что делать если контрагент не платит по договору
Что делать, если контрагент задерживает оплату
Финансовый кризис обострил проблемы с ликвидностью у российских компаний. Растут долги компаний по зарплате и по расчётам друг с другом. «Секрет» вместе с юристами составил инструкцию, как поторопить контрагентов.
Финансовый кризис обострил проблемы с ликвидностью у российских компаний. Растут долги компаний по зарплате и по расчётам друг с другом. «Секрет» вместе с юристами составил инструкцию, как поторопить контрагентов.
Теория
1. Проверить статус контрагента
До возникновения проблемных ситуаций с контрагентом желательно его промониторить. Проверьте в Едином государственном реестре регистрации юрлиц правильность предоставленных данных о компании. Изучите на сайте Арбитражного суда сведения о судебных тяжбах будущего партнёра по бизнесу. Выясните через Федеральную службу судебных приставов, не ведётся ли в отношении контрагента исполнительное производство. Убедитесь на сайте ФМС в действительности паспорта представителя фирмы, уполномоченного заключать договоры.
2. Поговорить с партнёром
Не стоит избегать личного общения и заменять его перепиской. Полезно выяснить, когда должник планирует произвести платёж и почему он задерживается, особенно если у вас давние деловые отношения с контрагентом. Может быть, получится найти приемлемое решение, например зачёт встречных требований.
3. Перечитайте договор
Конечно, внимательно читать договор надо с юристом до подписания. Но когда возникает конкретная проблема, полезно перечитать положения соглашения. Случается, что в договоре право на получение самого платежа или штрафных санкций за просрочку зависит от своевременного направления претензии или счёта либо совершения других действий со стороны кредитора.
4. Направить контрагенту письменную претензию
Претензию составляют в двух экземплярах в свободной форме. Один экземпляр передают представителю контрагента, на втором экземпляре он оставляет роспись, подтверждая, что документ получен, указывает число, фамилию, инициалы и должность. Претензию также можно направить на юридический адрес контрагента заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Текст должен содержать указание на нарушенные контрагентом пункты договора и размер суммы, подлежащей уплате. Претензия может содержать предупреждение о том, что в случае невыполнения требований в указанный срок последует обращение в суд и все судебные издержки будут возложены на контрагента. Такой порядок является обязательным в случае, если придётся обращаться за защитой нарушенных прав в суд.
5. Перепроверить контракты
Что делать, если контрагенты не платят?
Выбор контрагента для развития своего бизнеса — важный шаг еще на стадии подготовки к заключению договора. Рассмотрим действия компании с этого этапа до подачи иска в суд.
Проверка контрагента
Вы, конечно, сто раз это слышали, но при проверке будущего контрагента необходимо проявить должную осмотрительность. Но этот шаг действительно поможет исключить возможные риски, в том числе споры с налоговиками.
Понятие должной осмотрительности зародилось в 2003 году и было сформулировано в Определении Конституционного Суда от 16 октября 2003 года № 329-О. Однако единообразный подход в судебной практике был сформулирован лишь в 2020 году Верховным Судом (Определение ВС РФ № 307-ЭС19_27597 по делу А42-7695/2017).
Исходя из позиции ВС, можно выделить обязательные критерии должной осмотрительности:
Для такой проверки достаточно запросить у контрагента стандартный набор документов:
После получения документов необходимо провести проверку контрагента с использованием открытых источников (к примеру, сервис по проверке задолженности Федеральной службы судебных приставов, информационная система «Электронное правосудие», Единый федеральный реестр сведений о банкротстве), либо с использованием программных комплексов, которые на сегодняшний день предлагают различные компании и банки.
После такой проверки, убедившись в надежности и платежеспособности контрагента, можно переходить к согласованию условий договора.
С контрагентами разберемся, а вот что делать с самозанятыми и как избежать проблем с налоговой? Об этом запись классного вебинара на «Клерке» — забирайте прямо сейчас.
