что делать бухгалтеру с больничными листами в 2021 году
Прямые выплаты пособий в 2021 году: памятка для бухгалтера
Какие пособия оплачивает работодатель, а какие ФСС
В рамках прямых выплат работодатель продолжает оплачивать:
Работодатель больше НЕ оплачивает:
Как работодателю подготовиться к переходу на прямые выплаты
Что нужно для выплаты пособий работникам соцстрахом в 2021 году
ФСС выплачивает работникам пособия на основании предоставленных работодателем реестра и документов.
Важно! Подсказка от КонсультантПлюс
Перечень документов (их копий), которые нужно подать для получения работником пособия и иных выплат, зависит от вида выплаты.
Список документов для каждого из пособий вы найдете в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.
Реестр направляется в ФСС в течение 5 дней со дня получения больничного. Реестр направляется в электронном виде, если среднесписочная численность работников (численность работников вновь созданной организации) превышает 25 человек, если численность 25 сотрудников и менее, возможна подача реестра на бумаге.
При временной нетрудоспособности самого работника пособие за первые 3 дня, как и прежде, рассчитывает работодатель. В больничном он заполняет свою часть, но не указывает сумму пособия, причитающегося к оплате ФСС, то есть оставляет пустыми поля:
Полностью посмотреть пример заполнения больничного в пилотном проекте вы можете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к К+ бесплатен.
Рассчитывать суммы, которые платит ФСС, работодатель не обязан. Фонд это сделает сам.
Если нетрудоспособность работника составила 3 дня, то обращаться в ФСС РФ работодателю нет необходимости, поскольку выплату пособия за первые три дня ФСС РФ не производит. По закону это — исключительная обязанность работодателя.
Налоги, учет и отчетность в пилотном проекте
НДФЛ работодатель удерживает с пособия по временной нетрудоспособности за первые 3 дня, с остальной суммы больничного налог удержит ФСС.
Вычеты по НДФЛ работодатель предоставляет только с той части больничного, которую выплачивает сам. Механизм получения стандартных вычетов у ФСС на данный момент не ясен. Единственное, что понятно: работник точно сможет получить их по окончании года в налоговой, подав 3-НДФЛ. Как сообщает ФСС, начиная с января 2021 г., по заявлению работника региональное отделение ФСС выдаст ему справку 2-НДФЛ и справку о произведенных выплатах.
В отчетности по НДФЛ (2-НДФЛ и 6-НДФЛ) работодатель также отражает только суммы, выплачиваемые им.
Также нужно иметь в виду следующее:
Оплата больничных работодателем в 2021 году: новые обязанности для организаций
Новые обязанности работодателей в 2021 году по оплате больничных
С 2021 года все без исключения регионы перешли на прямые выплаты социальных пособий из средств ФСС. Зачетный механизм при исчислении взносов на обязательное социальное страхование был упразднен (Федеральный закон № 243-ФЗ от 03.07.2016).
По новым правилам работодатели выплачивают своим работникам больничные пособия только за первые 3 дня временной нетрудоспособности (ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»). За все последующие дни больничного деньги работникам будут поступать непосредственно из регионального отделения ФСС (п. 11 Постановления Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375).
Выплачивать пособие за весь период больничного листка работодателям больше не потребуется. Соответственно, не потребуется и представлять заявления на возмещение/зачет выплаченных сотрудникам пособий. Все страховые взносы в ФСС работодатели будут уплачивать в полном объеме без возможности их уменьшения на величину выплаченных в пользу работников больничных пособий. При этом обязанность по оплате сотрудникам первых 3 дней временной нетрудоспособности сохраняется за работодателями в полном объеме. Возмещать работодателям эти деньги ФСС по-прежнему не будет.
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. С 2021 года все регионы перешли на прямые выплаты социальных пособий из средств ФСС. Зачетный механизм при исчислении взносов на обязательное соцстрахование был упразднен.
2. С 2021 года работодатели выплачивают своим работникам больничные пособия за первые 3 дня временной нетрудоспособности. Все последующие дни больничного оплачивает ФСС.
