что делать если ндфл удержан меньше чем положено

Переплата по НДФЛ: откуда она берется и как ее вернуть

НДФЛ особенный налог — он перечисляется в бюджет из суммы доходов физического лица. Это означает, что работодатель должен перечислить в бюджет ровно столько НДФЛ, сколько он удержал из доходов работника. Организация, выступающая в роли налогового агента, не имеет права уплачивать налог за счет своих средств. Что делать, если вы неверно рассчитали налог и удержали больше? Или ошиблись в платежке и вместо 1000 рублей, перевели 10 тысяч, можно их вернуть или зачесть?

Прямой запрет на оплату НДФЛ за счет агента указан в п. 9 ст. 226 НК РФ: «Уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается, за исключением случаев доначисления (взыскания) налога по итогам налоговой проверки в соответствии с настоящим Кодексом при неправомерном неудержании (неполном удержании) налога налоговым агентом».

Иначе говоря, НДФЛ — это не тот налог, который можно заплатить авансом на год вперед. Он перечисляется в бюджет каждый раз при выплате дохода физическому лицу. Почему же переплата все-таки возникает?

Когда может возникнуть переплата по НДФЛ

Переплата по НДФЛ в бюджет может образоваться в случае, когда организация — налоговый агент излишне удержала и перечислила в бюджет НДФЛ с сумм дохода, выплаченного физическому лицу.

Когда ошибка в исчислении НДФЛ установлена и доходы налогоплательщика откорректированы, то излишне удержанная и перечисленная сумма НДФЛ должна быть возвращена физлицу. А так как налоговый агент эту сумму уже перечислил в бюджет, то, соответственно, организация должна обратиться в налоговый орган за возвратом излишне уплаченных сумм НДФЛ.

Ситуации, при которых может быть излишне удержан налог, следующие:

Как вернуть работнику излишне удержанный налог

Порядок возврата НДФЛ работнику указан в ст. 231 НК РФ.

После того как бухгалтер пересчитает налог и определит излишне удержанную сумму, он должен в течение 10 рабочих дней сообщить о ней работнику. Установленной формы сообщения нет. Поэтому его можно составить в произвольной форме с указанием периода излишнего удержания налога, размера НДФЛ к возврату и просьбы предоставить банковские реквизиты для перечисления суммы налога.

После получения от работника заявления на возврат НДФЛ с указанием реквизитов расчетного счета для перечисления денег у работодателя есть 3 месяца на возврат суммы НДФЛ.

В случае нарушения срока возврата налога его нужно будет вернуть с процентами, которые начисляются за каждый календарный день просрочки исходя из ставки рефинансирования Банка России, действующей в эти дни.

Вернуть налог необходимо только в безналичном порядке и только тому физическому лицу, из доходов которого он был излишне удержан.

Налог возвращается за счет текущих и будущих платежей по НДФЛ за этого и других работников. То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога конкретному работнику.

Может случиться так, что сумма возврата НДФЛ работнику составит больше 3-х месячной суммы исчисленного и удержанного НДФЛ по всей организации. То есть, в ближайшие три месяца просто может не хватить суммы налога, которая подлежит уплате в бюджет, для возврата налога работнику. В таком случае следует обратиться в налоговую инспекцию за возвратом. Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от работника.

Для этого необходимо составить и отправить в налоговый орган следующие документы:

В течение месяца налоговый орган должен перечислить деньги на расчетный счет организации. И затем уже можно будет эти деньги перечислить работнику в обычном порядке.

Также работодатель вправе перечислить деньги работнику в счет возврата НДФЛ за счет собственных средств, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета. А затем уже обратиться в налоговую инспекцию.

Если работник, у которого выявлена излишне удержанная сумма налога, уже не работает в организации, то все равно ему нужно вернуть налог. Процедура такая же: надо уведомить бывшего работника об излишнем удержании, получить от него заявление на возврат и перечислить сумму налога в общем порядке.

Техническая ошибка

Переплата по НДФЛ может возникнуть и в результате технической ошибки — когда бухгалтер указал в платежном поручении на уплату НДФЛ больше, чем было удержано из доходов работников. То есть, в учете все исчислено верно, но по каким- то причинам при перечислении в бюджет допущена ошибка в сумме.

В такой ситуации, согласно разъяснениями контролирующих органов, сумма переплаты должна быть возвращена организации по ее заявлению, как ошибочно перечисленная.

Порядок возврата таких сумм также регулируется ст. 78 НК РФ, так как ничего иного в НК РФ не установлено, и налоговые агенты также имеют право на своевременный зачет или возврат сумм излишне уплаченного налога, а правила, указанные в ст. 78 НК РФ, распространяются в том числе и на налоговых агентов.

