что делать если клиент не платит за товар
Стрясти деньги без скандала
Если набрать в поисковике «Клиент тянет с оплатой», он выдаст статьи с вот такими советами:
Это чушь. Эти советы не сработают, создадут дурную репутацию и испортят отношения с клиентом. Такое подходит менеджеру-новичку, а нам нужен уровень профессионалов.
Если клиент молчит
Агентство «Мегамозг» сделало сайт для строительной фирмы. Треть денег клиент уже оплатил по предоплате и в срок, а две трети вот-вот оплатит. По договору срок оплаты — пять дней с подписания акта. Акт клиент подписал, условия знает. Не звонить же, пока пять дней не прошло.
Проходит день, два, пять. Клиент молчит. Менеджер Женя, который вел сделку, начинает беспокоиться, но не звонит. «Подожду еще день, вдруг банк задержал перевод или еще что», — думает Женя.
Женя не прав: перевод не задержался, клиент забыл оплатить. У него тоже клиенты, загрузка и сотрудники, которым вечно что-то надо. Вот он и забыл.
Что делать. Это самая простая ситуация: надо только позвонить и проконтролировать:
— Николай Андреевич, мы всё сделали, акт подписали, счет у вас. Когда ждать оплату?
— Ой, хорошо, что позвонили, я забыл, у нас тут ЧП в компании. Всё, вот прям сейчас отдаю бухгалтеру, честное пионерское.
— Большое спасибо! Тогда ждем. А скажите, как связаться с бухгалтером, если оплаты не будет?
— Да вы не беспокойтесь, всё будет.
— Отлично, я на вас рассчитываю. И всё же я не хочу вас больше отвлекать с такой суетой, вдруг в платежке будет ошибка и перевод застрянет, не вам же этим голову забивать. Как с бухгалтером связаться?
— Хорошо, записывайте номер.
Теперь, если что, не вы будете терроризировать клиента, а его собственный бухгалтер. Но вам придется терроризировать бухгалтера.
Казаться навязчивым не страшно. Это ваши деньги, получить их — ваша забота, никому кроме вас это неинтересно. Клиенту, бухгалтеру, клиентам клиента и вон тому парню плевать на ваши деньги, пока они не должны перейти к ним. Клиент может обещать под честное пионерское, а потом снова забыть. Договориться и проконтролировать — первое, что нужно сделать.
Врет, что нет денег
Поставщик стройматериалов ООО «Вагонка» отгрузил небольшой строительной фирме древесины. Предоплату не получали, клиент должен четыреста тысяч, но говорит, что денег нет. Менеджер звонит клиенту:
— Петр Васильевич, когда ждать оплату?
— Нескоро, денег у нас нет. Когда будут, тогда и заплатим.
Что делать. Первое, что приходит в голову — идти в суд. Это провальная мера: суд будет идти год, вы потратите деньги на юристов и время на беготню. Вместо суда руководитель «Вагонки» Иван зовет клиента в бар и выясняет:
— Петр Василич, у вас вроде хорошая фирма, ребята ответственные, а денег не платите. Давайте решим, что делать. Я хочу мирно всё урегулировать.
— Вань, ну чё ты. Я ж не кидалово какое, просто не можем сейчас заплатить. У нас есть деньги, но если я сейчас заплачу тебе, я не выдам своим зарплату. Ты уж прости, но мои сотрудники мне дороже.
— Понимаю, у самого так было. Но мне-то деньги тоже нужны.
— Да заплачу я. Нам тоже много кто должен, на следующей неделе должны поотдавать, как отдадут, я сразу переведу. Кроме тебя никому не должен. Пойдет?
— То есть на следующей неделе всё оплатишь?
— Отвечаю. Если нет, подавай на меня в суд.
— Ок. В какой день на следующей неделе звонить?