3. Работодатель должен получить от работника документы, необходимые для назначения и выплаты больничного пособия, рассчитать и выплатить пособие за первые 3 дня, сформировать и представить в ФСС комплект документов для выплаты пособия за весь последующий период временной нетрудоспособности.
4. Работодатель обязан назначить сотруднику пособие по временной нетрудоспособности в течение 10 календарных дней со дня обращения сотрудника за пособием.
5. Пособие за первые 3 дня болезни работодатель должен перечислить сотруднику в ближайший после назначения пособия день, установленный для выплаты зарплаты.
6. В течение 5 рабочих дней с момента обращения сотрудника за получением больничного пособия работодателю нужно сформировать и направить в ФСС полный комплект документов для назначения и выплаты этого пособия.
7. ФСС обязан выплатить свою часть пособия в течение 10 календарных дней с момента поступления в фонд документов от работодателя.
8. Несоблюдение сроков для передачи документов в ФСС грозит работодателю штрафом от 300 до 500 рублей.
Сам порядок расчета больничных пособий по большей части не изменился. В 2021 году пособия также рассчитываются, исходя из среднего дневного заработка сотрудника и количества дней временной нетрудоспособности, подтвержденного больничным. Единственное изменение здесь состоит в том, что теперь больничное пособие за полный месяц не может быть меньше МРОТ (Федеральный закон от 29.12.2020 № 478-ФЗ). Если пособие в расчете за полный месяц окажется ниже данной величины, то его нужно будет выплатить в размере, исчисляемом исходя из МРОТ. В этих целях действующий МРОТ делится на количество календарных дней месяца и умножается на количество календарных дней, приходящихся на время болезни.
При этом работодатели должны рассчитать пособие только за первые 3 дня болезни работника. Расчет оставшейся части пособия произведет ФСС на основании сведений, поступивших от работодателя. Для этого работодателям нужно получить от работника заявление, больничный лист и направить их вместе со сведениями о заработке сотрудника в ФСС.
С учетом вышеуказанных изменений обязанности работодателей в части оплаты больничных листов теперь будут сводиться к выполнению следующих действий:
Какие документы работодатель должен получить от работника для назначения больничного пособия
Поскольку в 2021 году оформление больничных пособий осуществляется через работодателей, именно на них возлагается обязанность по получению от работников сведений и документов, необходимых для назначений этих пособий.
В число таких документов входят (ч. 5 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ):
Заявление заполняется работником по форме, утв. приказом ФСС РФ от 24.11.2017 № 578 (Приложение № 1). В заявлении в обязательном порядке указывается способ перечисления больничного пособия – на банковскую карту «Мир», на банковский счет или почтовым переводом.
К заявлению прикладывается оригинал больничного листка (номер электронного больничного), предоставленный работником. Причем к оплате принимаются больничные листки, с момента оформления которых прошло не более 6 месяцев (п. 17 Постановления Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375).
Работодатель заполняет только свою часть больничного листка. То есть указывает в нем сведения об организации и самом работнике, средний заработок сотрудника для начисления пособия, средний дневной заработок, а также сумму пособия за первые 3 дня больничного.
Поля больничного «За счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации» и «ИТОГО начислено» работодателем не заполняются – их заполнят в ФСС. Электронный больничный листок заполняется работодателем в аналогичном порядке (п. 11 постановления Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).
Получив от работника все нужные документы, работодатель осуществляет расчет и выплату пособия за первые 3 дня больничного, формирует пакет документов для оплаты больничного за оставшийся период и направляет его в ФСС.
Выплата пособия за первые 3 дня больничного
Работодатель обязан назначить сотруднику пособие по временной нетрудоспособности в течение 10 календарных дней со дня обращения сотрудника за его получением.