Для возврата переплаты по НДФЛ нужно в налоговую инспекцию предоставить:

То есть, налоговому агенту необходимо предоставить такие документы, из которых будет понятно, что данная переплата не является суммами налога, удержанными из доходов налогоплательщиков — физических лиц, а является именно денежным средствами организации, ошибочно перечисленными в бюджет. Рекомендуется перед написанием заявления подписать с налоговой инспекцией акт сверки по НДФЛ. Тогда налоговики удостоверятся, что все начисления по лицевому счету (которые были отражены на основании расчета 6-НДФЛ) оплачены и имеющаяся переплата действительно уплачена за счет средств компании и подлежит возврату.

Исправления в отчетности и в учете

В расчете 6-НДФЛ суммы налога, возвращенного сотрудникам, отражаются в том налоговом (отчетном) периоде, в котором осуществлен его возврат. Такие суммы следует отразить по строке 090 раздела 1.

Если по физическому лицу, из доходов которого излишне удержали НДФЛ, уже предоставлена справка 2-НДФЛ за налоговый период, то тогда нужно будет предоставить корректирующую справку 2-НДФЛ за тот же период.

В бухгалтерском учете сумма налога, подлежащая возврату физическому лицу, отражается записью сторно:

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Перечисление налога на расчетный счет физического лица отражается записью:

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и Кт 51 «Расчетные счета».

Источник

Забыли удержать НДФЛ: исправляем ошибку

Случается, что по ошибке бухгалтера НДФЛ не был удержан у работника и не перечислен в бюджет. Что же делать в подобных случаях и как грамотно исправить возникшую ошибку с минимальными рисками?

Выплаты производятся в течение налогового периода

Сотруднику Потапенко Г. Н. в июне 2017 г. были начислены и выплачены отпускные за 2 недели отпуска на общую сумму 28 673,00 руб. Потапенко Г. Н. является резидентом РФ. Из начисленных отпускных был удержан и перечислен в бюджет НДФЛ 1600,00 руб. Вычеты по НДФЛ сотруднику не предоставляются.

В рассмотренной ситуации организации, как налоговому агенту, рекомендуется пересчитать суммы НДФЛ по сотруднику за период с июня 2017 г. по декабрь 2017 г. включительно и доудержать до конца налогового периода (то есть до конца 2017 г.) с денежных доходов сотрудника недостающую сумму НДФЛ 2127,00 руб. (к примеру, из заработной платы, премий, больничных и пр.) и перечислить ее в бюджет. Но при этом важно помнить, что общая сумма удерживаемого НДФЛ не должна превышать 50% от выплачиваемого в денежной форме дохода сотруднику (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Далее, в связи с перерасчетом НДФЛ, нужно подать корректировочную декларацию 6-НДФЛ за полгода и 9 месяцев 2017 г., а до 2 апреля 2018 г. сдать декларацию 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ по итогам всего 2017 г.

Обратите внимание: доудержать налог можно с облагаемых доходов сотрудника в денежной форме только лишь в рамках текущего налогового периода. В 2018 г. удержания производить уже нельзя. Об этом свидетельствует Письмо ФНС РФ от 26.10.2016 № БС-4-11/20405@. То есть в описанном выше примере у бухгалтера есть возможность удержать недостающий НДФЛ в размере 2172,00 руб. с доходов Потапенко Г.Н. за декабрь 2017 г.

Что же касается взыскания пеней при несвоевременном удержании, то тут есть два мнения – ВАС РФ и ФНС РФ.

Но поскольку мнения ВАС и ФНС расходятся, да и к тому же если неудержание НДФЛ не является обоснованным, то взыскание пеней налоговым органом с работодателя в случае несвоевременного удержания налога (как описано в примере 1) все-таки может быть допустимым.

Напомним, что пеня рассчитывается исходя из 1/300 действующей ставки рефинансирования, суммы задолженности по налогу и количества просроченных для оплаты дней.

Если налоговая инспекция выставит требование об уплате пеней и штрафов, то их обязательно нужно будет погасить, в противном случае можно ожидать блокировку расчетного счета организации.

Выплат больше не предполагается

Сотруднику Романовой И. Д. 15 ноября 2017 г. был произведен расчет при увольнении (начислена и выплачена заработная плата за отработанные дни 20 500,00 руб. и начислена компенсация отпуска 12 650,00 руб.). Бухгалтер рассчитал сумму НДФЛ, подлежащую удержанию и перечислению в бюджет, в общем размере 2665,00 руб. Сумма, выплаченная на руки сотруднику, составила 30 485,00 руб.

