (СУРВ) стабильно развиваются на Российском рынке. Преимущества организации очевидны:
Экономический эффект в некоторых случаях позволяет экономить до 30% на фонде оплаты труда за счет автоматизации подсчета фактически проведенного времени на работе сотрудником.
Хорошо выстроенная система СКУД с УРВ, в том числе интегрированная с бухгалтерскими АСУ, позволяет избегать ручного ввода данных, следовательно и минимизировать человеческий фактор при неверном вводе.
Как можно реализовать данную систему, обособленно или в составе СКУД, какие способы идентификации используются рассмотрим в данной статье.
УРВ в составе систем доступа или обособленные системы
На практике оба варианта исполнения допустимы и имеют свои особенности и преимущества.
Самостоятельные УРВ, как правило, реализованы на тех объектах, где нет необходимости контролировать физический доступ, но нужно учитывать время и виды работ персонала.
Например, сеть небольших магазинов без склада. В этих случаях всё можно реализовать средствами терминалов, которые на аппаратном уровне позволяют вводить дополнительную информацию пришел/ушел, командировка, обед, отпуск, больничный и т.п. Стоимость подобных устройств ниже, а эффективность, с точки зрения УРВ, выше чем в СКУД.
УРВ в составе СКУД возможен там, где на точках реализована двусторонняя идентификация считыватели так же будут являться устройствами сбора данных для УРВ. Это позволяет разворачивать учет времени (интегрировать) в уже имеющуюся систему доступа.
Терминалы УРВ с функцией СКУД, как альтернативный вариант так же существует на рынке. В этом случае терминал УРВ выполняет обе вышеуказанные функции. Подобный вариант построения СКУД популярен во многих сферах, как в банковской, так и ретейле или в здравоохранении и образовании. При этом Заказчику нужно понимать, что данное решение выше по цене чем классичекий СКУД с УРВ.
Часто пользователи ассоциируют УРВ со СКУД, что оправдано с финансовой точки зрения, но не всегда бывает эффективно. Там, где задача только обеспечить ограничение доступа УРВ не всегда нужно, и наоборот, в компаниях, где важно детализировать событие с пользователем, автотранспортом, технологической или складской операцией, в объединении с ERP-системами в СКУДе нет необходимости.
Реализация программная и аппаратная функции УРВ
Основная задача СУРВ отчеты/графики, рассматривать которые удобнее всего с ПК. Конечно, есть автономные терминалы с выводом базовых данные, но это актуально на не больших объектах, где надобности в детализации событий, формах и видах отчетов нет. Поэтому СУРВ скорее программно-аппаратное решение.
Идентификация в СУРВ популярные и перспективные решения
Наиболее распространенными технологиями идентификации в УРВ, как и в СКУД RFID, а именно Proximity (карты, брелоки и т.п.). Это самый доступный по бюджету вариант, но и самый незащищенный. Здесь же набирает популярность более современная и надежная Smart-технология.
Перспективное направление биометрия, которая, как и в СКУД стала доступна обычному пользователю и стоимость устройств практически сравнялась с традиционными считывателями. Говоря о биометрии, самый популярный метод идентификация по отпечатку пальца, так же, существуют варианты идентификации по рисунку вен, геометрии лица, радужной оболочке глаза, голосу. Стоит добавить, что биометрическая идентификация в свою очередь делится на контактную и бесконтактную, последняя наиболее приемлема на объектах с агрессивной средой (пыль, грязь и др.).
Эффективность в СУВР биометрии перед RFID технологией объективно выше. Биометрические признаки нельзя передать, что часто встречается с электронными идентификаторами. Это позволяет избежать случаев, когда сотрудники отмечаются за своих коллег в системе. И конечно же, биометрические признаки нельзя потерять, они всегда с владельцем.
Примеры типовых решений
ООО «Доктор Дорс» предоставляет профессиональные услуги по установке различных систем учета рабочего времени в Москве, Санкт-Петербурге и Рязани.Мы предлагаем выгодные цены и даем длительную гарантию на монтажные работы любой сложности. Подробную информацию можно получить по телефону 8-800-250-25-91 или заказать обратный звонок.
Как системы рабочего времени экономят бюджет компании?
Пожалуй, каждый владелец бизнеса хоть раз задавался вопросом: а действительно ли мои подчиненные заняты работой или просто просиживают штаны за компьютерами?
