что делать если авансовый отчет сдан не вовремя

Как быть, если подотчетное лицо не отчиталось в срок

Порядок предоставления денежных средств под отчет

Нередко в компании возникают ситуации, когда сотрудник должен самостоятельно закупить материалы для производства, расплатиться за какие-либо услуги наличными средствами либо получить командировочные (как на руки, так и безналичным путем). Все это превращает обычного сотрудника в подотчетное с точки зрения бухгалтерии лицо.

Выдача денежных средств под отчет регламентируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юрлицами…» от 11.03.2014 № 3210-У.

Кстати, о порядке ведения кассовых операций на предприятии вы можете прочитать здесь.

В данном документе указано, что сотрудник получает деньги из кассы на основании собственного заявления или распоряжения руководителя организации, в котором прописывается:

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.

Данный документ должен быть утвержден руководителем.

Отчитаться за потраченные средства подотчетник должен в течение установленного работодателем срока. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. То есть в бухгалтерии должен появиться авансовый отчет с приложением подтверждающих бумаг. Проверку документа необходимо произвести в сроки, установленные внутренними распоряжениями.

Также стоит отметить, что, по мнению налоговых органов, на предприятии должен существовать приказ, в котором будут указаны все лица, имеющие право получать денежные средства под отчет, и сроки представления ими отчета.

Об особенностях бухучета подотчетных сумм читайте в нашей статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Нарушение сроков представления авансового отчета

Нередко случается, что авансовый отчет поступает в бухгалтерию гораздо позднее заявленного срока.

Например, Макаров А. И. был в командировке в Калининграде с 20 по 22 июля 2021 года. Оргнизацией установлен 3-х дневный срок для представления отчета. Это значит, что не позднее 27 июля он должен был отчитаться о потраченных средствах. Авансовый отчет был отдан на проверку только 3 августа 2021 года.

Чем это грозит предприятию:

Что делать, если руководитель предприятия не отчитывается о подотчетных суммах, узнайте в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите временный демо-доступ бесплатно.

3. Также будут нарушены правила ведения кассовых операций.

Важно! Работодатель вправе принять решение об удержании денег из заработной платы работника не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания (ст. 137 ТК РФ), а уже потом, после сдачи отчета, вернуть ему денежные средства.

Итак, что делать бухгалтеру во избежание подобной ситуации:

Итоги

Непредставление сотрудником авансового отчета в срок — вопрос больше внутренней дисциплины, чем нарушения бухгалтерских норм. При этом следует помнить, что отсутствие каких-либо «затратных» документов ставит под вопрос правомерность принятых к учету расходов.

Источник

О том, что делать бухгалтеру, если работник не отчитался вовремя по подотчетной сумме, рассказали финансисты

karnavalfoto / Shutterstock.com

Чтобы не было разногласий с проверяющими, организуйте работу с подотчетными лицами с учетом последних разъяснений Минфина России и ФНС России (письмо Минфина России от 1 февраля 2018 г. № 03-04-06/5808).

1. Регулярно проверяйте наличие просроченной дебиторской задолженности, числящейся по счету 208 00. Например, можно проводить такой контроль два раза в месяц при начислении зарплаты. Дебиторка считается просроченной, если подотчетник нарушил установленный в учреждении срок возврата денег. Причем по командировочным расходам установлен единый срок представления авансового отчета и окончательного расчета – в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки.

2. О всех случаях просрочки докладывайте руководителю учреждения. С согласия работника руководитель может принять решение об удержании подотчетной суммы не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата аванса. Размер удержания при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%.

3. Если работник не согласен на удержание из зарплаты долга по подотчетной сумме, по истечении 1 месяца со дня окончания срока возврата аванса исчислите с этой суммы НДФЛ и начислите страховые взносы. Если не удержите НДФЛ, вероятно, придется отстаивать свою позицию в суде. Причем суды не всегда поддерживают в этом вопросе работодателей.

4. Если впоследствии работник все-таки добровольно вернет деньги, можно провести перерасчет взносов и подать уточненный Расчет по страховым взносам в налоговую. Однако, при проверке налоговики могут поставить под сомнение законность такого перерасчета. Дело в том, что Налоговым кодексом возможность подобных корректировок прямо не предусмотрена – есть только разъяснения Минтруда России, ПФР и ФСС России, основанные на утративших силу нормах Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

5. Если сотрудник уволился, а долг по подотчетной сумме полностью не погашен, сделайте проводку: Дебет 0 209 30 560 Кредит 0 208 ХХ 660. Продолжайте учитывать эту просроченную дебиторку по счету 209 30 до ее погашения бывшим сотрудником в добровольном или судебном порядке. Если вернуть деньги не получится, спишите дебиторку с баланса в общем порядке.