Неудержанный НДФЛ составил 1645,00 руб. В связи с тем, что сотрудник уволился и, соответственно, никаких доходов ему выплачиваться больше не будет, то и удержать недостающую сумму налога с сотрудника в течение налогового периода у работодателя не предвидеться возможным. В данной ситуации работодателю нужно в обязательном порядке предоставить в налоговый орган сообщение о невозможности удержать налог с физлица и сумме налога. Данные сведения предоставляются налоговым агентом в виде справок 2-НДФЛ с признаком «2» по каждому физлицу, в отношении которых не был удержан налог.

В рассматриваемом примере 2 справка 2-НДФЛ по сотруднику Романовой И. Д. должна быть подана организацией не позднее 1 марта 2018 г. После чего налоговый орган вышлет уведомление физлицу Романовой И.Д. о том, что она самостоятельно должна уплатить сумму НДФЛ в бюджет. В свою очередь, налоговому агенту по итогам 2017 г. также необходимо будет предоставить в общем порядке справки 2-НДФЛ по всем физлицам (работникам) с признаком «1» и декларацию 6-НДФЛ за 12 месяцев 2017 года в срок до 2 апреля 2018 г.

Однако нельзя утверждать, что налоговой инспекцией не будет осуществлено взыскание пеней и штрафов с работодателя в результате неудержания сумм НДФЛ, этот риск сохраняется и в подобных случаях.

Источник

Забыли удержать НДФЛ: исправляем ошибку

Нет времени читать?

Случается, что по ошибке бухгалтера НДФЛ не был удержан у работника и не перечислен в бюджет. Что же делать в подобных случаях и как грамотно исправить возникшую ошибку с минимальными рисками?

Выплаты производятся в течение налогового периода

Рассмотрим два варианта с наглядными примерами: когда сотруднику в течение всего налогового периода (то есть года) производятся выплаты в денежной форме и когда таких выплат не предполагается.

Пример № 1.

Сотруднику Потапенко Г. Н. в июне 2017 г. были начислены и выплачены отпускные за 2 недели отпуска на общую сумму 28 673,00 руб. Потапенко Г. Н. является резидентом РФ. Из начисленных отпускных был удержан и перечислен в бюджет НДФЛ 1600,00 руб. Вычеты по НДФЛ сотруднику не предоставляются.

Однако бухгалтером была допущена ошибка в расчете налога, поскольку сумма НДФЛ, подлежащая удержанию, должна быть равна 3727,00 руб. (28 673,00 руб. × 13%=3727,00 руб.). То есть налог с отпускных был удержан не в полном размере. Недочет в расчете бухгалтером был обнаружен 1 декабря 2017 г. Потапенко Г.Н. продолжает работать и получает доход в денежной форме по настоящее время.

В рассмотренной ситуации организации, как налоговому агенту, рекомендуется пересчитать суммы НДФЛ по сотруднику за период с июня 2017 г. по декабрь 2017 г. включительно и доудержать до конца налогового периода (то есть до конца 2017 г.) с денежных доходов сотрудника недостающую сумму НДФЛ 2127,00 руб. (к примеру, из заработной платы, премий, больничных и пр.) и перечислить ее в бюджет. Но при этом важно помнить, что общая сумма удерживаемого НДФЛ не должна превышать 50% от выплачиваемого в денежной форме дохода сотруднику (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Далее, в связи с перерасчетом НДФЛ, нужно подать корректировочную декларацию 6-НДФЛ за полгода и 9 месяцев 2017 г., а до 2 апреля 2018 г. сдать декларацию 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ по итогам всего 2017 г.

Обратите внимание! доудержать налог можно с облагаемых доходов сотрудника в денежной форме только лишь в рамках текущего налогового периода. В 2018 г. удержания производить уже нельзя. Об этом свидетельствует Письмо ФНС РФ от 26.10.2016 № БС-4-11/20405@. То есть в описанном выше примере у бухгалтера есть возможность удержать недостающий НДФЛ в размере 2172,00 руб. с доходов Потапенко Г.Н. за декабрь 2017 г.

Но если бы ошибка при неверном расчете налога была найдена, предположим, в феврале 2018 г., то, соответственно, работодателю удержать НДФЛ уже не представилось бы возможным. И в подобном случае в результате неправомерного неудержания НДФЛ по итогам истекшего налогового периода санкций ИФНС в виде штрафа и пеней работодателю не избежать. А обязанность по уплате неудержанной суммы НДФЛ перекладывается уже непосредственно на физлицо. В свою очередь от организации, как налогового агента, требуется подать в ИФНС справку 2-НДФЛ с признаком «2» по данному сотруднику – в ней будет отражаться информация о неудержанных суммах налога с дохода физлица за налоговый период.