Что делает СУВР?
СУВР проанализирует действия сотрудника за ПК, определит, какие сайты он посещает, какими программами и приложениями пользуется, посчитает сколько времени и на что тратит специалист. Не важно, работает сотрудник в офисе или за его пределами – удаленно, в командировке или в одном из региональных подразделений. Система одинаково «видит» загруженность всех специалистов компании – мониторит перерывы, контролирует соблюдение рабочего графика, следит за переработками, оценивает продуктивность. Система автоматически оповещает руководителя о нарушениях рабочего регламента.
Кейс 1.
В крупной компании, занимающейся продажей сантехнического оборудования, заведующая складом просила себе помощницу, так как не справлялась с объемом работ. Через некоторое время в организации установили систему TimeInformer. Программа показала, что эта сотрудница тратила 4-5 часов в день на компьютерные игры. Помощницу все же решили нанять. Через два месяца выяснилось, что новая сотрудница отлично справляется с обязанностями, а ее начальница увеличила время, проводимое за играми, до шести часов. Руководство решило новую сотрудницу назначить руководителем, уволив предыдущую.
Откуда мне знать, работает сотрудник или занят личными делами?
На самом деле, недостаточно просто знать, в каком приложении работает сотрудник и название документа. Ведь даже в рабочих программах можно заниматься личными делами. К примеру, в Word писать диплом, а не готовить договоры для клиентов. Потому важно, чтобы СУВР имела функцию скриншотов, видеозаписи или просмотра монитора ПК в режиме реального времени. Только так можно будет опровергнуть или подтвердить подозрения относительно работы сотрудника.
Кейс 2.
Случай из практики: сотрудник конструкторского бюро больше половины рабочего времени проводил в офисных программах – Word и Excel, а не в положенных по должности – конструкторских. Когда стали анализировать, чем же он занят, система показала, что сотрудник готовил документы, связанные с летним лагерем, сценарии мероприятий, планы работ, финансовые расчеты и прочее. Стало понятно, что сотрудник работает, но на другого работодателя.
Есть ли какой-то понятный эффект от внедрения системы?
Пожалуй, это один из самым животрепещущих вопросов для владельца бизнеса. И здесь без расчетов не обойтись. За счет повышения эффективности работы персонала и оптимизации времени, система позволяет существенно экономить финансовые ресурсы компании.
Кейс 3.
Случай произошел в торговой компании, со штатом 50 человек и средней зарплатой 32 600 рублей. Когда TimeInformer только установили, непродуктивное время составляло 32%. С персоналом по поводу халатного отношения к рабочему времени была проведена разъяснительная работа. Через два месяца непродуктивное время сократилось до 16%. При этом экономия компании составила 3 129 600 руб. в год. Внедрение же системы обошлось в 225 600 руб.
Это пример небольшой фирмы, если же его перенести на практику крупных организаций с сотнями и тысячами сотрудников, то можно представить, какие ресурсы возможно экономить, внедрив TimeInformer там.
Какую СУВР выбрать?
TimeInformer – программа автоматического контроля работы сотрудников за компьютерами. Показывает, чем заняты сотрудники, осуществляет прозрачный контроль активности работников в любых программах и приложениях.
Потери компании из-за нецелевого использования рабочего времени, после внедрения системы, уменьшаются в среднем на 30%.
Стоимость системы зависит от количества пользователей и срока действия. Лицензию можно купить на 3, 6 или 12 месяцев или бессрочную. А также использовать бесплатно. Подробнее о системе и ценах на сайте компании SearchInform.
Слежка за сотрудниками на рабочих местах. Как работодатели контролируют рабочие компьютеры подчиненных
Большинство компаний, так или иначе, следит за своими сотрудниками.
Основная причина слежки – повышение производительности сотрудников. Вторая – инсайдерская угроза и судебные разбирательства, ответчиками в которых зачастую становятся бывшие сотрудники.
Существуют разные методы слежки, камеры наблюдения, СКУДы и пр., но в последнее время все более популярными становятся системы учета рабочего времени и мониторинга компьютеров сотрудников (СУРВ).
