что такое графический образ документа

В ЕИС заказчик должен размещать графический вид протокола

В ходе закупок заказчик должен размещать в единой информационной системе протокол, или его электронный вид, а также графический вид протокола (письмо Минэкономразвития России от 06.07.2016 № Д28и-1672).

В ЕИС размещают информацию о закупке (п. 5 ст. 4 Федерального закона от 18.07.2011 №

Судя по нормам пункта 12 статьи 4 Закона № протоколы, составляемые в ходе закупки, размещаются заказчиком в ЕИС не позднее чем через три дня со дня подписания.

Для размещения протоколов представитель заказчика выбирает форму протокола из имеющихся в ЕИС форм или корректирует имеющуюся в соответствии с положением о закупке и (или) размещает электронный вид протокола (п. 33 постановления Правительства РФ от 10.09.2012 № 908). Итак, пунктом 35 предусмотрено, что протоколы, составленные в ходе закупки, размещаются также в графическом виде.

В соответствии с пунктом 9 существуют такие виды предоставления информации, в том числе протоколов:

Следовательно, заказчик в ходе закупок должен размещать в ЕИС протокол, сформированный посредством функционала ЕИС, и (или) электронный вид протокола, а также графический вид протокола.

Кстати, согласно пункту 1.2 Порядка пользования единой информационной системой в сфере закупок, утвержденного приказом Федерального казначейства от 30.12.2015 № 26н, в ЕИС размещаются файлы следующих форматов: bmp, jpg, jpeg, gif, tif, tiff, docx, doc, rtf, txt, pdf, xls, xlsx, rar, zip.

Источник

Доступ к графическим образам официальных публикаций правовых актов

Справочные правовые системы позволяют быстро найти текст необходимого правового акта. Однако при решении многих серьезных вопросов, например, при обращении в судебные органы или подготовке приложений к важной документации, возникает потребность иметь не только электронный текст, но и копию официальной публикации документа.

В условиях отсутствия системы электронного документооборота в большинстве министерств и ведомств одним из технологических решений проблемы доступа граждан к официальным публикациям нормативных актов является создание электронных банков графических образов официальных публикаций документов.

В системе ГАРАНТ целый ряд официально опубликованных документов, подключаемых в систему, сопровождается ссылками на их оригиналы, хранящиеся на web-сервере компании. Эти оригиналы являются графическими изображениями, полученными в результате сканирования официальных источников публикации. Банк электронных копий еженедельно пополняется. В настоящее время такая работа проводится со следующими изданиями: Собрание законодательства Российской Федерации, Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, Бюллетень международных договоров Российской Федерации, Бюллетень Верховного Суда Российской Федерации. Используя новые возможности системы, пользователи могут получить официальные копии Федеральных законов, Указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, постановлений Конституционного Суда, международных договоров, нормативных актов федеральных министерств и ведомств, зарегистрированных в Министерстве юстиции, а также копии опубликованной судебной практики Верховного Суда РФ и судов общей юрисдикции.

Ссылка на графический образ официальной публикации расположена в верхней части экрана перед началом документа и выглядит как обычная гипертекстовая ссылка. Перейдя по ней, пользователь имеет возможность увидеть и напечатать документ именно в том виде, в каком он был официально опубликован. Кроме того, сравнив текст документа, подключенного в систему ГАРАНТ, с его «бумажным» оригиналом, пользователь может наглядно убедиться в аутентичности представленных в правовой системе документов.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Что такое графический образ документа

Чем отличается электронный образ документа от электронного документа?

Электронный образ документа создается с помощью средств сканирования документа на бумажном носителе, а электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.
Документы могут быть как в бумажном, так и в электронном виде.
В определенных целях документ в электронном виде может быть как электронным образом документа, так и электронным документом (п. 1 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 N 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов»).

Понятие электронного образа документа и электронного документа
Электронные образы документов — это документы на бумажном носителе, преобразованные в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).
Под электронным образом документа (электронной копией документа, изготовленной на бумажном носителе) в судебной практике понимается переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная в установленном порядке (п. 1 Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 57, п. 2.2.1 разд. 2.2 Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденного Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 N 252 (далее — Порядок N 252), п. 2.2.1 разд. 2.2 Порядка подачи мировым судьям документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденного Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 11.09.2017 N 168 (далее — Порядок N 168)).
Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Закона N 149-ФЗ).
В судебной практике под электронным документом понимается документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством РФ (п. 1.4 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.12.2016 N 251).