Согласовываем договор
Не важно, кем компания выступает по договору, важно то, как предусмотрена ее безопасность.
При согласовании условий договора я всегда рекомендую включать в него следующие условия, которые не должны содержать «размытых» и двусмысленных формулировок:
Контрагент не платит
Если все-таки случилась такая ситуация, что контрагент не может оплатить исполненное обязательство другой стороны договора, не спешите обращаться в суд. Важно не только совершить действия по досудебному урегулированию спора, но и попытаться найти иные механизмы решения данной проблемы. Перед обращением в суд, всегда нужно помнить, что выигранный судебный спор — это далеко не всегда получение денег.
В любом случае, нужно встретиться с руководителем должника лично и провести переговоры, где узнать причины возникновения задолженности и возможности ее погашения в кратчайшие сроки. В ходе переговоров можно выяснить и разрешить спор о недовольстве вашего контрагента качеством, объемом или иным при исполнении обязательств.
В моей практике, при невозможности исполнения обязательства оговоренным способом в договоре, я стараюсь обсуждать с клиентом и должником возможность новации.
Новация заключается в замене первоначального обязательства новым. Такой подход актуален и эффективен для удовлетворения интересов кредитора и должника, поскольку чаще всего приводит к погашению задолженности перед кредитором и освобождении от обязательств должника. В то же время данный подход позволяет в будущем сохранить нормальные деловые отношения в случае их продолжения или возобновления.
Одновременно с планированием переговоров стоит начать досудебную переписку с контрагентом. Первоочередное действие состоит в сверке взаимных расчетов. Этот документ по своей сути является признанием ненадлежащего исполнения обязательств и долга. Также необходимо еще раз внимательно изучить условия договора, обращая внимание на сроки исполнения обязательств. Проверить имеющиеся документы, которые в последующем будут подтверждать вашу позицию в суде.
Если каких-либо документов не хватает для подтверждения определенных договором событий, в том числе исполнения обязательств, пока не начался судебный спор, необходимо предпринять меры к получению таких документов, поскольку именно на досудебной стадии вы с должником еще не ушли в ту степень конфликта, когда с его стороны будет противодействие.
Если весь комплект документов получен или имеется, то можно подготовить претензию.
Претензия не должна содержать вашу будущую позицию по делу в суде и раскрывать все имеющиеся доказательства, в ней необходимо указать основания ее направления и сумму требований, а также возможные правовые последствия в случае рассмотрения дела в суде. Касаемо последнего стоит указывать на это максимально лаконично, чтобы указание на пени и штрафы не воспринималось как угроза.
Как указывал выше, не спешите обращаться в суд. Если не получение денег от должника становится очевидным, попробуйте продать долг, используя предусмотренное договором право. В этом случае вы сможете получить денежные средства, пусть даже в меньшем размере, но это лучше, чем не получить ничего.
В случае с крупными организациями целесообразно освещение проблемы в средствах массовой информации. Как правило, до публикации статьи или проведения пресс-конференции дело не доходит и недобросовестный конкурент, понимая риски, идет на переговоры, но в ином случае это поможет минимизировать риски коррупционного воздействия.
Судебный спор
Подготовка иска в суд является важным этапом. Для этого рекомендуется привлекать не только юристов, но иных специалистов, особенно в случаях, когда речь идет о проектировании, строительстве и иных сферах.
В первую очередь, рекомендую подготовить исковое заявление со ссылками на законодательство, практику судов по аналогичным вопросам, а также имеющиеся доказательства (договор, акты сверки взаимных расчетов, акты оказанных услуг или выполненных работ и т.д.).
После того, как иск полностью готов, не спешим подавать его в суд, желательно обсудить готовый иск со специалистами в той области бизнеса, в которой возник спор. Зачастую достаточно штатных сотрудников, но иногда имеется целесообразность в привлечении сторонних организаций для дачи заключений по правовым вопросам (к примеру, привлечение аудиторов, кадастровых инженеров).