Само пособие за первые 3 дня болезни работодатели обязаны перечислять на зарплатные карты своих сотрудников в ближайший после назначения пособия день, установленный для выплаты зарплаты (ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Законодательство не обязывает работодателей оформлять для перечисления пособия отдельный платежный документ. И больничное пособие, и зарплату (аванс) можно перечислить на банковскую карту сотрудника одной платежкой, указав в ней соответствующие типы назначения платежа.
При этом с выплаченного работнику пособия работодатель должен удержать и уплатить в бюджет НДФЛ. НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором было выплачено больничное пособие (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).
Оставшуюся часть пособия работнику рассчитывает и перечисляет уже региональное отделение ФСС. Для этого работодатель обязан своевременно направить в фонд полный комплект документов, необходимых для назначения и выплаты больничного пособия.
Передача в ФСС документов для выплаты больничного пособия
С момента обращения сотрудника за получением больничного пособия у работодателя есть 5 рабочих дней для того, чтобы сформировать и направить в ФСС полный комплект документов для назначения и выплаты этого пособия (п. 3 Постановления Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375).
В число таких документов входят заявление, больничный листок, сведения о среднем заработке сотрудника для расчета больничного и опись этих документов.
Форма представления в ФСС вышеуказанных документов и сведений зависит от количества сотрудников, работающих у работодателя. Работодатели со среднесписочной численностью сотрудников до 25 человек включительно могут направить эти документы заказным письмом. Если же численность сотрудников работодателя превышает 25 человек, то вместо пакета документов он направляет в ФСС электронный реестр сведений (п. 4 положения, утв. постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 № 294).
Оставшуюся часть пособия ФСС выплатит работнику в течение 10 календарных дней с момента поступления в фонд документов или реестра сведений от работодателя. Пособие перечислят на банковский счет или через организацию федеральной почтовой связи по выбору самого сотрудника.
Как отвечает работодатель за несвоевременную передачу больничных в ФСС
Если работодатель в течение 5 рабочих дней после получения от работника всех необходимых документов для назначения больничного пособия не передаст эти документы в ФСС, его могут привлечь к административной ответственности.
Законодательство предусматривает административную ответственность за непредставление и несвоевременное представление в ФСС документов и сведений, необходимых для назначения и выплаты больничного пособия.
Ответственность за это правонарушение работодатели несут по ч. 4 ст. 15.33 КоАП РФ (нарушение порядка и сроков представления документов в территориальные органы ФСС). В соответствии с данной статьей несоблюдение 5-дневного срока подачи в ФСС необходимых документов влечет наложение штрафа на руководителя и главного бухгалтера организации-работодателя в размере от 300 до 500 рублей.
Топ-10 вопросов по ЭЛН и прямым выплатам
Что сделать, чтобы сотрудницы в 2021 году вовремя получили пособия до 1,5 лет? Как оплачиваются ЭЛН совместителей? Как будут удерживаться алименты при прямых выплатах? Нужно всем сотрудникам с января открыть карты «МИР»? Эксперты Контур.Экстерна ответили на горячие вопросы бухгалтеров, связанные с электронными больничными и прямыми выплатами.
1. Заявление на выплату пособия заполняется на бумаге? Нужно ли хранить эти заявления?
Сейчас сотрудники подписывают заявления на пособия (форма утв. Приказом ФСС от 24.11.2017 № 578 ), когда приносят документы для расчета конкретного пособия: больничный, свидетельство о рождении ребенка и т.п. Работодатель может заполнить и распечатать заявление вместо сотрудника и передать ему для сверки. Сотрудник проверяет реквизиты и подписывает заявление от руки (чернила любого цвета). Работодатель хранит все подписанные заявления.
С 2021 года порядок изменится ( проект постановления ). Сотрудники будут подписывать заявление по всем пособиям при приеме на работу. Заполнить его можно будет не только на бумаге, но и в электронном виде, заверив электронной подписью.
Электронные заявления можно будет не распечатывать: достаточно хранить их в своей информационной системе. А в бумажных заявлениях нужно будет распечатать только заполненные листы.
2. Сотрудник принес БЛ 29.12.2020 (период болезни с 22.12.20 по 28.12.2020). Когда нужно начислить и выплатить пособие?