Что же касается взыскания пеней при несвоевременном удержании, то тут есть два мнения – ВАС РФ и ФНС РФ. Так, ВАС РФ в своем постановлении № 57 30.07.2013 г. разъясняет, что с налогового агента, который не удержал налог, могут быть взысканы пени. Однако ФНС РФ в своем письме № ЕД-4-2/13600 от 04.08.2015 г. утверждает следующее: в связи с тем, что перечисление НДФЛ за счет средств налогового агента не допускается, то и оснований для взыскания неудержанного налога с налогового агента нет, а значит, нет и оснований для взыскания пеней, то есть если НДФЛ работодателем не был удержан, следовательно, и пеней быть не должно.

Но поскольку мнения ВАС и ФНС расходятся, да и к тому же если неудержание НДФЛ не является обоснованным, то взыскание пеней налоговым органом с работодателя в случае несвоевременного удержания налога (как описано в примере 1) все-таки может быть допустимым.

Напомним, что пеня рассчитывается исходя из 1/300 действующей ставки рефинансирования, суммы задолженности по налогу и количества просроченных для оплаты дней.

Если налоговая инспекция выставит требование об уплате пеней и штрафов, то их обязательно нужно будет погасить, в противном случае можно ожидать блокировку расчетного счета организации.

Выплат больше не предполагается

По-другому нужно действовать, если в течение оставшегося налогового периода выплата доходов работнику в денежной форме больше не производилась.

Пример 2.

Сотруднику Романовой И. Д. 15 ноября 2017 г. был произведен расчет при увольнении (начислена и выплачена заработная плата за отработанные дни 20 500,00 руб. и начислена компенсация отпуска 12 650,00 руб.). Бухгалтер рассчитал сумму НДФЛ, подлежащую удержанию и перечислению в бюджет, в общем размере 2665,00 руб. Сумма, выплаченная на руки сотруднику, составила 30 485,00 руб.

Бухгалтер допустил ошибку – сумма НДФЛ была удержана только лишь из заработной платы Романовой И. Д., а с суммы компенсации не отгулянного отпуска НДФЛ не был удержан и в бюджет не перечислен.

Неудержанный НДФЛ составил 1645,00 руб. В связи с тем, что сотрудник уволился и, соответственно, никаких доходов ему выплачиваться больше не будет, то и удержать недостающую сумму налога с сотрудника в течение налогового периода у работодателя не предвидеться возможным. В данной ситуации работодателю нужно в обязательном порядке предоставить в налоговый орган сообщение о невозможности удержать налог с физлица и сумме налога. Данные сведения предоставляются налоговым агентом в виде справок 2-НДФЛ с признаком «2» по каждому физлицу, в отношении которых не был удержан налог.

В рассматриваемом примере 2 справка 2-НДФЛ по сотруднику Романовой И. Д. должна быть подана организацией не позднее 1 марта 2018 г. После чего налоговый орган вышлет уведомление физлицу Романовой И.Д. о том, что она самостоятельно должна уплатить сумму НДФЛ в бюджет. В свою очередь, налоговому агенту по итогам 2017 г. также необходимо будет предоставить в общем порядке справки 2-НДФЛ по всем физлицам (работникам) с признаком «1» и декларацию 6-НДФЛ за 12 месяцев 2017 года в срок до 2 апреля 2018 г. Однако нельзя утверждать, что налоговой инспекцией не будет осуществлено взыскание пеней и штрафов с работодателя в результате неудержания сумм НДФЛ, этот риск сохраняется и в подобных случаях.

Автор: Анна Луценко,
Бухгалтер компании «ГЭНДАЛЬФ»

Источник

Кто и как может удерживать деньги из вашей зарплаты

Правила и процедуры

Если вы работаете официально, то часть вашей зарплаты работодатель удерживает и перечисляет в налоговую.

Помимо налоговых платежей, есть и другие ситуации, когда работник получает на руки меньше, чем положено по трудовому договору. Расскажу, кто и как может забирать часть зарплаты на законных основаниях.

Нормативная база удержаний

Основные правила удержания из заработной платы прописаны в трудовом кодексе. В статье 137 ТК РФ перечислены случаи, в которых работодатель может оставлять себе часть зарплаты работника. В статье 138 ТК РФ указаны максимальные размеры удержаний: забирать весь доход нельзя — что-то должно оставаться на жизнь.

Порядок удержания налога на доходы физических лиц — НДФЛ — прописан в главе 23 налогового кодекса, а денег из заработка осужденного — в статье 44 уголовно-исполнительного кодекса.

Бывает, что часть зарплаты должника забирают судебные приставы. В статьях 98 и 99 федерального закона «Об исполнительном производстве» рассказывается, как это происходит.

Обязательные удержания

В некоторых случаях работодатель обязан удерживать деньги из зарплаты — это не зависит от его воли или желания сотрудника.

Налог на доходы физических лиц. Люди, которые трудоустроены официально, отдают со своих трудовых доходов 13% НДФЛ. Те, кто работает «вчерную», налоги не платят и очень рискуют.