Источник

Незакрытый «подотчет»: Верховный суд решил, надо ли начислять НДФЛ и взносы

Если работник не представил работодателю авансовый отчет и не вернул неиспользованные подотчетные средства, то полученные суммы облагаются НДФЛ и страховыми взносами. На это указал Верховный суд в определении от 11.02.21 № 307-ЭС20-23792.

Суть спора

Работодатель систематически выдавал из кассы и перечислял на банковские карты работников (директора и главного бухгалтера) денежные средства. При этом приказы и заявления на выдачу денег под отчет не оформлялись. Документов, подтверждающих приобретение за счет подотчетных сумм товарно-материальных ценностей и их оприходование, организация не представила.

По мнению налоговиков, подотчетные средства, по которым работники не отчитались (более 39 млн руб.), являются их доходом и объектом обложения страховыми взносами. На этом основании на невозвращенную сумму были начислены НДФЛ и взносы.

Решение суда

Суды всех инстанций, включая Верховный суд, признали доначисление правомерным. Обоснование такое. Лицо, которому были выданы подотчетные средства, обязано предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах. Документами, подтверждающими материальные затраты подотчетного лица, могут служить товарные чеки, накладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приходным ордерам, подтверждающие оплату товара (работы, услуги).

В постановлениях Президиума ВАС от 05.03.13 № 14376/12 и 13510/12 указано: при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, а также оприходование организацией ТМЦ, указанные денежные средства в силу статьи 210 НК РФ считаются доходом подотчетного лица.

В рассматриваемой ситуации у организации не было документов, подтверждающих оплату товарно-материальных ценностей за счет подотчетных средств. Значит, спорная сумма в размере 39 млн рублей является доходом работников, облагаемым НДФЛ. Также указанную сумму следовало включить в базу для расчета страховых взносов, как выплаты, производимые в рамках трудовых отношений (ст. 420 НК РФ).

Источник

Отражение расходов в учете

Допустимо ли учитывать расходы по авансовым отчетам, относящимся к предшествующему месяцу? Например, авансовый отчет за январь отражается в учете в момент утверждения руководителем в феврале.

Риски в такой ситуации связаны с разными датами признания затрат, установленных кодексом для разных видов расходов.

В соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ если расходы по авансовому отчету связаны с командировками, представительскими или подобными расходами, то учитывать их нужно в периоде утверждения авансового отчета, а не в периоде, к которому данные расходы относятся (период командировки).

Контролеры в своих официальных разъяснениях указывали, что пп.5 п.7 ст. 272 НК РФ нужно применять даже если период командировки и дата утверждения авансового отчета относятся к разным периодам. Так в ситуации, когда сотрудник в 1 полугодии представил авансовый отчет с договором и актом об оказании услуг на получение визы, а отчет был утвержден уже в июле, Минфин России указал, что признавать расходы нужно в момент утверждения отчета (Письмо Минфина России от 18.07.2013 № 03-03-06/1/28117).

Такую же позицию заняли судьи. ФАС Московского округа указывал, что командировочные и представительские расходы нужно учитывать в том периоде, в котором утвержден авансовый отчет. Инспекторы утверждали, что расходы относятся к тому периоду, в котором приобретены услуги, но суд их не поддержал (Постановления от 27.02.2012 по делу № А40-49520/11-20-208, от 18.11.2009 № КА-А40/10898-09 по делу N А40-9041/09-108-33).

Но сам факт арбитражной практики по этому вопросу свидетельствует, что претензии инспекторов не исключены. При этом, если расходы явно относятся к представительским, командировочным или иным подобным (прямо упомянутым в подпункте 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ) вероятность отстоять позицию в суде высокая.

Однако нужно учитывать, что подотчетное лицо может оплачивать не только командировочные расходы. Пункт 2 статьи 272 НК РФ требует учитывать материальные расходы на дату передачи материалов в производство. То есть на дату утверждения авансового отчета расходы на приобретение МПЗ в налоговом учете в любом случае признать нельзя. Затраты на приобретение работ и услуг производственного характера тоже могут относиться к материальным расходам. В этом случае их также нужно признавать на дату подписания акта приемки-передачи работ и услуг (п. 2 ст. 272 НК РФ).