По окончании подготовительной части к подаче искового заявления вместе со всем имеющимся у нас комплектом документов, в том числе оплаченной государственной пошлиной и доказательствами направления иска с приложениями сторонам спора, передаем его в суд.
Одновременно с подачей иска целесообразно подготовить и направить ходатайство в суд об истребовании в налоговой инспекции сведений об открытых расчетных счетах должника.
При получении такой информации необходимо подготовить и подать в суд ходатайство о наложении ареста на все известные расчетные счета.
После выигранного дела в суде получите исполнительный лист и перелайте его в службу судебных приставов или в банк, при наличии достоверных сведений о нахождении на расчетном счете денежных средств.
Выводы
Перед заключением договора минимизируем свои риски и проверяем будущего контрагента.
Согласовываем договор с безопасными условиями.
В случае, если договор не заключили, но обязательства выполнялись, получаем доказательства, в частности используем переписку, фото и видео материалы, показания свидетелей.
Перед обращением в суд, пишем претензию и проводим переговоры. В случае с крупными компаниями обращаемся в средства массовой информации.
Обращаемся в суд, если претензия и переговоры не помогли.
Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.
Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок тут.
Не доводить до суда: как работать с дебиторкой?
Если контрагенты не платят, то появляется дебиторская задолженность. Многие думают, что долги можно вернуть только с помощью суда, но это не совсем так. Аналитик по дебиторской задолженности Алена Дивногорцева рассказывает порядок действий, который помогает добиться оплаты и без этого.
Какие виды дебиторской задолженности бывают?
Дебиторка бывает двух видов:
В рамках договора. Например, компания заключила с контрагентом соглашение об отсрочке платежа. В некоторых сферах такой срок доходит до 180 дней. Если сроки не вышли, то такую дебиторскую задолженность считают нормальной.
Просроченная. Если сроки вышли, а денег не заплатили, то дебиторка становится проблемой. У бизнес появляется угроза не заплатить по своим обязательствам.
Как не допустить просроченную дебиторскую задолженность?
В первую очередь внимательно выбирайте партнеров. Заранее посмотрите, стоит ли сотрудничать с компанией:
Проверка контрагента. Предприниматели могут использовать бесплатные сервисы для заказа ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Данные покажут, что фирма не однодневка и выполняет обязательства.
Алена Дивногорцева, аналитик по дебиторской задолженности:
«Если у вас небольшая компания без штата юристов и бухгалтеров, то проверить контрагентов можно и самостоятельно. Если появились сомнения, то отказывайтесь сотрудничать или заключайте договор о предоплате или частичной оплате. Так вы избежите рисков».
Что делать, если появилась просроченная дебиторка?
Не каждый предприниматель вовремя замечает, что у него появилась просрочка. В крупных компаниях работают аналитики по дебиторской задолженности, которые отслеживают каждого контрагента. В небольших компаниях это делает сам собственник.
Алена Дивногорцева, аналитик по дебиторской задолженности:
«Я использую разные сервисы и программы, чтобы отслеживать платежи контрагентов. Но для небольшого бизнеса хватит и Excel. В нем удобно отслеживать платежи со стороны контрагентов».
Если увидели, что компания задержала оплату, то не стоит сразу бить тревогу и обращаться в суд. Для начала нужно выполнить ряд действий.
Звонок в течение 3-5 дней
Выясните, почему контрагент не перевел деньги. Возможно, директор уехал в отпуск и не подписал документы, а без него оплатить не получится. В крупных компаниях большая цепочка согласований и бывает, что счет на оплату подписывают неделю. Сотрудники могли просто потерять документы. А государственные компании просто неповоротливые. То есть существует куча причин для задержки оплаты.
Но в этом случае необходимо попросить гарантийное письмо, что компания оплатит счет до определенного числа. Это не только ваше спокойствие, но и серьезное доказательство в суде, так как оно считается признанием долга. Обычно на этом этапе 75 % компаний переводят деньги. Если на той стороне отказываются дать гарантийное письмо, то можно сразу переходить к следующему этапу.
