что делает секретарь в больнице

Секретарь медицинского подразделения.

в Персонал 20.04.2019 0 232 Просмотров

Секретарь медицинского подразделения – это человек, который работает в медицинском учреждении, выполняющем административные и вспомогательные функции в качестве члена группы медицинского обслуживания. Иногда их называют клерками или медицинскими секретарями, большинство секретарей подразделений находятся в различных подразделениях или отделениях больницы.

Фактическое название должности, роли и уровни ответственности варьируются от объекта к объекту в зависимости от региона и/или страны, где находится медицинское учреждение. Но во всех случаях секретарь подразделения полагается на выполнение функций административной поддержки в медицинских учреждениях.

Некоторые из обязанностей секретаря такого подразделения включают ввод информации о пациенте в компьютер больницы, включая информацию о приёме, инструкции врача и другие соответствующие данные. Они также отвечают на телефонные звонки, встречают посетителей, извлекают расходные материалы и поддерживают медицинский персонал, который обеспечивает прямую помощь пациентам. Хотя секретари подразделений не обеспечивают прямой уход за пациентами, они рассчитывают на поддержку тех, кто это делает.

Необходимая подготовка и образование для секретаря подразделения будет варьироваться в зависимости от каждой больницы или учреждения. В большинстве случаев требуется определенная медицинская административная подготовка или опыт. Некоторым секретарям может потребоваться предыдущий опыт в медицинском учреждении, в то время как другим может потребоваться пройти сертификацию или дипломную программу в области информационных технологий здравоохранения. Известно, что некоторые больницы проводят обучение своих секретарей или клерков.

Необходимые навыки для того, чтобы быть секретарем такого подразделения, включают знание операций медицинского учреждения, навыки работы с компьютером, внимание к деталям и готовность быть полезными и поддерживающими. Секретарям подразделений поручается помочь больничной единице или отделу эффективно функционировать и работать бесперебойно, обеспечивая постоянную и обновленную информацию о пациентах, работая с медсестрами для общения с другими сотрудниками и организуя процедуры приёма и выписки пациентов. Они могут рассчитывать на прямую помощь персонала, чтобы помогать заполнять заказы и поддерживать единичные поставки.

Во многих больницах секретари подразделений имеют образование и обучение в смежных областях здравоохранения и могут даже заниматься карьерой в прямой помощи пациентам. Очевидно, что для этой роли необходим интерес к здравоохранению, но некоторые люди считают, что окружающая среда является стрессовой. Работа секретарем такого подразделения может стать хорошей возможностью для тех, кто заинтересован в медицинской карьере, но не решил, в какую конкретную область пойти. Работа в больничном отделении в роли административной поддержки даёт представление о внутренней работе учреждений неотложной помощи и даёт хороший опыт тем, кто заинтересован в карьере в области медицины.

Источник

Должностная инструкция секретаря-машинистки городской поликлиники

Основными задачами секретаря-машинистки городской поликлиники

Является техническая помощь главному врачу в организации его рабочего места, рабочего времени, подготовке служебных документов,

Учете и регистрации входящей и исходящей корреспонденции, ведении

Секретарь подчинен непосредственно главному врачу, а в его

Отсутствие-лицу, его замещающему.

Назначение и увольнение секретаря-машинистки осуществляется

Главным врачом поликлиники.

В своей работе секретарь руководствуется действующими приказами главного врача, его распоряжениями (письменными или устными)

По поликлинике, соответствующими указаниями вышестоящих органов

Здравоохранения, правилами внутреннего распорядка для сотрудников, основными положениями единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также настоящей инструкцией.

Для выполнения своих функций секретарь-машинистка обязана:

1. Ежедневно обеспечивать рабочее место главного врача всем

Необходимым (приготовить бумагу для заметок, отметить дату на календаре, проверить средства внутренней связи, проветрить помещение).

2. Представлять главному врачу в установленные часы всю входящую корреспонденцию, после ее предварительной регистрации, а

Также подготовленные документы и материалы на подпись.

3. Передавать документы в соответствии с резолюцией руководителя на исполнение и контролировать срок выполнения.

4. Вести специальные отдельные журналы для входящей, исходящей корреспонденции, телефонограмм, документов.