Требования к электронному образу документа и к электронному документу
Требования к электронному образу документов и к электронному документу зависят от цели составления и от получателя документа.
Так, например, при подаче документов в арбитражные суды Российской Федерации или мировым судьям электронные образы должны отвечать определенным требованиям, в частности (разд. 2.2 Порядка N 252, разд. 2.2 Порядка N 168):
электронный образ документа должен обеспечивать сохранение всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности, должен содержать графическую подпись лица, печать и угловой штамп бланка (при наличии);
электронный образ может быть заверен как усиленной квалифицированной электронной подписью, так и простой электронной подписью;
сканирование документа на бумажном носителе должно производиться в масштабе 1:1 в черно-белом либо сером цвете (качество 200 — 300 точек на дюйм), сканирование в режиме полной цветопередачи осуществляется при наличии в документе цветных графических изображений либо цветного текста, если это имеет значение для рассмотрения дела;
файл электронного образа документа должен быть в формате PDF, размер файла не должен превышать 30 Мб;
каждый отдельный электронный образ документа должен быть представлен в виде отдельного файла.
При подаче документов в арбитражные суды РФ электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись). При подписании документа несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле. Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее. Размер файла электронного документа не должен превышать 30 Мб. Каждый отдельный документ должен быть представлен в виде отдельного файла (п. п. 2.3.2, 2.3.3, 2.3.5, 2.3.6 Порядка N 252).
Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, установлены в ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Согласно п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (применяется в порядке, предусмотренном ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации») (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016) отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством (п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Организации могут использовать бланки документов, изготовленные на бумажном носителе и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений (п. 6.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Отличие электронного образа документа от электронного документа
Электронный образ документа следует отличать от электронного документа. Электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписывается электронной подписью (квалифицированной, простой или неквалифицированной электронной подписью) (ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка N 252, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка N 168). Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) переводится в электронную форму с помощью средств сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. При этом могут предъявляться требования по заверению электронных образов документов электронной подписью (п. 2.2.5 Порядка N 252, п. 2.2.5 Порядка N 168).
Такое разделение документов в электронном виде свидетельствует о необходимости различать образ документа, созданного на бумаге, от непосредственно электронного, а также по-разному подходить к работе с ними.
Электронный образ документа не заменяет собой бумажный оригинал документа и не включается в Перечни электронных документов (п. 2.6 Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденных Приказом Росархива от 29.04.2011 N 32).
Данные документы также отличаются тем, что полномочия на подписание их могут быть у разных людей: одни уполномочены подписывать электронные документы, а вторые — заверять подписью электронный образ документа.

Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО «Управляющая компания «КВС»

См. также:
Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?
Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?

Источник

Электронный документ и сканы: в чем разница для налоговиков

Давайте разбираться, есть ли разница для инспекторов между электронным документом и электронным образом документа.

Как ни странно, но иногда происходит путаница в таких понятиях как «электронный документ» и «электронный образ» документа. Поэтому давайте более подробно остановиться на данном вопросе, возможно эта статья поможет кому-то избежать проблем при проверке.

Рассмотрим несколько ситуаций, с которыми столкнулись организации.

Ситуация 1. Между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте

При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи Покупателю документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого стоит подпись должностного лица, сделанная от руки. У Покупателя возникают сомнения, а насколько такой документ соответствует понятию электронного документа? Могут ли у него при проверке возникнуть проблемы с подтверждением расходов, заявленных при определении налоговой базы по налогу на прибыль?

Откровенно говоря, сами налоговики пока не все понимают в ЭДО. Бухгалтеры тоже путаются. Давайте разбираться вместе. Мы подготовили тренинг «Электронная первичка: доверять, проверять, использовать». Это не просто семинар, это тренинг с глубоким погружением, взрывом сознания и счастливым концом. Интересный формат. Тренинг пройдет 20 февраля в Москве.

Сначала давайте разберемся, что же такое электронный документ, а для этого обратимся к нормам Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее Закон № 149-ФЗ).

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Закона № 149-ФЗ).

При этом по мнению налоговиков, электронный документооборот — это последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, обеспечивающую некоторый регламентированный процесс по обмену документами.

Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон № 63-ФЗ) определяет условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. В частности согласно п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается документ, подписанный квалифицированной электронной подписью. Другими словами, электронный документ, подписанный должным образом — это оригинал документа, т.е. он всегда является первым экземпляром, это если проводить аналогию с бумажными документами.

Согласно Постановлению Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)», сканирование документа — это получение его электронного образа. Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.

Исходя из условий рассматриваемого вопроса между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте. При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица. Другими словами у Покупателя в наличии остается «скан» документа, его копия или электронный образ, заверенный цифровой подписью.