Начислить вы должны не позднее 10 календарных дней с 29 декабря, то есть не позднее 7 января. Выплатить в ближайший день выплаты заработной платы, то есть 11 января.
А вот схема, по которой будет оплачиваться этот больничный лист, может быть разный. Если начисление больничного вы проведете еще декабрем (речь сейчас о месяце в бухгалтерском учете) и, соответственно, эти начисленные больничные будут показываться в отчете по страховым взносам за 4 квартал 2020 года, то и оплатить такой больничный стоит самим (с последующим возмещением).
Если вы этот больничный не выплатили в декабре, то можно его передать на оплату в ФСС, предоставив гарантийное письмо, что организация не выплачивала сумму за счет ФСС по такому больничному. Если при этом вы начисление этого больничного провели по бухучету в декабре, а на оплату передадите ФСС, то надо еще не забыть скорректировать отчет по страховым взносам, чтобы там не было сумм по таким больничным.
Справедливости ради стоит заметить, что с 29 по 31 декабря вы еще не можете сформировать реестр ПВСО для передачи в ФСС, если ваш регион переходит на прямые выплаты с 2021 года. С 1 января уже можете, но чтобы уложиться точно в сроки отправки реестра, отправить его надо не позднее 02.01.2021 (5 календарных дней с момента получения документов от работника).
3. Как будут выплачиваться пособия до 1,5 лет? Начисляем в декабре 2020 года, выплата придется на январь 2021-го. Что нужно сделать работодателю, чтобы сотрудники получили деньги в срок?
В ситуации с пособиями до 1.5 лет правильнее отталкиваться от месяца, за который мы начисляем пособие. Пособие за декабрь выплачиваем сами, пусть даже и в январе. Пособие за январь и далее — уже ФСС, тогда все сроки точно будут соблюдены.
4. Как быть, если сотрудница уже получает пособие по уходу за ребенком? Какие документы должна представить в ФСС, чтобы с января сотрудница получала пособие напрямую от ФСС? Требуется ли оформление заявления на выплату пособия по форме, утвержденной приказом ФСС РФ от 24.11.2017 № 578? Если нужно, то до какого числа? Нужно ли отправлять реестр ежемесячно?
Страхователь должен отправить реестры в ФСС с расчетными суммами для произведения выплат. Заявление с получателя пособия должно быть получено (все действия по прямым выплатам в настоящий момент выполняются только после получения заявления, по каждому страховому случаю).
Сроки прописаны в регламенте (п. 9 Положения в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294 ). Если выплаты пособия по уходу начались еще в 2020 году, то чтобы фонд в срок выплатил пособие за январь, надо постараться отправить реестры по таким пособиям к 20-м числам января.
Но при этом у нас есть еще один срок, который надо постараться соблюсти: 5 календарных дней с момента получения всех документов от застрахованного (под документами подразумевается в том числе и заявление на выплату пособия по форме, утвержденной Приказом ФСС от 24.11.2017 № 578 ).
5. Какие пособия останутся возмещаемыми, а какие будут выплачиваться напрямую?
Напрямую застрахованным лицам выплачиваются:
Правило начинает действовать с момента, когда регион переходит на прямые выплаты.
По зачетному принципу продолжат выплачивать:
6. Как оплачиваются ЭЛН совместителей? Загружаю ЭЛН на совместителя — появляется ошибка.
Не видя ошибки, сложно сказать, в чём проблема. И надо понимать, что все разделено на «до 14 декабря 2020 года» и «после 14 декабря 2020 года». До 14 декабря оформлялся отдельный ЭЛН для каждого места работы. Теперь оформляется один ЭЛН для всех мест работы, каждый страхователь заполняет его своими данными.
7. Как будут удерживаться алименты при прямых выплатах?