5. Вести книгу приказов по поликлинике, предварительно прошнуровав ее, пронумеровав листы и скрепив печатью и подписью главного врача, приказы вписывать в книгу от руки, при наличии в них

Порученческих пунктов отдельным сотрудникам или объявления о

Взыскании, знакомить упомянутых сотрудников с данным приказом,

Где они должны расписаться и проставить дату.

6. Обеспечивать главному врачу прием посетителей только в установленные для этого часы.

7. Регулировать обращения посетителей поликлиники и сотрудников к главному врачу, выяснять причины их обращения, в случае необходимости направлять их к должностным лицам, решающим эти вопросы.

8. Выяснять у лиц, вызывающих главного врача по телефону, их

Фамилию, организацию и причины обращения; если )интересующий вопрос является служебной компетенцией заместителя главного врача,

Заведующего отделением, регистратуры и др., разъяснять это обратившемуся и дать номер телефона, куда ему надлежит позвонить.

9. Записывать э отсутствие главного врача фамилии и телефоны

Лиц, звонивших ему, с последующим докладом руководителю.

10. Принимать и передавать телефонограммы, четко записывая их

В журнале, с указанием даты, часа приема и фамилии передавшего.

11. Обеспечивать подготовку совещаний у глазного врача (сбор

Необходимого материала, оповещение участников).

12. Подшивать дела, законченные делопроизводством.

13. Отправлять исходящую корреспонденцию по почте или через

14. Печатать необходимые материалы и текущую корреспонденцию

15. Вести подготовку карт персонального учета кадров. своевременно внося все изменения.

16 Хранить в сейфе трудовые книжки сотрудников, своевременно

Внося в них сведения о поощрениях.

17. Оформлять в установленном порядке записи в трудовых книжках о приеме и увольнении.

18. Составлять сводные отчеты по кадрам в установленном порядке.

19. Давать устные справки о документах, находящихся на исполнении.

20. Обеспечивать свое рабочее место необходимой информацией о

Времени работы кабинетов и служб, номерами внутренних телефонов

Поликлиники, а также телефонов районных лечебно-профилактических

Учреждений, административно-хозяйственных и аварийных служб.

Секретарь имеет право:

— передавать устные распоряжения главного врача сотрудникам ;

— не принимать документы и материалы для главного врача, составленные не по установленной форме;

— передавать заместителю главного врача или лицу, его замещающему, экстренные телефонограммы для принятия решения в случае

Отсутствия главного врача в поликлинике и невозможности срочно

— не допускать на прием к главному врачу посетителей, находящихся в нетрезвом состоянии;

— не допускать на прием к главному врачу лиц, вопросы которых

Решаются другими должностными лицами поликлиники;

— в случае служебной необходимости вызывать к главному врачу

Сотрудников, находящихся на приеме.

IV. Оценка работы и ответственность

Оценка работы секретаря-машинистки городской поликлиники проводится главным врачом и итогам работы на основании учета количественных и качественных показателей, соблюдения требований основополагающих официальных документов, правил трудовой дисциплины, морально-этических норм поведения.

Секретарь-машинистка несет ответственность за некачественную

Работу, ошибочные действия, неправильно принятые решения вопросов, входящих в сферу ее деятельности.

Источник

Что делает секретарь в больнице

Медицинские организации организуют и ведут делопроизводство на основе соответствующих инструкций, разработанных в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства.

Целью разработки инструкции по делопроизводству является совершенствование документационного обеспечения управления на единой методической основе и повышение его эффективности путем унификации управленческих документов и технологии работы с ними.

Инструкция разрабатывается в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)[1] и иными нормативно-правовыми актами и методическими документами в области организации делопроизводства и оформления документов и содержит требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Единство правил документирования на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с электронными документами.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в медицинских организациях возлагается на их руководителей. Главный врач назначает ответственного за ведение делопроизводства[2], который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения. При значительном документообороте создается служба делопроизводства – структурное подразделение (канцелярия, отдел, отделение, группа), на которое возложены функции по ведению делопроизводства.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях медицинской организации возлагается на их руководителей, которые самостоятельно определяют ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении.

Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, фиксируются в их должностных инструкциях и служебных регламентах.

