что делать если дедлайны горят
Горящий дедлайн: как проджект-менеджеру не лишиться пальцев
Все знают, что такое дедлайн, но не все знают, как правильно его ставить. Для разговора о срыве дедлайна на проекте можно подобрать много красивых метафор. Юбицумэ — одна из таких. Это ритуальное отрезание фаланги пальца в Японии. В частности к юбицумэ прибегают, чтобы принести извинения перед руководителем или хозяином за оплошность. Если вы смотрели фильмы про якудза, то поняли, о чём речь.
Ритуал пошёл из среды бакуто — игроков в азартные игры, и рассматривался как адекватная замена выплате долга. Должник пускал в расход фалангу мизинца, и это осложняло его дальнейшую жизнь: он больше не мог надёжно держать меч и в бою сильнее зависел от своих компаньонов, в том числе от хозяина.
Неважно, в каком времени и месте ты живёшь и чем занимаешься — командные отношения должны быть крепкими, а сроки нужно соблюдать. Менеджеры студии Лайв Тайпинг хоть и не отрезают себе пальцы, но всё равно несут ответственность за данное клиенту слово. Опыт позволил мне сформулировать шесть ошибок, допустив которые, вы точно рискуете сдать работу не вовремя, и что делать, чтобы соблюдать дедлайны. Перестав допускать эти ошибки, вы заметите, как вырастет качество ваших проектов, сколько времени освободится на отдых и как улучшатся отношения между членами команды и с клиентом.
Вы не знаете, с кем работаете
Каждый член команды разработки — как персонаж в ролевой игре: у кого-то в избытке умение вовлекаться в проект, но недостаёт усидчивости и сосредоточенности, а кто-то хорошо оценивает время, которое займёт выполнение задачи. Из последних получаются тимлиды, которые обычно хороши во всём.
Со всеми этими, такими разными, людьми нужно работать в разном стиле. Одни нуждаются в стимуле, будь то жёсткий контроль или подбадривающие слова; другие ждут, что вы им расскажете о клиентском бэкграунде, его идеалах и взглядах на жизнь, чего он ждёт от команды и как на неё надеется; третьи просто работают. Если вы не будете делать поправку на характер члена вашей команды, то он окажется предоставленным самому себе и своим худшим привычкам, а срок выполнения задачи, вероятно, будет сорван.
Не менее важен опыт специалиста. Распределяйте задачи по способностям и коэффициенту производительности, иначе джун или мидл провалят задачу, которая изначально им не по силам.
Вы не поняли целей проекта
Работа над сайтом или приложением начинается с этапа проектирования. Этап серьёзный: предстоит осознать, кто будет пользоваться продуктом, для достижения каких целей он предназначен и как он будет приносить деньги своему владельцу. Результаты этого этапа прописываются в функциональном задании, а функциональное задание служит основой для формулирования задач дизайнерам и разработчикам.
У функциональности приложения должно быть чёткое предназначение. Если менеджер его не понял, это значит, что проектирование сделано плохо, и правильно поставить задачу перед исполнителем не получится. Результат непредсказуем, потому что разработчик может начать додумывать роль функциональности, раздувать её, и в итоге потратит кучу времени на написание и переписывание кода.
Чтобы этого избежать, мы проводим дизайн-ревью: вся команда тщательно и итеративно отсматривает получившийся прототип или дизайн и находит как можно больше пробелов, ошибок и недостающих экранов. Качественное выполнение дизайн-ревью сильно влияет на сроки.
Чем точнее и полнее составлена документация, тем меньше у разработчиков будет недопонимания и багов во время разработки, что гарантирует соблюдение дедлайнов.
Члены вашей команды неверно оценили задачи
Неверная оценка — причина большинства сгоревших дедлайнов. Каждый случай неверной оценки нужно обсуждать на ретроспективе, находить причины и выработать тактику по их устранению в будущем.
Переоценивать свои силы склонны некоторые джуниоры и мидлы. С опытом хороший менеджер начинает это понимать и вносит коррективы: например, услышав оценку в 10 часов, он умножает её на 2 и получает результат, впоследствии оказывающийся более верным.
Senior-разработчик — не тот, кто старше остальных, а кто знает, что времени на выполнение задачи может уйти больше, чем ожидается, и смело признаётся в этом себе и менеджеру. Senior-разработчик знает о рисках, и вы должны. Этому посвящена следующая ошибка.
