Горящий дедлайн: как проджект-менеджеру не лишиться пальцев
Все знают, что такое дедлайн, но не все знают, как правильно его ставить. Для разговора о срыве дедлайна на проекте можно подобрать много красивых метафор. Юбицумэ — одна из таких. Это ритуальное отрезание фаланги пальца в Японии. В частности к юбицумэ прибегают, чтобы принести извинения перед руководителем или хозяином за оплошность. Если вы смотрели фильмы про якудза, то поняли, о чём речь.
Ритуал пошёл из среды бакуто — игроков в азартные игры, и рассматривался как адекватная замена выплате долга. Должник пускал в расход фалангу мизинца, и это осложняло его дальнейшую жизнь: он больше не мог надёжно держать меч и в бою сильнее зависел от своих компаньонов, в том числе от хозяина.
Неважно, в каком времени и месте ты живёшь и чем занимаешься — командные отношения должны быть крепкими, а сроки нужно соблюдать. Менеджеры студии Лайв Тайпинг хоть и не отрезают себе пальцы, но всё равно несут ответственность за данное клиенту слово. Опыт позволил мне сформулировать шесть ошибок, допустив которые, вы точно рискуете сдать работу не вовремя, и что делать, чтобы соблюдать дедлайны. Перестав допускать эти ошибки, вы заметите, как вырастет качество ваших проектов, сколько времени освободится на отдых и как улучшатся отношения между членами команды и с клиентом.
Вы не знаете, с кем работаете
Каждый член команды разработки — как персонаж в ролевой игре: у кого-то в избытке умение вовлекаться в проект, но недостаёт усидчивости и сосредоточенности, а кто-то хорошо оценивает время, которое займёт выполнение задачи. Из последних получаются тимлиды, которые обычно хороши во всём.
Со всеми этими, такими разными, людьми нужно работать в разном стиле. Одни нуждаются в стимуле, будь то жёсткий контроль или подбадривающие слова; другие ждут, что вы им расскажете о клиентском бэкграунде, его идеалах и взглядах на жизнь, чего он ждёт от команды и как на неё надеется; третьи просто работают. Если вы не будете делать поправку на характер члена вашей команды, то он окажется предоставленным самому себе и своим худшим привычкам, а срок выполнения задачи, вероятно, будет сорван.
Не менее важен опыт специалиста. Распределяйте задачи по способностям и коэффициенту производительности, иначе джун или мидл провалят задачу, которая изначально им не по силам.
Вы не поняли целей проекта
Работа над сайтом или приложением начинается с этапа проектирования. Этап серьёзный: предстоит осознать, кто будет пользоваться продуктом, для достижения каких целей он предназначен и как он будет приносить деньги своему владельцу. Результаты этого этапа прописываются в функциональном задании, а функциональное задание служит основой для формулирования задач дизайнерам и разработчикам.
У функциональности приложения должно быть чёткое предназначение. Если менеджер его не понял, это значит, что проектирование сделано плохо, и правильно поставить задачу перед исполнителем не получится. Результат непредсказуем, потому что разработчик может начать додумывать роль функциональности, раздувать её, и в итоге потратит кучу времени на написание и переписывание кода.
Чтобы этого избежать, мы проводим дизайн-ревью: вся команда тщательно и итеративно отсматривает получившийся прототип или дизайн и находит как можно больше пробелов, ошибок и недостающих экранов. Качественное выполнение дизайн-ревью сильно влияет на сроки.
Чем точнее и полнее составлена документация, тем меньше у разработчиков будет недопонимания и багов во время разработки, что гарантирует соблюдение дедлайнов.
Члены вашей команды неверно оценили задачи
Неверная оценка — причина большинства сгоревших дедлайнов. Каждый случай неверной оценки нужно обсуждать на ретроспективе, находить причины и выработать тактику по их устранению в будущем.
Переоценивать свои силы склонны некоторые джуниоры и мидлы. С опытом хороший менеджер начинает это понимать и вносит коррективы: например, услышав оценку в 10 часов, он умножает её на 2 и получает результат, впоследствии оказывающийся более верным.
Senior-разработчик — не тот, кто старше остальных, а кто знает, что времени на выполнение задачи может уйти больше, чем ожидается, и смело признаётся в этом себе и менеджеру. Senior-разработчик знает о рисках, и вы должны. Этому посвящена следующая ошибка.
