что делать если работник отказывается ехать в командировку
Увольнение за отказ ехать в командировку
Оглавление
Каждый работник может оказаться в ситуации, когда работодатель направляет его в командировку. А работник отказывается от такой поездки по ряду причин. Разберемся в вопросах, когда отказ ехать в командировку правомерен, а когда является дисциплинарным проступком и основанием для увольнения.
Служебная командировка: что должен знать работодатель
Понятие командировки закреплено в ст. 166 ТК РФ. Это поездка работника по распоряжению работодателя на конкретный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Командировкой также является служебная поездка работника в обособленное подразделение компании, ее филиал или представительство, расположенные вне места постоянной работы.
Главный признак служебной командировки — ее производственный характер. То есть работник едет в командировку в рамках исполнения своих трудовых обязанностей. При этом в командировку фирма может направить только лиц, оформленных по трудовому договору.
Свердловский областной суд в Апелляционном определении от 02.11.2016 N 33-19316/2016 называет три критерия, доказанность которых позволяет признать поездку работника служебной командировкой:
— наличие у работника места постоянной работы;
— издание работодателем распоряжения о направлении работника на определенный срок в командировку для выполнения служебного поручения;
— выполнение служебного поручения вне места постоянной работы.
Стоит отметить, что не являются командировками:
— служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути;
— периодические поездки работников, имеющих разъездной характер работы;
— направление сотрудника на вахту.
Порядок направления работника в командировку устанавливает Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Основание направления работника в командировку — это решение работодателя, оформленное в письменной форме. Например, в виде приказа о направлении в командировку. Работодатель обязан ознакомить работника с данным решением под подпись. При этом закон не устанавливает срок для предварительного уведомления работника о командировке. Это означает, что сотрудник может быть поставлен перед фактом, что через несколько часов он обязан выехать в командировку.
При направлении работника в командировку работодатель оформляет (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1):
— служебное задание. Оно содержит цель командировки, обосновывает актуальность поездки и затраты на нее;
Также рекомендуется Вам:
— командировочное удостоверение. Оно подтверждает срок пребывания работника в командировке. В нем сотрудник ставит отметки о прибытии и выбытии в месте командирования;
— выдает аванс на оплату проезда, снятие номера в гостинице для проживания, на иные расходы (суточные).
Необходимо подчеркнуть, что в соответствии со ст. 167 ТК РФ при отъезде в командировку работник может быть уверен, что за ним сохранится его место работы (должность), средняя зарплата. Работодатель возместит ему все расходы, связанные со служебной командировкой.
Отказ ехать в командировку — неисполнение трудовых обязанностей
Так как суть командировки — выполнение служебного задания работодателя, то отказ работника от поездки без уважительных причин является неисполнением возложенных на него трудовых обязанностей. За это сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. ст. 192, 193 ТК РФ. То есть, если работник отказался ехать в командировку, работодатель вправе за невыполнение его приказа применить к такому сотруднику дисциплинарное взыскание. В том числе его уволить.
Стоит подчеркнуть, что трудовое законодательство запрещает применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. Неправомерно примененное дисциплинарное взыскание работник вправе обжаловать в государственной инспекции труда и в суде.
Суды, рассматривая споры между уволенными за отказ ехать в командировку работниками и компаниями, придерживаются единого подхода к разрешению данной категории споров. Они отмечают: если работодатель увольняет сотрудника за отказ ехать в командировку как за дисциплинарный проступок, то он должен документально верно оформить данный дисциплинарный проступок, выполнить обязательные требования, необходимые для применения взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ. В случаях неправомерного увольнения работника работодатель обязан восстановить его на прежней должности, выплатить зарплату за время вынужденного простоя, возместить моральный вред.
Мосгорсуд в Апелляционных определениях от 16.03.2018 N 33-10580/2018, от 24.11.2015 N 33-43717/2015 напоминает, что согласно ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить один из трех видов дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, увольнение.
К дисциплинарным взысканиям, в частности, относится увольнение работника по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание); п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей, в том числе прогул).
При наложении дисциплинарного взыскания работодатель должен учитывать тяжесть совершенного работником проступка и обстоятельства, при которых такой проступок был совершен. Потребовать от работника письменное объяснение. Если в течение 2 рабочих дней такое объяснение работник не представляет, работодатель составляет соответствующий акт, определяет вид дисциплинарного взыскания.
Срок применения дисциплинарного взыскания — 1 месяц со дня обнаружения проступка и 6 месяцев со дня его совершения. Время болезни работника, пребывания его в отпуске не учитывается. За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Работодатель объявляет работнику приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания под подпись в течение 3 рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с таким приказом, то работодатель оформляет соответствующий акт.
Суды выступают на стороне уволенных сотрудников, если устанавливают, что работодатель не ознакомил работника с приказом о направлении в командировку. В частности, такой приказ не содержит подписи работника об ознакомлении с ним, а работодатель, в свою очередь, не отрицает данный факт. А также то, что работодатель не выплатил работнику авансовым платежом суточные, в связи с чем работник не имел оснований для убытия в командировку. А также работодатель нарушил установленный законом срок привлечения к дисциплинарной ответственности, уволив, к примеру, работника за прогулы через три месяца после их обнаружения и не запросив у работника письменных пояснений по факту прогула. В таких случаях суды удовлетворяют требования истцов-работников, изменяют формулировки основания увольнения на увольнение по собственному желанию и дату увольнения на дату принятия судом решения по делу (Апелляционное определение Мосгорсуда от 16.03.2018 N 33-10580/2018).