Претензионное письмо
Итак, вы не получили деньги, несмотря на гарантийное письмо. Приходит время для написания претензионного письма. По закону его отправляют, если оплата не поступила в течение 30 дней. Но в договоре можно прописать другие правила. Например, что претензию составят, если оплата не поступила через 10 дней.
Перед отправкой лучше позвонить директору, главбуху или сотруднику, который с вами работает. Нужно предупредить контрагента, что вы отправляете претензионное письмо. Если с той стороны нет движений, то письмо подписывает гендиректор и отправляет в суд Почтой России.
В претензионном письме можно указать не только сумму долга, но и добавить пени или работу адвоката. Пени рассчитывается с помощью калькулятора пеней по договору. На этом этапе оплату проводят еще 10-15 % контрагентов.
Алена Дивногорцева, аналитик по дебиторской задолженности:
«В некоторых компаниях действуют правила, что договор оплачивают после претензионного письма. В Москве и области это встречается часто. Поэтому важно предупредить, что вы обращаетесь в суд».
Исковое заявление в суд
Это самый крайний случай, но иногда приходится это делать. В исковом заявлении нужно указать суть претензии и приложить все доказательства долга. Это гарантийное письмо, акты, накладные, договор. Приготовьтесь, что на рассмотрение дела уйдет от 3 до 6 месяцев.
Если суд вынес решение в вашу пользу, то не обязательно идти к судебным приставам. Сегодня можно отправить решение суда в банк, которым пользуется контрагент. Банк по этому решению арестует счета и снимет деньги в вашу пользу.
Что важно в работе с дебиторской задолженностью?
Практически каждый предприниматель встречается с этим, но не каждый правильно действует. Поэтому выполняйте эти правила, чтобы избежать проблем:
Проверяйте контрагентов. Старайтесь сотрудничать с компаниями, которые выполняют свои обязательства.
Ведите переговоры. Выясните причины, почему компания не платит долг. Может быть человеческий фактор или кризисные моменты. Всегда можно договориться, что оплату внесут частями или к определенному сроку.
Внимательно работайте с документами. Подписывайте договоры, акты, накладные, чтобы на руках были доказательства, что вам должны.
Ну и самое главное следите, чтобы просрочка не стала сюрпризом. Составьте алгоритм работы с дебиторкой, чтобы знать, когда вам должны заплатить, кого надо поторопить или узнать причины неуплаты.
Я твой должник: как бизнесу работать с дебиторкой
Основатель и CEO Take’N’Go
Двойка по дисциплине — это большая проблема. Особенно если речь идет о финансовой дисциплине вашего клиента. Результат — задолженность по счетам и испорченные отношения. Как сделать так, чтобы контрагенты платили вам вовремя? Рассказывает Николай Хорт, основатель сервиса Take’N’Go и участник ассоциации бухгалтеров АССА.
Чем грозит для бизнеса задержка платежей
Любой бизнес ведет свою деятельность за счет оборотного капитала — разницы между поступлениями и платежами. Самое неприятное последствие бесконтрольного роста дебиторской задолженности — это кассовый разрыв. Если вы не получаете платежи за оказанные услуги или поставленные товары в срок, но при этом расплачиваетесь с поставщиками, вы это делаете за счет собственных средств, которые могли бы направить на развитие бизнеса. Либо еще хуже — за счет заемных средств.
У любых денег, которые вы «вытаскиваете» из бизнеса, есть определенная стоимость. Когда вы привлекаете кредит или открываете кредитную линию, чтобы покрыть кассовые разрывы, вы платите процент за заемные средства. Негативное влияние на потенциал и динамику развития вашего бизнеса очевидно. Если вы задерживаете выплаты поставщикам, вы можете испортить с ними отношения или даже потерять их, либо получить штрафные санкции за задержки оплаты, если таковые предусмотрены договором.
Но чем раньше вы начнете предпринимать правильные действия, тем выше вероятность, что оплату все-таки удастся получить.