Видите, что произошло? Клиент и сам не рад, что так получается, значит, можно и без суда обойтись. Но это нужно было выяснить, без наездов и угроз. Худшее, что можно придумать, — сделать вывод за клиента, что он хочет кинуть, и на основе этого вывода принимать решение. Иван — молодец: вместо выводов, он выяснил проблему, договорился о деньгах и сохранил отношения. Если с деньгами разберутся, в следующий раз клиент снова придет за древесиной к Ивану.
Конечно, клиент может обмануть. Но теперь Иван знает, что деньги у клиента есть, шансы выиграть суд повышаются.
Денег правда нет
Служба доставки «Уже мчим» доставила товары из интернет-магазина покупателям. Интернет-магазин должен оплатить услуги за месяц, но не платит. Говорит, нет денег. «Если вам это не нравится, идите в суд», — отвечают на том конце провода. На этот раз они не врут, у них и правда нет денег и взять их неоткуда.
Что делать. Нет, идти в суд — плохая идея. Суд не поможет: «Уже мчим» потратит деньги на юристов, а присудить суду будет нечего, денег-то нет.
Директор службы доставки Наталья приглашает директора интернет-магазина на обед:
— Иван Андреевич, я понимаю, у вас сложная ситуация, у меня нет цели вас разорить. Давайте придумаем, как нам получить оплату без вашего банкротства.
— Пффф. Ну вы даете. У меня нет идей. Наша прибыль в этом месяце в четыре раза меньше, чем мы рассчитывали. Можете идти в суд, но платить мне нечем.
— Иван Андреевич, в суд мы всегда успеем. И какие у вас планы по этой ситуации?
— Ну пока дела плохи, но за три-четыре месяца надеемся выправить.
— Понятно. Надеюсь, план сбудется. Иван Андреевич, а что, если мы дадим вам рассрочку?
— На сколько? Без процентов?
— Без процентов. На полгода.
— Звучит интересно. Можно даже меньше, на четыре месяца.
Рассрочка на четыре месяца — хуже, чем получить деньги сразу, но лучше, чем идти в суд.
Рассрочка не единственный вариант. Можно договориться о бартере, получить долг не от клиента, а от должника клиента. Можно что угодно. Главное — не грозить судом, а для начала честно обсудить проблему: без угроз, заискиваний и вопросов «как дела?».
Клиенту не нравится работа
Типография отпечатала буклеты для сети стоматологических клиник. Срок задержали на два дня, качеством клиент тоже недоволен. Типография получила предоплату 30%, звонит клиенту, чтобы получить остальное:
— Елена Петровна, это из типографии. Нам нужно подписать акт, чтобы выставить счет. Когда можем подписать и получить вторую часть оплаты?
— Что? Вторая часть оплаты вам? А вы не охренели? Вы вообще видели, как отпечатали буклеты? Вы видели, какие там цвета? Я бы на своем домашнем принтере лучше напечатала! Мы не будем подписывать никакой акт и платить тоже.
Что делать. Даже если клиент не прав, первое, что нужно сделать — извиниться. Клиент разочарован, пока он не примет извинений, разговор будет неконструктивным. Поэтому сначала снимаем недовольство, а потом начинаем диалог о деньгах. Начальник типографии Ольга Викторовна звонит клиенту:
— Елена Петровна, простите, мне очень жаль, что мы вас разочаровали.
— Ваши извинения уже ничего не исправят. Что мне теперь делать с этой грудой позорных буклетов? Мне стыдно выкладывать такое у себя в клинике.
— Понимаю. Я бы на вашем месте тоже была недовольна. Мне правда жаль, что мы вас подвели. Как мы могли бы исправить эту ситуацию?
— Ну ладно, бывает конечно. Ну тестовые экземпляры были хорошего качества. Если вы нам отпечатаете заново в хорошем качестве, мы подпишем акт и оплатим услуги.
— Елена Петровна, это хорошее предложение, мы будем рады исправить свои ошибки. Но, понимаете, в чем дело. Не хочу показаться наглой, но нам это невыгодно. Это даже невыгодней, чем если вы просто не заплатите. В то же время я хочу, чтобы у вас были хорошие буклеты. У меня встречное предложение.
