1.1 Общий отдел является самостоятельным структурным подразделением вуза, действует на основании Устава вуза, настоящего положения и подчиняется непосредственно ректору. 1.2 Общий отдел в своей работе руководствуется Положением о вузе, приказами и указаниями Министерства, руководства вуза и действующей инструкцией по делопроизводству. 1.3 В состав общего отдела входят: архив, машинописное бюро. Штаты общего отдела утверждаются ректором университета в пределах общей численности фонда заработной платы и ассигнований на административно-управленческие расходы.
2.1 Постановка и совершенствование делопроизводства в вузе. 2.2 Организация правильного учета и регистрации корреспонденции. 2.3 Обеспечение контроля за выполнением распорядительных документов вышестоящих органов, руководства вуза и заявлений граждан. 2.4 Организация использования и хранения документальных материалов, законченных делопроизводством.
3.1 Общий отдел возглавляется начальником, назначаемым и освобождаемым ректором. 3.2 Начальнику общего отдела предоставляется право: — давать указания по вопросам делопроизводства, контроля за исполнением документов, заявлений граждан и постановки архивного дела; — требовать от структурных подразделений исполнения документов, заявлений граждан и отчетности по ним; — вести переписку по вопросам, вытекающим из настоящего Положения. 3.3 Общий отдел имеет круглую печать со своим наименованием, находящуюся в распоряжении начальника общего отдела.
4.1 Прием и отправка корреспонденции. 4.2 Распределение документов и заявлений граждан для доклада руководству по структурным подразделениям, ведение их учета, регистрации и систематического контроля за исполнением. 4.3 Ознакомление сотрудников вуза с распорядительными документами. 4.4 Представление руководству вуза сведений по вопросам делопроизводства и контроля за исполнением. 4.5 Постановка работы архива в соответствии с действующими нормами. 4.6 Составление должностных инструкций и функциональных обязанностей сотрудников общего отдела. 4.7 Методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и контроль за его состоянием. 4.8 Разработка практических рекомендаций по рациональной организации документооборота.
СОСТАВ ОБЩЕГО ОТДЕЛА
Общее руководство. Прием и обработка приказов по основной деятельности и распоряжений. Печать. Выдача бланков документов об образовании, студ. билетов и зачетных книжек.
Регистрация входящей корреспонденции, контроль исполнения документов, формирование приказов о выезде в командировку сотрудников и студентов, оформление командировочных удостоверений, регистрация командировочных удостоверений приезжающих в университет, ведение дел согласно номенклатуре дел отдела, сдача дел постоянного срока хранения в архив университета, списание дел временного срока хранения.
каб. 1219, тел. 65-39-74
Прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции. Рассылка приказов, распоряжений и документов по структурным подразделениям университета.
каб. 1219, тел. 65-39-74
Набор приказов и документов
каб. 1416г, тел. вн. 5-42
Прием документов на хранение, выдача архивных справок
каб. 1416г, тел. 21-61-84
Прием документов на хранение, выдача архивных справок
каб. 1501, тел. 21-61-84
Архангельский государственный технический университет
общий отдел
3.7 общий отдел : Отдел, создаваемый в судах с численностью работников от 15 до 25 чел., предназначенный для обеспечения организации сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства, осуществления мероприятий по материально-техническому, кадровому, информационному обеспечению деятельности суда.