Работники не сами относят деньги в налоговую — за них это делает работодатель, который исполняет функции налогового агента. Он считает НДФЛ, удерживает его из зарплаты и перечисляет в налоговую инспекцию. А сотрудники получают на руки сумму уже за вычетом налога.

НДФЛ — это первоочередной платеж: сначала государство забирает свою часть, а остальные удержания рассчитываются от зарплаты уже за вычетом налога.

Про налог на доходы физлиц можно почитать в подборке статей:

Удержание кредитов по исполнительному листу. Например, человек взял кредит в банке и не отдал. Банк обратился в суд, выиграл дело и получил исполнительный лист.

Исполнительный лист — это документ, который дает право на принудительное взыскание долга. Существуют и другие исполнительные документы, например судебный приказ и исполнительная надпись нотариуса. Подробнее про них читайте в статье «Как вернуть свои деньги, если дали их в долг».

Это работает не только с банками: примерно так же происходит, если должник не вернул деньги микрофинансовой организации или соседу по расписке. И банк, и МФО, и сосед — это кредиторы должника. Как только кредитор получает исполнительный документ, он превращается во взыскателя.

Кредитор может отнести исполнительный лист судебным приставам — они возбудят исполнительное производство и попытаются взыскать долг. Есть несколько способов это сделать, один из самых эффективных — отправить работодателю должника постановление об обращении взыскания на зарплату.

В постановлении указывается общая сумма долга и сколько процентов от дохода нужно удерживать. Задача работодателя — выполнить то, что написал пристав.

Работодатель начинает удержания со дня, когда получил исполнительный лист. В день зарплаты должнику выплатят сумму уже за минусом денег, которые предназначаются взыскателю.

Удержанные деньги работодатель в течение трех дней направляет по реквизитам из постановления. Как правило, деньги сначала попадают в службу судебных приставов, а приставы уже сами перечисляют их взыскателю или распределяют между несколькими взыскателями. Если же кредитор подал лист напрямую работодателю, то будет получать деньги сразу от него.

Удержания продолжаются, пока долг не будет погашен или работник не уволится. Если работник покинул организацию, то работодатель возвращает исполнительный лист тому, от кого его получил, — взыскателю либо приставам.

Удержание алиментов по соглашению. Например, бывшие супруги договорились о размере алиментов и составили письменное соглашение. Это соглашение необходимо заверить у нотариуса — тогда оно будет обладать силой исполнительного листа.

Если плательщик алиментов нарушает договоренности, то получатель вправе взыскать деньги принудительно. Для этого ему нужно подать соглашение приставам или работодателю плательщика алиментов.

Работодатель удерживает алименты в размере, прописанном в соглашении, но не более 70% от зарплаты.

Допустим, отец ребенка по соглашению обязуется выплачивать алименты — 25 000 Р в месяц. Но это вся зарплата, которую он получает на руки уже за вычетом НДФЛ. Если забрать эти деньги, то у него ничего не останется — так нельзя.

Поэтому работодатель удержит только 17 500 Р — это ровно 70% от зарплаты. А оставшиеся 7500 Р — долг, который отец ребенка заплатит с других доходов.

Удержание алиментов по исполнительному листу. Не всегда удается договориться об уплате алиментов полюбовно — тогда к спору привлекают суд.

Как правило, получатель алиментов сначала обращается к мировому судье за судебным приказом. Это упрощенная процедура: нет заседаний и прений сторон. Судья просто проверяет документы и выносит приказ в течение пяти дней, если все оформлено правильно. Судебный приказ по силе равен исполнительному листу: его тоже можно подать приставам или напрямую работодателю.

Некоторые дела нельзя рассмотреть в приказном производстве, например, когда нужно установить отцовство или если выплата алиментов затрагивает интересы других детей. А еще бывает, что должник отменяет судебный приказ — это несложно. В таких случаях получатель алиментов подает уже полноценный иск, участвует в судебных заседаниях и, если выигрывает, забирает исполнительный лист.

И в судебном приказе, и в исполнительном листе указывается размер алиментов в форме доли от дохода — ½, ⅓, ¼ — или твердой суммой, например 20 000 Р в месяц.

У нас есть что почитать про взыскание алиментов:

Очередность удержания

Иногда на одного должника приходится несколько кредиторов. Например, человек должен трем банкам, квартплату управляющей компании и алименты бывшей жене. Так образуется очередь из взыскателей.

Удержание на основании двух исполнительных листов. Не все долги равны: одни считаются важнее других и закрываются раньше. Приставы распределяют деньги среди взыскателей с учетом очередности.

Долги первой очереди: алименты, возмещение ущерба от преступления и различных видов вреда — морального, здоровью, в связи со смертью кормильца.