Давайте за некачественную партию вы оплатите только себестоимость материалов, а на новую партию мы дадим скидку. По сумме получится ровно столько, сколько вам осталось заплатить по договору. Если вам это не подходит, без обид. Что скажете?
— Звучит логично, давайте попробуем. А как я могу проконтролировать качество печати?
— Вы можете лично приехать в типографию, когда мы начнем печатать. Если не понравится, остановим печать.
Компания потеряет в деньгах, но это налог на плохую работу. Зато благодаря переговорам клиента еще можно вернуть и превратить в довольного и лояльного.
Если клиент недоволен работой, сохранить отношения важно, но уходить ради этого в минус нельзя. В таких переговорах легко ошибиться: клиент почувствует, что компания хочет всеми силами сохранить отношения, и начнет продавливать свои условия. Как только клиент хочет слишком многого, вежливо, но твердо откажите. Если этого не сделать, клиент будет пользоваться таким приемом в будущем: «Ольга Викторовна, тут пятьдесят буклетов как-то плохо выглядят по сравнению с остальными, отрезаны неровно. Может, сделайте скидку, как в прошлый раз?». Нет, не сделаем, это манипуляция.
Клиент скрылся за границей
Бизнес-центр сдает помещения. Одно из них арендовал тренер личностного роста Валентин. Помещение Валентин использовал как офис и зал для лекций и семинаров. Первые полгода Валентин платил исправно, потом стал задерживать, потом платить не полностью, а потом вовсе перестал платить. Долг накопился за полгода, Валентин пропал, а в офисе его мебель и техника.
Арендодатель Юрий сначала пытался поймать Валентина в офисе. Потом писал, потом звонил. Телефон не работал. Юрий нашел оператора, который снимал и записывал семинары Валентина на видео. Оказалось, что фрилансеру Валентин тоже не заплатил. А еще оказалось, что Валентин уехал в Испанию, и долги у него не только перед Юрием и фрилансером. Валентин оказался мошенником.
Что делать. Смириться и сдать помещение порядочным людям. Можно, конечно, подать в суд, но это ничего не даст. Суд объявит Валентина в розыск, а Валентин никогда не вернется, и денег Юрий не получит, зато потратит время на суды.
Зато после этой истории Юрий не церемонится с должниками: прописал в договоре аренды, что за задержку платежа на месяц выселяет. Больше никто оплату не задерживал.
Как себя вести
Каждая ситуация — неприятная для обеих сторон, но почти всегда решается переговорами. Чтобы переговоры были продуктивными, держитесь этих правил.
Быть вежливым и настойчивым. Казаться навязчивым не страшно. Страшнее, если от боязни быть навязчивым бизнес теряет деньги. Если клиент не платит, надо звонить каждый день и вежливо спрашивать: «Иван Андреевич, извините, я вас уже достал совсем. Мне правда неловко вас отвлекать, но у меня всё тот же вопрос — когда ждать оплаты?». Каждый день.
Не угрожать и не ссылаться на договор. Угрожать судом и ссылаться на договор — последнее дело. Клиенту в этом нет пользы, он и так знает условия. Лучше поговорить с клиентом, выяснить причину проблемы и разработать решение.
Не отправлять на встречи менеджеров или юристов. Они не смогут принять решение сами, а встретиться, чтобы потом согласовывать — слишком долго и неприятно для клиента. Личная встреча с руководителем — единственный способ быстро договориться.
Сразу сообщать цель разговора. Начинать разговор с «как дела?» — ошибка новичков. Это фальшиво и неуважительно к клиенту. Все же знают, что вы звоните не за этим. Значит, так и надо сразу сказать, зачем вы звоните.