Основные функции системы учета рабочего времени и мониторинга
Контроль и наблюдение за компьютерами на рабочих местах позволяет работодателю отслеживать активность персонала и его вовлеченность в работу. Помимо продуктивности и подтверждения того, что сотрудники отработали нужное время, такие системы еще и помогают в плане безопасности. Современные решения в сфере мониторинга сотрудников выглядят как новинка, но такая практика применяется уже достаточно давно. Первый табель учета рабочего времени появился в 1888 году (и впоследствии именно это изобретение стало отправной точкой в истории технологического гиганта IBM). Сейчас мы можем отследить не только время, которое сотрудник проводит на работе, но и насколько эффективно он пользуется интернетом, какие приложения открывает чаще, с какими задачами справляется лучше, а какие вызывают у него сложности.
Благодаря современным технологиям компании могут выяснить практически все, что персонал делает на работе и отследить все его коммуникации.
СУРВ, в частности:
СУВР радикально меняют рабочий процесс: позволяют точнее начислять зарплату, ставки, рассчитывать оптимальное количество сотрудников в команде, определять набор нужных инструментов и рабочий процесс. Не говоря уже о ситуациях, когда необходимо выяснить конкретную информацию о том или ином сотруднике. Например, СУВР может показать, что Юлия в последнее время демонстрирует намного меньше продуктивности, или что Иван существенно улучшил свою работу в последний месяц, т.е. здесь работодатель получает объективность, вместо догадок и предположений.
Но, несмотря на все эти преимущества, отслеживание сотрудников все еще остается дискуссионной темой, но в этом руководстве мы расскажем вам все, что нужно знать о контроле сотрудников, прежде чем внедрять такие технологические решения.
Существует множество разновидностей и функцию систем контроля персонала. Ниже описаны одни самые распространенные (а некоторые варианты оказались в этом списке достаточно неожиданно).
Пользование интернетом
Примерно 2/3 компаний отслеживают, как сотрудники пользуются сетью, то есть если вы применяете такую систему, оказываетесь в большинстве.
Очевидно, что это самое полезное применение интернет-мониторинга, поскольку дает возможность узнать, какие ссылки открывали участники вашей команды или фрилансеры. Например, если они проводят большую часть своего рабочего времени в интернет-магазинах, можно вполне убедиться в том, что работу они не делают.
Но иногда мониторинг такого рода несколько усложняется. Допустим, вы наняли SMM-менеджера, и если она/он беспрерывно заходит Facebook, Instagram и Pinterest, это не будет тревожным сигналом, однако все еще будет неизвестно, работает ли человек на самом деле.
Некоторые компании ограничивают доступ к неуместному контенту для сотрудников (соцсети, порнография), в то время, как другие позволяют на некоторое время открывать «сомнительные» сайты, такие как Twitter или YouTube.
Электронная почта
Возможно, вы удивитесь, но около 43% компаний мониторят почту своих сотрудников. Это помогает предотвратить проблемы еще до их появления и помочь в решении различных споров.
Многие судебные решения позволяют работодателю свободно читать переписку сотрудников в почтовых сервисах, если это оправдано с точки зрения бизнеса.
Если вам, как работодателю, принадлежат компьютеры и сеть, которой пользуются сотрудники, вам даже не нужно сообщать им, что вы сохраняете или читаете их сообщения. Но если они приносят свои персональные компьютеры в офис или работают из дома, стоит установить специальные правила для пользования электронной почтой, которые бы ограничивали право сохранять и открывать электронную коммуникацию с рабочего email-адреса.
Телефонные звонки
Такая разновидность мониторинга применяется, когда нужно удостовериться в том, что клиенты получают полезные ответы, и насколько уважительно к ним относится персонал.
В некоторых странах работодатели должны сообщить о том, что звонок записывается с помощью гудка или специального сообщения.
Скорее всего, набирая номер какой-либо организации, вам приходилось слышать, что разговор может быть записан для улучшения качества обслуживания. Запись взаимодействий сотрудников с клиентами или потенциальными клиентами может быть уместной по ряду причин. Например, вы рассматриваете статистику клиентской поддержки и замечаете, что у двух сотрудников намного выше рейтинг, чем у других. Прослушав записи их разговоров за последний месяц, вы сможете быстро понять, что они делают правильно, и это станет ориентиром для других участников команды. С другой стороны, если у кого-то очень плохой фидбек, с помощью записей их бесед можно будет выяснить, в чем проблема.
Однако компании, которые только ищут нарушения во время телефонных звонков, не могут по-настоящему контролировать качество работы и продуктивность сотрудников. В данном случае, как правило, отслеживаются только телефонные номера, и сколько времени сотрудники тратят на разговоры.
