что делать если утеряна трудовая книжка в беларуси
Что делать, если потерял трудовую книжку
Что делать, если потерял трудовую книжку
Утеря трудовой книжки – частая практика, такие неприятности случаются не только со стороны работника, но и работодателя. В таких ситуациях, самые волнующие вопросы: “Как восстановить трудовую при утере? Где? Возможно ли это вообще?”. Этот вопрос решаемый.
Согласно ст. 50 ТК РБ при трудоустройстве при отсутствии у работника трудовой книжки наниматель обязан завести новую трудовую или оформить ее дубликат. Для этого утерявший должен написать заявление с причиной отсутствия (утрата, повреждение или другое) и предоставить необходимые материалы, подтверждающие стаж.
Порядок действий
Восстановление трудовой в РБ возможно следующими путями:
Если прошло не более 6 месяцев со дня увольнения. Работник может написать заявление предыдущему работодателю с просьбой о выдаче дубликата. Он выдается в течение 15 дней со дня обращения с пометкой «Дубликат» на 1 странице.
Если прошло более 6 месяцев. Уволенный сотрудник должен обратиться за справкой о периоде работы, к последнему нанимателю. После выдачи справки с подписью предыдущего нанимателя новый работодатель оформляет дубликат.
Если предыдущий наниматель прекратил деятельность или ликвидировал организацию. В такой ситуации по вопросу выдачи справки о периоде работы и иных документов, подтверждающие стаж, необходимо обращаться по месту хранения этих документов (архив).
Важно! Согласно нормативным правовым актам могут быть разные сроки со дня увольнения с предыдущего места работы, в течение которых можно обратиться за восстановлением:
1 год согласно подп. 1.6 п. 1 постановления № 1635.
3 месяца согласно п. 51 Инструкция № 30.
Сведения в дубликат вносятся на основании копий книжки и подтверждающих документов (справка, договор) с указанием ссылки на документ, на основании которого произведены соответствующие записи.
Если вы не знаете, как восстановить трудовую книжку в Беларуси, какие бумаги предоставить, наши специалисты готовы помочь вам. За подробной консультацией обращайтесь по телефону + 375 29 653 94 22.
Что делать если утеряна трудовая книжка в беларуси
Утеря трудовой книжки: как поступить работнику
Трудовая книжка является необходимым документом при смене места работы граждан. При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать ее предоставления, а гражданин обязан ее предоставить, за исключением лиц, впервые поступающих на работу и совместителей.
Но как поступить лицу, утерявшему трудовую книжку?
Для разрешения сложившейся ситуации необходимо обратиться к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 №40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция).
На основании положений Инструкции в случае, если работник утерял трудовую книжку, он вправе обратиться к нынешнему нанимателю, а уволенный работник – к нанимателю по последнему месту работы в течение шести месяцев после его увольнения с письменным заявлением о выдаче ему дубликата трудовой книжки.
При поступлении такого письменного заявления наниматель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 календарных дней после поступления заявления.
При подаче гражданином соответствующего заявления по истечении шести месяцев со дня его увольнения, наниматель по прежнему месту работы выдает не дубликат трудовой книжки, а справку о периоде работы, службы, которая является основанием для заведения дубликата трудовой книжки по новому месту работы.
В случае ликвидации организации, являющейся прежним местом работы лица, дубликат трудовой книжки выдается нанимателем по новому месту работы независимо от срока, прошедшего с даты увольнения, на основании сведений, подтверждающих ликвидацию организации, и справки о периоде работы, службы. По вопросу выдачи справки о периоде работы у ликвидированного нанимателя, а также документов, подтверждающих ликвидацию организации, уволенный работник вправе обратиться по месту хранения указанных документов. Как правило, такие документы могут храниться в местном исполнительном и распорядительном органе, архиве и т.п.
При выдаче дубликата трудовой книжки наниматель оформляет трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульной страницы.
При утрате трудовой книжки по вине нанимателя последний самостоятельно принимает меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению на работу к данному нанимателю, и выдает дубликат трудовой книжки.