Поэтому вероятность претензий инспекторов значительно повышается, если подотчетное лицо будет оплачивать услуги производственного характера, которые нельзя прямо отнести к командировочным, представительским либо расходам на содержание транспорта.

Так, например, есть решение суда, в котором указано, что если подотчетное лицо оплатило услуги обучения, то, исходя из п. 2 ст. 272 НК РФ, датой признания затрат будет дата подписания акта приемки-передачи самих услуг. При этом момент утверждения авансового отчета и момент признания расходов по нему могут не совпадать. Правда, в том случае инспекторы наоборот настаивали на том, что командировочные расходы, связанные с обучением, нужно признавать в момент утверждения отчетов. Но суд отказал инспекторам, указав, что в силу п. 4 ст. 252 Кодекса, если затраты относятся одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты (Постановление ФАС Уральского округа от 10.12.2009 № Ф09-9824/09-С3).

Поэтому в целях снижения рисков и (или) предотвращения налоговых споров целесообразно заранее определить в учетной политике перечень расходов, которые должны учитываться в составе командировочных, и перечень услуг производственного характера, которые должны учитываться в составе материальных затрат. При этом материальные затраты целесообразно оплачивать напрямую (без выдачи средств под отчет). Если подотчетному лицу все же придется оплатить расходы, отнесенные учетной политикой в состав материальных, то учитывать такие затраты нужно будет по правилам пункта 2 статьи 272 НК РФ. То есть на дату подписания акта приемки-передачи услуг, либо на дату передачи в производство материалов.

В заключение отметим еще один способ устранения формальных поводов для спора. Этот способ широко известен и повсеместно практикуется. Заключается он в том, чтобы подписывать документ с указанием даты того периода, в котором понесены расходы. Обращаем внимание, что фактически бухгалтерия всегда обрабатывает документы в текущем месяце за прошедший. Как правило, декабрьским отчетам присваивается дата 30 или 31 декабря, несмотря на то, что бухгалтер обрабатывал их уже в январе (а то и в феврале). При этом бухгалтерский учет и документооборот уже давно автоматизирован. Крупные компании или холдинги, зачастую, используют ERP системы. Однако, выбранные ими системы автоматизации документооборота никак не ограничивают действия бухгалтеров. Полагаем, что и в данном случае можно выбрать такое программное обеспечение, в котором был бы функционал внесения изменений в электронный документ и выбора даты.

Источник

Что делать если авансовый отчет сдан не вовремя

Золотова Е. Н.,
практикующий бухгалтер

Отсутствие авансового отчета

Организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся на УСН, иногда ошибочно считают, что им не нужны «лишние бумажки», и поэтому не утруждают себя оформлением авансового отчета. А ведь этот документ необходим работодателю. И его отсутствие – основание для начисления страховых взносов.

Деньги выдаются сотрудникам на определенные цели (например, на приобретение товарно-материальных ценностей, командировку, расчеты с контрагентами и т. д.), а значит, необходимо проконтролировать, как были израсходованы выданные деньги и именно ли в этих целях.

Алгоритм выдачи денежных средств в подотчет прописан в п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У:

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Авансовый отчет – это документ, подтверждающий расходование полученного работником аванса. Соответственно лица, получившие в установленном порядке под отчет денежные средства для последующего расходования их в интересах выдавшей их организации, являются подотчетными лицами. Они обязаны отчитаться за полученные денежные средства путем представления авансового отчета с подтверждающими расходы документами.

То есть если водитель берет деньги на заправку ГСМ 1-го числа месяца и указывает в заявлении, что берет эти деньги на 10 дней, то не позднее 13-го числа он должен отчитаться за деньги, и он не имеет права получить следующие деньги, пока не отчитается за полученные 1-го числа. А вот проверять авансовый отчет, готовить его к утверждению, а также производить по нему окончательные расчеты (возмещение перерасхода, если подотчетник потратил больше, чем получил) нужно в срок, установленный руководством, для чего этот срок лучше всего оговорить в учетной политике. С этого года отменены командировочные удостоверения, а также журналы учета выбытия и прибытия командировочных. Согласно постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 теперь требуется только приказ руководства о направлении сотрудника в командировку. Фактическое количество дней, проведенных в командировке, определяется по предъявленным по возвращении проездным документам или на основании служебной записки, если поездка в командировку осуществлялась на служебном, личном или арендованном транспортном средстве. При этом следует приложить документы, подтверждающие использование данного транспортного средства, как то: путевой лист, чеки на ГСМ, маршрутный лист, квитанции об оплате проживания по пути следования и другие документы, которые могут подтвердить нахождение сотрудника в командировке.