Брать 100% предоплату. Если не верите в переговоры или считаете, что «В России все только и хотят друг друга кинуть», работайте по стопроцентной предоплате. Если клиенту это неудобно, ничего страшного, это не ваш клиент. Если это всем клиентам неудобно, значит, они не доверяют или не видят пользы в вашей работе. Значит, надо придумать, как донести пользу.
В любом случае получить деньги — это часть работы. Такая же, как подписать договор или выставить счет. Никогда не будет такого, что клиенты сами будут бегать за исполнителем и уговаривать его взять деньги. Лучше всегда быть готовым к тому, что деньги придется выбивать.
Заказчик не заплатил за работу
В договоре подряда или оказания услуг пропишите, какие именно работы или услуги вы оказываете и в какие сроки. Перечислите другие важные моменты, в том числе:
Теперь разберемся, что делать, если заказчик не платит. По закону он обязан заплатить за услуги в сроки, прописанные в договоре. Если услуги невозможно оказать по причинам, которые не зависят ни от одной из сторон, то заказчик возмещает исполнителю уже понесенные расходы.
Например, портной купил на свои деньги ткань для пошива костюма. Но заказчик попал в больницу и не сможет пойти на мероприятие, для которого требовался костюм. В этом случае заказчик возмещает исполнителю потраченные на ткань деньги.
Если же портной уже начал шить, то заказчик дополнительно перечисляет часть суммы. Она пропорциональна работе, которую успел сделать портной до того, как получил сообщение об отказе от договора.
Обычно в договоре указан срок для перечисления денег. Если его нет, то заказчик платит в течение семи дней с того момента, как исполнитель потребовал оплату или выставил счет.
Вы не заключили договор на бумаге — это не значит, что его нет. Договор можно заключить, обмениваясь документами, например, счетами на оплату или другими предложениями цены. Допустим, заказчик прислал вам по электронной почте письмо с техническим заданием. В ответном письме вы согласились выполнить заказ к определенной дате и за определенную сумму — сделка действительна даже без договора.
Другой пример: вы оказали услуги, заказчик их принял, но договора нет. Суды считают: в таком случае договор тоже заключен несмотря на отсутствие бумажного документа. Обязательства из устного соглашения равнозначны письменному договору.
При этом в суде придется доказывать, что заказчик принял результат работы. И он представляет потребительскую ценность, то есть заказчик его использует. Например, вы написали для предпринимателя текст, и сейчас он опубликован на сайте. Или построили для автовладельца гараж, и он паркует в нем машину.
В качестве доказательств подойдут фотографии, видео, скриншоты с сайтов. Тот факт, что вам не заплатили, доказывать не нужно. Подтверждать факт оплаты — ответственность заказчика.
Еще доказать факт выполнения работ или услуг можно с помощью акта. Его можно составить в свободной форме или использовать шаблон, например, форму КС-2.
Акты подписаны, а заказчик не платит — суд встанет на вашу сторон. Акт и без договора подтверждает: работа выполнена, а заказчик принял ее без замечаний. Если же заказчик уклоняется от подписания акта, то вы все равно можете получить заработанные деньги.
Для этого подпишите акт в двух экземплярах и составьте письмо с требованием подписать акт и оплатить работу. Затем отправьте заказчику документы заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Сохраните доказательства оправки. Отсутствие ответа и возражений по качеству подтвердят в суде недобросовестность заказчика.
По закону, после получения извещения об окончании работ заказчик обязан немедленно приступить к приемке. Так что если договора нет или в нем не прописаны сроки для ответов на письма, то укажите в требовании свои, например, 15 дней.
Нет подписанного акта — придется доказывать факт оказания услуг с помощью переписки или любых других документов. Например, в суде поможет расписка или гарантийное письмо заказчика, ваш договор с соисполнителем, если он был. Пригодятся фотографии и видео: допустим, вы что-то ремонтировали для заказчика, и есть фотографии до и после.
Еще можно использовать показания свидетелей. Если с вами общался работник компании-заказчика, то суд вызовет его на допрос для подтверждения сотрудничества.