Вы и ваш клиент не знаете о рисках
Риски — это всё, чего вы не планировали и что затормозит работу над задачами. Они бывают внешние и внутренние. Отключение интернета, ураган или наводнение, изменение требований к продукту — это внешние причины, на которые исполнители никак не могут повлиять. Долгий поиск решения задачи, нервный срыв у разработчика — это внутренние причины и они поддаются контролю.
Снизить вероятность рисков можно за счёт декомпозиции, или дробления большой задачи на маленькие. 40 часов — это не всегда четыре задачи по 10 часов; при декомпозиции может оказаться, что для интеграции до боли знакомой платёжной системы в незнакомый проект готовых коробочных решений не хватит, и придётся писать свои. Декомпозиция поможет правильно оценить сроки и упростить контроль над их соблюдением.
На некоторые из внешних причин тоже можно влиять, особенно когда они кроются в клиенте. Чем раньше клиент даст доступ к текстам, логотипу, документации, API (в случае, если серверную часть делает команда на стороне клиента), тем лучше. А ещё лучше будет, если вы соберёте риски, связанные с клиентом, вместе и включите их в договор. Это будет отличным напоминанием клиенту, что он тоже часть проекта.
Если клиент в тонусе, то проект будет идти легко. Информируйте его о статусе задач, рассказывайте обо всём, что может пойти не так и что приведёт к просрочке, рассказывайте о том, что вы пробуете для решения проблемы. Во-первых, вы можете удивиться тому, как это сблизит вас и подтолкнёт к максимально конструктивному диалогу. Во-вторых, возможный выход за срок и его переназначение уже не станут для клиента сюрпризом. Грамотная коммуникация — это залог успеха.
У вас нет плана Б
Хороший менеджер, как шахматист, просчитывает варианты событий наперёд. Но если шахматист смотрит в будущее лишь на несколько минут, то менеджер — на пару месяцев до дедлайна точно. За это время все риски должны вылезти наружу.
На такой случай для ряда особенно сложных задач нужно подобрать более бюджетный вариант их решения, от которого не пострадает пользовательский опыт, а общий результат останется адекватным. Это называется флексом. Вариант флекса — отказаться от кастомного дизайна. А и всё-таки воспользоваться гайдлайнами Apple и Google. Только не забудьте объяснить клиенту, что сейчас это лучший вариант для того, чтобы уложиться в дедлайн.
Вы не можете придать просрочке ценность в глазах клиента
Начать с извинений всё-таки нормально, это базовая вежливость. Другое дело, что извинения нужно подкрепить чем-то прикладным. Будет здорово, если вы:
Одна важная причина, по которой дедлайны всегда горят
Всем привет! Меня зовут Саша Федоров. Я соавтор и соведущий KT ON LINE и примерно раз в месяц провожу oнлайн-трансляции на различные темы, связанные с работой психики человека. Один из эфиров был посвящен привычкам и механизму их работы, посмотреть его можно здесь. Если коротко: почти вся наша жизнь — привычка*. Горящий дедлайн — тоже.
*Более 40% действий, которые человек совершает каждый день, – привычки (Чарльз Дахигг, «Власть привычки»).
Так как тема сорванных сроков всегда актуальна, решил разобрать именно эту распространенную привычку.
Если вы системный человек и привыкли грамотно распределять нагрузку, выполнять работу в срок и не отвлекаться на другие задачи — могу только восхититься! Ваши привычки работают вам на руку. Любите их, они у вас замечательные!
Если же у вас, как и у большинства людей, часто горят дедлайны — скорее всего, у вас есть привычка откладывать все на последний момент. Таким образом ваш мозг оптимизирует ресурсы: если можно больше времени потратить на удовольствия, а меньше — на работу, то так он и привыкает делать.
Ваши дедлайны горят, потому что вы пока не научились работать по-другому.
То же самое постоянно происходит и с Мишей, сотрудником диджитал-агентства. Миша — парень талантливый, но не самый организованный. В понедельник он узнал, что к воскресенью ему нужно подготовить текст. Всю неделю занимался другой работой, и вот в субботу вечером сел писать.