При этом к отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие целевое расходование подотчетных денег. В случае их отсутствия или неправильного оформления заявленные по отчету суммы будут признаны доходом работника и соответственно должны быть включены в налогооблагаемую базу по НДФЛ, что подтверждает постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Преимуществами такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, являются повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля поступления (зачисления) средств и их использования.

Последствия пропуска сроков представления авансового отчета

Срок для сдачи авансового отчета установлен в три дня с окончания срока, на который были выданы денежные средства. Если у подотчетного лица остались неизрасходованные денежные средства, то данное лицо обязано в этот же срок сдать остаток денег в кассу (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не сдаст в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие его расходы документы или не вернет полученные денежные средства, то у работодателя есть один месяц для принятия решения, что делать с получившейся дебиторской задолженностью. В соответствии со ст. 137 ТК РФ у работодателя есть право на удержание данной задолженности из заработной платы, и это право работодатель как раз и должен реализовать в течение месяца со дня окончания срока для сдачи авансового отчета. То есть работодатель должен взять письменное объяснение, почему работник не сдал авансовый отчет и не возвращает полученную сумму, а также получить его согласие на удержание задолженности из заработной платы. На основании данных объяснений и согласия работодатель издает приказ на удержание, учитывая положения ст.ст. 241 и 248 ТК РФ, – работник несет материальную ответственность за причиненный ущерб в пределах своего среднемесячного заработка. Если же работник отказывается от добровольного возмещения ущерба или размер ущерба превышает размер среднемесячного заработка виновного, а также если работодатель пропустил месячный срок для принятия решения, то работодатель, согласно ст. 248 ТК РФ, имеет право обратиться в суд для возмещения ущерба.

Если же работодатель не предпринимает никаких шагов для погашения дебиторской задолженности или не следит за сроками сдачи авансовых отчетов, то данные суммы будут облагаться налогами, а какими и как, мы сейчас рассмотрим.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Для начала рассмотрим, облагаются ли данные суммы НДФЛ. Дело в том, что данным налогом согласно ст. 41 НК РФ облагается не только заработная плата работников, но и другие экономические выгоды как в денежном, так и в материальном виде. Поэтому надо разобраться, являются ли суммы, полученные в подотчет и ставшие дебиторской задолженностью, экономической выгодой работника.

В ст. 212 НК РФ данные суммы не указаны в качестве материальной выгоды, и данные суммы не являются заемными средствами согласно ст.ст. 807 и 808 ГК РФ, так как договор займа работодатель и работник не заключали. Но налоговые органы и Минфин России считают, что если работник не отчитался за подотчетные суммы, или представил недостоверные документы, или не вернул денежные средства, взятые под отчет, то у него возникает денежный доход, который облагается НДФЛ. Данная позиция контролирующих органов неоднократно подтверждалась, например, письмами Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610 и ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263. Минфин России и налоговики считают, что если организация не предпринимает мер к взысканию дебиторской задолженности со своего работника в связи с окончанием срока исковой давности, его увольнением или вследствие принятия руководством решения о прощении долга этому работнику, то у этого работника возникает доход в размере дебиторской задолженности, и организация обязана удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с этой суммы. То есть пока данная задолженность реальна к взысканию, дохода, облагаемого НДФЛ, нет. Суды в основном поддерживают в этом вопросе контролирующие органы (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12).

Если работник уже уволился и у работодателя нет возможности удержать НДФЛ, то организация обязана на основании п. 5 ст. 226 НК РФ в течение месяца с момента признания данной задолженности доходом бывшего работника письменно известить налоговые органы о том, что организация не смогла удержать НДФЛ с указанием физического лица, получившего доход, и суммы его задолженности.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки работник должен представить авансовый отчет с указанием израсходованных в связи с командировкой сумм, а также произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету должны быть приложены документы об осуществленных расходах.