Отказ работника ехать в командировку по уважительным причинам правомерен
Вопросы, направлять работника в командировку или нет, как долго будет продолжаться служебная поездка, решает исключительно работодатель. Также работодатель при необходимости вправе продлить командировку своего сотрудника, уведомив его и издав распоряжение о продлении командировки. Работник вправе отказаться от командировки только при наличии обстоятельств, предусмотренных ТК РФ. В частности, в ст. ст. 259, 203, 264, 268 ТК РФ. Данный перечень является исчерпывающим. Отсутствие у работника желания ехать в командировку не является весомой причиной, обосновывающей его отказ от служебной поездки в рамках исполнения своих трудовых обязанностей. Это подтвердил Хабаровский краевой суд в Апелляционном определении от 07.12.2017 N 33-9066/2017.
Мосгорсуд в Апелляционном определении от 24.11.2015 N 33-43717/2015 подчеркнул, что одним из ключевых элементов трудовых отношений является организационный признак. Его суть — выполнение наемным работником в процессе труда распоряжений работодателя.
Работодатель в целях эффективной экономической деятельности компании и рационального управления самостоятельно, под свою ответственность принимает необходимые кадровые решения. В том числе по направлению тех или иных сотрудников в командировки. При планировании служебных поездок своих сотрудников компания учитывает цели и задачи, которые им могут быть поручены.
Однако в ряде случаев суды подтверждают, что отказ сотрудника ехать в командировку по уважительным причинам, не поименованным в ТК РФ, правомерен. В числе таких уважительных причин судьи называют:
— наличие у работника листка нетрудоспособности по уходу за больным ребенком. В Апелляционном определении от 16.03.2018 N 33-10580/2018 Мосгорсуд установил: отсутствие работника по месту командирования по уважительной причине, о которой работодатель был уведомлен, правомерно. В этом случае работодатель не вправе уволить сотрудника;
— заблаговременно написанное заявление о предоставлении очередного ежегодного отпуска. Наличие такого заявления обосновывает отказ работника ехать в командировку (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 19.07.2012 N 33-9663/2012);
— служебное задание, не относящееся к трудовым обязанностям работника (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 20.04.2018 N 33-6781/2018, Кассационное определение Новосибирского областного суда от 05.08.2010 N 33-4532/2010).
Свердловский областной суд в Апелляционном определении от 20.04.2018 N 33-6781/2018 подчеркнул, что отказ работника ехать в командировку при условии, что порученное ему директором компании служебное задание выходит за рамки его трудовых обязанностей, правомерен. В соответствии со ст. ст. 21, 22 ТК РФ работник имеет право на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором, а работодатель обязан предоставлять работнику такую работу, работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности. Служебная командировка работника должна быть непосредственно связана с его трудовыми обязанностями. Соответственно, обязанности работника, указанные в приказе о направлении в служебную командировку, служебном задании и командировочном удостоверении, должны быть непосредственно связаны с трудовым договором между сторонами и должностной инструкцией работника.
В другом деле суд посчитал увольнение работника за необоснованный отказ ехать в командировку правомерным, поскольку работник по факту отказался от выполнения возложенных на него трудовых обязанностей. Из буквального содержания должностной инструкции сотрудника следовало, что служебное поручение, которое работник должен был выполнить в командировке, входило в круг его должностных обязанностей и являлось частью его трудовой функции. В силу положений ст. 166 ТК РФ работодатель вправе направить работника в командировку для выполнения служебного поручения (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 24.11.2017 N 33-20577/2017).
Каких сотрудников компания не вправе направить в командировку
Трудовое законодательство называет сотрудников, которых работодатель не вправе направить в командировку. Это:
— работники, с которыми заключен ученический договор. При условии, что командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ);
— работники до 18 лет (ст. 268 ТК РФ);
— беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
— женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет, а также отцы, воспитывающие детей до 3 лет без матери. Работодатель обязан получить письменное согласие данной категории сотрудников, чтобы направить их в командировку (ст. ст. 259, 264 ТК РФ);
— матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 5 лет (ст. 259 ТК РФ);
— работники, имеющие детей-инвалидов (ст. 259 ТК РФ);
— работники, осуществляющие уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).
Следует отметить, что решение вопроса, направлять или нет сотрудника в командировку, — это компетенция работодателя. Работодатель вправе не отправлять в командировку работника, находящегося в сложной ситуации. Например, если ему не с кем оставить ребенка. Однако практика показывает, что в случаях возникновения споров суды находятся на стороне работодателя. Судьи буквально применяют нормы ТК РФ.