Времени оказалось мало — стрессовая ситуация, но текст Миша сдал (правда, не без косяков). Потом его страшно мучило чувство вины за то, что он мог сделать текст более крутым, но у него не хватило на это времени. Почему же он так и не смог заставить себя начать работу раньше?
Кстати, неделю назад у Миши была похожая ситуация. Чтобы уложиться в срок сдачи проекта, он пожертвовал сном и все равно сдал его с задержкой. Если честно, Миша вообще постоянно так делает, и репутация у него не очень надежная.
Короче, работать в состоянии горящего дедлайна — привычка. И если понять, как устроен механизм работы привычки, то любую из них можно изменить.
Наша жизнь в основном состоит из привычек. И хотя каждая отдельно взятая привычка значит не так уж и много, со временем и в совокупности они сильно влияют на наши здоровье, продуктивность и настроение.
С точки зрения мозга привычка формируется с помощью трехступенчатого цикла.
Первая ступень – триггер (использую термин в контексте психологии привычек). Это обстоятельства, которые вызывают нашу автоматическую реакцию и запускают механизм привычного поведения. Например, вы шли по улице в плохом настроении и вдруг увидели витрину с эклерами.
Вторая ступень – привычное действие (физическое, умственное или эмоциональное). Под воздействием триггера у нас возникает потребность в какой-то ответной реакции. Из предыдущего опыта и знаний, которые у него уже есть, наш мозг выбирает для исполнения привычное действие (или бездействие). В нашем примере после триггера вы накупили сладостей и наелись ими до отвала.
Третья ступень – награда. Если наш мозг доволен результатами нашей реакции на триггер — он запоминает данный алгоритм поведения для будущих повторений. В нашем примере наградой выступает ощущение сытости и улучшенное настроение.
Когда автоматизм сформирован, наш мозг перестает в полной мере участвовать в процессе принятия решений.
Вместо этого он либо переходит в режим отдыха, либо переключается на другие задачи (чтобы их тоже поскорее доделать и перейти наконец-то в режим отдыха).
Именно поэтому объяснить своему мозгу, что нужно изменить привычный порядок вещей, довольно сложно. Но возможно! Если вы осмысленно ответите себе на вопросы, чем вас привычка не устраивает и какие неудобства она вам доставляет.
В понедельник Миша узнал, что к воскресенью ему нужно сдать текст. Предстоящую работу мозг Миши сразу расценил как сложную, долгую и неприятную. Именно эта оценка стала триггером, который запустил автоматическую реакцию Миши — откладывать задачу как можно дольше.
Привычное действие для Миши в таких ситуациях — начинать работу как можно позже, потому что до этого ему тяжело собраться, не получается сконцентрироваться и вообще есть другие дела (менее срочные и менее сложные, а от того более привлекательные).
В итоге Миша начинает работать над конкретной задачей, только когда откладывать её больше ну никак нельзя. Мозг Миши понимает опасность (если не выполнять обещания, то подведешь других людей), гораздо легче концентрируется на написании текста, и в итоге Миша выполняет работу без видимых негативных последствий. Правда, с чувством вины, что мог лучше, и с очевидным воздействием стресса.
Почему же мозг Миши все равно запоминает этот алгоритм поведения как положительный? Миша выполнил задачу в срок, и ему было относительно легко это сделать, ведь в стрессовой ситуации его мозг привык концентрировать все силы на одной задаче. Текст в целом всем понравился, и только Миша знает, что он мог бы сделать его лучше, если бы начал заранее (про это Миша почти не думает и быстро забывает). Плюс все остальное время до начала работы Миша занимался другими делами, которые ему вполне нравились. Это и есть его награда.
Хотя наш Миша и многие другие люди винят себя за срыв сроков и уверены, что не хотят работать в режиме горящего дедлайна, — на самом деле именно такое рабочее состояние их мозг считает наиболее комфортным и продуктивным.
Если вам знакома ситуация, из раза в раз повторяющаяся с Мишей, и вы хотите ее изменить — нужно хорошо подумать и обязательно письменно ответить себе на вопросы:
Постарайтесь понять, какая автоматическая реакция следует за этим триггером. Может быть, вам резко хочется проверить социальные сети, прочитать новости, поесть, попить чай с коллегами. Лечь спать.
Затем попробуйте изменить свое привычное поведение.