Смотреть что такое «общий отдел» в других словарях:
Общий очерк4 — Пресмыкающиеся по сравнению с земноводными представляют собой следующий этап приспособления позвоночных животных к жизни на суше. Это первые настоящие наземные позвоночные, характеризующиеся тем, что размножаются на суше яйцами, дышат… … Биологическая энциклопедия
Общий очерк3 — Краткая характеристика. Земноводные занимают особое место среди других животных, так как представляют собой первых и наиболее просто организованных наземных позвоночных. Как обитатели суши, земноводные дышат легкими, имеют два… … Биологическая энциклопедия
Отдел пирофитовые водоросли (Pyrrophyta) — К отделу пирофитовых относятся весьма своеобразные, преимущественно одноклеточные, интересные в теоретическом и важные в практическом отношении водоросли. Они представляют собой систематически неоднородную группу, объединяющую три… … Биологическая энциклопедия
ОТДЕЛ СЛИЗЕВИКИ (MYXOMYCOTA) — В этом томе, посвященном грибам, описывается небольшая, но интересная группа близких к грибам организмов слизевиков, или миксомицетов, которая во многих современных системах рассматривается как самостоятельный отдел. Вегетативные тела… … Биологическая энциклопедия
Отдел сине-зеленые водоросли (Cyanophyta) — Сине зеленые водоросли (Cyanophyta), дробянки, точнее, фикохромовые дробянки (Schizophyceae), слизевые водоросли (Myxophyceae) сколько различных названий получила от исследователей эта группа древнейших автотрофных растений! Страсти не… … Биологическая энциклопедия
Общий очерк1 — Позвоночные характеризуются наличием внутреннего осевого скелета, двусторонней (двубоковой) симметрией тела, характерным расположением основных систем органов, двумя парами конечностей, двуслойным строением покровов, замкнутой… … Биологическая энциклопедия
Общий очерк5 — Моллюски, или мягкотелые, составляют ясно обособленную группу, и уже более ста лет назад их стали рассматривать как отдельный тип животных. В него входят следующие классы: Брюхоногие (Gastropoda) около 85 тыс. видов, Панцирные (Loricata) … Биологическая энциклопедия
ОТДЕЛ ПОКРЫТОСЕМЕННЫЕ (ANGIOSPERMAE, MAGNOLIOPHYTA) — Покрытосеменные, или цветковые, растения важнейший компонент современного растительного покрова Земли, их насчитывают около 300 000 видов; по последним данным, они образуют более 400 семейств, составляющих несколько десятков порядков и два… … Лесные травянистые растения
Общий желчный проток — Жёлчный проток проток печени для вывода желчи, часть пищеварительной системы высших позвоночных и человека. Образуется при слиянии печёночного протока и протока жёлчного пузыря. У высших позвоночных ведёт в просвет двенадцатиперстной кишки (у… … Википедия
Россия. Политический отдел и финансы: Финансовое хозяйство — 1) Древнейший период. Содержание князя, военные предприятия, примитивное управление и суд как главнейшая составная часть последнего были единственными коллективными потребностями древнейших русских политических союзов. Удовлетворение этих… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
Внимание!
Портал работает в тестовом режиме!
Если у вас появились предложения по улучшению портала или вы нашли ошибку, свяжитесь с нами.
Форма обратной связи расположена в верхней навигационной панели.
Обратная связь
Предложения и замечания по работе портала направляйте по адресу: info@adm.khv.ru.
Обратная связь
Предложения и замечания по работе портала направляйте по адресу: info@adm.khv.ru.
Ошибка!
Неизвестная ошибка. Пожалуйста свяжитесь с нами и опишите последовательность действий которые привели к данному сообщению.
Помощь по работе с сайтом в режиме для слабовидящих
В режиме для слабовидящих доступен ряд функций:
Клавиатура:
Обновлено секунду назад
Задачи и функции отдела
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОБЩЕГО ОТДЕЛА
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ОБЩЕГО ОТДЕЛА
Общий отдел в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий выполняет следующие функции:
— приведение их в соответствие с нормами и правилами современного русского литературного языка, требованиями, предъявляемыми к документам официального делового стиля;
— оформление на соответствующем бланке;
— предоставление главе Амурского муниципального района, его заместителям для подписания;
3.1. На бумажном носителе:
— согласно указателям рассылки;
— в Амурскую городскую прокуратуру.
3.2. В электронном виде:
3.2.1. В группу по информационно-технологическому обеспечению администрации Амурского муниципального района:
— для размещения в информационном банке СПС «КонсультантПлюс: Хабаровский выпуск»;
— для размещения на Интернет-портале органов местного самоуправления Амурского муниципального района.
3.2.2. В МУП «Редакция газеты «Амурская заря» для официального опубликования в газете «Амурская заря».
8.1. Соблюдением требований Регламента администрации Амурского муниципального района в пределах своих полномочий, Инструкции по делопроизводству в администрации Амурского муниципального района при подготовке проектов муниципальных правовых актов.