Голосовая почта
Только 9% организаций отслеживают голосовую почту. В прошлом, когда электронная почта и чаты не были повсеместно распространены, голосовые сообщения использовались как стандартный способ коммуникации. Сейчас же такая практика практически сошла на нет: менее 0,1% населения используют это средство связи.
Местонахождение
Мониторинг местонахождения мобильных устройств сотрудников и/или транспортного средства в последние годы стремительно развивался. По данным на 2012 год, 62% организаций, отслеживали перемещения своей рабочей силы. В 2008 году таких компаний было 30%. И хотя данных за последние несколько лет нет, можно уверенно предполагать, что этих компаний стало еще больше.
Соцсети
Во многих компаниях существуют правила, ограничивающие то, что сотрудник может размещать в социальных сетях о своей организации. Посты, которые относятся к работе, могут потенциально наносить ущерб компании.
Другое
Всякий раз, когда собирается какая-либо информация о сотрудниках, это уже мониторинг в той или иной форме.
К примеру, компания Buffer выдает своему персоналу трекеры активности, которые следят за состоянием их здоровья. Сон, физические упражнения, диета – все это фиксирует браслет на запястье, и каждый индивидуальный результат доступен руководству.
Такой подход можно отнести к определенной категории мониторинга сотрудников.
Deloitte, известная консалтинговая компания, проводила пилотный проект, в рамках которого каждому сотруднику выдавали «умный» ID-бейдж. С помощью таких значков отслеживалось, как часто сотрудники отходили от рабочих столов и разговаривали на совещаниях.
Японская компания Hitachi разработала похожие устройства (на основе физических движений) для отслеживания уровня счастья сотрудников.
Мониторинг сотрудников – это не всегда навязчивое изобретение в духе Большого Брата. Для предпринимателей, сотрудников компаний и менеджеров системы контроля могут оказаться достаточно полезными. Рассмотрим одни из самых очевидных преимуществ СУВР.
Преимущества систем учета рабочего времени и контроля персонала
1. СУВР минимизируют время простоев и исключают ошибки при начислении зарплаты
Обычный фултаймер получает зарплату за 8 часов своего рабочего дня, при этом время простоев в среднем составляет от 90 до 270 минут. Чтобы узнать, во сколько это вам обходится, рассмотрим достаточно экстремальный пример.
В качестве реального примера можно взять случай, произошедший в Yahoo в 2013 году. Данные логов внутренней VPN-системы показали, что удаленные сотрудники Yahoo были куда менее продуктивными, по сравнению с их коллегами, работавшими в офисе.
Системы учета рабочего времени позволяют совершенно исключить расходы, связанные с простоями. Например, программа Kickidler точно подсчитывает время, в течение которого персонал действительно работает. Это важно при начислении зарплаты, поскольку исключаются ошибки как в пользу работодателя, так и сотрудника.
2. Больше информации о сотрудниках
Если у вас больше информации о том, что делают участники команды, вы сможете обнаружить ошибки еще до того, как они выйдут из-под контроля. Возможно, вы замечаете, что кто-то из сотрудников начал работать над низкоприоритетным проектом, но вам нужно, чтобы он сосредоточил все свои усилия на более срочной задаче. В таком случае можете отправить ему быстрое сообщение по почте или написать несколько слов в Slack, мол, приятель, не мог ли ты вначале доделать проект Х, а уж потом переходить к Y?
Когда ресторан из Далласа начал применять систему контроля – следить за тем, как работают официанты, руководство поначалу стремилось уменьшить число краж со стороны сотрудников. Но полученные данные также показали, кто из официантов демонстрировал больше продуктивности. Так, один из официантов получил должность менеджера, когда сеть открыла новую точку общепита.
Мониторинг сотрудников не только позволяет идентифицировать худших сотрудников, но и выяснить, кто работает лучше и больше.
3. Слаженная работа команды
Каждый менеджер стремится добиться большей синхронности в работе своей команды; в конечном итоге, десять человек сделают больше, чем два, если, конечно, будут работать слаженно. И, по мере того, как удаленная работа становится все более распространенной, возникают сложности с управлением командами фрилансеров.