Структура инструкции по делопроизводству в медицинской организации

II. Документация организации

III. Правила оформления документов

3.1. Общие требования к созданию документов

3.2. Оформление реквизитов документов

3.3. Бланки документов

IV. Правила подготовки и оформления отдельных видов документов

4.4. Положение, правила, инструкция

4.7. Служебные письма

V. Особенности оформления и передача факсограмм, телефонограмм и электронных писем

VI. Обработка входящих и отправка исходящих документов

VII. Поисковые системы

VIII. Подсчет объема документооборота

IX. Контроль исполнения документов

X. Работа исполнителей с документами

XI. Составление номенклатур дел

XII. Формирование дел

XIII. Экспертиза ценности документов

ХIV. Оформление дел

ХV. Составление описей дел

ХVI. Оперативное хранение документов и дел

ХVII. Передача дел и документов в архив организации

ХVIII. Передача дел и документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив

Приложение N 1. Основные реквизиты регистрационно-контрольной карточки

Приложение N 2. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки

Приложение N 3. Форма примерной сводки о документообороте организации

Приложение N 4. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации

Приложение N 5. Положение об архиве организации

[1] Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов и требования к бланкам документов. Хотя требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 не являются строго обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие и понимание работниками организации и внешними получателями.

[2] В небольших медицинских организациях – это, как правило, секретарь главного врача.

Источник

Что делает секретарь в больнице

Телегин И.В. Региональный центр последипломного обучения, г. Москва

От уровня профессиональной подготовки секретаря и его личностных характеристик во многом зависит эффективность деятельности главного врача. По мнению специалистов, квалифицированный секретарь освобождает до 30% его рабочего времени для решения более важных дел.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 N 37, относит должность секретаря руководителя к категории технических исполнителей. Многие считают эту работу одной из самых простых. Однако не стоит питать иллюзий. В одних учреждениях здравоохранения, действительно, достаточно просто принимать посетителей и отвечать на телефонные звонки. В других ЛПУ секретарь планирует расписание главного врача, ведет различную документацию, выполняет отдельные поручения своего шефа и т.д. Все зависит от размера и специфики деятельности организации, выработанных личностных особенностей работы главврача и сложившимся взаимоотношениям «руководитель-секретарь». Иными словами, профессиональные задачи и функции секретаря в значительной степени определяются направлением и спецификой деятельности организации, ее культурными традициями, стилем работы руководителя и некоторыми другими факторами.

По мнению специалистов, квалифицированный секретарь освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвертому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов.

На должность секретаря главного врача назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. Указанные требования являются рекомендательными.

Секретарь руководителя должен знать постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности учреждения здравоохранения и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав ЛПУ и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования оргтехникой, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы служебной этики, правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации компьютерной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Секретарь главврача назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя (главного врача) учреждения здравоохранения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Как правило, секретарь руководителя непосредственно подчиняется своему руководителю, хотя может состоять в штате другого структурного подразделения.

Должностные обязанности и квалификационные требования к должности секретаря описаны в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей), утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

Должностные обязанности секретаря

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности главного врача. Принимает поступающую на его рассмотрение корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись главного врача. Подготавливает документы и материалы, необходимые для его работы. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до сведения главврача информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения здравоохранения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений главного врача, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Как видно, список обязанностей секретаря главного врача достаточно большой и требует много времени на их качественное выполнение.

Права и ответственность секретаря главврача

Секретарь главного врача учреждения здравоохранения несет персональную ответственность за:

1) осуществление возложенных на него должностных обязанностей;

2) организацию своей работы и работы главврача, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности;

3) соблюдение правил внутреннего распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности;

4) ведение документации, предусмотренной должностными обязанностями;

5) оперативное принятие мер, включая своевременное информирование руководства, по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и иных правил, создающих угрозу деятельности учреждения здравоохранения, его работникам и иным лицам (пациентам, посетителям и др.)..

За нарушение законодательных и нормативных актов секретарь руководителя может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной и административной ответственности.

Секретарь главврача имеет право:

1) вносить предложения по вопросам организации и условий труда;

2) пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей;

3) проходить в установленном порядке аттестацию с правом на получение соответствующего квалификационного разряда;

4) повышать свою квалификацию.

