объяснительная и пояснительная в чем разница на работе
Объяснительная записка
Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Зачем нужна объяснительная записка
Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.
Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.
Кому адресовывать объяснительную
Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.
Когда писать объяснительную
Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.
Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).
Правила составления объяснительной записки
Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:
Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.
В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.
Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.
Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.
Инструкция по написанию объяснительной записки
Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании
В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.
Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).
Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.
Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.
Объяснительная записка по причине опоздания на работу
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Как написать объяснительную записку
В процессе трудовых отношений нередко возникают конфликты или нештатные ситуации.
Для их урегулирования и принятия объективного решения каждая сторона должна изложить свою позицию и описать последовательность своих действий в определенный период. Эту информацию излагают в виде письменного документа — объяснительной записки.
Что такое объяснительная записка?
Она не входит в систему бланков внутреннего и кадрового делооборота предприятия, так как необходимость в ее составлении возникает только при отклонении от штатных условий труда — опозданиях на работу, прогулах, причинении имущественного ущерба и т.д.
Составление объяснительной является правом, а не обязанностью сотрудника, однако отказ от дачи объяснений может привести к крайне неблагоприятным последствиям, вплоть до увольнения.
Выделим основные правила, которые учитываются при составлении указанного документа:
Объяснительная на работу пишется в произвольной форме самим сотрудником. Закон не содержит типовой формы указанного документа, однако работник должен придерживаться общих правил оформления.
Эта бумага подлежит регистрации с присвоением входящего номера, а при составлении в рамках служебного расследования — прикладывается к материалам проверки.
Как правильно написать объяснительную записку?
Этот документ составляется по требованию работодателя или по собственной инициативе сотрудника. При назначении служебного расследования на написание дается не более двух дней, в иных случаях срок определяется на усмотрение сторон. Целесообразно составить объяснительную директору или иному представителю предприятия в максимально сжатые сроки, чтобы не допустить негативного развития ситуации.
Вот какие правила нужно учитывать:
Недопустимо писать бумагу под диктовку начальства или иного должностного лица. Как правило, в таких случаях могут искусственно создаваться доказательства, которые будут использованы для дисциплинарного взыскания (в том числе, увольнения по виновным основаниям).
Даже если вы признаете вину в совершении дисциплинарного проступка, обязательно укажите:
Если составляется акт по факту дисциплинарного проступка, объяснительная должна быть включена в материалы служебного расследования.
При обжаловании действий работодателя в суде будут заново оцениваться все обстоятельства нарушения.
В содержании рассматриваемого нами документа должны быть следующие пункты:
Составив объяснительную, нужно зафиксировать факт ее получения работодателем. Для этого ставится отметка входящего номера или подпись непосредственного начальника. Целесообразно сохранить второй экземпляр документа, чтобы использовать его при дальнейшем урегулировании спора.
Виды объяснительных
Данные документы могут оформляться не только по месту постоянной работы, но и в иных обстоятельствах. Выделим наиболее распространенные виды объяснительных, с которыми вы можете столкнуться:
Правила оформления в разных ситуациях будут схожими — нужно максимально подробно указать все факты в хронологическом порядке, обосновать мотивы и причины своих действий, подтвердить уважительность причин нарушения трудовой дисциплины и т.д.
Резюме
Если работодатель предлагает вам написать объяснительную, не нужно отказываться от своих прав — чем подробнее и убедительнее вы изложите свою позицию, тем больше шансов избежать серьезного наказания даже при допущенном нарушении.
Составляя документ, укажите все обстоятельства и факты — время и место действий, поведение иных лиц, наличие или отсутствие свидетелей и т.д. Рассмотрение этой бумаги является обязанностью работодателя, даже если картина проступка кажется очевидной.
Пояснительная вместо объяснительной
Работник в конце смены по регламенту написал пояснительную, в связи с чем простаивала техника.
Работодатель, посчитал эту пояснительную за объяснительную, выдал приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности. Вопрос, может ли пояснительная, в которой нет объяснения проступку считаться объяснительной на которую дают 2 рабочих дня. При этом в объяснительной работник должен признать или не признать вину, объяснить почему допустил тот или иной поступок, и пишется объяснительная на управомоченное лицо (которое может наказать)
Ответы на вопрос:
Нет это не одно и тоже.
