Управление содержанием проекта
Содержание проекта – это то, что проект включает в себя, и в чем он состоит. Управление содержанием проекта – достаточно большая область знаний, владея которыми Руководитель проекта определяет, что входит в проект и что остается за его рамками.
Содержание проекта – это наличие в проекте тех работ, которые необходимо выполнить, для того, чтобы получить желаемый результат.
Таким образом, содержанием нужно управлять и контролировать его на протяжении всего жизненного цикла проекта, следить за тем, чтобы в списке необходимых работ не появились лишние, не относящиеся к желаемому результату проекта. Или какие-то побочные, относящиеся уже к другому проекту.
Также стоит различать содержание проекта и содержание продукта: в первом случае, это работы, которые необходимо выполнить для получения желаемого результата (продукта, услуги), во втором случае – это функции и характеристики результата.
В процессе определения содержания появляется детальный документ, в котором отражены цели и задачи проектных работ.
Не стоит так же забывать, что для достижения одного результата могут быть использованы различные альтернативные методы, таким образом, следует рассматривать вопрос шире, со всех сторон, чтобы не упустить более выгодные возможности.
После того, как разработан и утвержден устав проекта, собраны и задокументированы требования, может быть составлено описание содержания проекта. Оно уже содержит больше информации о проекте, и оно более детально.
Качественно составленное описание содержания проекта важно еще и потому, что впоследствии будет являться основой для планов и решений. В то время как при плохо определенных целях могут возникнуть значительные риски.
Чем детальнее и однозначнее звучат пункты содержания проекта, тем проще потом определить, что проект завершен, то есть выполнены все требования и достигнуты все поставленные цели.
Но мы все понимаем, что в процессе жизненного цикла проекта появляется все больше и больше уточняющей информации, что необходимо учитывать при дополнении и детализации содержания проекта, при необходимости согласовывая с заинтересованными лицами.
Содержание проекта включает в себя:
Об описании содержания проекта, критериях приемки результата и границах проекта поговорим ниже.
Описание содержания проекта
В описание проекта входит достаточно высокоуровневое описание того, какие результаты должны быть получены. По большому счету, это следующий уровень детализации того содержания, которые было приведено в уставе проекта. Важно включить сюда то, что требуется сделать или произвести для получения результата. Например, если вы внедряете новую информационную систему, в содержание проекта будет входить:
Критерии приемки результата проекта
По каждому из элементов содержания проекта, приведенному выше, указывается, как заказчик и мы сами поймем, что результат действительно соответствует ожиданиям? Это обычно самая сложная часть описания содержания проекта, т.к. степень неопределенности еще слишком высока, а договариваться нужно уже тут, на берегу,пока работы не начались.
Настоящее искусство – это сформулировать критерии так, чтобы они были действительно удобны в использовании и не вызывали разночтения.
Например, для элемента “Обученные пользователи” (подкатегория “Обученные бухгалтера по работе с дебиторами”) критерием приемки может быть “Бухгалтер может выполнить следующие операции: ввод акта сверки, согласование счета и т.д. самостоятельно не более чем за 1 минуту”.
Границы проекта
Помимо того, что команда проекта будет делать в ходе его реализации, очень важно определить, чего она делать не будет.
На рисунке ниже схематично изображено определение границ проекта.
Определение границ проекта
В ходе описания границ проекта определяются и документируются все моменты, которые могут подразумеваться как часть проекта, но таковой не являются (опять же, в идеально случае вы просто детализируете то, что ранее написали в уставе проекта).
Продолжая приведенный выше пример, в содержание проекта входит обучение пользователей, но не входят командировки проектной команды для обучения бухгалтеров в регионах или организация командировок этих бухгалтеров для обучения в Москве (об этом заказчику придется позаботиться самостоятельно).
Управление содержанием целесообразно еще и потому, что позволяет контролировать объем усилий и средств, направленных на получение результата. Что, если на выполнение проекта потрачено огромное количество ресурсов, усилий, времени – а результат, мягко говоря, того не стоит?
Хорошо написанное содержание проекта – одна из основополагающих успеха проекта и отличный инструмент коммуникации, который руководитель проекта должен уметь использовать во благо этого проекта.
Информация полезна? Поддержи развитие проекта!
