что делать если срок хранения письма истек

Сколько посылка или письмо хранятся в отделении?

Срок хранения внутренних и международных посылок, отправлений EMS и крупногабаритных почтовых отправлений составляет 15 дней. Почтовые переводы и письменная корреспонденция, в т.ч. мелкие пакеты хранятся в отделении 30 дней. Отправления с пометками «Судебное» и «Административное» – 7 дней.

Исчисление срока хранения начинается со следующего рабочего дня ОПС, следующего за днем поступления отправления или почтового перевода в место вручения.

Срок хранения регистрируемых почтовых отправлений можно продлить на срок до 2 месяцев со дня поступления в отделение с помощью дополнительной услуги1. Для этого адресат (или его доверенное лицо) должен подать в отделение, куда на его адрес поступают посылки или письма, письменное заявление с указанием паспортных данных.2

На поступившее в отделение отправление, сотрудники почтовой службы приносят адресату извещение, по которому адресат и получит отправление или перевод, имея при себе документ, удостоверяющий личность.

По истечении сроков хранения регистрируемые отправления (посылки, заказные и ценные письма, заказные и ценные бандероли, заказные открытки, экспресс-отправления EMS) пересылают по обратному адресу за счет отправителя. Если отправитель не забирает возвращенное отправление в течение срока хранения — отправление считается «невостребованным» и хранится 6 месяцев, после чего уничтожается.

Простая письменная корреспонденция возвращается отправителю при невозможности прочтения адреса адресата на оболочке отправления и при иных обстоятельствах, исключающих возможность выполнения оператором почтовой связи обязательств по договору об оказании услуг почтовой связи.

[1] «Хранение и получение в ОПС почтовых отправлений и ППИ (в соответствии с заявлением / распоряжением)» является дополнительной платной услугой, которая оплачивается по Тарифам, установленным Предприятием.

[2] В соответствии с п. 34 Правил оказания услуг почтовой связи продление срока хранения почтового отправления/почтового перевода адресатом возможно только в случае, если такая возможность предусмотрена в соответствии с договором об оказании услуг почтовой связи, заключенного с отправителем. При отсутствии на оболочке / в информационной системе ОПС отметки «Срок хранения не подлежит продлению» адресат может написать заявление на продление срока хранения.

Если вы не нашли ответа на свой вопрос — обратитесь в службу поддержки Почты России:

Источник

Виновен ли получатель, если ему не доставлено письмо?

Организация не получила юридически значимое письмо по причине – «неудачная попытка вручения». Мы не уклонялись от получения. Может ли это считаться нашей виной в суде?

Неясно, речь идет о гражданско-правовых отношениях (сделках), которые рассматриваются в суде, или об отношениях, связанных непосредственно с судопроизводством.

Сначала о доставке юридически значимых сообщений в гражданско-правовых отношениях.

Согласно п. 1 ст. 165.1 ГК РФ заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю. Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

Согласно п. 2 ст. 165.1 ГК РФ правила п. 1 данной статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Поскольку организация обязана обеспечить получение корреспонденции по адресу регистрации или по адресу фактического местонахождения (почтовому), и поскольку в договорах обычно указываются адреса контрагентов, то письмо, доставленное по указанному в договоре адресу, но не полученное адресатом, считается доставленным.

Так как для гражданско-правовых отношений (и, возможно, для автора вопроса!) важное значение имеет исковая давность, нелишне помнить о п. 12 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 № 43 «О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности», согласно которому бремя доказывания наличия обстоятельств, свидетельствующих о перерыве, приостановлении течения срока исковой давности возлагается на лицо, предъявившее иск. В соответствии со ст. 205 ГК РФ в исключительных случаях суд может признать уважительной причину пропуска срока исковой давности по обстоятельствам, связанным с личностью истца – физического лица, если последним заявлено такое ходатайство и им представлены необходимые доказательства. По смыслу указанной нормы, а также п. 3 ст. 23 ГК РФ, срок исковой давности, пропущенный юридическим лицом, а также гражданином – индивидуальным предпринимателем по требованиям, связанным с осуществлением им предпринимательской деятельности, не подлежит восстановлению независимо от причин его пропуска.

Теперь о доставке юридически значимых сообщений в административных (публичных) отношениях.

Обязательность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей указывать адрес своего места нахождения предусмотрена Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее – Закон о регистрации юрлиц).

Согласно п. 1 ст. 5 Закона о регистрации юрлиц в едином государственном реестре юридических лиц содержатся сведения и документы об адресе юридического лица в пределах места нахождения юридического лица (пп. «в»), а также сведения о том, что юридическим лицом принято решение об изменении места нахождения (пп. «в.2»).

В силу п. 2 ст. 8 указанного закона государственная регистрация юридического лица осуществляется по месту нахождения его постоянно действующего исполнительного органа, а в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа – иного органа или лица, уполномоченных выступать от имени юридического лица в силу закона, иного правового акта или учредительного документа, если иное не предусмотрено Законом о регистрации юрлиц.