Если утеряна трудовая книжка
Мною была утеряна трудовая книжка, с предыдущего места работы я уволился около 7 месяцев назад, пока не работаю, но собираюсь трудоустроиться. Как быть в такой ситуации, ведь при поступлении на новую работу я должен буду предъявить в числе других документов и трудовую книжку?
Андрей К. г. Светлогорск
На вопросы читателей отвечает Светлана Забенько, заведующая отделом правовой работы «БН»
Согласно законодательству, в случае утери трудовой книжки работнику выдается ее дубликат. При этом нормативные правовые акты, регулирующие данный вопрос, содержат различные сроки, в течение которых работник может обратиться с такой просьбой к нанимателю. Так, в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь «О трудовых книжках работников», это можно сделать в течение года со дня увольнения. Если руководствоваться Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников (п. 51), утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 г., то работник вправе обратиться за выдачей трудовой книжки в течение трех месяцев со дня его увольнения.
В данной ситуации нужно руководствоваться статьей 10 Закона «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» от 10.01.2000 г., согласно которой постановление Совета Министров Республики Беларусь имеют большую юридическую силу по отношению к нормативным правовым актам министерств, иных республиканских органов государственного управления (в данном случае Министерства труда и социальной защиты).
Поэтому применяется срок, установленный в постановлении Правительства, и наниматель по последнему месту работы обязан выдать гражданину дубликат трудовой книжки при его обращении в течение года со дня увольнения.
Вам нужно обратиться на предыдущее место работы с заявлением следующего содержания: «В связи с утерей трудовой книжки (серия, №) прошу выдать мне дубликат трудовой книжки». В заявлении также необходимо указать период работы в данной организации и занимаемую должность. Если вы уже до этого работали, приложите справки о периодах работы у всех предыдущих нанимателей, а также копию документа об образовании. Эти документы необходимы для того, чтобы наниматель смог внести соответствующие сведения в выдаваемый дубликат трудовой книжки, что, конечно, в ваших интересах. Обращаю внимание, что такую справку в соответствии со статьей 51 Трудового кодекса Республики Беларусь по просьбе работника, в том числе уволенного, любой наниматель обязан выдать не позднее чем в пятидневный срок с момента обращения.
Наниматель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня обращения.
В случае, если с момента потери трудовой книжки прошло более года, предыдущий наниматель выдает справку о периоде работы у него, и на основании такой справки трудовая книжка с надписью «Дубликат» заводится уже по новому месту работы.
В ситуации, когда наниматель прекратил деятельность, работник обращается по вопросу выдачи справки о периоде работы у данного нанимателя по месту хранения сданных в установленном порядке документов строгой отчетности (собственник ликвидируемого нанимателя, правопреемник, местный исполнительный комитет, архив и другие).
ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ НАНИМАТЕЛЬ НЕ ОФОРМЛЯЕТ НА РАБОТУ ОФИЦИАЛЬНО, И МОЖНО ЛИ ВОССТАНОВИТЬ УТЕРЯННУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ?
На эти и другие вопросы, связанные с оформлением трудовых отношений, ответил главный правовой инспектор труда Гомельской областной организации профсоюза работников торговли, потребительской кооперации и предпринимательства Николай ТАЛЕЙКО.
– Работаю с мая, но трудовой договор со мной еще не заключили, запись о приеме на работу в трудовую книжку тоже не внесена. Каждый раз наниматель обещает оформить с начала следующего месяца. Хочу быть трудоустроенной официально. Как поступить в данной ситуации?
Наталья П., Гомель
– В соответствии с ч.1 ст.54 Трудового кодекса (ТК) при приеме на работу наниматель обязан заключить с работником трудовой договор в письменной форме, оформить соответствующий приказ (распоряжение) и объявить его работнику под роспись. Согласно ст.25 ТК фактическое допущение уполномоченным должностным лицом нанимателя работника к работе является началом действия трудового договора независимо от того, был ли прием на работу оформлен надлежащим образом.