Вы направляли результат заказчику по почте, например, дизайн-макет или написанный текст — обратитесь к нотариусу, чтобы тот составил нотариальный протокол осмотра доказательств ― электронной переписки.
Также нотариально можно зафиксировать переписку с заказчиком по электронной почте, в мессенджере или по SMS. За услуги нотариуса заплатите в среднем от 7 000 ₽. Плату затем можно включить в судебные расходы и взыскать с заказчика.
А что, так можно было? Как отказаться от обязательств и не платить по договору
Ведущий консультант консалтинговой компании «Юкей» (Пермь)
В материале «Заказчик не платит» мы публиковали советы подрядчикам, которым не платят заказчики. А сегодня рассмотрим спорные ситуации глазами другой стороны — той, что не платит. Ведущий консультант консалтинговой компании «Юкей» (Пермь) Татьяна Васева рассказывает, когда заказчик может отказаться от исполнения обязательств по договору и не платить.
Можно привести три юридических основания для прекращения отношений с тем, кому вы должны денег за услуги или товары:
Не плачу, потому что могу не платить
Чтобы не платить, можно сослаться на общие основания для возврата денег или их неуплаты, они прописаны в Гражданском кодексе.
У заказчика по договору купли-продажи или поставки есть законные причины для мотивированного отказа. Они указаны в статьях 475, 480 и 523 ГК РФ. Например, если продавец неоднократно нарушил сроки поставки товара или поставил товар с недостатками, которые не могут быть устранены в приемлемый срок.
Но порой заказчик ошибочно считает, что его отказ является обоснованным.
Кейс для примера
При запуске одна из горелок установки не запустилась. Выяснилось, что одно из соединений в проводе для топлива, было плохо проварено, и топливо вытекало. Заказчик заявил об одностороннем отказе от исполнения контракта.
Правовая оценка судов: недостатки товара не были принципиальны, их устранили к моменту отказа от исполнения договора — поставщик прислал сварщика, который проварил стык. Следовательно, у заказчика не было оснований для отказа от договора.
Условия, при которых у вас есть право отказаться от договора подряда (мотивированный отказ), прописаны в следующих нормах:
У немотивированного отказа платить тоже есть условия. Самое важное — в договоре не должно быть запрета на такой отказ. Самый простой вариант — платить пока не за что, потому что подрядчик еще не сделал ничего со своей стороны, нет результата работы или переданного товара.
Лучше отказываться от договора с мотивированным отказом. Так больше шансов избежать неприятных последствий. В законодательстве есть общие для всех видов обязательств нормы. Например, есть право отказаться от договора, если у продавца-поставщика нет нужной лицензии (п. 3 ст. 450.1 ГК РФ).
Это не я, это закон!
Вы можете считать себя свободным от обязательств, если возникли обстоятельства, которые от вас по объективным причинам не зависят (ст. 416 ГК РФ). И если органы власти примут акт, по которому выполнение ваших обязательств становится невозможным (ст. 417 ГК РФ).
Учитывайте: если на момент, когда наступили основания по статьям 416, 417 ГК РФ, обязательство должно было быть исполнено, но этого не произошло, должник должен возместить убытки (если будет такое требование), поскольку здесь будет явная просрочка исполнения договора.
Например, если орган власти принял акт, запрещающий размещать рекламные конструкции в определенных местах, действие договора на размещение таких конструкций прекращается в силу издания указанного акта, а не в связи с односторонним отказом от исполнения договора (ст. 417 ГК РФ).
Я решил не платить. Что дальше?
Отказ от исполнения договора по общему правилу прекращает ваши обязательства. Но не всегда и не все. Например, вы можете остаться обязанным оплатить уже поставленные товары, выполненные работы и оказанные услуги. Помимо оплаты фактически выполненного по договору, если подрядчик (поставщик) докажет возникновение убытков, придется их тоже оплатить (добровольно или в судебном порядке).