Почему контрагенты не платят вовремя
Компании обычно объясняют неоплату счета в срок примерно одинаково. «Не видели счет, пришлите еще раз», «Да, действительно, странно, отправим в бухгалтерию», «Мы отправили в бухгалтерию, когда они оплатят — не знаем», «Генеральный директор в отпуске, некому подписать платежку». Кстати, именно такое невнимательное отношение к счетам — первый показатель плохой финансовой дисциплины, так что будьте бдительны.
Но бывают и объективные сложности. Например, иногда нам отвечают: «Подождите, пожалуйста, у нас заблокировали счет». Зная, как сурова бывает налоговая служба, мы к таким ситуациям относимся с пониманием: интересуемся, когда планируется разблокировка, и спокойно ждем.
Обычно мы даем контрагентам срок оплаты 10 дней с момента первого напоминания. Практика показывает: с теми, кто не оплатил счет в течение недели после истечения срока оплаты, скорее всего, будут проблемы. Тех, кто не оплатил в течение 25 дней с момента выставления счета, можно смело назвать недобросовестными клиентами. Их имеет смысл переводить на предоплатную систему.
И наоборот: чем дольше работаешь с контрагентом и видишь его внимательное отношение к счетам и привычку аккуратно платить в срок, тем больше уверенности, что такому заказчику можно увеличить кредитную линию. Но нужно учитывать, что это за контрагент, сколько вы с ним уже работаете, какой у него объем продаж, есть ли у него реальная потребность в овердрафте. Например, по статистике, проблемы с оплатой чаще возникают у ИП, чем у ООО, а госструктуры, в том числе из-за долгих внутренних согласований, обычно платят с очень большой задержкой.
Рекомендую после первой же просрочки платежа закрывать кредитный лимит и открывать его только по очень вежливому запросу с обещанием больше не пропускать сроки — и только если этот клиент действительно дает вам внятный объем. После повторной задержки оплаты лучше закрыть кредитную линию навсегда.
Веселые (и не очень) истории про должников
У нас есть один заказчик, который уже три месяца не может оплатить счет на 850 рублей. Сначала у его компании якобы заблокировали счет. Через месяц стало понятно, что разблокировка не предвидится, и мы попросили его перевести деньги на карту, но он отказался. Уже практически от отчаяния мы предложили ему эти 850 рублей погасить в рассрочку. Наверное, звучит смешно (да мы и сами посмеялись). Но если бы мы на такие вещи закрывали глаза, таких неплательщиков у нас было бы в два, а то и в три раза больше. Сейчас их всего 0,5% от общего количества заказчиков.
Неоднократно мы сталкивались с должниками, которые разговаривают с менеджерами так, будто это мы им должны деньги, а не наоборот.
Одна наша заказчица больше месяца не оплачивала счет на 1000 рублей. В какой-то момент она перестала брать трубку и отвечала только в Whats App. На пятую неделю напоминаний она ответила «Зачем вы мне постоянно пишете? Если вы не уважаете свое время, уважайте хотя бы меня и мое время». Мы уважаем всех наших заказчиков, поэтому, чтобы больше не беспокоить ее, кредитный лимит ей закрыли навсегда.
Но бывают истории, которые возвращают веру в людей. Жаль, что иногда они сопряжены с грустными моментами жизни. Например, однажды нам позвонил сотрудник заказчика и сообщил, что предприниматель скоропостижно скончался. В ответ на наши соболезнования мужчина первым делом спросил, как он может оплатить задолженность ИП с другой компании. Очень приятно, когда обнаруживаешь в людях такую добросовестность и аккуратность в делах.
Как контролировать дебиторскую задолженность
Если у вас малый или средний бизнес, будет достаточно следующих программ: бухучет (например, 1С), CRM («Битрикс24», amoCRM и подобные) и Excel (или Google Sheets и подобные). Аккуратное ведение реестра счетов и платежей в любой из этих программ позволят вам на 90% контролировать ситуацию. CRM или система бухучета позволяют видеть всю историю взаимодействия с заказчиками и поддерживать актуальность данных.