Допущение к работе должно быть письменно оформлено не позднее дня, следующего за днем допущения к работе. Запись о приеме на работу в трудовую книжку вносится в течение 7 календарных дней со дня издания приказа, что предусмотрено п.26 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек.
В данном случае наниматель нарушил законодательство о труде. Для того чтобы заставить его устранить нарушение (если он не сделает этого добровольно), следует обратиться с жалобой в Департамент государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты, в профсоюз или в суд. При обращении в суд по трудовым спорам работник не оплачивает государственную пошлину.
– Моему ребенку еще нет 14 лет. Установит ли мне наниматель неполное рабочее время? И как это отразится в трудовой книжке?
Светлана Н., Калинковичи
– Установит. Согласно ч.2 ст.289 ТК наниматель обязан устанавливать неполное рабочее время по просьбе женщины, имеющей ребенка в возрасте до 14 лет, в том числе если он находится на ее попечении. В трудовую книжку сведения о неполном рабочем времени не заносятся (согласно ст.291 ТК).
– Хочу получить на руки трудовую книжку на короткое время. Обязан ли наниматель выдать ее по моей просьбе?
Вячеслав Николаевич, Гомель
– Обязан. Согласно п.76 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, в период работы у нанимателя по письменному заявлению работника не позднее чем в 15-дневный срок со дня его подачи наниматель выдает трудовую книжку, дубликат трудовой книжки сроком не более чем на 5 календарных дней. При получении трудовой книжки работник составляет расписку в произвольной форме, где фиксирует факт получения документа на руки, дату получения и обязательства возврата.
– Меня уволили, но решением суда восстановили. В трудовой написано теперь, что запись об увольнении признана недействительной. Но я не хочу иметь в персональном документе такую запись. Как быть?
Надежда, Речицкий район
– Если работник был незаконно переведен на другую работу или уволен, а затем восстановлен на прежней работе и рабочем месте, то в трудовую вносится запись о признании данной записи недействительной и производится запись о восстановлении на прежней работе (согласно п.59 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек). По письменному заявлению работника наниматель может выдать дубликат трудовой книжки без внесения в нее этих записей.
– Можно ли восстановить утерянную трудовую книжку?
Ярослав А., Чечерск
– В соответствии с п.62 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек в случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) по письменному заявлению работника выдается дубликат.
Согласно п.64 упомянутой инструкции работник обращается к нанимателю, а уволенный работник – к нанимателю по последнему месту работы в течение 6 месяцев после его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Дубликат наниматель обязан выдать не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления. При обращении работника по истечении 6 месяцев после его увольнения прежний наниматель выдает справку о периоде работы (службы), которая является основанием для заведения по новому месту работы работника дубликата трудовой книжки.
Одного заявления для выдачи дубликата не всегда достаточно. К заявлению должны быть приложены документы, подтверждающие предшествующий поступлению к данному нанимателю стаж работы, если он имелся, – справки о периоде работы (службы) или копии приказов (распоряжений) нанимателя. Если имеется копия трудовой книжки, заверенная в установленном порядке, то необходимости подтверждать сведения, вносимые в дубликат трудовой, нет.
Как восстановить трудовую книжку работника
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна:
Альтернативой является переход на ЭТК в установленном порядке.
Последствия утраты трудовой книжки
Трудовую книжку, как и любой бумажный документ, можно потерять или безвозвратно испортить. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже. Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата, и в инструкции к заполнению указано, как восстановить записи в трудовой книжке при утере или порче. Восстановить этот важный документ вполне возможно. Другое дело, что иногда это довольно непросто.
Изначальный документ о стаже восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, в который внесут все или почти все сведения, которые были в оригинале. Для тех, кто работает с 2000 года, вопрос, как восстановить стаж при утере трудовой книжки, не стоит — все сведения о нем сохраняются в Пенсионном фонде, где формируются сведения для назначения пенсии еще до введения электронных трудовых книжек (ЭТК). С введением ЭТК проблема восстановления данных теряет актуальность, но еще востребована среди тех, кто решил сохранить бумажные документы.