К убыткам можно отнести вознаграждение, которое подрядчик выплатил банку за выдачу банковской гарантии, взятой в обеспечение исполнения обязательств перед вами.
Учитывайте, что за отказ от исполнения договора, возможно, придется заплатить в порядке ст. 310 ГК РФ, а еще пени и штрафы, если это предусмотрено договором. Если будет доказано, что размер этой суммы не соответствует неблагоприятным последствиям, которые были вызваны отказом от договора, то суд вправе отказать в ее взыскании полностью или частично.
А если форс-мажор?
Актуальная причина отказа от договоров весной и летом 2020 года — коронавирус, который подтолкнул Верховный суд России сформулировать отдельные правила ответственности для таких ситуаций (обзоры судебной практики №1 и №2).
Суть тут такая: коронавирус не в каждом случае признают форс-мажором. Важны тип деятельности компании, регион и условия ее работы. Учитывают и сроки несостоявшихся платежей, характер обязательств.
Важно помнить, что форс-мажор не освобождает от обязательств по договору, он может освободить лишь от ответственности. Например, от оплаты штрафа за просроченный платеж по договору или за просрочку выполнения работ.
Чтобы избежать ответственности за неисполнение договора или отказ от него, вам нужно доказать, что обстоятельства непреодолимой силы действительно были, но вы не влияли и не могли повлиять на их возникновение, что именно эти обстоятельства стали причиной ваших неплатежей, что вы предприняли все возможные действия для оплаты.
Что можно предпринять при форс-мажоре
Не забудьте проверить договор. Не исключает ли он правило о том, что должника может освободить от ответственности форс-мажор? Обязательно уведомите подрядчика о своем решении не платить, даже если сомневаетесь, что сможете доказать связь между неисполнением и форс-мажором.
Начинайте собирать доказательства для суда. Обратитесь в местную Торгово-промышленную палату за заключением о форс-мажоре по вашему договору. Пишите контрагенту письма, подробно описывайте в них преграды для исполнения вами договора.
Если стало понятно, что ответственности не избежать, рассмотрите возможность применения ст. 404 ГК РФ (о вине кредитора) и ст. 333 ГК РФ (об уменьшении неустойки). При определении размера ответственности необходимо учитывать ст. 394 ГК РФ (правила возмещения убытков).
Как достичь максимума
Фото на обложке: Shutterstock/Stokkete
Я твой должник: как бизнесу работать с дебиторкой
Основатель и CEO Take’N’Go
Двойка по дисциплине — это большая проблема. Особенно если речь идет о финансовой дисциплине вашего клиента. Результат — задолженность по счетам и испорченные отношения. Как сделать так, чтобы контрагенты платили вам вовремя? Рассказывает Николай Хорт, основатель сервиса Take’N’Go и участник ассоциации бухгалтеров АССА.
Чем грозит для бизнеса задержка платежей
Любой бизнес ведет свою деятельность за счет оборотного капитала — разницы между поступлениями и платежами. Самое неприятное последствие бесконтрольного роста дебиторской задолженности — это кассовый разрыв. Если вы не получаете платежи за оказанные услуги или поставленные товары в срок, но при этом расплачиваетесь с поставщиками, вы это делаете за счет собственных средств, которые могли бы направить на развитие бизнеса. Либо еще хуже — за счет заемных средств.
У любых денег, которые вы «вытаскиваете» из бизнеса, есть определенная стоимость. Когда вы привлекаете кредит или открываете кредитную линию, чтобы покрыть кассовые разрывы, вы платите процент за заемные средства. Негативное влияние на потенциал и динамику развития вашего бизнеса очевидно. Если вы задерживаете выплаты поставщикам, вы можете испортить с ними отношения или даже потерять их, либо получить штрафные санкции за задержки оплаты, если таковые предусмотрены договором.
Но чем раньше вы начнете предпринимать правильные действия, тем выше вероятность, что оплату все-таки удастся получить.