Таким образом, организация обязана предоставить регистрирующему органу адрес места нахождения постоянно действующего исполнительного органа (а также изменения в адресе), который вправе истребовать суд и по которому могут направляться судебные извещения (повестки).

Теперь о доставке судебных повесток.

Согласно абз. 1 ч. 2.1 ст. 113 ГПК РФ органы государственной власти, органы местного самоуправления, иные органы и организации, являющиеся сторонами и другими участниками процесса, могут извещаться судом о времени и месте судебного заседания или совершения отдельных процессуальных действий лишь посредством размещения соответствующей информации на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в указанный в ча. 3 этой статьи срок, если суд располагает доказательствами того, что указанные лица надлежащим образом извещены о времени и месте первого судебного заседания. Такие лица, получившие первое судебное извещение по рассматриваемому делу, самостоятельно предпринимают меры по получению дальнейшей информации о движении дела с использованием любых источников такой информации и любых средств связи.

На основании абз. 2 ч. 2.1 ст. 113 ГПК РФ лица, указанные в абз. 1 данной части, несут риск наступления неблагоприятных последствий в результате непринятия ими мер по получению информации о движении дела, если суд располагает сведениями о том, что данные лица надлежащим образом извещены о начавшемся процессе, за исключением случаев, когда меры по получению информации не могли быть приняты ими в силу чрезвычайных и непредотвратимых обстоятельств.

Согласно абз. 3 ч. 2.1 ст. 113 ГПК РФ при отсутствии технической возможности у органов местного самоуправления, иных органов и организаций они вправе заявить ходатайство о направлении им судебных извещений и вызовов без использования информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Как указано в ч. 1 ст. 115 ГПК РФ, судебные повестки и иные судебные извещения доставляются по почте или лицом, которому судья поручает их доставить. Время их вручения адресату фиксируется установленным в организациях почтовой связи способом или на документе, подлежащем возврату в суд.

Согласно ст. 116 ГПК РФ судебная повестка, адресованная гражданину, вручается ему лично под расписку на подлежащем возврату в суд корешке повестки. Повестка, адресованная организации, вручается соответствующему должностному лицу, которое расписывается в ее получении на корешке повестки. В случае, если лицо, доставляющее судебную повестку, не застанет вызываемого в суд гражданина по месту его жительства, повестка вручается кому-либо из проживающих совместно с ним взрослых членов семьи с их согласия для последующего вручения адресату. Если гражданин вызывается в суд по делу о признании его недееспособным или ограниченно дееспособным, на судебной повестке делается отметка о необходимости вручения такой повестки адресату лично. Вручение повестки по делу о признании адресата недееспособным или ограниченно дееспособным иным гражданам не допускается. При временном отсутствии адресата лицо, доставляющее судебную повестку, отмечает на корешке повестки, куда выбыл адресат и когда ожидается его возвращение. В случае, если неизвестно место пребывания адресата, об этом делается отметка на подлежащей вручению судебной повестке с указанием даты и времени совершенного действия, а также источника информации.

В ст. 117 ГПК РФ установлено, что при отказе адресата принять судебную повестку или иное судебное извещение лицо, доставляющее или вручающее их, делает соответствующую отметку на судебной повестке или ином судебном извещении, которые возвращаются в суд. Адресат, отказавшийся принять судебную повестку или иное судебное извещение, считается извещенным о времени и месте судебного разбирательства или совершения отдельного процессуального действия.

В АПК РФ – аналогичные положения приводятся в гл. 12.

Почтовым ведомством приняты специальные правила: Особые условия приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда «Судебное», утвержденные приказом ФГУП «Почта России» от 05.12.2014 № 423-п (далее – Особые условия приема почтовых отправлений).

Согласно п. 3.1 Особых условий приема почтовых отправлений вручение почтовых отправлений разряда «Судебное» осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, в части доставки (вручения) письменной корреспонденции, а также Порядком приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений.

На основании п. 3.2 Особых условий приема почтовых отправлений заказные письма и бандероли разряда «Судебное» доставляются по адресу, указанному на почтовом отправлении, и вручаются лично адресату (или его уполномоченному представителю) под расписку в извещении ф. 22 по предъявлении одного из документов, указанных в приложении к Особым условиям приема почтовых отправлений.

Согласно п. 3.3 Особых условий приема почтовых отправлений при отсутствии адресата такие письма и бандероли могут вручаться совершеннолетним лицам, проживающим совместно с адресатом без доверенности, по предъявлении одного из документов, указанных в приложении к Особым условиям приема почтовых отправлений. При этом в уведомлении о вручении регистрируемого почтового отправления ф. 119 и в извещении ф. 22 указывается лицо, которому вручено отправление разряда «Судебное», с соответствующими отметками о степени родства. При отсутствии адресата дома в ячейке абонентского почтового шкафа или в почтовом абонентском ящике оставляется извещение ф. 22 с приглашением адресата в объект почтовой связи для получения почтового отправления.