8.2. Соблюдением сроков согласования проектов муниципальных правовых актов.
8.3. Соблюдением установленного порядка предоставления главе Амурского муниципального района проектов документов.
8.4. Своевременным исполнением документов в установленные сроки в соответствии с резолюциями руководителей.
8.5. За формированием дел текущего делопроизводства в структурных подразделениях администрации Амурского муниципального района в строгом соответствии с номенклатурой дел с учетом сроков их хранения.
— описи дел постоянного срока хранения, подлежащих передаче на постоянное хранение;
— описи дел постоянного хранения, хранящихся на месте;
— описи дел по личному составу;
— описи личных дел уволенных работников;
— описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения;
— акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
— акты о неисправимых повреждениях документов;
— акты о выделении дел к уничтожению с истекшими сроками хранения.
— регистрации постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства Хабаровского края, присланных для руководства или сведения;
— регистрации решений Собрания депутатов Амурского муниципального района, присланных для руководства или сведения;
— регистрации постановлений главы Амурского муниципального района, постановлений администрации Амурского муниципального района, а также распоряжений главы Амурского муниципального района и распоряжений администрации Амурского муниципального района по основной деятельности;
— регистрации соглашений по передаче полномочий между органами местного самоуправления муниципальных образований;
— учета проверок администрации Амурского муниципального района, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля;
— регистрации соглашений, договоров, контрактов об экономических, научных, культурных и иных связях администрации Амурского муниципального района;
— учета бланков строгой отчетности;
— регистрации гербовых и простых печатей, штампов и их оттисков администрации Амурского муниципального района и её структурных подразделений;
— учета выдачи печатей и штампов;
— регистрации обращений граждан, учета приема граждан по личным вопросам, учета приема посетителей;
— контроля исполнения документов;
— регистрации выдачи архивных справок, архивных копий и выписок из документов, выдачи дел во временное пользование;
Общий отдел осуществляет финансово-хозяйственное и организационно-техническое обслуживание Администрации.
Общий отдел обеспечивает эффективное управление, распоряжение и использование имущества, финансовых средств Администрации
Общий отдел осуществляет качественное и бесперебойное обеспечение деятельности Администрации и ее сотрудников в рабочее время.
Общий отдел обеспечивает четкую организацию делопроизводства в Администрации
Общий отдел обеспечивает строгое соблюдение установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений, жалоб граждан и организации приема населения по личным вопросам в Администрации, поселках, в организациях, подведомственных Администрации
Общий отдел обеспечивает прием, учет и регистрацию документов, поступающих в Администрацию и исходящих из Администрации, контролирует порядок ее прохождения в подразделениях Администрации.
Общий отдел обеспечивает регистрацию нормативных правовых актов и иных распорядительных документов Администрации, осуществляет контроль за их исполнением
Общий отдел отвечает за подготовку поздравлений работников Администрации в знаменательные даты и их дни рождения.
Общий отдел выполняет вышеуказанные задачи в отношении Администрации, ее структурных подразделений, а так же в силу необходимости в отношении иных (сторонних) юридических и физических лиц.
Функции Общего отдела
Общий отдел готовит проекты договоров по хозяйственной и кадровой деятельности Администрации. Общий отдел принимает участие в разработке нормативных правовых актов Администрации.
Общий отдел ежегодно разрабатывает проекты смет расходов Администрации городского округа и представляет их на утверждение Главе городского округа.
Общий отдел осуществляет расходование средств, проводит мероприятия в пределах утвержденных постановлениями и распоряжениями Администрации Кыштымского городского округа финансовых смет.
Общий отдел осуществляет учет товарно-материальных ценностей, финансовых средств. Проводит периодический осмотр, инвентаризацию имущества и составляет акты на его списание. Обеспечивает сохранность и рациональное использование товарно-материальных ценностей, составляет и представляет в соответствующие органы установленные действующим законодательством и другими нормативными правовыми актами различные виды и формы отчетности, а также несет ответственность за их достоверность.
Общий отдел осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению работников Администрации канцелярскими товарами, техническим оборудованием, оргтехникой.