Почему контрагенты не платят вовремя
Компании обычно объясняют неоплату счета в срок примерно одинаково. «Не видели счет, пришлите еще раз», «Да, действительно, странно, отправим в бухгалтерию», «Мы отправили в бухгалтерию, когда они оплатят — не знаем», «Генеральный директор в отпуске, некому подписать платежку». Кстати, именно такое невнимательное отношение к счетам — первый показатель плохой финансовой дисциплины, так что будьте бдительны.
Но бывают и объективные сложности. Например, иногда нам отвечают: «Подождите, пожалуйста, у нас заблокировали счет». Зная, как сурова бывает налоговая служба, мы к таким ситуациям относимся с пониманием: интересуемся, когда планируется разблокировка, и спокойно ждем.
Обычно мы даем контрагентам срок оплаты 10 дней с момента первого напоминания. Практика показывает: с теми, кто не оплатил счет в течение недели после истечения срока оплаты, скорее всего, будут проблемы. Тех, кто не оплатил в течение 25 дней с момента выставления счета, можно смело назвать недобросовестными клиентами. Их имеет смысл переводить на предоплатную систему.
И наоборот: чем дольше работаешь с контрагентом и видишь его внимательное отношение к счетам и привычку аккуратно платить в срок, тем больше уверенности, что такому заказчику можно увеличить кредитную линию. Но нужно учитывать, что это за контрагент, сколько вы с ним уже работаете, какой у него объем продаж, есть ли у него реальная потребность в овердрафте. Например, по статистике, проблемы с оплатой чаще возникают у ИП, чем у ООО, а госструктуры, в том числе из-за долгих внутренних согласований, обычно платят с очень большой задержкой.
Рекомендую после первой же просрочки платежа закрывать кредитный лимит и открывать его только по очень вежливому запросу с обещанием больше не пропускать сроки — и только если этот клиент действительно дает вам внятный объем. После повторной задержки оплаты лучше закрыть кредитную линию навсегда.
Веселые (и не очень) истории про должников
У нас есть один заказчик, который уже три месяца не может оплатить счет на 850 рублей. Сначала у его компании якобы заблокировали счет. Через месяц стало понятно, что разблокировка не предвидится, и мы попросили его перевести деньги на карту, но он отказался. Уже практически от отчаяния мы предложили ему эти 850 рублей погасить в рассрочку. Наверное, звучит смешно (да мы и сами посмеялись). Но если бы мы на такие вещи закрывали глаза, таких неплательщиков у нас было бы в два, а то и в три раза больше. Сейчас их всего 0,5% от общего количества заказчиков.
Неоднократно мы сталкивались с должниками, которые разговаривают с менеджерами так, будто это мы им должны деньги, а не наоборот.
Одна наша заказчица больше месяца не оплачивала счет на 1000 рублей. В какой-то момент она перестала брать трубку и отвечала только в Whats App. На пятую неделю напоминаний она ответила «Зачем вы мне постоянно пишете? Если вы не уважаете свое время, уважайте хотя бы меня и мое время». Мы уважаем всех наших заказчиков, поэтому, чтобы больше не беспокоить ее, кредитный лимит ей закрыли навсегда.
Но бывают истории, которые возвращают веру в людей. Жаль, что иногда они сопряжены с грустными моментами жизни. Например, однажды нам позвонил сотрудник заказчика и сообщил, что предприниматель скоропостижно скончался. В ответ на наши соболезнования мужчина первым делом спросил, как он может оплатить задолженность ИП с другой компании. Очень приятно, когда обнаруживаешь в людях такую добросовестность и аккуратность в делах.
Как контролировать дебиторскую задолженность
Если у вас малый или средний бизнес, будет достаточно следующих программ: бухучет (например, 1С), CRM («Битрикс24», amoCRM и подобные) и Excel (или Google Sheets и подобные). Аккуратное ведение реестра счетов и платежей в любой из этих программ позволят вам на 90% контролировать ситуацию. CRM или система бухучета позволяют видеть всю историю взаимодействия с заказчиками и поддерживать актуальность данных.