Законодательные нормы по восстановлению сведений о стаже
Возможность восстановления книжки определена правилами ее ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной новым приказом Минтруда. Этот нормативно-правовой акт является альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который не знает, что делать, если утеряна трудовая книжка, а нужно устраиваться на работу, — Трудовой кодекс РФ в этом случае никаких рекомендаций не дает.
Почему требуется восстанавливать ТК
Документ с записями о стаже гражданина хранится в организации, где он трудоустроен. На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно в случае порчи или утраты. Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.
Что случается с этим документом? Его может:
Кроме того, документы пропадают или портятся в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством, и восстановить ТК в такой ситуации чаще всего намного проще, чем в индивидуальном случае. В любом случае в законодательстве прямо сказано, обязательно ли восстанавливать трудовую книжку при утере — да, так как это главный документ для трудоустройства.
Действия работодателя при найме нового работника без ТК
На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает. Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, то он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с оформлением нового документа. Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет. Фактически сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа. В регламенте ПФР сказано, как восстановить трудовую книжку через Госуслуги — написать заявление о получении необходимых данных в личном кабинете на портале. Запрос направят для обработки в ПФР.
Если новый сотрудник все же принес ТК, но она оказалась испорчена, и вести ее дальше невозможно, то работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенесёт в него все возможные сведения о работе из старой книжки.
Трудовая книжка утеряна работником
Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации, и за нее отвечает кадровик. Однако в силу норм статьи 62 ТК РФ гражданин вправе попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд. Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают ТК на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях граждане теряют документы или приводят их в негодность. Вот алгоритм, что делать, если трудовая книжка испорчена или утеряна:
Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить данное заявление. Никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Вот пример текста:
от машиниста 2-го разряда
Антропова Владислава Константиновича
Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей в установленные сроки.
15 сентября 2021 года
Подпись /В.К. Антропов/
Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае ему восстановят информацию и выдадут дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки происходит по следующему алгоритму:
Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).
Шаг 2. Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.). Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, то в новый документ вносится действующая фамилия, и никаких отметок о ее изменении не ставится.
Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему сведения о работе, включая постоянные переводы, и об увольнении гражданина. Эти записи делают на основании трудового договора, дополнительных соглашений к нему и информации, вписанной в личную карточку формы Т-2.
Шаг 4. Специалист-кадровик заполняет раздел о награждениях и поощрениях. Запись делают только на основании документов, хранящихся в организации (приказов, распоряжений и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.
Если же в книжке, которая была утеряна или испорчена, были данные о стаже работы в других организациях, то восстановление трудовой книжки становится сложнее. Сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов.
Если старый бланк не утерян, а только получил повреждения, но записи читаются, то его разрешается использовать как подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делается общая запись такого вида:
После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин, и затем делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.
Кадровик обязан помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже: сформировать запросы в организации, которые являлись предыдущими местами работы такого гражданина, с просьбой выслать необходимую информацию. Другая ситуация, что делать, если работодатель потерял трудовую книжку работника или она была утрачена в результате чрезвычайной ситуации. В этом случае работник не обязан писать заявление о ее восстановлении. Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.
Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд
Если организация, где трудился работник, была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, то встает закономерный вопрос, как восстановить записи через Пенсионный фонд, если утеряна трудовая книжка, так как в этом ведомстве хранятся сведения о стаже. Задача непростая, поскольку искать правопреемника ликвидированного юридического лица и ходить по различным архивам в поиске документов придется самостоятельно.
Пенсионный фонд России непосредственно в восстановлении утраченных сведений участия не принимает, он только подтверждает уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина. Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных. Кстати, если человек интересуется, как восстановить трудовую книжку при утере через МФЦ, то у него это не получится. Через МФЦ разрешается обратиться в Пенсионный фонд за сведениями о стаже, дубликатов ТК в центрах «Мои документы» не выдают.