Вторая очередь: обязательства перед сотрудниками. Например, должник — индивидуальный предприниматель — не выдал зарплату работникам.

Третья очередь: долги перед государством — налоги, взносы, штрафы.

И в самом конце идут остальные кредиторы.

Здесь работает такой принцип: пока долги одной очереди не закрыты, деньги не попадают на ступеньку ниже.

Например, должник не платит налоги государству и коммуналку управляющей компании. Оба долга пытаются взыскать приставы.

Его зарплата будет уходить на налоги — это более приоритетный долг. И до тех пор, пока этот долг не будет закрыт, управляющая компания не получит ни копейки в рамках исполнительного производства. Так работает очередность.

Удержание сумм по нескольким исполнительным листам одной очереди. Долги внутри одной очереди тоже не равноценны: приставы перечисляют взысканные деньги пропорционально размеру задолженности.

Возможны ли удержания задним числом. Работодатель начинает удержания со дня, когда он получил документы, — задним числом нельзя.

Вот взыскатель отправил по почте исполнительный лист должнику на работу. Но почему-то документы пришли с большим опозданием: лист от января, а сейчас уже июль. Тогда должнику повезло: он пять месяцев получал полную зарплату, а мог бы довольствоваться лишь половиной.

Удержания по инициативе работодателя

Расскажу, в каких случаях работодатель вправе оставлять себе часть зарплаты сотрудника.

Для возврата ошибочно выплаченных сумм — когда в результате счетной ошибки работнику перечислили больше, чем следовало.

Роструд считает, что счетная ошибка — это просчет при совершении арифметических действий. Например, в компании установлена почасовая оплата труда. Бухгалтер неправильно умножил стоимость часа на отработанное время, и в результате сотруднику переплатили. Кроме того, суды относят к счетным ошибкам неточности из-за сбоев в программе.

Чтобы удержать ошибочные перечисления из зарплаты, нужно получить письменное согласие работника. Если согласия нет, работодателю придется обращаться в суд и доказывать, что произошла счетная ошибка.

Сотрудник уволился из компании по собственному желанию. При увольнении ему неправильно рассчитали зарплату и выдали лишние деньги. Как выяснилось позже, ошибка случилась из-за сбоя в программе 1С.

Экс-работнику направили письмо с просьбой вернуть переплату, которое тот проигнорировал. Тогда компания обратилась в суд и доказала, что причина переплаты — в счетной ошибке. Суд подтвердил, что бывший сотрудник должен отдать деньги.

Для погашения аванса, выданного при разных обстоятельствах. Работодатель может выдать работнику деньги на будущие служебные расходы. Например, сотрудника отправляют в командировку и выделяют авансом некоторую сумму в подотчет — за нее надо отчитаться.

В течение трех дней после возвращения из командировки работник должен составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые подтверждают его расходы, — чеки из гостиницы, распечатки электронных билетов на поезд или самолет.

Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты аванса, за который сотрудник не отчитался. Но только при соблюдении двух условий:

Если работник не согласен с удержанием или срок уже истек, то подотчетные суммы взыскиваются в суде.

При увольнении за неотработанные дни отпуска. Работодатель может предоставить сотрудникам оплачиваемый отпуск авансом.

Допустим, сотрудник отработал в компании полгода, за которые полагается 14 дней отпуска. Но он хочет отдохнуть подольше, поэтому просит отпустить его на 24 дня. Работодатель соглашается: предоставляет и оплачивает сотруднику дополнительные 10 дней авансом.

Если сотрудник не проработает полный год и уволится, то возникнет переплата по отпускным. Работодатель вправе удержать переплату из расчета при увольнении — причем согласие работника не требуется.

Для возмещения ущерба. Работодатель вправе взыскать с работника компенсацию за причиненный ущерб.

Но это сложная процедура. Сначала работодатель собирает комиссию и организует проверку, чтобы подсчитать размер ущерба и выяснить, кто виноват. У работника запрашивают объяснительную, а если он не хочет ее писать, то комиссия составляет акт об отказе.

По итогам проверки работодатель по рыночным ценам устанавливает точный размер ущерба. Например, сотрудник сломал станок на заводе, потому что нарушил инструкцию по эксплуатации. Тогда нужно подсчитать расходы на ремонт оборудования, а если его уже невозможно восстановить, то взять за ущерб стоимость аналогичного станка.

Работодатель вправе принять решение об удержании компенсации ущерба из зарплаты, даже если работник с этим не согласен. Но только при соблюдении двух условий:

Когда ущерб больше среднемесячного заработка, удержание разрешается только с письменного согласия работника либо в судебном порядке.

Трудовой кодекс предусматривает, что работник может договориться с работодателем и погасить ущерб в рассрочку. А еще с согласия работодателя сотрудник вправе сам починить, что сломал, или передать компании равноценное имущество на замену.