Так, в Апелляционном определении Хабаровского краевого суда от 13.03.2015 N 33-1642/2015 суд признал законным привлечение работника к дисциплинарной ответственности за отказ от командировки на основе вывода о том, что наличие малолетних детей (кроме случаев, определенных законом) и отсутствие присмотра за ними не являются уважительной причиной для невыезда в командировку. Суд мотивировал свое решение тем, что согласно ст. 22 ТК РФ работодатель имеет право требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, привлекать работников к дисциплинарной и материальной ответственности. Действующее законодательство не ограничивает право работодателя отправить в командировку своего сотрудника-родителя, даже если второй родитель уже находится в командировке (от этой же организации или от другой), независимо от того, что в семье есть несовершеннолетние дети. Работник при заключении трудового договора обязуется соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину, выполнять приказы руководителя. Отказ работника ехать в командировку без уважительных причин неправомерен.
Сотрудник увольняется. Обязан ли он ехать в командировку?
Ответ на данный вопрос зависит от сроков предполагаемой служебной поездки. Так, Волгоградский областной суд в Апелляционном определении от 02.08.2013 N 33-7440/2013 сделал следующий вывод. Если период командировки в соответствии с приказом о направлении сотрудника в командировку охватывает период времени за пределами истечения двухнедельного срока со дня написания заявления об увольнении, то направление его в командировку нарушает его трудовые права. При таких обстоятельствах приказ о применении меры дисциплинарного взыскания в виде увольнения является незаконным.
Работодатель вправе направить сокращаемого работника в командировку в другой город, если окончание поездки не выходит за пределы двухмесячного срока предупреждения о предстоящем увольнении и в период командировки работник продолжает исполнять свои трудовые обязанности в компании (Апелляционное определение Мосгорсуда от 28.08.2012 N 11-19044/12).
Стоит отметить, что сокращение численности или штата работников — это одно из оснований расторжения трудового договора по инициативе работодателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). О предстоящем увольнении по данному основанию работодатель обязан предупредить работников персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения, то есть заблаговременно (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). В результате чего работник получает время для поиска новой работы. При этом ТК РФ не устанавливает ограничения в части направления сокращаемого работника в командировку в другой город в этот период. Отказ работника ехать в командировку по причине того, что в командировке он будет лишен возможности искать себе другую работу, неправомерен. Так как в период проведения процедуры сокращения стороны состоят в трудовых отношениях. До увольнения работник продолжает выполнять свои обязанности в обычном режиме. Поэтому распоряжение руководителя о направлении в командировку для работника является обязательным.
Подводя итог, следует еще раз подчеркнуть, что главное правило работодателя при направлении своего сотрудника в командировку — соответствие целей и задач командировки трудовым обязанностям работника, грамотное оформление данной служебной поездки, а также соблюдение требований ТК РФ с учетом фактических обстоятельств при применении дисциплинарного взыскания к работнику в случае его отказа ехать в командировку. Только в этом случае при конфликте с работником работодатель сможет обосновать правомерность своих действий, если он принял решение уволить сотрудника за отказ ехать в командировку.
Ст. 166 ТК РФ: вопросы и ответы
Ст. 166 ТК РФ: официальный текст
Ст. 166 ТК РФ: вопросы и ответы
Ст. 166 ТК РФ дает представление о том, что считается командировкой работника. Однако в реальности это понятие требует некоторых дополнительных комментариев. Рассмотрим их.
Как определяет командировку статья 166 ТК РФ и чем дополнить это определение?
Согласно тексту ст. 166 ТК РФ командировка представляет собой выезд работника по заданию работодателя на указанный срок в место, которое не является для него местом постоянной работы. Уточнение здесь сделано только одно: нельзя считать командировкой работу разъездного характера или постоянно осуществляемую при нахождении в пути.
Таким образом, текст ст. 166 ТК РФ не столько дает ответы, сколько вызывает вопросы в отношении того, что все-таки представляет собой командировка. Пояснений здесь требует все:
Ответ на эти вопросы дает постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749:
Кого нельзя послать в командировку?
Несмотря на то что п. 2 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 обязывает всех работников, состоящих в трудовых взаимоотношениях с работодателем, ездить при необходимости в командировку, существуют категории работников, которых туда направлять нельзя (ст. 259, 268 ТК РФ):
Беременную направить в командировку нельзя ни при каких условиях. Для лиц в возрасте до 18 лет запрет не распространяется на работников творческих коллективов. Работников остальных категорий можно отправить в командировку, если они дали на это свое письменное согласие.
Какие документы необходимы для командировки в 2017 году?
С 2015 года (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) исчезла необходимость в оформлении:
Таким образом, полный перечень необходимых документов по командировке свелся:
Сроки пребывания в командировке, ранее подтверждавшиеся отметками в командировочном удостоверении, теперь можно подтвердить (п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) датами в документах:
Для варианта отсутствия документов и на проезд, и на проживание лучшим подтверждением присутствия в месте, куда был командирован работник, станет справка, выданная принимающей стороной.
Сроки отъезда-приезда могут быть скорректированы с учетом времени, которое понадобится для того, чтобы добраться до места отправления транспорта, находящегося вне населенного пункта, считающегося местом постоянной работы или местом командирования.
Каковы особенности установления сроков при отсутствии проездных документов?
Отсутствие проездных документов может иметь место, если поездка в командировку с предварительного разрешения работодателя осуществлялась:
В последнем варианте транспорт может быть использован командированным либо по доверенности, либо в качестве пассажира (письмо ФНС РФ от 24.11.2015 № СД-4-3/20427).