У нашей IT-платформы Take’N’Go есть некоторые функции CRM. Благодаря этому мы можем вести карточку каждого заказчика, устанавливать кредитный лимит (временный или постоянный), писать комментарии в карточках. Очень удобно, когда менеджер может зайти в карточку клиента и освежить в памяти всю историю общения. Также мы интегрировали платформу с нашим банком, поэтому все поступившие платежи можем видеть онлайн (они отражаются в течение 30 минут с момента поступления на наш счет).
Когда закрывается очередной месяц, бухгалтерия загружает все данные в бухучет, формирует отрицательные остатки, и по ним у нас в 1С формируется набор счетов. Мы настроили реестр так, чтобы список непогашенных счетов ежедневно поступал на электронную почту клиентским менеджерам (кстати, это стандартная настройка 1С). Менеджеры видят актуальную информацию по всем выставленным и неоплаченным счетам, это помогает им принять решение в каждом конкретном случае.
Как себя вести, если контрагент не платит
Всем клиентам, у кого остается задолженность на последний день месяца, уходит автоматическая рассылка — информация о задолженности и счет. Обычно это несколько сотен писем. По умолчанию мы даем контрагентам 10 дней на оплату счета. Когда срок оплаты истекает, бухгалтер отправляет им повторное письмо с просьбой внести платеж. Параллельно бухгалтер напоминает клиентским менеджерам в чат, что срок оплаты счетов истек и скоро можно обзванивать должников.
Спустя 3-4 дня после повторного письма наши клиентские менеджеры вооружаются списком должников и начинают их методично обзванивать. Всем, кто не берет трубку, они пишут письма на почту уже с другого электронного адреса (автоматические напоминания уходят с «центрального» адреса и иногда действительно могут попадать в спам). Сначала они звонят контрагентам один раз в три дня, потом раз в два дня, потом начинают звонить каждый день.
По нашей статистике, примерно ¾ клиентов оплачивают счета в течение первых 10 дней после рассылки. Следующие ¾ оплачивают задолженность после повторной рассылки или первого звонка. В результате остается 5-10% контрагентов, которых приходится активно «пушить», чтобы они заплатили.
Кстати, в этот момент мы просим их оплачивать уже всю накопленную на данный момент сумму задолженности (ведь это уже 20-й день следующего месяца) и отключаем овердрафт. 90% оставшихся должников в этот момент оплачивают счет и даже не просят вернуть им овердрафт.
Мы стараемся брать у клиентов как можно больше контактов: рабочие мобильные телефоны, контакты бухгалтерии и менеджера, который непосредственно размещает доставки. В большинстве случаев этого хватает, чтобы достучаться до контрагента. Хотя бывают ситуации, когда звонишь человеку, а он говорит: «Ой, а я там уже не работаю». Правда, в большинстве случаев люди охотно дают контакт нового менеджера. Но иногда отказываются помогать и просят им больше не звонить — тогда приходится искать контакты самостоятельно.
Что делать, если клиент не выходит на связь
Мы часто используем комбинацию разных способов поиска нужных людей в открытых источниках, чувствуя себя при этом настоящими детективами. Однажды на страничке компании в соцсетях мы нашли новый мобильный номер менеджера, а по этому телефону — его личную страницу «ВКонтакте».
Еще была ситуация, когда по ИНН компании я нашел ФИО генерального директора, а потом и другие его компании. У одной из них название было очень похоже на ту, с которой мы имели дело (скажем, не «Ромашка», а «Ромашка Limited»). Я позвонил во вторую компанию, поговорил с их бухгалтером — и они в итоге оплатили задолженность.
Если ничего из перечисленных действий не помогло, вы можете подать досудебную претензию о взыскании задолженности. Также для небольших сумм существует упрощенная судебная процедура. К счастью, нам пока не приходилось подавать на контрагентов в суд. Надеемся, что не придется и вам.