Если у вас есть доступ к данным каждого сотрудника, вы можете в любое время получить общую картину того, как работают люди. Например, если известно, что графическому дизайнеру требуется больше времени, чем обычно, можете предупредить об этом маркетолога-фрилансера, который не будет продолжить свою работу, пока графический дизайнер не выполнит свою часть проекта.
4. Делегирование полномочий
Если вы понимаете сильные и слабые стороны своих сотрудников, сможете с большей эффективностью распределять задачи.
Распределение задач крайне важно, поскольку ускоряет сотрудничество и помогает вашим сотрудникам развиваться.
Но все это будет невозможно, если вверять задачи не тем людям. Зная, у кого какие сложности могут возникнуть (и наоборот, кто справляется лучше с определенными задачами), вы сможете эффективнее делегировать полномочия.
Иногда задания передаются менее опытным сотрудникам, чтобы они могли учиться. Иногда (если проект очень важен) его отдают тому, кто справится при любых обстоятельствах. Но все эти решения лучше принимать, опираясь на данные, которые предоставляет система контроля персонала.
5. Меньше административной работы.
С помощью подходящего ПО для мониторинга сотрудников вы можете автоматизировать существенную часть вашей административной работы. Система учета рабочего времени фиксирует отработанные часы, поэтому не приходится тратить время на начисление зарплаты. Таким образом, устраняются ошибки, связанные с человеческим фактором. Зарплата насчитываться точно и больше не понадобится часами просиживать над таблицами Excel.
Недостатки систем учета рабочего времени и контроля персонала
Несмотря на множество преимуществ, у СУВР есть и свои недостатки. Например, персонал может решить, что ему не вполне доверяют. Сотрудники, на рабочих местах которых устанавливались камеры наблюдения, говорили, что это от недоверия со стороны работодателя и только вредит отношениям в команде.
Многие говорят, что с наличием системы отслеживания персонала связаны стрессовые ситуации.
Но, попробуем взглянуть на вещи с точки зрения персонала. Кто-то может посчитать, что это не вполне этично, когда каждое действие отслеживается. Люди по своей природе стремятся к большей свободе и меньшему контролю со стороны других. Поэтому некоторые выступают против какого-либо контроля на рабочем месте. Но, с другой стороны, это служит и дополнительным стимулом работать лучше, когда сотрудник знает, что руководитель в любую секунду может посмотреть, что происходит на его рабочем компьютере.
Системы контроля персонала: «за» и «против»
А что, если возможно извлечь максимальную пользу из систем контроля, исключив все минусы?
Не существует каких-либо законов, которые бы запрещали компаниям следить за сотрудниками на рабочем месте. Персонал фактически лишен права на конфиденциальность во время работы. И если у вас есть законные основания отслеживать все, что делают сотрудники в цифровом пространстве (электронная почта, веб-серфинг, приложения и т.д.), тогда стоит делать это с максимальной эффективностью.
Возможно, даже и не стоит сообщать сотрудникам о том, что именно вы отслеживаете и зачем. Но вот некоторые соображения, в случае если вы считаете, что корпоративная культура должна быть более открытой.
Шаг 1. Предоставьте необходимое оборудование.
Шаг 2. Спросите разрешение у сотрудников на использование СУВР и, как только заручитесь согласием, больше не придется беспокоиться о каких-либо юридических вопросах: согласия персонала будет вполне достаточно компании, чтобы обезопасить себя.
Шаг 3. Не отслеживайте активность, которая не относится к работе, и местонахождение сотрудников в нерабочее время.
У вас множество вариантов действий. Чтобы подобрать лучшие стратегии для бизнеса, приходится учитывать множество факторов.
Три основных вопроса
Дабы избежать нежелательных последствий, которые могут быть связаны с мониторингом персонала, задайте себе три вопроса, прежде чем внедрять какую-либо новую систему.
1. Поможет ли СУРВ сделать бизнес эффективнее?
2. Поможет ли СУРВ компании снять с себя ответственность?
3. Поможет ли СУРВ вовремя находить проблемы, прежде чем они разрастаются?
Рассмотрим гипотетический сценарий. Анна – работает гендиректором дизайнерского агентства. Она живет в Москве, но пять ее постоянных коллег работают удаленно. Анна также регулярно нанимает фрилансеров для разовой работы. Дела идут хорошо, но есть предположение, что кто-то из фрилансеров завышает плату. Также проекты практически никогда не сдаются вовремя. Поэтому Анна раздумывает над тем, чтобы опробовать в действии систему СУВР и рассматривает два возможных варианта: систему регистрации рабочего времени, такую как Toggl, и систему учета рабочего времени и контроля персонала Kickidler.