Для подтверждения факта такой поездки, помимо служебной записки, объясняющей способ отъезда-приезда, командированному потребуются (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368):
Права в командировке
В командировке можно не тратиться на еду, жилье и поездки по городу. Все оплатит работодатель.
Работа в командировке — такая же, как и любая другая. За нее получают деньги и пенсионный стаж. Если сотрудник заболеет, ему дадут пособие. Если он будет работать в выходной, оплатят по двойному тарифу или дадут отгул.
Распространите знания!
Отправьте статью тем, кому она пригодится
Переслать через вотсап
Когда командировка зарубежная, суточных платят больше, а еще можно за счет работодателя оформить загранпаспорт и визу.
Сохраните таблицу со списком прав и ссылками на законы, чтобы было что почитать в пути или перед выездом.
Никуда не ехать без оформления по трудовому договору
Как это работает. В командировку могут уехать только те сотрудники, что работают официально. Если трудового договора нет, можно никуда не ехать. Так как нет трудовых отношений, нет и обязанности следовать приказам работодателя.
Бывает, что фирма нанимает людей, которые делают для нее что-то по гражданско-правовому договору. Их тоже нельзя направить в командировку. По такому договору нельзя требовать от исполнителя работать не там, где удобно, а по месту командировки.
Дистанционных работников могут отправить в командировку. Они работают по трудовому договору, просто удаленно. Когда дистанционного работника нужно отправить в другой город, ему оформляют командировку. Например, работник живет в Саратове, а ему нужно съездить в головной офис в Москву. Или он едет на конференцию по работе в Санкт-Петербург. Билеты, жилье и питание оплатит работодатель. Деньги можно перевести на карту, а документы для расчетов — переслать по почте. Минтруд подтверждает, что такая поездка действительно считается командировкой.
Аналогично в командировку можно отправить надомников: они выполняют свою работу по месту жительства. Если нужно, чтобы надомные работники съездили за материалами в другой город, им оформляют командировку в общем порядке.
Отказаться от командировки
Как это работает. Даже если человек оформлен по трудовому договору, не всегда приказ работодателя — основание собирать вещи и ехать в другой город. В трудовом кодексе есть несколько оснований, когда от командировки можно отказаться без последствий. Их можно разделить на две большие группы. Одних работников вообще нельзя отправлять в командировки, даже если им самим очень хочется. Других можно отправить только с их согласия, а если согласия нет — заставить невозможно, наказать за отказ тоже нельзя.
Нельзя отправить в командировку ни под каким предлогом:
Нельзя отправить в командировку без согласия самого работника:
Еще можно отказаться ехать в командировку, если работодатель не выполнил свои обязанности по ее оформлению:
Если работник откажется от командировки в указанных случаях, ему ничего не будет. Он не должен получить никаких выговоров и предупреждений. А если такое все же случится — имеет полное право обратиться в трудинспекцию и в суд, чтобы защитить свои права и получить компенсации.
Вернуться из командировки раньше
Как это работает. Когда сотрудника отправляют в командировку, в приказе пишут, с какого и по какое число он туда едет. Но этот срок — планируемый. Не всегда срок в приказе совпадает с тем, сколько реально надо пробыть в другом городе. Если задачу, ради которой человек уехал в командировку, удалось решить быстрее, он может вернуться раньше. Фактический срок командировки определяют не по приказу, а по проездным документам.
Например, сотрудник мог уехать на деловую встречу, чтобы подписать договор. На это планировалось три дня, а все вопросы удалось решить за один. Можно сразу возвращаться.
Конечно, если задание на командировку не выполнено, досрочно возвращаться из нее без согласия руководства нельзя. Если сотрудник уехал проводить недельную проверку регионального филиала, а через два дня вернулся, не доведя ее до конца и не согласовав возвращение с руководством, это будет нарушением. За такое могут наказать и даже уволить.
Сохранить должность
Как это работает. Пока сотрудник в командировке, за ним сохраняется его должность. То есть если вас отправили в командировку на полгода, то по возвращении должны предоставить ту же самую работу, что вы выполняли до командировки. Не должно быть такого: «Это Юля, она теперь работает у нас старшим аудитором. Пока тебя не было, мы все к ней привыкли. Теперь ты будешь работать помощником директора в новом офисе на окраине города. К сожалению, зарплата там поменьше».
Конечно, можно договориться с любым сотрудником и перевести его на другую работу. Но для этого нужно его согласие. В некоторых случаях допускается изменение условий договора и без согласия работника, но он как минимум имеет право узнать об этом за два месяца. Если он откажется, работодатель должен предложить другие варианты — и выплатить выходное пособие, если совсем ничего не подходит.
Получать средний заработок
Как это работает. Работу в командировке оплачивают, как и любую другую. Но только платят не зарплату, а средний заработок. Для его расчета берут почти все деньги, выплаченные сотруднику за год до отъезда в командировку, и делят на число рабочих дней в этот период. Учитывают оклад, надбавки и доплаты к окладам, премии и иные вознаграждения. А вот выплаты по больничному, отпускные и материальную помощь не учитывают: это компенсационные и социальные меры, а не зарплата.
То есть за командировку можно получить больше, чем за обычные рабочие дни. Если за последний год выплачивали квартальные или годовые премии, все пойдет в расчет среднего заработка.