Скорее всего, с первого раза ни у вас, ни у Миши ничего не получится. Это нормально. Не боритесь с собой радикальными методами — лучше понаблюдайте за своим поведением и каждый раз записывайте ответы на вопросы выше. Старайтесь определить, какие действия помогли вам избежать ситуацию с горящим дедлайном, и повторяйте их. Анализируйте, что получилось, что — не очень и что еще можно сделать.
Пожалуйста, не переставайте наблюдать за своим поведением (ваш мозг будет очень стараться, чтобы вы от него отстали и оставили в покое ваши давно укоренившиеся привычки).
То, что привычка формируется за 21 день, — миф.
К сожалению, нет какого-то определенного промежутка времени, за который можно приобрести привычку. Срок формирования привычки зависит от её сложности, частоты повторений и индивидуальных особенностей человека. Простые привычки могут сформироваться за 18 дней, более сложные – свыше, чем за 200 дней.*
Миша выдохнул. Как же здорово, что сегодня воскресенье! Статья сдана, а до нового дедлайна еще несколько дней. Надеюсь, у него все получится.
Если вы тоже хотите избавиться от вечно горящих сроков или изменить какие-то другие свои привычки — вы можете посмотреть мое видео об этом и получить бесплатную методичку с расширенной информацией. Ссылка есть в начале статьи.
Как работать с горящими дедлайнами?
Объясняем, как не поддаться панике и всё же успеть в срок
Сама по себе ситуация, когда дедлайны поджимают, абсолютно нормальна и даже может хорошо мотивировать. Проблемы возникают, когда такое происходит регулярно и приводит к срыву сроков всего проекта. Ещё одно негативное последствие — высокий уровень стресса и даже выгорание членов команды. Особенно если все выложились по максимуму и всё равно не успели. Разберёмся, что можно сделать, чтобы не сгорали ни дедлайны, ни участники команды, вместе с Галиной Нестеровой, наставником на курсе «Менеджер проектов» в Яндекс.Практикуме.
Почему возникают горящие сроки?
В рамках управления проектом менеджер поэтапно решает четыре важные задачи:
Все они тесно связаны друг с другом и образуют единую систему, от которой зависит успех в управлении проектом и конечный результат. Проблемы обычно возникают, если менеджер неверно спланировал или организовал процесс, вовремя не позаботился о мотивации и результате. Причины горящих сроков, как правило, кроются в первых двух этапах:
Планирование
Когда мы планируем сроки, то опираемся на прошлый опыт с подобными проектами, а также на информацию, которую получаем от команды или клиента. Но даже если учесть всё это и заложить возможные риски, план может не сработать.
Это происходит потому, что на начальном этапе мы переоцениваем известные нам вводные. Мы не можем знать, кто и когда заболеет, у кого упадёт продуктивность из-за личных проблем и какие технические ограничения внезапно возникнут по ходу проекта.
Поэтому остаётся просто принять как факт: есть вещи, о которых мы даже не подозреваем на этапе планирования, и поэтому не можем их учесть, как бы ни старались. И это нормально. Нужно просто вовремя замечать любые события, которые могут повлиять на сроки, и оперативно реагировать на них, а не впадать в панику.
Организация процесса
В этой части стратегические решения принять уже вряд ли получится, но можно своевременно реагировать на то, что происходит в команде.
Чтобы понять, всё ли в порядке и почему горят сроки на этом этапе, нужно ответить на главные вопросы:
Что такое проектный треугольник и как он может помочь?
Один из инструментов эффективного планирования — проектный треугольник. Есть разные стратегии проект-менеджмента, но большинство из них опирается на три ограничения:
Проектный треугольник, который образуют эти ограничения, похож на сообщающиеся сосуды: уровень жидкости в одном из них зависит от остальных. То же касается и углов треугольника: невозможно изменить бюджет, время или объем работ, не повлияв по крайней мере на одно из двух других ограничений. Это важно учитывать и на этапе планирования, и в процессе реализации проекта.
Если мы фиксируем сроки и бюджет, то задачи и объем работ можно менять. Представим, что вам нужен рабочий сайт через месяц, но в процессе вы понимаете, что не успеете уложиться в срок. Тогда вместе с командой вы меняете работу так, чтобы через месяц у вас был дизайн-макет и прототип с кликабельными иконками, но без части функций и контента.