Штрафные удержания за невыполнение плана или проступки. Если работник набедокурил или не выполнил план, то удерживать деньги из его оклада нельзя. Сотрудник получает оклад просто за то, что приходит на работу и там работает — неважно, плохо или хорошо.

За дисциплинарные проступки, например опоздание или прогул, в трудовом кодексе предусмотрены специальные наказания: замечание, выговор и увольнение. А вот уменьшать окладную часть зарплаты за это нельзя.

Во многих компаниях работники получают не только оклад, но и премию. Это переменная часть зарплаты, которую платят за достижение определенных результатов и соблюдение трудового распорядка.

Правила премирования обычно прописывается во внутренних документах работодателя — положениях и регламентах — либо в трудовом договоре или приложениях к нему. Работодатель может указать, за что будет поощрять, а за что лишать премий. По сути, лишение премии — это удержание денег из переменной части зарплаты.

Например, в организации есть положение о премировании. В этом документе указано, что сотрудник получит премию, если выполнит план продаж — заключит не менее 10 сделок за месяц — и при этом не получит дисциплинарных взысканий. Тогда, если работник не справится с планом или опоздает на работу, он останется без премии, но оклад все равно получит.

Сроки удержания

Сроки удержания могут быть разные.

В день зарплаты удерживают НДФЛ с зарплаты, с отпускных и пособий по болезни. Удержанные суммы перечисляют в налоговую не позднее следующего дня после выплаты. Также на день зарплаты приходятся удержания по исполнительным документам. В этом случае удержанные суммы отправляют кредитору или приставам в трехдневный срок со дня выплаты.

Если удержания — это неотработанные отпускные, их удерживают в день увольнения.

Если это подотчетные суммы, то срок удержаний — месяц с последнего дня, когда работник должен был предоставить авансовый отчет.

Если удерживают деньги, которые перечислены из-за счетной ошибки, то срок — месяц со дня, когда работник получил ошибочную выплату.

Если удерживают в счет ущерба, то срок — месяц со дня, когда работодатель установил размер ущерба.

Если удерживают за невыполнение нормы труда, то срок — месяц со дня, когда комиссия по трудовым спорам или суд вынесли решение.

Удержания по заявлению работника

Иногда работники сами просят удерживать деньги из зарплаты. Например, забывчивый сотрудник должен ежемесячно платить за ипотеку. Чтобы не просрочить оплату, он пишет заявление работодателю, где просит переводить часть зарплаты на погашение ипотечного кредита.

Работодатель не обязан выполнять подобные распоряжения работника — он может согласиться или отказаться. Если согласится, то должен учитывать: законность добровольных удержаний — вопрос запутанный. Не исключено, что трудовой инспекции не понравятся такие перечисления, а желание пойти навстречу работнику обернется для компании судебными тяжбами.

Минтруд считает, что так делать нельзя: в трудовом кодексе прописаны все основания для удержания и про заявления от работника там ничего нет. А вот Роструд подтвердил, что работодатель вправе удержать деньги, когда работник сам попросил.

Да и суд сказал, что так можно: работник вправе распоряжаться своей зарплатой. Если он хочет, чтобы работодатель перечислил часть денег не ему, а куда-то еще, то почему бы и нет. А нормы трудового кодекса распространяются только на обязательные удержания и не касаются добровольных.

Ограничения размера удержания из заработной платы

Для разных удержаний есть свои ограничения.

В пользу работодателя. Работодатель не может забирать себе более 20% с зарплаты работника.

Оставшиеся 4000 Р работник может заплатить добровольно, а если откажется — работодателю придется простить ему долг. Эти деньги считаются переплатой по зарплате, но здесь нет счетной ошибки, так что взыскать отпускные в суде не получится.

Другой пример. Сотрудник не отчитался за аванс на сумму 30 000 Р и не вернул эти деньги. Он согласился на удержания из зарплаты, которая составляет 50 000 Р в месяц на руки.

п. 5 обзора судебной практики по гражданским делам ВС за третий квартал 2013 годаPDF, 805 КБ

НДФЛ. Ставка налога на доходы физических лиц — 13%. Для нерезидентов она выше — 30%.

По исполнительным документам могут забирать до 50% от зарплаты. Даже если на работника пришло несколько исполнительных листов, работодатель все равно обязан сохранить за ним не менее половины зарплаты.

Из этого правила есть исключения. В некоторых случаях удерживают до 70% — если это долг по алиментам на несовершеннолетних детей или по возмещению:

По соглашению об уплате алиментов. Работодатель должен удерживать столько, сколько прописано в соглашении, но не более 70% от зарплаты.

По инициативе работника. Размер добровольных удержаний не ограничен: работник может отдавать хоть всю зарплату туда, куда решит.