На практике оплата труда во время командировки, рассчитанная по среднему заработку, может получиться меньше, чем если бы ее считали по текущему окладу. Разницу может выплатить работодатель. Такое правило может быть предусмотрено в положении об оплате труда, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте компании. Если есть, можно требовать доплаты. Обязательно нужно смотреть локальные акты, просто на основании трудового кодекса такое не потребуешь.
В командировке оплатят не только дни, проведенные на работе в другом городе, но и дни, потраченные на дорогу. При этом можно договориться с работодателем и в день отъезда или прибытия на работу не ходить. Это лучше выяснить до командировки, чтобы не было недопониманий. Может получиться так, что самолет прилетает в 00:25 и сотрудник в этот день на работу не идет, ведь после дороги надо еще и выспаться. А работодатель может его уже ждать с новостями.
Получить доплату за работу в выходной
Как это работает. Право на отдых остается у сотрудника и в командировке. Чтобы эффективно работать, требуется время для отдыха. Поэтому в командировке правила для работы в выходные такие же, как и всегда. Если сотрудник работает в выходной или тратит его на дорогу, он имеет право:
Если сотрудник берет отгул, то в том месяце, когда он его использует, ему выплатят полный оклад — несмотря на то, что он отработает на один день меньше нормы. Это разъясняет Роструд в разделе 5 рекомендаций от 2 июня 2014 года.
Для праздников правила такие же, как и для выходных. Даже если на самом деле человек едет в поезде и всю дорогу спит или читает книгу, он не может использовать это время полностью по своему усмотрению. Из-за служебной необходимости ему нужно куда-то ехать — и это основание оплатить такой день в двойном размере или дать отгул. Праздники могут быть не только федеральными, но и региональными. В этом случае сотрудник имеет право отдыхать в свой национальный праздник, даже если приехал в регион, где его не отмечают.
Работа в выходные и по праздникам возможна только с согласия сотрудника. То есть от нее можно отказаться — даже в командировке.
Если работодатель эти требования не соблюдает, можно пожаловаться в трудовую инспекцию или в суд.
Например, одной женщине неправильно рассчитали плату за командировку. Сначала это подтвердила трудинспекция, потом дело дошло до суда. За работу в выходные и праздничные дни женщине не доплачивали и не давали дополнительный день отдыха. А еще плату рассчитали исходя из оклада, а не из среднего заработка. Работодателю пришлось пересчитать командировочные выплаты и компенсировать разницу.
Получать суточные
Как это работает. Кроме зарплаты в командировках платят суточные. Это деньги для компенсации дополнительных расходов, которые возникают у сотрудников в служебной поездке. В основном имеются в виду расходы на питание. Но конкретного назначения в законе не прописали — тратить суточные можно на что угодно. Не запрещено брать еду с собой, а на суточные покупать сувениры.
В трудовом кодексе не установлен размер суточных для командировок. Работодатели решают это самостоятельно и закрепляют в локальных актах компании. Это может быть, например, положение о командировках или положение об оплате труда.
Но ориентир все-таки есть: это положения налогового кодекса. В нем указано, в каком размере суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. То есть, по мнению составителей кодекса, это размер, который реально компенсирует траты в командировке. Если работодатель будет платить больше, это уже не компенсация, а доход от выполнения работы. Поэтому довольно часто размер суточных определяют именно в этих пределах:
Суточные платят за каждый день, проведенный в командировке, даже за выходные, когда сотрудник не работает, и дни, проведенные в пути.
Не выплачиваются суточные в таких случаях:
Работодатель может компенсировать расходы в таких командировках по своей инициативе.
Получать пособие и суточные в случае болезни
Как это работает. Если сотрудник заболел в командировке, он может не ходить на работу. Нужно оформить больничный, то есть вызвать врача или сходить на прием и получить листок нетрудоспособности. После того как сотрудник выздоровеет, врач закроет больничный. После этого можно получить пособие. Закрытый лист нужно будет передать работодателю — или сообщить его номер, если в компании работают с электронными больничными.
Все это время работодатель продолжит выплачивать суточные и оплачивать проживание. Несмотря на то что командированный сотрудник не ходит на работу, ему нужно где-то жить и что-то есть. Если положат в больницу, работодатель перестанет оплачивать жилье на время лечения в стационаре.
В командировках за рубежом процесс в целом такой же: в случае болезни нужно обратиться к врачу. Но на основании справки от иностранного врача в России не получится оформить пособие. Дополнительно нужно будет ее перевести, легализовать и обменять в поликлинике на обычный российский листок нетрудоспособности. Легализация — это процедура, которая позволяет признавать официальные документы из одной страны в другой. В каждой стране свои правила, это нужно уточнять в российском консульстве той страны, где проходит командировка.
Получить деньги на билеты и проживание до командировки
Как это работает. Перед командировкой работодатель должен выплатить суточные и дать деньги на билеты и гостиницу. Выдавать их авансом — обязанность, а не право работодателя.
Если суточные не выдали и просят самостоятельно оплатить жилье и проезд, в командировку можно не ехать. За это сотруднику ничего не будет, так как он защищает свои права, а работодатель не исполняет обязанности. Если сотрудника накажут, можно обратиться в суд и обжаловать.