Для каждого проекта нужна своя стратегия, которую можно менять на ходу, если потребуется. Иногда лучше пожертвовать сроками, чем конечным результатом, иногда — сделать меньше, но уложиться в срок.
Что делать, если сроки уже горят?
Здесь нужно уделить внимание сразу двум задачам — организации процесса и мотивации сотрудников.
Во-первых, важно вовремя реагировать на любые сигналы и внешние обстоятельства, которые влияют на проект. Например, если кто-то заболел или просто выгорел, внутри команды возник конфликт или корпоративный сервис перестал работать. Проблему нужно решать, параллельно сдвигая сроки или перераспределяя задачи. Не стоит надеяться, что всё рассосётся само собой.
Во-вторых, важно поддерживать продуктивную атмосферу. Не просто подбадривать, а предлагать реальную помощь или даже выходной, если сотрудник в этом нуждается. Не игнорировать конфликты, а вместе обсуждать, почему они происходят и как их можно преодолеть. Результат любой ценой — это победа на короткой дистанции, но марафон с таким подходом вы не пробежите.
Как извлечь пользу из горящих сроков?
Здесь мы переходим к четвёртой задаче менеджера — контролю результатов. С одной стороны, всем важно достичь поставленной цели — как минимум для того, чтобы все усилия были не напрасны. С другой стороны, важно помнить, что результат — это не просто цифры, а ещё и полезный опыт, извлеченный в процессе.
Горящие сроки можно использовать во благо: например, сплотить команду, перераспределив задачи и помогая друг другу, или стимулировать к поиску новых решений. Это помогает придать дополнительную мотивацию, ведь когда все участвуют в принятии решений и успешно справляются с трудностями, то результат становится более ценным для каждого из участников.
Важно не нагнетать, не давить на отстающих и не обрушиваться с критикой. Тогда ускоренный темп может привести к качественным скачкам в развитии проекта и команды в целом. Главное — вместе извлечь конструктивные выводы на будущее, и когда горящие сроки отступят, отрефлексировать этот опыт.
Вот что можно посоветовать всем, кто работает в условиях горящих сроков:
Что делать, если дедлайн горит
Продолжаем рассказывать о тактических действиях при дедлайне. В прошлой статье мы учили страховаться от срыва сроков в самом начале работы над проектом, опираясь на опыт менеджеров Лайв Тайпинг. Но допустим, что описанные методы не сработали и сроки горят.
А почему до такого вообще доходит?
Начнём со справки. Для проектов характерны два экстремальных случая: срыв сроков и выход за рамки бюджета. К срыву сроков обычно приводят риски. Из первой части цикла мы узнали, что риски бывают внешние, на которые команда влиять не может, и внутренние, которые зависят только от команды: болезнь разработчика, долгий путь к решению, заминки со стороны третьих лиц или клиента. А выход за рамки бюджета — это уже следствие плохого проектирования и аналитики. Как пример — привлечение двух разработчиков вместо одного.
Но чаще всего сроки срываются того, что разработчик дал неправильную оценку. Когда менеджер узнаёт, что к установленному срок ничего не готово, он с командой начинает искать причину. Часто она кроется в нехватке опыта: при оценке задачи специалист не увидел сложностей. С опытными такого почти не бывает, потому что они склонны перезакладываться, с «мидлами» — реже, с наименее опытными «джунами» — чаще. И чем больше опыта у разработчика, тем активнее он признаёт ошибки и реже совершает их.
Чтобы найти факторы, которые привели к проблеме, нужны ретроспективы — командные встречи, на которых все обсуждают свои результаты на проекте и работают над ошибками. Обработаешь и устранишь половину — и на этом проекте такого больше не будет.
Менеджеры тоже ошибаются. Они могут передавить на разработчика или надавить там, где не надо было. Они могут ослабить внимание на одном проекте, когда заняты на другом. Они могут не собрать митинг вовремя. Насколько работа менеджера состоит из принятия кучи решений, настолько же он может упустить. Поэтому нужно составлять списки, планы, задачи, а не держать всё в голове.
— Роман Дмитриев, менеджер проектов Лайв Тайпинг (Свежевъ, Tarantool)
Итак, как общаться с клиентом в случае грядущего срыва? Как успокаивать и поддерживаешь партнёрские отношения?