Вы и ваш клиент не знаете о рисках
Риски — это всё, чего вы не планировали и что затормозит работу над задачами. Они бывают внешние и внутренние. Отключение интернета, ураган или наводнение, изменение требований к продукту — это внешние причины, на которые исполнители никак не могут повлиять. Долгий поиск решения задачи, нервный срыв у разработчика — это внутренние причины и они поддаются контролю.
Снизить вероятность рисков можно за счёт декомпозиции, или дробления большой задачи на маленькие. 40 часов — это не всегда четыре задачи по 10 часов; при декомпозиции может оказаться, что для интеграции до боли знакомой платёжной системы в незнакомый проект готовых коробочных решений не хватит, и придётся писать свои. Декомпозиция поможет правильно оценить сроки и упростить контроль над их соблюдением.
На некоторые из внешних причин тоже можно влиять, особенно когда они кроются в клиенте. Чем раньше клиент даст доступ к текстам, логотипу, документации, API (в случае, если серверную часть делает команда на стороне клиента), тем лучше. А ещё лучше будет, если вы соберёте риски, связанные с клиентом, вместе и включите их в договор. Это будет отличным напоминанием клиенту, что он тоже часть проекта.
Если клиент в тонусе, то проект будет идти легко. Информируйте его о статусе задач, рассказывайте обо всём, что может пойти не так и что приведёт к просрочке, рассказывайте о том, что вы пробуете для решения проблемы. Во-первых, вы можете удивиться тому, как это сблизит вас и подтолкнёт к максимально конструктивному диалогу. Во-вторых, возможный выход за срок и его переназначение уже не станут для клиента сюрпризом. Грамотная коммуникация — это залог успеха.
У вас нет плана Б
Хороший менеджер, как шахматист, просчитывает варианты событий наперёд. Но если шахматист смотрит в будущее лишь на несколько минут, то менеджер — на пару месяцев до дедлайна точно. За это время все риски должны вылезти наружу.
На такой случай для ряда особенно сложных задач нужно подобрать более бюджетный вариант их решения, от которого не пострадает пользовательский опыт, а общий результат останется адекватным. Это называется флексом. Вариант флекса — отказаться от кастомного дизайна. А и всё-таки воспользоваться гайдлайнами Apple и Google. Только не забудьте объяснить клиенту, что сейчас это лучший вариант для того, чтобы уложиться в дедлайн.
Вы не можете придать просрочке ценность в глазах клиента
Начать с извинений всё-таки нормально, это базовая вежливость. Другое дело, что извинения нужно подкрепить чем-то прикладным. Будет здорово, если вы:
Одна важная причина, по которой дедлайны всегда горят
Всем привет! Меня зовут Саша Федоров. Я соавтор и соведущий KT ON LINE и примерно раз в месяц провожу oнлайн-трансляции на различные темы, связанные с работой психики человека. Один из эфиров был посвящен привычкам и механизму их работы, посмотреть его можно здесь. Если коротко: почти вся наша жизнь — привычка*. Горящий дедлайн — тоже.
*Более 40% действий, которые человек совершает каждый день, – привычки (Чарльз Дахигг, «Власть привычки»).
Так как тема сорванных сроков всегда актуальна, решил разобрать именно эту распространенную привычку.
Если вы системный человек и привыкли грамотно распределять нагрузку, выполнять работу в срок и не отвлекаться на другие задачи — могу только восхититься! Ваши привычки работают вам на руку. Любите их, они у вас замечательные!
Если же у вас, как и у большинства людей, часто горят дедлайны — скорее всего, у вас есть привычка откладывать все на последний момент. Таким образом ваш мозг оптимизирует ресурсы: если можно больше времени потратить на удовольствия, а меньше — на работу, то так он и привыкает делать.
Ваши дедлайны горят, потому что вы пока не научились работать по-другому.
То же самое постоянно происходит и с Мишей, сотрудником диджитал-агентства. Миша — парень талантливый, но не самый организованный. В понедельник он узнал, что к воскресенью ему нужно подготовить текст. Всю неделю занимался другой работой, и вот в субботу вечером сел писать.
Времени оказалось мало — стрессовая ситуация, но текст Миша сдал (правда, не без косяков). Потом его страшно мучило чувство вины за то, что он мог сделать текст более крутым, но у него не хватило на это времени. Почему же он так и не смог заставить себя начать работу раньше?