Бухгалтерия удерживает деньги только из тех выплат, которые проводит сама организация (ст. 98 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ). К удержаниям с «основного» пособия, которое перечисляет ФСС, работодатель никакого отношения не имеет. А значит, рассчитывать удержание нужно только по выплачиваемой сумме — за первые три дня болезни.
8. Как оплачивать бумажные больничные с 2021 года?
Схема та же самая, что и по ЭЛН, но есть нюансы. Если организация должна подавать реестры ПВСО в электронном виде, то при создании электронного реестра ПВСО всю информацию (абсолютно всю!) с бумажного больничного необходимо вручную внести в реестр. Поэтому чем активнее организация будет убеждать своих сотрудников переходить на ЭЛН, тем меньше трудозатрат будет при отправке реестров ПВСО.
Если же в вашей организации 25 человек и меньше, то можете в этом случае предоставлять пакет документов в бумажном виде.
9. Медорганизация не заводит ЭЛН в систему в течение 5 дней. Как нам соблюсти сроки по отправке реестра?
Все очень просто. Отсчет ваших 5 дней начинается с того момента, когда у вас есть все необходимые данные для расчета и формирования реестра ПВСО: заявления и документы от работника, закрытый ЭЛН. Пока ЭЛН не закрыт, отсчет 5 дней для страхователя не ведется.
10. С 2021 года оплата больничных листов будет производиться только на карты «МИР»?
Планировалось, что с 1 января 2021 года только на карты «МИР» будут перечисляться:
На днях стало известно, что срок перехода на карты МИР снова продлили — на этот раз до 1 июля 2021 года.
После 1 июля 2021 года банки будут проверять наличие привязки к банковскому счету платежной карты «МИР». Если у получателя не окажется такой карты, банк предложит ему в течение 10 дней получить пособие наличными или сообщить другие реквизиты для зачисления средств. Если в течение 10 рабочих дней получатель пособия этого не сделает, средства вернутся плательщику, то есть фонду.
Чтобы упростить получение пособий, Центробанк рекомендовал банкам выдавать карты «МИР» дистанционно.
Как оплачивается больничный лист в 2021 году
Система оплаты больничных претерпевает серьезные изменения. В этом материале Bankiros.ru ответит на следующие вопросы:
Когда положен больничный лист
Федеральный закон 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан» отмечает, что лист нетрудоспособности выдается рабочему в следующих случаях:
Число оплачиваемых дней больничного зависит от ситуации и серьезности заболевания.
Как оплачивается больничный
Компенсация периода нетрудоспособности рассчитывается из средней заработной платы специалиста за два прошедших календарных года, то есть в 2021 году расчет проведут с учетом за 2019 и 2020 годы. Если стаж работника превышает восьми лет, каждый перерыв в работе из-за болезни компенсируется в полном объеме, которая равна его среднему заработку. При стаже от пяти до восьми лет оплата составит 80%. При стаже менее пяти лет – 60%. Если стаж пока менее полугода, работнику выплачивается минимальное пособие.
Минимальная сумма больничных выплат в 2021 году составляет 420,56 рубля, максимальная – 2 434,25 рубля.
Если вы работаете на новом месте недавно, придется учесть среднюю заработную плату у других ваших работодателей. Для этого вам нужно предоставить руководству справку о доходах с других мест трудоустройства.
Как рассчитывается выплата по больничному листу
Дневное пособие рассчитывается по следующей формуле: средняя оплата в день*процент (60, 80, 100) средней дневной оплаты. При этом сумма к выплате = Дневное пособие*количество дней болезни.
Например, в марте 2021 года специалист по связям с общественностью в педагогическом университете Иванова проболела семь календарных дней.
Стаж специалиста больше восьми лет, поэтому ее пособие будет равно размеру среднедневной оплаты труда.
Иванова проработала в университете больше трех лет. Однако в расчетный промежуток попадают 2019 и 2020 годы.
Заработок Ивановой за 2019 год равен 360 тысяч рублей, в 2020 – 420 тысяч рублей. Средний заработок = (360 тысяч + 420 тысяч) / 730 дней = 1068,5 рубля. Размер пособия = 1068,5*7=7 479,5 рубля.