Сформировать ожидания
Обычно команда уже за несколько месяцев до дедлайна способна понять, что не уложится в срок. И если ожидания клиента правильно сформированы, то он будет готов к худшему сценарию. А главный инструмент для их формирования — это коммуникация и ещё раз коммуникация.
На каждом этапе работы нужно давать клиенту ощущение контроля над ситуацией: погружать его в некоторые процессы и сообщать, на сколько процентов выполнена задача. Оговоримся, что это работает с теми клиентами, которые обратились к подрядчику потому, что не разбираются в этой задаче. А те клиенты, у которых хватает знаний, но не хватает времени, могут счесть такой подход проявлением несамостоятельности и нытьём.
В то же время нужно всегда напоминать про возможность уже озвученных рисков. Менеджеру необходимо заранее оценить сдвиг срока выполнения задачи, к которому может привести каждый отдельный риск.
Когда с клиентом говоришь о том, что вы рассмотрели самые разные варианты решения проблемы, а не бездельничали, то в случае угрозы сорвать срок клиент встанет на вашу сторону. Клиент лоялен, когда он в теме и когда ему заранее всё объясняли. Иногда к нему самому приходит понимание, и он его озвучивает в духе: «То есть, мы не укладываемся, да?».
— Владислав Сиренко, менеджер проектов Лайв Тайпинг (RocketGo, ВсеПлатежи)
С расположенным к вам клиентом проще договориться на перенос сроков. Но если рамки жёсткие, то придётся нивелировать отставание за счёт упрощения задач.
Показать выгодные стороны просрочки
Если срыв дедлайнов всё равно не пройдёт для клиента бесследно, то пусть уж тогда это будет светлый след. Например, окажется, что за счёт этого выпадания вы сделаете систему более гибкой и предусмотрите обработку редких кейсов, влияющих на безопасность.
Ещё до работы в Лайв Тайпинг я была адептом поста из канала «Паша и его прокрастинация». Суть в том, что ошибаются и срывают сроки все, но русские пытаются загладить вину только извинением, а извиняются они часто. Принцип «Да, мы прокосячили, НО МЫ ЖЕ ИЗВИНИЛИСЬ» клиент расценивает, скорее, как плевок в душу. Пользы это не несёт. С моей точки зрения, гораздо круче, когда признают косяк и говорят, что будет дальше. Например: «Да, мы на три часа вышли за сроки с вёрсткой, зато мы успели проверить её на всех браузерах и редких устройствах и гарантируем, что она не поедет». И гнев сменится на милость.
— Любовь Тимошенко, менеджер проектов Лайв Тайпинг (Security Pulse)
Важно, чтобы выгоду от просрочки получил клиент, а не команда. Если выгоды нет, то значит, что менеджер неправильно расставил приоритеты и разработчики делали ненужную задачу, либо задача была нужной, но от менеджера её нужность ускользает.
Можно также поразмышлять с клиентом, насколько уложиться в срок вообще важно. Если бы сроки были привязаны к (открытию магазина, как этот было у Лайв Тайпинг на проекте Sephora), то просрочки недопустимы. Но порой можно перевести внимание клиента на то, что у него еще есть другие задачи (например, не готов план продвижения), и ему лучше заниматься этими вопросами, пока команда занимается другими.
Не забывать про команду
Ведь команда тоже волнуется. И в отношении с командой менеджеру нужно соблюдать несколько правил:
В случае опасности сорвать дедлайн отношения внутри команды меняются с иерархичных на дружественные. Внешне это проявляется в том, что менеджер проводит с командой вечера, ночи и выходные, берёт на себя задачи. Есть общая цель и нужно вместе к ней прийти. Поэтому ближе к окончанию проекта Sephora формат внутри команды был практически семейный.
— Илья Помазков, менеджер проектов Лайв Тайпинг (Sephora, ИЛЬ ДЕ БОТЭ, Lime)
Извиниться
Если свести всё вышесказанное в вывод, то он будет звучать так: при угрозе выхода за дедлайн нужно оперативно оценить новые сроки с командой, выявить основную причину срыва и аргументированно объяснить клиенту, почему срок переносится. И сохранять спокойствие.
В заключительной статье цикла мы расскажем, как вести себя, когда всё безвозвратно потеряно.