В одной компании сотрудника хотели отправить в командировку во Владивосток. Сначала долго подписывали документы — самолет уже улетел. Потом забыли выплатить деньги на командировочные расходы. Чтобы не срывать командировку, сотруднику предложили оплатить все самому. Он отказался, так как денег на билеты до Владивостока и аренду жилья у него не было. После этого сотруднику объявили выговор. Он не стал это терпеть и пошел в суд. Суд подтвердил, что платить аванс перед командировкой — обязанность работодателя. Выговор отменили.
Проезд и проживание в гостинице, съемной или служебной квартире работодатель может оплатить сам. Тогда давать на них дополнительные деньги не нужно. Но суточные в любом случае можно получить авансом — наличными или на карту. В некоторых компаниях используют для этого служебные карты, так тоже можно.
Получить компенсацию, если потратили свои деньги
Как это работает. На практике зачастую сотрудники едут в командировку без аванса и тратят собственные деньги. Кто-то не хочет пропустить важную встречу, у кого-то от результатов переговоров зависит зарплата, кто-то едет по собственной инициативе на интересную конференцию. Если сотрудник потратил свои деньги на командировку, работодатель обязан эти расходы компенсировать.
Вот на что можно потратить деньги и получить компенсацию:
Чтобы возместить расходы, нужны подтверждающие документы. Их важно сохранить.
Если работодатель откажется что-либо возвращать, можно обратиться в суд и взыскать с него еще больше денег — за счет морального вреда и компенсации за несвоевременную выплату. Суммы могут быть самыми разными, в зависимости от размера зарплаты и масштабов деятельности компании.
Один директор отправил сотрудницу-юриста в суд в другой город. Сначала предполагалось, что туда и обратно она поедет на автомобиле родственницы, но у той изменились планы. На обратном пути юрист купила билет на поезд. Директор отказался его компенсировать, и юрист обратилась в суд. Директору пришлось выплатить 2633 Р за билет, 250 Р за справку, которую юрист заказала для подтверждения поездки, и 500 Р компенсации морального вреда.
А другой сотрудник работал на заводе и ездил в зарубежные командировки — за свой счет. Когда решил возместить расходы, денег не получил. Сотрудник обратился в суд, и вот что получилось стребовать с работодателя: возмещение расходов на командировки — 3,7 млн рублей, компенсацию за задержку выплаты — 1,8 млн рублей, компенсацию морального вреда — 20 тысяч.
Вернуть деньги за проезд любым транспортом
Как это работает. Работодатель обязан оплатить тем, кого отправляет в командировку, билеты на транспорт. Это может быть поезд, самолет, автобус, теплоход. Если аэропорт или станция, с которой можно уехать к месту командировки, находится за пределами города, дорогу до них и обратно тоже должны оплатить. Можно уехать на такси, если, например, рейс поздний и автобусы уже не ходят. Или если до гостиницы неудобно добираться общественным транспортом.
На чем именно ехать и какие ограничения по классам обслуживания, нужно уточнять у работодателя перед поездкой. Это определяет не трудовой кодекс, а локальный акт работодателя — положение о командировках. Там, например, может быть сказано, что при отправлении в служебную командировку сотрудникам оплачивается проезд поездом в купейном вагоне и самолетом в экономклассе.
Билеты в командировку и обратно сотрудники могут покупать сами, получая за это кэшбэк и бонусные мили. Потраченные на билеты деньги можно вернуть. После деловой поездки билеты и чеки нужно передать в расчетный отдел, бухгалтерию, кадры — смотря какой отдел занимается оформлением выплат по командировкам.
Чтобы вернуть деньги за билеты, нужно подтвердить расходы. Для этого прикладывают сами билеты или их распечатки и чеки. Если едете на такси, обязательно берите кассовый чек или квитанцию. В крупных агрегаторах вроде «Яндекс-такси» чек присылают на почту в электронном виде. В этом случае можно не переживать: у такого чека такой же статус, как и у бумажного. Можно распечатать и приложить к отчету.
А вот если летите самолетом, одного электронного билета недостаточно, нужно будет еще приложить к нему посадочный талон. Работодателям этот талон нужен, чтобы подтвердить расходы на командировки и не заплатить лишних налогов. Минфин требует от них и электронный билет, и посадочный талон. При этом на посадочном талоне должен быть штамп о досмотре. Если посадочный талон электронный, его можно распечатать и поставить штамп на нем. Иначе нужно будет подтверждать факт перелета каким-то другим образом, а каким — непонятно. Поэтому работодатели и требуют от работников эти посадочные талоны со штампами. Еще есть вариант заказать в авиакомпании справку о подтверждении перелета — ее тоже должны принять в бухгалтерии. Это выручит, если посадочный талон потерялся.
Оплатить билеты или гостиницу с карты другого человека
Как это работает. За билеты необязательно платить самому. Например, один из сотрудников может купить билеты на всех. Или билеты можно оплатить с карточки родственника, у которого более выгодная бонусная программа. А может, он просто хорошо разбирается в онлайн-покупках. Затраты на билеты все равно должны возместить.
К отчету о поездке нужно приложить документы, подтверждающие, что билет оплачен по поручению сотрудника, который ездил в командировку, и за счет его средств.