В какой срок оплачивается больничный
Работник должен предоставить работодателю лист нетрудоспособности в течение полугода после его закрытия. Расчет пособия проходит в ближайшие десять дней после подачи соответствующего заявления, а выплата производится одновременно с ближайшей оплатой труда. Выплаты декретных средств проводятся в такие же сроки.
Компенсация уволившемуся специалисту переводится в течение месяца после аннулирования трудового контракта. Ниже мы расскажем, когда возможна оплата больничного бывшему сотруднику.
Сколько дней оплачивают больничный
Предприятие оплачивает больному сумму, исходя из числа дней на больничном. После ФСС компенсирует руководству эти средства за вычетом суммы первых трех дней.
Когда работник уходит на больничный для ухода за больным родственником, фонд оплачивает все нерабочие дни.
Законодательство не предусматривает минимальный оплачиваемый срок нетрудоспособности, однако устанавливает верхнюю планку:
Электронный больничный лист в 2021 году
В 2021 году электронные больничные стали использоваться гораздо чаще, чем в предыдущие годы. Этому, в частности, способствовало введение « коронавирусных » ограничений и перевод многих работников на «удаленку ». О том, как получить и оплатить электронный больничный лист, каковы плюсы и минусы перехода на новую систему читайте в нашей статье.
Вводная информация
Напомним, что изменения в законодательстве, которые позволили получать больничные листы в электронном виде, вступили в силу в июле 2017 года (Федеральный закон от 01.05.17 № 86-ФЗ). А в конце 2017 года были приняты подзаконные акты, регламентирующие порядок выдачи электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН), а также правила электронного взаимодействия органов ФСС, работодателей и медицинских организаций (утв. постановлением Правительства РФ от 16.12.17 № 1567; далее — Правила № 1567).
После этого ФСС начал работу по постепенному переходу на ЭЛН — этому были посвящены активные информационные компании 2018 и 2019 годов. А в 2020-м году Минздрав утвердил порядок выдачи и оформления листков нетрудоспособности в форме электронного документа (приказ от 01.09.20 № 925н; далее — Порядок № 925н).
Что такое электронный листок нетрудоспособности
Как известно, больничное пособие начисляется на основании листка временной нетрудоспособности, который выдается заболевшему работнику медицинской организацией. Согласно статье 13 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ (в редакции, действующей с 1 июля 2017 года), медучреждение может формировать больничный лист как в виде бумажного документа, так и в электронной форме без дублирования на бумаге.
Справка
С января 2022 года для выплат пособий по болезни и по уходу за больным членом семьи, а также по беременности и родам останется только ЭЛН. Такой бюллетень будет размещен в информационной системе ФСС. Работник при желании сможет получить от врачей выписку из указанного документа (п. 6 ст.13 Закона № 255-ФЗ в ред. Закона от 30.04.21 № 126-ФЗ). Подробнее см. «Как ФСС будет выплачивать больничные и декретные с 2022 года и как действовать работодателям».
ЭЛН является полноценным документом, имеющим ту же юридическую силу, что и традиционный бумажный больничный лист. При этом технология выдачи электронного листка нетрудоспособности не предусматривает ни его распечатывания для передачи работником работодателю, ни пересылки напрямую из медицинской организации работодателю по ТКС. Все взаимодействие между заболевшим работником, медучреждением и работодателем происходит при участии ФСС через специально созданную для этого информационную систему, которая называется «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах»». В этой системе ЭЛН формируются и хранятся на всех этапах работы с ними.
Важно
Создавать больничные листы в электронном виде с использованием ЕИИС «Соцстрах» вправе все медицинские организации: как государственные, так и частные. Следовательно, выдавать ЭЛН могут не только поликлиники или больницы, в которые сотрудники обращаются в рамках ОМС, но медицинские организации (в том числе частные), с которыми работодатель заключил договоры ДМС в пользу своих работников.