В соответствии с п. 3.7 Особых условий приема почтовых отправлений заказное письмо или бандероль разряда «Судебное» возвращается по обратному адресу:

— по истечении срока хранения;

— по заявлению отправителя;

— при отказе адресата;

— при неверном адресе;

— при невозможности прочесть адрес адресата.

Согласно п. 33 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234, принятых в соответствии со ст. 4 Федерального закона от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи», вручение простых почтовых отправлений, адресованных до востребования, регистрируемых почтовых отправлений, а также выплата почтовых переводов адресатам (уполномоченным представителям) осуществляются при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

В силу п. 34 Правил оказания услуг почтовой связи по истечении установленного срока хранения не полученная адресатами (их уполномоченными представителями) простая письменная корреспонденция передается в число невостребованных почтовых отправлений. Не полученные адресатами (их уполномоченными представителями) регистрируемые почтовые отправления и почтовые переводы возвращаются отправителям за их счет по обратному адресу, если иное не предусмотрено договором между оператором почтовой связи и пользователем. При отказе отправителя от получения и оплаты пересылки возвращенного почтового отправления или почтового перевода они передаются на временное хранение в число невостребованных. С адресата (его уполномоченного представителя), а в случае возврата – с отправителя может взиматься плата за хранение регистрируемого почтового отправления в течение срока, составляющего более одного рабочего дня после вручения вторичного извещения с приглашением на объект почтовой связи для получения почтового отправления (не считая дня вручения). Размер платы за хранение определяется в соответствии с тарифами, устанавливаемыми операторами почтовой связи.

Согласно п. 35 Правил оказания услуг почтовой связи почтовое отправление или почтовый перевод возвращается по обратному адресу:

а) по заявлению отправителя;

б) при отказе адресата (его уполномоченного представителя) от его получения;

в) при отсутствии адресата по указанному адресу;

г) при невозможности прочтения адреса адресата;

д) при обстоятельствах, исключающих возможность выполнения оператором почтовой связи обязательств по договору об оказании услуг почтовой связи, в том числе отсутствия указанного на отправлении адреса адресата.

Формулировка «неудачная попытка вручения» как основание для возврата в законодательстве не употребляется.

В любом случае (по обстоятельствам, указанным в вопросе) – организация-получатель виновата.

Источник

Как правильно хранить документы

Если собирать каждую бумажку по бизнесу и бесконечно хранить, со временем потребуется отдельное помещение под архив. Но на самом деле постоянно хранить все бумаги не обязательно.

Леонид Яковлев

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.

Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Виды документов и сроки хранения

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Можно выделить документы временного и постоянного хранения.

Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Книга учета доходов и расходов50 лет

Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 годаРасчеты по страховым взносамПостоянноУстав, положения компании, протоколы собраний учредителей

Бухгалтерская (финансовая) отчетность

Документы о ликвидации компании

Кадровые документы

Авансовые отчеты45 летДокументы о несчастных случаях на производстве50 лет

Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 годаДокументы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников

Личные дела сотрудников

Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных
условиях труда

Невостребованные оригиналы личных документов сотрудниковПостоянноШтатное расписаниеДо востребованияОригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства

Как хранить документы правильно

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.

Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.

Дальше можно передавать документы в архив.

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

От 5000 до 10 000 ₽ — для компанийст. 15.11 КоАПГрубое нарушение правил учета доходов и/или расходов и/или объектов налогообложения10 000 ₽ за один налоговый период

30 000 ₽ — более одного налогового периодаст. 120 НК РФНепредоставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля200 ₽ за каждый непредставленный документст. 126 НК РФ, п. 1Непредставление документов в рамках встречной проверки контрагента10 000 ₽ для ИП и юрлицст. 126 НК РФ, п. 2Непредоставление или несвоевременное предоставление сведений о контрагенте в рамках его встречной проверки5000 ₽

20 000 ₽ — за повторное нарушение в течение годаст. 129.1 НК РФ, п. 1Нарушение правил хранения кадровых документовОт 1000 до 5000 ₽ — для ИП

От 30 000 до 50 000 ₽ — для юрлицст. 5.27 КоАП, ч. 1

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Главное

Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф

Возьмем всю бухгалтерию на себя — вам останется только подписывать платежки и отчеты. Подходит для ИП на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.

Сейчас читают

Как открыть валютный счет

Валютный счет понадобится любому бизнесу, если собираетесь работать с зарубежными партнерами. Разбираемся, на что стоит обратить внимание при открытии валютного счета

Правила работы с самозанятыми

Компании и ИП привлекают самозанятых для разовых или нерегулярных проектов. Для бизнеса это выгоднее, чем работать с физлицами, но есть несколько правил, которые важно учитывать при таком сотрудничестве.

Как подготовить и провести презентацию

Чтобы провести качественную презентацию для инвестора, сотрудников, клиента или на большую аудиторию, нужно правильно подготовиться и помнить о правилах борьбы со стрессом.

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе

После подписки вам откроется страница в чем разница» rel=dofollow»>страница для скачивания

Источник