Это может быть расписка, письмо от имени человека, который оплатил проезд. Там нужно написать, что он получил деньги от сотрудника, который ездил в командировку, и на эти деньги приобрел билет, так как хотел помочь с оформлением. А сам сотрудник может приложить служебную записку о том, что билет куплен с его ведома, по его поручению и на его деньги.
Супругам необязательно давать какие-то расписки: по семейному кодексу деньги у них общие. В этом случае пригодится копия свидетельства о браке.
Поехать на машине и получить компенсацию
Как это работает. В командировку можно поехать на машине — своей или сослуживца. Покупать билеты в этом случае не придется. Но работодатель все равно компенсирует расходы на поездку.
Сотрудник может приложить в качестве отчета путевой лист или объяснительную о том, по какому маршруту и в какие дни он передвигался на своей машине. Путевой лист выдают на работе перед командировкой. Обычно его оформляют для перевозок транспортом, который принадлежит компании. Но иногда работодатели выписывают их и для поездок на личных автомобилях, так как это упрощает отчетность перед налоговой. Минфин считает, что путевые листы в этом случае подтверждают расходы, хоть транспорт и личный. Если у вас путевого листа нет, это не проблема. Пишите объяснительную.
К путевому листу или объяснительной прикладывают чеки на бензин, парковку, другие автомобильные нужды — они подтвердят суммы расходов, а еще маршрут: в чеках можно посмотреть, когда и кем они были выданы.
Подробные правила расчета компенсации должны содержаться в положении о командировках или в каком-то другом локальном акте, например в положении о компенсациях за использование личного автомобиля в служебных целях. Там будет указано, как оплачивается ремонт машины, если она сломалась по пути в командировку, какая компенсация положена за использование автомобиля и как рассчитывается стоимость потраченного в поездке бензина. Изучите эти правила заранее.
Некоторые компании запрещают работникам ездить в командировки на своей машине. Такое тоже бывает — уточняйте, прежде чем уехать в командировку. А лучше проверяйте все вопросы, связанные с организацией и оплатой командировок, перед тем, как устроитесь на работу.
Задержаться на выходные
Как это работает. Сотрудник может совместить командировку и отдых, задержавшись в городе, куда его отправили по работе. То есть обратные билеты можно взять не ровно на тот день, когда командировка закончилась, а на выходной — так, чтобы успеть вернуться на работу. Билеты в этом случае тоже оплатит работодатель.
После командировки можно задержаться на выходные или нерабочие праздничные дни. Например, чтобы посмотреть город или встретиться с родственниками. Сложности возникают, если после командировки остаться на весь отпуск. Четкого ответа, оплачивается сотруднику в этом случае обратный билет или не оплачивается, в законе нет.
С одной стороны, работодатель не обязан оплачивать билеты в отпуск. С другой стороны, дорогу из командировки до дома работодатель все равно должен был оплатить. Поэтому никакого дополнительного дохода работник не получает. Роструд по этому поводу считает, что билет из отпуска после командировки сотрудник должен оплачивать сам. Если работодатель даст на это деньги, то компенсацией расходов на командировки это не будет. У сотрудника появится доход, и ему нужно будет заплатить НДФЛ. Разъяснения Роструда — не закон, поэтому с ними можно и не соглашаться. Но есть риск задолжать работодателю денег.
Один сотрудник улетел в командировку в Испанию и остался там на время отпуска. Когда работник решил уволиться, компания решила взыскать с него сумму обучения, так как он не отработал до конца положенный срок, и расходы на обратный билет из Испании. За обучение платить не пришлось, а вот 16,5 тысяч рублей на билет работнику пришлось вернуть.
Жить в гостинице или снять квартиру
Как это работает. Во время командировки в другом городе работнику нужно где-то жить. Обеспечить его жильем должен работодатель. Схемы бывают разные: где-то компания выбирает и оплачивает гостиницу или предоставляет служебное жилье, но чаще работники сами расплачиваются за гостиницу. Работодатель должен дать им на это деньги авансом. Если денег не хватило, разницу потом доплатят.
Если работнику дают жилье на время командировки, он не может отказаться, снять себе номер в гостинице и потребовать вернуть за него деньги. Но если жилье не предоставляют, можно выбирать, где жить.
Какие-то ограничения могут быть в локальных актах, то есть в положении о командировках. Например, там может быть лимит на гостиничные расходы — до 3000 Р в день или в каком-то ином размере.
Если в локальном акте не написано, что сотрудники должны снимать номер в строго определенной гостинице, можно выбирать самому. С учетом лимитов, если они установлены. При этом можно снимать гостиничный номер или квартиру.
Лучше заранее узнать в бухгалтерии, какие документы подойдут для отчета. По общему правилу, чтобы отчитаться, нужен договор найма жилого помещения, расписка о передаче денег. Но сервис Airbnb, например, договор не выдает. Уточните, что в таком случае устроит бухгалтерию.
Выехать на работу в другую страну
Как это работает. Командировка может быть не только по России, но и за рубеж. В этом случае суточные обычно больше. А еще работник может сэкономить на оформлении документов для поездки: загранпаспорта, обязательной медстраховки, визы.