Общий отдел организует капитальный и текущий ремонт административного здания и сооружений, находящихся на балансе Администрации в оперативном управлении своими силами или силами привлеченных организаций.
Общий отдел обеспечивает надлежащий порядок в административном здании и сооружениях, находящихся на балансе Администрации, соблюдение действующих санитарных требований и норм противопожарной безопасности, охраны труда и техники безопасности для работающих лиц в Администрации.
Общий отдел, согласно поручениям Главы городского округа, готовит предложения по распределению служебных помещений в административном здании Администрации.
Общий отдел в пределах своей компетенции участвует в работе по совершенствованию Схемы управления Кыштымского городского округа, Структуры Администрации.
Общий отдел в пределах своей компетенции принимает участие в подготовке и осуществлении проводимых Администрацией мероприятий.
Общий отдел принимает меры для создания надлежащих условий труда сотрудникам Администрации, в соответствии с требованиями охраны труда и техники безопасности.
Общий отдел организует работу телефонной связи, в том числе и внутренней, в административном здании Администрации.
Общий отдел осуществляет выдачу служебных удостоверений должностным лицам, и служащим Администрации, обеспечивает пропускной режим, охрану административного здания и работающих в нем должностных лиц.
Общий отдел организует делопроизводство в Администрации.
Общий отдел разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и служебной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков.
Общий отдел копирует и рассылает в соответствии с Регламентом работы Администрации решения аппаратных совещаний, комиссий и координационных советов, а так же нормативных правовых актов Администрации Кыштымского городского округа.
Общий отдел ведет учет и хранит законченные делопроизводством дела и документы, подготавливает и сдает их в городской архив, в соответствии с действующими Правилами.
Общий отдел осуществляет контроль за соблюдением Правил ведения делопроизводства в отделах, Управлениях и комитетах Администрации.
Общий отдел совместно с отделом организационно-контрольной работы осуществляет организационно- техническую подготовку аппаратных совещаний и других мероприятий, проводимых в Администрации.
Общий отдел организует личный прием граждан Главой городского округа и его Заместителями в Администрации и поселках, а так же «горячий телефон».
Общий отдел осуществляет контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления Кыштымского городского округа, комитетах, отделах, структурных подразделений Администрации, предприятий, учреждениях, организациях разных форм собственности;
Обобщает и анализирует поступающие обращения граждан, составляет необходимые отчеты, справки о проделанной в этой области работе.
Общий отдел проверяет по поручению Главы городского округа состояние дел по рассмотрению предложений, заявлений, жалоб граждан в отделах, комитетах Администрации, поселках, организациях, подведомственных Администрации.
Общий отдел оказывает содействие депутатам всех уровней законодательной (представительной) власти в рассмотрении поступающих к ним предложений, заявлений, жалоб избирателей, в организации приема граждан по личным вопросам.
Общий отдел в выходные и праздничные дни организует круглосуточное дежурство в приемной Главы городского округа за счет ответственных работников аппарата и штатных работников общего отдела
Общий отдел осуществляет кадровую работу в Администрации:
ведет табельный учет выходов на работу сотрудников Администрации;
осуществляет ведение личных дел муниципальных служащих Администрации и руководителей структурных подразделений Администрации, хранение документов по кадровым вопросам;
осуществляет ведение и оформление трудовых книжек на работающих в Администрации;
вносит предложения по формированию Реестра муниципальных служащих муниципальной службы Администрации Кыштымского городского округа;
вносит предложения по формированию кадрового резерва муниципальных служащих в Администрации. Ведет сводный кадровый резерв муниципальных служащих по Кыштымскому городскому округу;
организует и координирует разработку проектов нормативных актов по вопросам муниципальной службы, применительно к органам местного самоуправления Кыштымского городского округа;
разрабатывает систему квалификационных требований к муниципальным служащим Администрации, определения в соответствии с законодательством условий приема на службу, поощрения, продвижения, ответственности, увольнения и социальной защиты муниципальных служащих;
осуществляет контроль за соблюдением требований к служебному поведению муниципальных служащих Администрации и урегулированию конфликта интересов;