Объяснительную требуют в связи с проступком.
А если другие вопросы, рабочего характера, то это каксаемо деятельности предприятия-это другое.
Объяснительная пишется после совершения проступка.
Статьей 193 ТК РФ предусмотрен порядок применения дисциплинарных взысканий:
до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Полина, добрый день! Действующее законодательство не устанавливает определенную форму для объяснительной, поскольку она пишется в свободном виде, но любом случае в ней должны быть указаны следующие данные:
1)сведения о предприятии,
2)информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
Если сотрудник не видит за собой никакой вины, то это в обязательном порядке нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.
Так как действующее законодательство не устанавливает определенных требований для объяснительной, то работодатель и принял пояснительную за объяснительную. Но с моей точки зрения если в записке нет пояснений работника, его доводов, свидетельствующих о его невиновности, то я не могу считать это за объяснительную, поскольку необходимое содержание отсутствует!
В любом случае, если работник написал пояснительную, то он должен был после написать объяснительную с развернутым пояснением совершенного проступка, предоставить свои доводы относительного своей невиновности, оставить подпись и расшифровку и написать такую объяснительную в течение двух дней, как установлено Трудовым кодексом РФ, а если этого не было сделано, то работодатель имеет право вынести соответствующий акт. При этом вы должны понимать, что непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Вы вправе были предоставить объяснения в течение 2-х рабочих дней. В объяснении обосновать свою позицию по существу предъявленных Вам претензий.
Примечание: работник не обязан представлять работодателю объяснение. Непредставление объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Если оснований для дисциплинарной ответственности нет, в этом случае направьте работодателю (его представителю) письменное заявление (прилагается) с разъяснением нарушений, допущенных при наложении дисциплинарного взыскания, и попросите отменить приказ о наложении дисциплинарного взыскания.
Для предотвращения трудового спора направьте обращение:
— в государственную инспекцию труда своего региона (в т.ч. через интернет-сайт инспекции. См. опцию «Обращение в государственную инспекцию труда в субъекте РФ»);
— городскому, районному или специальному прокурору;
В чем разница между объяснительной и пояснительной запиской
Что такое «пояснительная»записка
Пояснительная записка содержит дополнительную информацию о каком-либо документе. К примеру, студент дополняет информацию по зачету или диплому пояснительным документом, чтобы преподавателям было проще разобраться в запутанных частях работы.
Также на рабочем месте могут уточняться сведения о технологии или проекте. При этом документ нередко содержит таблицы и схемы. По структуре записка оформляется с использованием трех разделов: небольшая характеристика объекта, исследования, технико-экономические параметры.
Что такое «объяснительная» записка
Для того, чтобы уточнить причины определенных действий, чаше всего связанных с нарушением дисциплины, составляется объяснительная записка. Такой вариант документа может понадобиться, если пропущены учебные занятия или человек отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины.
Записка состоит из трех частей: введения, в котором указываются причины ее написания, далее идет опровержение или подтверждение определенного факта и в заключени указывается просьба или делаются выводы.
Итоги
Пояснительная записка по смысловой нагрузке значительно отличается от объяснительной. Она пишется с целью уточнения определенных данных в то время, как объяснительная оправдывает или объясняет действия. Их назначение совершенно различно.
Чем отличается объяснительная записка от пояснительной?
У кого как, но все же хотя бы изредка, да каждый из нас может совершить ошибку на работе или нарушить трудовой кодекс. Даже в самых мелочах, за которые, казалось бы, и не нужно отвечать. Но в таких ситуациях начальство просит сотрудника написать причину, по которой он совершил то или иное деяние. Тогда на помощь приходит записка с объяснениями. Но, к сожалению, далеко не каждый обладает навыком написания подобного рода документов, а также ввиду своей юридической некомпетентности может перепутать объяснительную или пояснительную записки.
При каких ситуациях требуется написание «оправдания»?