Секретарь руководителя учреждения здравоохранения пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

Содержание некоторых аспектов деятельности секретаря руководителя

Планирование рабочего времени секретаря полностью зависит от стиля работы руководителя. Порядок и технология выполнения секретарем своих должностных обязанностей определяются особенностями работы руководителя и культурными традициями учреждения здравоохранения. Понятно, что профессиональный секретарь в своей работе обязан учитывать личные привычки и предпочтения своего руководителя.

Секретарь является связующим звеном между руководителем и коллективом. Поручения и замечания, передаваемые руководителем через своего секретаря, воспринимаются сотрудниками иначе. Это можно объяснить тем, что секретарь занимает достаточно специфичную должностную позицию. С одной стороны, он работает в тесном контакте с руководителем, располагает большим объемом информации, передает поручения от его имени, но не обладает компетенцией и полномочиями начальника. С другой, он является членом коллектива, но его рабочее место находится несколько обособленно и он не имеет права оставить работу на длительный период. Это позволяет ему избегать мелких производственных конфликтов и держать нейтралитет в сложных ситуациях. Но, работая рядом с руководителем, секретарь не занимает значительной должностной позиции и обязан соблюдать правила субординации не только по отношению к своему руководителю, но и к другим специалистам, занимающим более высокие должности.

Роль секретаря в управленческом процессе

Секретарь отвечает за организационно-техническое обеспечение административно-управленческой деятельности главного врача, что является частью управленческого процесса организации. Секретарь как ответственный исполнитель обеспечивает принятие руководителем качественных управленческих решений и их своевременное доведение до исполнителя, контролирует соблюдение установленных руководителем сроков исполнения, принимает участие в документировании результатов исполнения специалистами организации поручений руководителя.

Главврач принимает решение на основании поступающей к нему информации. Часть информации, в т.ч. в задокументированной форме, поступает к руководителю непосредственно через секретаря. От полноты объема этой информации, ее оперативности и достоверности зависит качество принимаемого руководителем управленческого решения.

На качество административно-управленческой деятельности оказывают влияние также систематизация и оформление представляемой информации. Именно секретарь отвечает за качество оформления документов, поступающих на подпись руководителю от специалистов учреждения здравоохранения, подбирает дополнительную информацию в сопровождение этих документов, строго соблюдает сроки подачи документов на доклад, устно передает руководителю другую необходимую информацию.

Принятое руководителем решение может быть оформлено в виде резолюции на документе или отдельным распорядительным документом, например приказом. Секретарь принимает непосредственное участие в подготовке этих документов, печатая их или проверяя правильность оформления при предоставлении проекта документа непосредственным исполнителем.

В процессе подготовки управленческого решения могут проводиться совещания (медицинские советы, коллегии, заседания различных комиссий и т.д.), работу которых чаще всего протоколирует секретарь. Он же знакомит исполнителей с принятыми по результатам работы коллегиальных органов решениями. Секретарь отвечает за своевременное и полное доведение содержания и сроков исполнения поручений руководителя (вне зависимости от вида их оформления) до ответственных исполнителей.

Секретарь осуществляет контроль за сроками исполнения поручений и докладывает руководителю о ходе исполнения принятых им решений. В обязанности высокопрофессионального секретаря входит контроль не только по срокам, но и по содержанию исполнения поручения.

Результат исполнения ответственными лицами поручений руководителя может быть оформлен документально. Соответствие оформления итогового документа правилам делопроизводства проверяется секретарем. Он же отвечает за своевременное сообщение итогов выполненного поручения заинтересованным лицам.

Секретарь руководителя участвует в каждом этапе управления, начиная от подготовки управленческого решения и заканчивая контролем его исполнения. От ответственности, организованности, оперативности и компетентности секретаря зависит эффективность административно-управленческого процесса в любой медицинской организации.

Список использованной литературы:

1. Афонина Е. 5 мифов о работе секретаря // Обучение & карьера. 2012. N 6. с. 28-29.

2. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей), утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

3. Мурнина И.В. Каков секретарь, таковы и порядки в организации.

4. Справочник кадровика: Сборник должностных инструкций. М.: ИНФРА-М, 2004. 576 с.

Источник