осуществляет контроль за проведением и организацией мероприятий по противодействию и профилактике коррупции в Администрации;
разрабатывает Правила и процедуры составления Инструкций по должностям, включенным в Реестр муниципальных служащих Администрации Кыштымского городского округа;
формирует и ведет банк кадровой информации;
готовит распорядительные документы Администрации по приему- увольнению и т.д. работников (служащих) Администрации, ведет служебную переписку по вопросам, входящим в компетенцию общего отдела ;
оформляет трудовые договора на работников (служащих) Администрации. Ведет сводный Реестр трудовых договоров по Администрации;
готовит статистические отчеты по кадровой политике для областных структур, статистического Управления;
обеспечивает подготовку документов, необходимых для назначения пенсий по старости работникам Администрации и пенсий за выслугу лет муниципальным служащим, увольняемым из Администрации, а так же представление этих документов в органы социальной защиты населения;
готовит материалы для проведения аттестации и квалификационных экзаменов муниципальным служащим;
готовит материалы для расчета муниципального стажа муниципальным служащим, работникам, занимающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы Кыштымского городского округа, и осуществляющих техническое обеспечение Администрации Кыштымского городского округа; для получения пенсии за выслугу лет муниципальным служащим, ушедшим в отставку при достижении предельного возраста нахождения на муниципальной службе;
составляет Графики отпусков на работников (служащих) Администрации и предоставляет их на утверждение Главе городского округа;
оформляет документы для получения медицинских страховых полюсов на работающих в Администрации в медицинской страховой компании;
обеспечивает контроль за соблюдением законодательства о муниципальной службе;
Общий отдел организует работу автотранспортного хозяйства Администрации и обеспечивает транспортное обслуживание всех ее подразделений.
Ведет учет автотранспорта, находящегося на балансе Администрации, производит его регистрацию и перерегистрацию в МРЭО ГИБДД ОВД по Кыштымскому городскому округу, организует прохождение ежегодного техосмотра автотранспорта, прохождение ежедневного предрейсового медицинского осмотра водителей легковых автомобилей Администрации, предрейсового техосмотра автомобилей Администрации, готовит отчеты и информации по транспорту, обеспечивает контроль за порядком использования автотранспорта в Администрации.
Структурное подразделение: определение, функции, руководство
Правовые аспекты работы структурных подразделений
Структурное подразделение не может быть рассмотрено в отдельности от предприятия, ведь оно не наделено юридической или экономической самостоятельностью. В соответствии с законодательством, можно выделить следующие особенности данных структурных единиц:
Положение о подразделениях
Деятельность структурного подразделения осуществляется на основании специального положения, которое разрабатывается руководством предприятия в соответствии с установленными законодательными нормами. Документ содержит в себе следующие основные разделы:
Требования к структурным подразделениям
Чтобы обеспечивать непрерывную эффективную работу, структурное подразделение должно соответствовать ряду обязательных требований, а именно:
Функции структурных подразделений
Каждое структурное подразделение организации призвано выполнять определенные функции, отраженные в соответствующем положении. Их содержание зависит от сферы и рода деятельности звена. При разработке функций руководство должно основываться на следующих требованиях:
Управление подразделениями
Как и предприятие в целом, все его звенья нуждаются в эффективном управлении. Непосредственную ответственность за выполнение этой задачи несет руководитель структурного подразделения. Стоит отметить, что методика и модели управления могут быть выбраны локальным начальством самостоятельно или же делегированы сверху.
В зависимости от сферы деятельности подразделения, а также рамок ответственности руководителя, последний имеет право делегировать некоторые полномочия своим подчиненным. При этом должна соблюдаться строгая система отчетности и контроля. Итоговая ответственность за результаты работы лежит исключительно на руководителе.
Деятельность должна быть организована следующим образом:
Выводы
Важно организовать эффективное взаимодействие между различными структурными подразделениями. Их функции не должны дублироваться, а также противоречить друг другу. Особое внимание уделяется вопросу организации руководства. Начальство структурного звена хоть и имеет широкие полномочия касательно его управления, но тем не менее обязуется неукоснительно выполнять все распоряжения и требования генерального директора.