По факту любые подобного рода документа оправдывают сотрудника, указывают на причину, которая спровоцировала его на совершение рабочей ошибки. Возможно, кому-то это может показаться странным и неправильным, но на практике именно документ с объяснениями много раз спасает невнимательных и растерянных людей. Но, тем не менее, существует ряд нарушений, за которые подразумеваются наказания от начальства:
Составление объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей под силу абсолютно каждому при должной сноровке.
Смотрите видео о том, для чего нужны объяснительные и пояснительные записки.
Обязательно ли писать объяснительную или пояснительную записку?
Вполне нормально, если сотрудник не захочет возиться с массой документов, да к тому же не имея при этом достаточного количества юридических знаний в данной сфере. В таких ситуациях очень хочется все бросить и просто не писать никакие объяснительные, которые лишь, на первый взгляд, пустая и никому не нужная трата времени.
Но по закону, а если быть точнее, то по трудовому кодексу нашей страны, любой провинившийся (то есть нарушивший данный кодекс) сотрудник обязан понести наказание. А вот какое наказание – здесь уже решает само начальство. Можно сказать, что разрешение на освобождение сотрудника от объяснительной также зависит от главы компании.
Если правда очень не хочется мучить себя всеми бумажками и документами, можно попробовать подойти к начальству и попросить их написать разрешение, освобождающее работника от написания объяснительной. Но:
Но во втором случае, как правило, работник просто-напросто получает выговор. Поэтому лучше просто смириться, узнать разницу пояснительной и объяснительной записок, а затем написать оправдывающий себя документ.
Когда пишется объяснительная записка, а когда пояснительная?
Кто бы что ни говорил, а разницу между пояснительной и запиской с объяснениями есть. Стоит просто взглянуть на существительные, от которых были образованны данные слова. Очевидно, что это объяснение – объяснительная или пояснение – пояснительная.
Объяснительная записка
Используя объяснительную, мы как бы объясняем в письменной форме, почему мы поступили таким-то образом, пишем причину, по которой нарушили трудовой кодекс, то есть оправдываемся. Конечно, не всегда удается указать истинную причину нарушения. Например, кто-то может стыдиться того, что проспал. В таком случае указываем просто «Опоздал на работу по неуважительной причине». Старайтесь не придумывать, а писать все так, как было.
Очень часто объяснительные связывают с прогулами или намеренными пропусками работы на какое-то количество времени. Но на самом деле это не так. Если сотрудник, к примеру, задержался в пути (попал в пробку по дороге на работу) или даже попал в аварию, то в таком случае тоже необходимо писать объяснительную, что опоздал на работу.
Пояснительная записка
Для кого-то сейчас откроется огромный занавес, но пояснительную записку используют далеко не в качестве документа, и не всегда на работе. Пояснительная изначально была создана для того, чтобы пояснять прилагающиеся дополнительные документы. То есть с ее помощью уточнялись те или иные моменты чего-либо.
Например, раньше в учебных заведениях при сдаче диплома или какой-то зачетной работы студенты используют именно пояснительную записку, которая помогала проверяющей комиссии понять суть некоторых сложных или запутанных моментов и нюансов.
Здесь работает та же самая схема: используя пояснительную, мы всего-навсего прикрепляем к некоторой папке с текстом дополнительную информацию, которая лишь поможет читателям понять суть. В этом-то и заключается ответ на вопрос, в чем разница объяснительной или пояснительной записок.
Какой вид записки нужно использовать на работе?
Разобравшись в теме, можно сделать логический вывод: в работе используем исключительно объяснительную записку, поскольку конкретно ее функции – объяснить, оправдать, указать истинную причину нарушения.
Пояснительная по большей части вообще не должна использоваться при ситуациях, описанных выше. Ее главное предназначение – пояснить что-то, дать чему-то отдельную характеристику, постараться натолкнуть человека на нужную и правильную мысль.
На примере объяснительной кассира рассматриваются основные правила составления документа, а также указываются все нюансы и хитрости.
Делитесь своим опытом составления объяснительных и пояснительных записок в комментариях. А также смотрите видео о том, что нужно знать о составлении объяснительных.