А достаточно ли будет этого для подтверждения расходов при исчислении налога на прибыль? Давайте разберемся.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При этом, как указывают налоговики, копии документов (электронные образы) не являются оправдательными документами для целей налогового учета расходов. Так в Письме УФНС по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968 контролеры отмечают в частности, что сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.

Учитывая вышеизложенное сканирование документа — это получение его электронного образа.

Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов. Поэтому документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица, не соответствует понятию электронного документа. При проверке у получающей стороны могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов, поскольку сканированные копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания таковых в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.

Тренинг ведет Лапина О.Г. — к.э.н., советник государственной гражданской службы РФ II класса, автор книги-бестселлера «Годовой отчет: сдаем в срок и без ошибок с учетом практики налоговых проверок». Она обещает три ступени обучения на мероприятии:

1) понимание того, что такое электронная первичка;

2) знание нюансов передачи электронных документов в налоговую;

3) приобретение навыков чтения форматов и практическое ознакомление с возможностями использования скрытых (неявных) полезностей форматов, утвержденных ФНС России.

Ситуация 2: Оптовый поставщик, отпустив товар и подписав оригиналы отгрузочных документов, потом получает их назад от покупателя с его подписями

Поскольку подписанные покупателем оригиналы предоставляются по почте, то это происходит с некоторой задержкой. Иногда документы не возвращаются, при этом покупатель всегда в адрес поставщика направляет подписанные первичные документы в виде скан-образов. Может ли электронный скан-образ документа заменить его оригинал, подтверждающий отгрузку и оформленный на бумаге?

Как всегда обратимся к нормам законодательства. Прежде всего следует напомнить, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Кроме того первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153 и ст. 161 ГК РФ).

При этом подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, что следует из пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).

Поэтому, в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.

Замена подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена (Письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).

Поэтому электронный скан-образ документа не может заменить его оригинал, оформленный на бумаге. Однако, справедливости ради следует отметить, что для Поставщика отсутствие оригинала документа на поставку скорее всего не повлечет серьезных негативных последствий, если сделка по отгрузке товаров будет своевременно и в полном объеме отражена в учете.

Автор статьи — Елена Пшеничная, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт»

Источник

Что такое графический образ документа

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Министерства экономического развития РФ от 6 июля 2016 г. N Д28и-1672 О размещении информации в единой информационной системе в сфере закупок

В соответствии с частью 5 статьи 4 Федерального закона от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» в ЕИС размещаются в том числе протоколы, составляемые в ходе закупки.

Согласно части 12 данной статьи указанные протоколы размещаются заказчиком в ЕИС не позднее чем через три дня со дня подписания таких протоколов.

В соответствии с пунктом 33 Положения для размещения в ЕИС протоколов, составленных в ходе закупки, представитель заказчика в ЕИС выбирает форму протокола из имеющихся в ЕИС форм протоколов или корректирует имеющуюся в ЕИС форму протокола в соответствии с положением о закупке и (или) размещает электронный вид протокола.

Пунктом 35 вышеназванного раздела предусмотрено, что протоколы, составленные в ходе закупки, размещаются также в графическом виде.

Согласно пункту 9 Положения существуют следующие виды представления информации, в том числе протоколов:

Дополнительно отмечаем, что согласно пункту 1.2 Порядка пользования единой информационной системой в сфере закупок, утвержденного приказом Федерального казначейства от 30 декабря 2015 г. N 26н, в ЕИС размещаются файлы следующих форматов: bmp, jpg, jpeg, gif, tif, tiff, docx, doc, rtf, txt, pdf, xls, xlsx, rar, zip.

Обращаем внимание, что юридическую силу имеют разъяснения органа государственной власти, в случае если данный орган наделен в соответствии с законодательством Российской Федерации специальной компетенцией издавать разъяснения по применению положений нормативных правовых актов.

В соответствии с Положением о Минэкономразвития России, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 437, Минэкономразвития России не наделено полномочиями по разъяснению законодательства Российской Федерации, а также нормативных правовых актов субъекта Российской Федерации.

Обзор документа

В силу Закона о закупках отдельными видами юрлиц в ЕИС размещаются в том числе протоколы, составляемые в ходе закупки, не позднее чем через 3 дня с момента их подписания.

Для размещения в ЕИС протоколов, составленных в ходе закупки, представитель заказчика выбирает форму протокола из имеющихся в ЕИС или корректирует содержащуюся в ЕИС форму в соответствии с положением о закупке и (или) размещает электронный вид протокола.

Протоколы, составленные в ходе закупки, размещаются также в графическом виде.

Разъяснено, какие существуют виды представления информации, в том числе протоколов, а также в каких форматах файлы размещаются в ЕИС.

Источник