Анна задается следующими вопросами:
Затем она рассматривает возможности Kickidler:
Такой подход из трех вопросов позволяет сделать правильный выбор.
Команда
Важно еще и учитывать разновидность команды, которой вы управляете. Если ваша команда – это сотрудники одного офиса, их будет проще отслеживать с помощью мониторинга телефонов, чем если бы они были разбросаны по всему миру. Если клиенты постоянно путешествуют, чтобы проводить встречи с клиентами, тогда будет уместен какой-нибудь GPS-трекер.
Эксперты в сфере менеджмента говорят, что не стоит оценивать всех сотрудников одинаково. Если у вас есть надежный, трудолюбивый сотрудник, который постоянно демонстрирует выдающуюся работу, стоит предоставить ему намного больше автономии и полномочий, чем необязательным сотрудникам, которые по-настоящему не вовлечены в работу.
Также не стоит отслеживать активность всех сотрудников с той же тщательностью. Например, если вы используете системы онлайн-мониторинга рабочих компьютеров, тогда вы, скорее всего, будете часто делать скриншоты рабочих экранов сотрудников, которые еще не зарекомендовали себя должным образом, или дали повод им не доверять. В то же время, вы не будете часто скринить компьютеры надежных сотрудников.
Как рассказать сотрудникам, о том, что их активность отслеживается
СУВР – решение, выгодное всем
Вы босс и вам не нужно разрешение на использование какой-либо новой системы, которая бы существенно упрощала рабочий процесс.
Но не будет лишним познакомить сотрудников с СУВР. Сделать это можно в формате презентации. Это может быть простой слайд, или конференция по Skype. В любом случае, понадобится подробное объяснение того, как система может улучшить бизнес, и, что еще важнее, в чем от этого польза для самих сотрудников.
Можно предложить два-три варианта системы учета рабочего времени, за которые они могли бы проголосовать.
Плохое объяснение:
У компании есть возможность доступа, просмотра, копирования и удаления любых сообщений, отправляемых, получаемых и хранящихся в системе электронной почты. Компания оставляет за собой право доступа, просмотра, копирования и удаления сообщений для любой цели или обмена ими с любой третьей стороной (внутри или за пределами компании).
Хорошее объяснение:
Чтобы проверить, что ничего сомнительного не отправляется по почте (а это, к сожалению, иногда случается) наша компания использует ПО, которое дает возможность открыть, прочитать, скопировать и удалить любое сообщение (т.е. любое сообщение, которое сотрудники отправляют, получают или сохраняют в системе). Мы также можем делиться этими сообщениями с другими. Конечно, это делается в исключительных случаях. Например, если кто-то из сотрудников выдаст торговый секрет, мы проконсультируемся с юристом.
Подготовка
Объяснив все команде и составив перечень правил, можно переходить к реализации проекта.
К переменам приспособиться непросто, в особенности, когда требуется получить согласие сотрудников на то, чтобы их действия отслеживались.
Если вы используете новую систему контроля персонала, расскажите сотрудникам о деталях ее работы. Лучше, когда такие инструкции подаются в развлекательном и вовлекающем формате. Обсудить нововведения с сотрудниками можно, к примеру, за обедом, или, если у вас удаленная команда, посредством вебинара.
Людям будет намного комфортнее работать с новой системой, если вы будет открыты к предложениям и комментариям.
Вот несколько способов донести нужную информацию:
На замечания и комментарии сотрудников нужно отвечать уважительно и спокойно, даже если человек говорит о том, с чем вы не вполне согласны. Все ждут вашего отклика, и если вы не будете встречать в штыки любые возражения, сможете расположить к себе людей и заручиться их доверием. Спросите, какая может быть альтернатива.
Скажем, удаленный сотрудник говорит, что ему не нравится то, что его уровень продуктивность пытаются измерить. Вы можете ответить: «Хорошо, понимаю. Но, может быть, есть какие-то предложения о том, как подсчитать, какой объем работы был сделан?» Такой ответ не только покажет, что вы открыты к предложениям, но так ваши сотрудники будут участвовать в процессе и смогут взглянуть на вещи с вашей точки зрения. И если сотрудник предложит что-то лучшее, в выигрыше будут все.