Сколько могут удерживать из зарплаты

Доходы, из которых не производятся удержания

Не все выплаты от работодателя попадают под удержания. Например, долг по исполнительным документам нельзя удержать:

Кроме того, НДФЛ не надо платить с некоторых видов выплат от работодателя:

Как применять разные виды удержаний вместе

Удержания просто рассчитать, если их немного. Все сложнее, когда за зарплатой выстраивается орда претендентов: налоговая ждет НДФЛ, бывший супруг или супруга — алименты, банки — расплаты по кредитам, а работодатель хочет вернуть подотчетные суммы.

Тогда для работодателя алгоритм такой:

Покажу, как это работает, на трех примерах:

Пример 1. Работодатель ежемесячно забирает 20% зарплаты сотрудника за причиненный ущерб. Но вдруг приходит исполнительный лист, по которому половину зарплаты теперь нужно перечислять приставам.

По закону после всех удержаний у работника должна остаться как минимум половина зарплаты. Значит, те 20%, которые раньше доставались работодателю, теперь будут уходить судебным приставам, а от них уже взыскателю.

Тогда работодатель может подать в суд на работника, получить исполнительный лист и встать в очередь взыскателей. Или же договориться, чтобы сотрудник добровольно внес деньги за ущерб. Есть и третий вариант — забыть и простить.

Пример 2. Работник взял заем в микрофинансовой организации и не вернул — теперь половину доходов отдает взыскателю по исполнительному листу. Экс-супруга должника приносит работодателю соглашение об уплате алиментов, по которому 70% зарплаты полагаются ей.

Алименты — это долги первой очереди, а займы — четвертой. Сначала работодатель должен удержать алименты, а потом уже все остальное. Но после алиментов у должника останется только 30% зарплаты — на эту часть МФО претендовать не вправе. Получается, что кредитору уже ничего не достанется из зарплаты.

Некоторые должники даже оформляют фиктивные алиментные соглашения, чтобы защитить деньги от взыскателей. Однако взыскатели могут оспорить такие соглашения.

Пример 3. У работника есть долг — по исполнительному документу приставы забирают половину заработка. Он приносит начальнику заявление, в котором просит перечислять всю зарплату на банковскую карточку приятеля.

Так нельзя: удержание по исполнительному листу обязательное, а по инициативе работника нет. Сотрудник не вправе распоряжаться частью зарплаты, которая предназначается взыскателю. Если работодатель выполнит такое поручение, то нарушит закон. За это предусмотрена административная и даже уголовная ответственность.

Документальное оформление

Все зависит от основания удержания: в каждом случае документы оформляются по-разному.

Образец заявления на удержание из заработной платы. Допустим, работник хочет, чтобы работодатель не выплачивал ему зарплату, а распорядился этими деньгами как-то иначе. Тогда он должен написать заявление на имя руководителя в свободной форме. Главное — указать сумму удержаний и реквизиты счета, куда перечислять деньги.

Не получится договориться на словах. Без письменного заявления никак — оно необходимо работодателю, чтобы доказать законность удержаний. Заявление пригодится, когда трудовая инспекция явится с вопросом: «А почему это вы перечисляете зарплату непонятно куда, а не сотруднику на карту?» Или если работник внезапно решит, что не просил удерживать деньги, и потребует их обратно.

Образец согласия на удержание. Вот какие виды удержаний невозможны без согласия работника:

Сначала работник дает согласие в письменной форме, и только после этого работодатель может издать приказ и забрать часть его зарплаты.

Образец приказа на удержание. Приказ нужен, чтобы удержать деньги по инициативе работодателя или работника. А вот для удержания НДФЛ или долга по исполнительному документу приказ не требуется.

Образец положения об удержании из заработной платы невозвращенных подотчетных средств. Все правила удержания подотчетных сумм прописаны в трудовом кодексе, поэтому дополнительное положение не требуется. Но некоторые работодатели хитрят и придумывают документы, чтобы обойти законодательные ограничения.

Например, по закону подотчетные суммы разрешено удерживать из зарплаты только с письменного согласия работника. Да и размер удержания ограничен: не более 20% с каждой зарплаты.

Начальник не хочет спрашивать разрешение у сотрудников и удерживать задолженность частями по полгода. Поэтому он изобретает новое положение, где пишет что-то вроде: «Если работник не сдал авансовый отчет за прошлый месяц до 5 числа текущего месяца, то работодатель вправе удержать подотчетные суммы в полном объеме с зарплаты работника. Согласие работника при этом не требуется».

Это незаконно: трудовой кодекс главнее любого внутреннего регламента работодателя. Документ не имеет силы, если он ухудшает положение работников по сравнению с требованиями трудового кодекса.

Источник