У нашей IT-платформы Take’N’Go есть некоторые функции CRM. Благодаря этому мы можем вести карточку каждого заказчика, устанавливать кредитный лимит (временный или постоянный), писать комментарии в карточках. Очень удобно, когда менеджер может зайти в карточку клиента и освежить в памяти всю историю общения. Также мы интегрировали платформу с нашим банком, поэтому все поступившие платежи можем видеть онлайн (они отражаются в течение 30 минут с момента поступления на наш счет).
Когда закрывается очередной месяц, бухгалтерия загружает все данные в бухучет, формирует отрицательные остатки, и по ним у нас в 1С формируется набор счетов. Мы настроили реестр так, чтобы список непогашенных счетов ежедневно поступал на электронную почту клиентским менеджерам (кстати, это стандартная настройка 1С). Менеджеры видят актуальную информацию по всем выставленным и неоплаченным счетам, это помогает им принять решение в каждом конкретном случае.
Как себя вести, если контрагент не платит
Всем клиентам, у кого остается задолженность на последний день месяца, уходит автоматическая рассылка — информация о задолженности и счет. Обычно это несколько сотен писем. По умолчанию мы даем контрагентам 10 дней на оплату счета. Когда срок оплаты истекает, бухгалтер отправляет им повторное письмо с просьбой внести платеж. Параллельно бухгалтер напоминает клиентским менеджерам в чат, что срок оплаты счетов истек и скоро можно обзванивать должников.
Спустя 3-4 дня после повторного письма наши клиентские менеджеры вооружаются списком должников и начинают их методично обзванивать. Всем, кто не берет трубку, они пишут письма на почту уже с другого электронного адреса (автоматические напоминания уходят с «центрального» адреса и иногда действительно могут попадать в спам). Сначала они звонят контрагентам один раз в три дня, потом раз в два дня, потом начинают звонить каждый день.
По нашей статистике, примерно ¾ клиентов оплачивают счета в течение первых 10 дней после рассылки. Следующие ¾ оплачивают задолженность после повторной рассылки или первого звонка. В результате остается 5-10% контрагентов, которых приходится активно «пушить», чтобы они заплатили.
Кстати, в этот момент мы просим их оплачивать уже всю накопленную на данный момент сумму задолженности (ведь это уже 20-й день следующего месяца) и отключаем овердрафт. 90% оставшихся должников в этот момент оплачивают счет и даже не просят вернуть им овердрафт.
Мы стараемся брать у клиентов как можно больше контактов: рабочие мобильные телефоны, контакты бухгалтерии и менеджера, который непосредственно размещает доставки. В большинстве случаев этого хватает, чтобы достучаться до контрагента. Хотя бывают ситуации, когда звонишь человеку, а он говорит: «Ой, а я там уже не работаю». Правда, в большинстве случаев люди охотно дают контакт нового менеджера. Но иногда отказываются помогать и просят им больше не звонить — тогда приходится искать контакты самостоятельно.
Что делать, если клиент не выходит на связь
Мы часто используем комбинацию разных способов поиска нужных людей в открытых источниках, чувствуя себя при этом настоящими детективами. Однажды на страничке компании в соцсетях мы нашли новый мобильный номер менеджера, а по этому телефону — его личную страницу «ВКонтакте».
Еще была ситуация, когда по ИНН компании я нашел ФИО генерального директора, а потом и другие его компании. У одной из них название было очень похоже на ту, с которой мы имели дело (скажем, не «Ромашка», а «Ромашка Limited»). Я позвонил во вторую компанию, поговорил с их бухгалтером — и они в итоге оплатили задолженность.
Если ничего из перечисленных действий не помогло, вы можете подать досудебную претензию о взыскании задолженности. Также для небольших сумм существует упрощенная судебная процедура. К счастью, нам пока не приходилось подавать на контрагентов в суд. Надеемся, что не придется и вам.