Условия перехода на ЭЛН
На основании действующей редакции статьи 13 Закона № 255-ФЗ больничный лист в электронном виде выдается заболевшему сотруднику только с его письменного согласия. Более того, если работник дал такое согласие, а позже выяснилось, что его работодатель с ЭЛН еще не работает, право на пособие сохранится. Как разъяснили специалисты ФСС России, в этом случае медицинская организация по заявлению сотрудника должна аннулировать ЭЛН и выдать ему больничный лист на бумажном носителе (письмо от 11.08.17 № 02-09-11/22-05-13462).
Для работодателей переход на ЭЛН в настоящее время также является добровольным. Не установлено никакой ответственности для тех, кто не получит доступ к ЕИИС «Соцстрах» и не сможет работать с новым форматом больничных листов. Равно как и не предусмотрено никаких «бонусов» (освобождение от проверок, ускорение возмещения расходов и т.п.) для тех, кто подключится к системе электронных больничных.
Чтобы начать работать с новой системой, нужно совершить ряд действий. Во-первых, приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (если таковой еще нет), так как только этот вид подписи можно использоваться при работе с ЭЛН (п. 16 Правил № 1567 и п. 74 Порядка № 925н).
Внимание
Из пункта 74 Порядка № 925н следует, что электронная подпись понадобится и директору, и главбуху (или другому сотруднику, уполномоченному вести бухгалтерский учет). Однако на практике ФСС принимает электронные больничные, подписанные одной УКЭП: либо руководителя, либо главбуха. Подробнее см. «Меняется порядок выдачи больничных: как действовать работодателю».
Во-вторых, установить на компьютеры сотрудников, работающих с ЭЛН, специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации.
Наконец, в-третьих, необходимо выбрать программное обеспечение, при помощи которого организация будет работать с ЭЛН. В настоящее время предусмотрено три варианта подобного ПО (подп. «а» п. 10 Правил № 1567). Так, можно применять программные средства, предоставляемые государством: личный кабинет страхователя на сайте ФСС с доступом через портал госуслуг или программу «Подготовка расчетов ФСС», доступную на сайте фонда. Также можно воспользоваться специальными бухгалтерскими сервисами, в которых есть возможность работы с электронными больничными. Например, все действия, необходимые для работы с ЭЛН, можно выполнить в системе для подготовки и отправки отчетности « Контур.Экстерн ».
Далее нужно довести до всех сотрудников информацию о том, что организация перешла на работу с ЭЛН. В частности, работникам надо разъяснить, что теперь они могут требовать от медучреждения оформления больничного листа в электронной форме, что, несомненно, сэкономит им время.
В завершение процедуры возможно заключение соглашения об информационном взаимодействии с региональным отделением ФСС (соответствующие формы обычно размещены на сайтах отделений).
Как получить ЭЛН
Рассмотрим, какие шаги должен предпринять заболевший сотрудник для того, чтобы получить электронный больничный лист. Как уже упоминалось, такой бюллетень оформляется только по письменному заявлению работника. А значит, нужно сообщить о желании получить ЭЛН лечащему врачу, и получить от него соответствующую форму заявления. Также работник должен проинформировать медучреждение о своем СНИЛС.
После того, как врач «закроет» больничный лист, медицинская организация сформирует в ЕИИС «Соцстрах» электронный листок нетрудоспособности, и заполнит в нем свою часть (п. 3 и подп. «б» п. 10 Правил № 1567). Далее работник получит от врача специальный талон, где будет указан номер ЭЛН. Собирать дополнительные подписи медработников и проставлять в больничном листе печати медучреждения не надо.
Внимание
Если сотрудник потеряет талон, то ему придется предпринять следующие действия. Сначала зарегистрироваться на сайте госуслуг, а затем зайти в свой личный кабинет на сайте ФСС, где он сможет увидеть номер своего электронного больничного листа. С помощью этого же кабинета работник может отслеживать «движение» средств по бюллетеню: сумму назначенного пособия, статус выплаты и т.д.