На кофе и новые материалы для читателей блога 🙂
Управление интеграцией проекта. Управление содержанием проекта
Устав проекта
Устав проекта ( Project Charter) является официальной авторизацией проекта и разрабатывается Руководителем проекта с привлечением членов команды управления проектом со стороны Исполнителя. Устав проекта согласовывается с командой управления проектом со стороны Заказчика и утверждается Спонсорами проекта как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика.
Исходными документами для разработки Устава проекта внедрения ИС являются контракт и результаты предпроектного обследования, определяющие содержание работ по проекту. Результаты предпроектного обследования оформляются в виде отчета, включая описание бизнес-процессов верхнего уровня.
Устав проекта содержит следующую информацию:
1. Название проекта.
2. Бизнес-цели компании или причины возникновения проекта.
Формулировка причины фактически дает ответ на вопрос » Зачем выполняется данный проект?».
Цели проекта определяют, что должно быть выполнено, и описывают конечный результат проекта. В Уставе проекта приводится цель проекта как результат, ожидаемый Заказчиком и полезный для него. Цель формулируется совместно Заказчиком и Исполнителем.
При формулировании цели руководитель проекта должен контролировать ее соответствие контракту, в рамках которого будут выполняться работы по проекту.
Формулировка целей должна соответствовать следующим критериям ( SMART- Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound ):
Результаты проекта должны соотноситься со спецификацией контракта, в рамках которого будут выполняться работы по проекту.
Примеры формулировок целей:
Границы проекта определяют в целом то, что включается в проект. Необходимо явно указывать, что не включается в проект (таблица 4.2), чтобы исключить ситуацию, когда участник проекта ошибочно считает некоторый продукт, услугу или результат входящими в проект.
Указываются территориально удаленные объекты, подлежащие автоматизации.
| Раздел функциональности | Процессы, не подлежащие реализации |
|---|---|
| Организационный менеджмент | Формирование фонда заработной платы по специфичным методикам. Система оповещения по функциям Управления персоналом в целом. Ведение аттестации рабочих мест, вредных условий труда |
| Администрирование персонала | Ведение параллельных данных на английском языке |
| Учет рабочего времени | Фактический учет рабочего времени (будет использоваться негативный учет). Учет рабочего времени по заказам/объектам. Учет работы во вредных условиях |
| Расчет зарплаты | Сдельная система оплаты труда |
5. Содержание проекта (задачи проекта).
Содержание проекта отвечает на вопрос «Какую конкретную работу нужно выполнить для достижения поставленных целей?» или «Какие задачи необходимо решить для достижения поставленных целей?». Содержание может быть получено от Заказчика в качестве составляющей тендерной документации.
Пример описания содержания (задач) проекта
Требования к бизнес-процессам должны включать:
Управление «расползанием» границ проекта: почему, когда и как
Требования меняются и расширяются в ходе любого проекта. Это естественный аспект разработки программного обеспечения. Менеджер проекта должен предвидеть и планировать это, например, путем включения буферов в планы на случай непредвиденных обстоятельств при взятии на себя обязательств. Расползание границ (от англ. «scope creep», также известное как расползание возможностей и расползание требований), однако, относится к неконтролируемому расширению возможностей, которые команда пытается запихнуть в уже переполненный проект. Все это не помещается.
Постоянное изменение и расширение требований затрудняет своевременную реализацию приоритетных функций. Постоянное расширение функциональности приводит к задержкам, проблемам с качеством и нерациональному использованию энергии. Расползание границ — одна из самых распространенных проблем в разработке программного обеспечения.
Определение границ
Первым шагом в борьбе с расползанием границ является документирование четко сформулированных и согласованных границ проекта. Без определения этих границ вы не сможете даже понять, что у вас наблюдается расползание границ. Техники, описанные в моей статье «Определение границ проекта», содержат несколько методов определения. Agile-проекты должны составлять краткое описание границ для каждой итерации, чтобы убедиться, что все понимают, что будет и что не будет реализовано в ходе данной итерации. В качестве альтернативы можно дать каждой итерации краткое название, передающее ее цель.
Шаблон документа «Видение и рамки», который я рекомендую, включает раздел «Ограничения и исключения». Здесь вы можете перечислить все возможности или характеристики продукта, которые заинтересованные лица могут ожидать, но которые заведомо не планируются к добавлению в продукт или в конкретный релиз. Можно также перечислить элементы, которые были исключены из границ проекта, чтобы не забыть о решении по данным рамкам. Подобное перечисление известных ограничений помогает команде быстро принимать решения, если поступает