Для поездки в другую страну необязательно открывать деловую визу, если уже есть туристическая. Например, у вас открыт французский шенген на пять лет и нужно срочно съездить в Испанию на два дня. Отменять ради этого мультивизу не нужно. Проблем с такими поездками обычно не возникает. Для надежности можно заранее написать письмо в консульство той страны, куда собираетесь в командировку. Ответ потом можно будет показать визовому офицеру на границе. Но обычно достаточно показать бронь гостиницы и обратный билет.
Оформить загранпаспорт и медстраховку за счет работодателя
Как это работает. Если работник едет в командировку за рубеж, ему, скорее всего, понадобится загранпаспорт, медицинская страховка и виза. Есть страны, куда можно уехать или улететь без загранпаспорта: Беларусь, Армения, Казахстан, Киргизия, а также Абхазия и Южная Осетия. Визы для посещения этих стран тоже не нужны. Полный перечень безвизовых стран для россиян можно посмотреть в нашем материале или на сайте МИД.
Госслужащие, сотрудники госкорпораций и других госорганизаций выезжают за границу по служебным паспортам. Обычным работникам оформляют общегражданский загранпаспорт — старого или нового образца.
Если сотрудник сам закажет себе загранпаспорт через портал госуслуг, он может оплатить его со скидкой: 3500 Р нужно будет заплатить за выдачу паспорта нового образца, 1400 Р — старого образца. При оплате через кассу или банк это стоит 5000 и 2000 Р соответственно. Работодатель компенсирует расходы по чекам и квитанциям — если оплатили загранпаспорт со скидкой, полную стоимость услуги без скидки возместить не получится.
В бухгалтерии по месту работы должны также компенсировать расходы на обязательную медицинскую страховку. Так как наличие страховки — это не желание сотрудника, а необходимость, ее тоже оплачивает работодатель. Требования к наличию такой страховки и размеру страхового покрытия различаются по странам, это нужно уточнять перед выездом. В период пандемии требования могут быть строже, чем обычно.
Не платить налог, если работодатель компенсирует расходы
13% — это ставка НДФЛ для доходов, которые получают российские налоговые резиденты. Когда командировка зарубежная, есть риск перестать к ним относиться. Тогда НДФЛ с доходов, полученных в России, нужно будет платить уже по ставке 30%. Выплата среднего заработка на время командировки сюда относится, это подтверждают суды.
Сотрудник в зарубежной командировке потеряет статус налогового резидента России, если проведет в России меньше 183 дней за год.
Для 2020 года особые правила: даже если пробыть в России меньше 183 дней, налоговый статус резидента России все равно можно получить. Для этого нужно:
Сотрудник, который подаст заявление о признании его налоговым резидентом, заплатит НДФЛ за 2020 год по ставке 13%. В 2021 году будут действовать общие правила, если не примут какой-нибудь новый закон.
На компенсацию командировочных расходов статус налогового резидента не влияет: она не облагается налогом как в России, так и за ее пределами. У суточных есть необлагаемый налогом лимит: при поездках за рубеж это 2500 рублей в сутки. С превышения налог удержат.
Проголосовать на выборах в другом регионе
Как это работает. По общему правилу все голосуют там, где прописаны, то есть зарегистрированы по месту жительства. Когда человек в командировке, это неудобно: нужно возвращаться домой ради того, чтобы посетить избирательный участок. Чтобы этого не делать, можно выбрать другой участок для голосования — через личный кабинет на госуслугах, МФЦ или избирательную комиссию.
На федеральных выборах можно голосовать на любом участке по всей стране, а вот на региональных и при выборе депутатов Госдумы по одномандатным округам так не получится. В Кургане не примут голос избирателя из Саратова, там другие кандидаты. Для этих случаев организуют специальные участки для голосования в Москве и онлайн-голосование для некоторых регионов.
Если проголосовать на выборах хочется, а тратить деньги на билеты ради этого желания нет, можно воспользоваться этими способами.
Включить время командировки в льготный стаж
Как это работает. Некоторые профессии позволяют выйти на пенсию раньше, чем остальные. Например, это могут сделать учителя, врачи, горняки, трактористы, те, кто работает в тяжелых условиях труда. Полный перечень — в статье 30 ФЗ «О страховых пенсиях».
Если во время работы такого сотрудника отправляли в командировку, ее должны засчитать не только в общий пенсионный, но и в льготный стаж. То есть если учителя отправили на образовательный форум в другой город — он в это время продолжает набирать необходимые 25 лет для досрочного выхода на пенсию.
Логика такая: на время командировки за работником сохраняется его должность, за него перечисляются взносы в пенсионный фонд, он продолжает выполнять свою работу, просто на другом месте — по заданию работодателя. Споров с пенсионным фондом по этому поводу много, но позиция судов однозначна: командировки не прерывают льготный стаж.
Например, врач обратилась в суд, так как пенсионный фонд не включил ей время, проведенное в командировках, на курсах повышения квалификации и в учебных отпусках, в медицинский стаж. Суд посчитал, что это неверно, так как все это время за врачом сохранялся средний заработок. Пенсионный фонд лишил ее целого года льготного медицинского стажа — и оказался неправ.
В другом деле суд включил командировки в льготный стаж учителю: при направлении работника в служебную командировку с сохранением среднего заработка она включается в период работы, дающей право на досрочное назначение страховой пенсии по старости.