Кстати, неделю назад у Миши была похожая ситуация. Чтобы уложиться в срок сдачи проекта, он пожертвовал сном и все равно сдал его с задержкой. Если честно, Миша вообще постоянно так делает, и репутация у него не очень надежная.
Короче, работать в состоянии горящего дедлайна — привычка. И если понять, как устроен механизм работы привычки, то любую из них можно изменить.
Наша жизнь в основном состоит из привычек. И хотя каждая отдельно взятая привычка значит не так уж и много, со временем и в совокупности они сильно влияют на наши здоровье, продуктивность и настроение.
С точки зрения мозга привычка формируется с помощью трехступенчатого цикла.
Первая ступень – триггер (использую термин в контексте психологии привычек). Это обстоятельства, которые вызывают нашу автоматическую реакцию и запускают механизм привычного поведения. Например, вы шли по улице в плохом настроении и вдруг увидели витрину с эклерами.
Вторая ступень – привычное действие (физическое, умственное или эмоциональное). Под воздействием триггера у нас возникает потребность в какой-то ответной реакции. Из предыдущего опыта и знаний, которые у него уже есть, наш мозг выбирает для исполнения привычное действие (или бездействие). В нашем примере после триггера вы накупили сладостей и наелись ими до отвала.
Третья ступень – награда. Если наш мозг доволен результатами нашей реакции на триггер — он запоминает данный алгоритм поведения для будущих повторений. В нашем примере наградой выступает ощущение сытости и улучшенное настроение.
Когда автоматизм сформирован, наш мозг перестает в полной мере участвовать в процессе принятия решений.
Вместо этого он либо переходит в режим отдыха, либо переключается на другие задачи (чтобы их тоже поскорее доделать и перейти наконец-то в режим отдыха).
Именно поэтому объяснить своему мозгу, что нужно изменить привычный порядок вещей, довольно сложно. Но возможно! Если вы осмысленно ответите себе на вопросы, чем вас привычка не устраивает и какие неудобства она вам доставляет.
В понедельник Миша узнал, что к воскресенью ему нужно сдать текст. Предстоящую работу мозг Миши сразу расценил как сложную, долгую и неприятную. Именно эта оценка стала триггером, который запустил автоматическую реакцию Миши — откладывать задачу как можно дольше.
Привычное действие для Миши в таких ситуациях — начинать работу как можно позже, потому что до этого ему тяжело собраться, не получается сконцентрироваться и вообще есть другие дела (менее срочные и менее сложные, а от того более привлекательные).
В итоге Миша начинает работать над конкретной задачей, только когда откладывать её больше ну никак нельзя. Мозг Миши понимает опасность (если не выполнять обещания, то подведешь других людей), гораздо легче концентрируется на написании текста, и в итоге Миша выполняет работу без видимых негативных последствий. Правда, с чувством вины, что мог лучше, и с очевидным воздействием стресса.
Почему же мозг Миши все равно запоминает этот алгоритм поведения как положительный? Миша выполнил задачу в срок, и ему было относительно легко это сделать, ведь в стрессовой ситуации его мозг привык концентрировать все силы на одной задаче. Текст в целом всем понравился, и только Миша знает, что он мог бы сделать его лучше, если бы начал заранее (про это Миша почти не думает и быстро забывает). Плюс все остальное время до начала работы Миша занимался другими делами, которые ему вполне нравились. Это и есть его награда.
Хотя наш Миша и многие другие люди винят себя за срыв сроков и уверены, что не хотят работать в режиме горящего дедлайна, — на самом деле именно такое рабочее состояние их мозг считает наиболее комфортным и продуктивным.
Если вам знакома ситуация, из раза в раз повторяющаяся с Мишей, и вы хотите ее изменить — нужно хорошо подумать и обязательно письменно ответить себе на вопросы:
Постарайтесь понять, какая автоматическая реакция следует за этим триггером. Может быть, вам резко хочется проверить социальные сети, прочитать новости, поесть, попить чай с коллегами. Лечь спать.
Затем попробуйте изменить свое привычное поведение.
Скорее всего, с первого раза ни у вас, ни у Миши ничего не получится. Это нормально. Не боритесь с собой радикальными методами — лучше понаблюдайте за своим поведением и каждый раз записывайте ответы на вопросы выше. Старайтесь определить, какие действия помогли вам избежать ситуацию с горящим дедлайном, и повторяйте их. Анализируйте, что получилось, что — не очень и что еще можно сделать.
Пожалуйста, не переставайте наблюдать за своим поведением (ваш