Инструкция по работе с ЭЛН для работодателя
Как только от сотрудника поступили сведения о номере электронного больничного листа, работодатель должен приступить к выполнению действий, необходимых для его оплаты. Сначала с помощью выбранного ПО нужно найти этот больничный лист в базе данных ЕИИС «Соцстрах». Поиск проводится по тому номеру, который сообщил работник, и по его СНИЛС (п. 72 Порядка № 925н).
После того, как электронный больничный лист найден, его надо запросить из базы данных ФСС. В полученном ЭЛН нужно заполнить все графы раздела «Заполняется работодателем» (подп. «в» п. 11 Правил № 1567). По своему содержанию эти графы ничем не отличаются от граф аналогичного раздела бумажного варианта листка нетрудоспособности (п. 73 Порядка № 925н). Некоторые особенности заполнения ЭЛН см. в статье «Меняется порядок выдачи больничных: как действовать работодателю».
Заполненный документ необходимо сохранить и заверить электронными подписями руководителя и главного бухгалтера (или иного лица, уполномоченного вести бухучет) (п. 74 Порядка № 925н). После этого данные автоматически уйдут в ФСС.
Важно
Чтобы каждый раз не отвлекать руководителя и главбуха, можно передать уполномоченному лицу право оформлять ЭЛН. Для этого нужно издать приказ (распоряжение) или выдать доверенность. В таком случае подписывать ЭЛН нужно будет УКЭП уполномоченного лица (п. 74 Порядка № 925н).
Если при заполнении ЭЛН работодатель допустил ошибку, то изменения нужно сделать также в электронном виде. Необходимо направить в ФСС исправленные сведения с указанием причины внесения изменений (п. 72 Порядка № 925н).
Из сообщения на сайте ФСС следует, что ни распечатывать ЭЛН, ни создавать его копию на компьютере работника или сервере организации не требуется. А вот расчет пособия по электронному больничному нужно хранить. Делать это можно как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, заверенного УКЭП (п. 75 Порядка № 925н).
Оплата электронного больничного ничем не отличается от оплаты традиционного бумажного листка нетрудоспособности. Это значит, что часть пособия, которая платится за счет работодателя, нужно перечислить вместе с ближайшей зарплатой (п. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ). ФСС выплатит свою часть пособия в течение 10 календарных дней после получения от работодателя документов (сведений) либо реестра сведений. Также см. «ФСС утвердил формы реестров, которые работодатели сдают в Фонд для прямых выплат пособий».
Важно
Работник, которому выдан ЭЛН, не должен подавать работодателю заявление о выплате пособия.
Плюсы и минусы электронного больничного
Для страхователей переход на ЭЛН имеет несомненные плюсы. К ним можно отнести:
Есть удобства и для работников, которые оформляют электронные больничные. Они могут быстрее получить соответствующую выплату, так как для назначения пособия не нужно писать заявление и передавать работодателю оригинал бюллетеня, а достаточно лишь сообщить его номер. Кроме того, электронная форма больничного листа делает невозможной его потерю или порчу. Наконец, в ЭЛН просто не может быть ошибок в указании информации о работодателе, так как медучреждение берет все сведения из базы данных ФСС. Также к плюсам можно отнести возможность отслеживать «движение» выплат по электронному бюллетеню через личный кабинет.
Практические выводы
Подведем итоги. Переход на работу с электронными листками нетрудоспособности имеет положительные моменты и для работодателя (снимаются риски получения поддельного больничного, а также утраты документов при хранении), и для работников (они могут быстрее получить пособие). Минусы работы с ЭЛН в настоящее время связаны с технической стороной вопроса. Также придется приобрести необходимое программное обеспечение и сертификаты УКЭП (если их еще нет).
В любом случае вопрос о переходе на ЭЛН сегодня каждый работодатель вправе решать самостоятельно. Действующее законодательство не обязывает страхователей обеспечить работу с электронными больничными листами, и не устанавливает никакой ответственность для тех, кто не подключился к ЕИИС «Соцстрах».