Основание для начисления страховых взносов

Но, помимо НДФЛ, доходы работников облагаются еще и страховыми взносами. Соответственно, если за работником есть дебиторская задолженность по полученным подотчетным суммам, то она облагается и страховыми взносами. Именно такой позиции придерживается Минтруд РФ в письме от 12.12.2014 № 17-3/В-609. Чиновники, основываясь на Указаниях ЦБ № 3210-У, ст. 137 ТК РФ, а также на Федеральном законе от 24.07.2009 № 212-ФЗ, прописывают схему действия бухгалтера при условии задержки сдачи авансового отчета. Предположим:

ВАЖНО В РАБОТЕ

Если работник не отчитался в установленный срок по полученным авансам, нарушив порядок ведения кассовых операций, административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ не наступает, поскольку такой состав правонарушения действующим КоАП РФ не предусмотрен.

Это действия бухгалтера по одному не вовремя сданному отчету. А если представить, что таких несданных отчетов по организации десять? Или даже больше? При этом сроки по ним разные. В таком случае либо бухгалтер будет занят постоянными расчетами и перерасчетами страховых взносов, либо организация будет оплачивать штрафы за несвоевременное начисление страховых взносов и пени за несвоевременную их уплату.

Также проверяющие из фондов будут обращать внимание на правильность и достоверность принятых к учету авансовых отчетов, так как неправильно оформленный или без оправдательных документов авансовый отчет тоже подлежит обложению страховыми взносами, о чем говорилось в письме Минтруда РФ от 07.10.2013 № 17-4/1647.

Судебные инстанции поддерживают позицию Минтруда РФ (см., например, постановление АС ЗСО от 30.09.2014 № А27-16522/2013 и постановление ФАС ДВО от 08.04.2014 № Ф03-675/2014). Суды отмечали, что даже если организация освобождена от ведения бухгалтерского учета, то это не значит, что она освобождена от сбора первичных документов, которые должны быть оформлены в соответствии с законодательством.

ПОЗИЦИЯ МИНТРУДА

Если работник, получивший аванс, в установленный срок не представил авансовый отчет, а организация в свою очередь не удержала из зарплаты сумму полученного аванса, то вся сумма этого аванса облагается страховыми взносами в общем порядке.

Документальное оформление

Порядок проведения расчетов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и порядок оформления документов можно представить в таблице:

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Хотя «упрощенцы», выбравшие объект налогообложения «доходы», и не учитывают расходы, они обязаны в общем порядке оформлять подотчетные суммы, в том числе оформлять авансовые отчеты по установленным правилам.

Общество с ограниченной ответственностью «Образец»

Приказ № 1
о контроле расходования подотчетных сумм

В целях организации контроля расходования подотчетных сумм утверждаю следующее:

Директору ООО «Образец» И. И. Иванову
менеджера П. П. Потапова

Заявление.

Прошу Вас выдать под отчет денежные средства в сумме 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей для расчетов с контрагентами на срок до 15.07.2015.

01.07.2015 П О Т А П О В П. П. Потапов

Задолженности за П. П. Потаповым по ранее выданным подотчетным суммам по состоянию на 01.07.2015 отсутствуют.

Бухгалтер С Е Р Г Е Е В А С. С. Сергеева

В кассу: выдать П. П. Потапову денежные средства в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей.

Директор И В А Н О В И. И. Иванов

В качестве бланка авансового отчета можно использовать и типографские бланки АО-1, утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, и распечатывать из бухгалтерских программ (там же можно заполнить и распечатать уже заполненную форму АО-1), а можно разработать свой собственный бланк, утвердив его в учетной политике.

Скачать: Форма авансового отчета

Итак, чтобы не платить штрафы и пени по НДФЛ и страховым взносам за отсутствие авансового отчета, руководство организации должно знать и осознавать, какие последствия ждут организацию или ИП в случае несоблюдения требований законодательства. И уже с помощью руководства следует ужесточить контроль соблюдения сроков сдачи авансовых отчетов, дабы не тратить драгоценное время бухгалтера на расчеты и пересчеты страховых взносов за несоблюдение этих сроков. И не стоит забывать, что нахождение организации или ИП на УСН с объектом налогообложения «доходы» не освобождает их от обязанности оформления авансовых отчетов (письмо Минфина России от 30.10.2013 № 03-11-11/46198).

Источник