что дает процесс автоматизации
Автоматизация процессов
На современном уровне развития автоматизация процессов представляет собой один из подходов к управлению процессами на основе применения информационных технологий. Этот подход позволяет осуществлять управление операциями, данными, информацией и ресурсами за счет использования компьютеров и программного обеспечения, которые сокращают степень участия человека в процессе, либо полностью его исключают.
Основной целью автоматизации является повышение качества исполнения процесса. Автоматизированный процесс обладает более стабильными характеристиками, чем процесс, выполняемый в ручном режиме. Во многих случаях автоматизация процессов позволяет повысить производительность, сократить время выполнения процесса, снизить стоимость, увеличить точность и стабильность выполняемых операций.
На сегодняшний день автоматизация процессов охватила многие отрасли промышленности и сферы деятельности: от производственных процессов, до совершения покупок в магазинах. Вне зависимости от размера и сферы деятельности организации, практически в каждой компании существуют автоматизированные процессы. Процессный подход предусматривает для всех процессов единые принципы автоматизации.
Принципы автоматизации процессов
Несмотря на то, что автоматизация процессов может выполняться на различных уровнях, принципы автоматизации для всех уровней и всех видов процессов будут оставаться едиными. Это общие принципы, которые задают условия эффективного выполнения процессов в автоматическом режиме и устанавливают правила автоматического управления процессами.
Основными принципами автоматизации процессов являются:
Перечисленные общие принципы детализируются в зависимости от рассматриваемого уровня автоматизации и конкретных процессов. Например, автоматизация производственных процессов включает в себя такие принципы как принцип специализации, принцип пропорциональности, принцип непрерывности и т.д.
Уровни автоматизации процессов
Автоматизация процессов необходима для поддержки управления на всех уровнях иерархии компании. В связи с этим уровни автоматизации определяются в зависимости от уровня управления, на котором выполняется автоматизация процессов.
Уровни управления принято разделять на оперативный, тактический и стратегический.
В соответствии с этими уровнями выделяют и уровни автоматизации:
Автоматизация процессов на каждом из указанных уровней обеспечивается за счет применения различных систем автоматизации(CRM системы, ERP системы, OLAP системы и пр.). Все системы автоматизации можно разделить на три базовых типа.
Типы систем автоматизации включают в себя:
Эти типы систем могут применяться на всех уровнях автоматизации процессов по отдельности или в составе комбинированной системы.
Виды автоматизируемых процессов
В каждой отрасли экономики существуют предприятия и организации, которые производят продукцию или предоставляют услуги. Все эти предприятия можно разделить на три группы, в зависимости от их «удаленности» в цепочке переработки природных ресурсов.
Первая группа предприятий, это предприятия, добывающие или производящие природные ресурсы. К таким предприятиям относятся, например, сельскохозяйственные производители, нефтегазодобывающие предприятия.
Вторая группа предприятий, это предприятия, выполняющие переработку природного сырья. Они изготавливают продукцию из сырья, добытого или произведенного предприятиями первой группы. К таким предприятиям относятся, например, предприятия автомобильной промышленности, сталелитейные предприятия, предприятия электронной промышленности, электростанции и т.п.
Третья группа, это предприятия сферы услуг. К таким организациям относятся, например, банки, образовательные учреждения, медицинские учреждения, рестораны и пр.
Для всех предприятий можно выделить общие группы процессов, связанные с производством продукции или предоставлением услуг.
К таким процессам относятся:
Большинство процессов, относящихся к этим группам, может быть автоматизирована. На сегодняшний день, существуют классы систем, которые обеспечивают автоматизацию этих процессов.
Пример Технических заданий на автоматизацию некоторых подсистем предприятия можно посмотреть и приобрести в интренет магазине «Менеджмент качества».
Техническое задание на подсистему «Склады»
ТЗ на подсистему «Склады» представляет собой пример Технического задания на автоматизацию управления складами предприятия.
Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации складским хозяйством промышленного предприятия.
Техническое задание на подсистему «Документооборот»
ТЗ на подсистему «Документооборот» представляет собой пример Технического задания на автоматизацию управления процессом документооборота.
Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации документооборота промышленного предприятия.
Техническое задание на подсистему «Закупки»
ТЗ на подсистему «Закупки» представляет собой пример Технического задания на автоматизацию процессов закупок и управления поставщиками.
Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации закупками и управления поставщиками промышленного предприятия.
Стратегия автоматизации процессов
Автоматизация процессов представляет собой сложную и трудоемкую задачу. Для успешного решения этой задачи необходимо придерживаться определенной стратегии автоматизации. Она позволяет улучшить процессы и получить от автоматизации ряд существенных преимуществ.
Кратко, стратегию можно сформулировать следующим образом:
Преимущества автоматизации процессов
Автоматизация процессов позволяет существенно повысить качество управления и качество продукта. При внедрении СМК автоматизация дает существенный эффект и дает возможность организации значительно улучшить свою работу. Однако, прежде чем принимать решение об автоматизации процессов, необходимо оценить преимущества выполнения процессов в автоматическом режиме.
Как правило, автоматизация процессов дает следующие преимущества:
Несмотря на очевидные преимущества, автоматизация процессов не всегда целесообразна. После проведения анализа и оптимизации может оказаться, что автоматизация процессов не требуется или экономически невыгодна.
В ряде ситуаций ручное выполнение процессов может оказаться более предпочтительным, чем автоматизация:
Что такое автоматизация бизнес-процессов и чем она помогает бизнесу
Автоматизация поможет работать эффективнее и быстрее не только большому заводу, но и микробизнесу. В статье разбираем, кому и когда может помочь автоматизация бизнес-процессов
Иван Свирин
Автоматизация — это инструмент, который помогает бизнесу экономить время на выполнение рутинных задач.
Можно записывать все доходы и расходы бизнеса в тетради и самому считать на калькуляторе. А можно использовать систему бухучета, которая будет автоматически подгружать движения денег на банковском счете, формировать, отправлять или оплачивать платежки.
Автоматизировать бизнес-процессы можно в любом деле, это помогает экономить время и масштабировать компанию.
Что можно автоматизировать в бизнесе
Автоматизировать можно практически любой бизнес-процесс. Есть много готовых решений для автоматизации типовых рутинных процессов, которые можно внедрить сразу же. Более сложные задачи потребуют привлечения разработчика и больших затрат.
Рассмотрим примеры автоматизации разных процессов в бизнесе, таких как:
Продажи. Обычная продажа выглядит так: покупатель пришел в магазин, продавец-консультант подобрал нужный ему товар, и покупатель оплатил. Любой интернет-магазин — это автоматизация продаж. Продавец интернет-магазину не нужен, покупатель заходит на сайт и выбирает товар там, оплачивает покупку и забирает ее у курьера. Один интернет-магазин может заменить большой торговый зал и несколько продавцов.
Оплата. Прием денег от покупателя уже давно автоматизировали, и мы даже не задумываемся об этом. Раньше все платили наличными, кассиру приходилось считать деньги, выдавать сдачу. Это занимало много времени, к тому же кассир мог ошибиться или принять фальшивую купюру. Автоматизированная оплата — безналичные платежи картами, бесконтактным способом или по QR-коду. Скорость оплаты таким способом гораздо выше, чем при платежах наличными.
Помимо простой оплаты картами существуют различные автоматические способы оплаты в интернете. Например, в Тинькофф Кассе можно подключить автоматические платежи, что удобно при оплате услуг и товаров по подписке. После первой оплаты ни клиенту, ни владельцу бизнеса не нужно ничего делать, чтобы платеж уходил каждый месяц.
Рассылки писем и СМС. С помощью писем и СМС клиенты узнают статус заказа, получают новые предложения и бонусы и многое другое. Когда клиентов несколько, можно отсылать все вручную. Но отправить письма сразу тысяче человек вручную практически невозможно, либо нужно нанимать большое количество сотрудников только для этой задачи. Гораздо эффективнее заранее подготовить письма и настроить их отправку по определенному действию клиента. Для рассылки писем есть много готовых сервисов, например MailChimp, SendPulse, Sendsay и другие.
Бухгалтерия. Бухгалтерские программы, такие как «1С: Бухгалтерия», «Контур.Бухгалтерия», «Мое дело» — это тоже пример автоматизации. Бухгалтерам больше не нужно вручную считать налоги, формировать платежки — все делает программа. К тому же бухгалтерскую программу можно интегрировать со счетом банка и видеть все движения по счету, формировать платежки, оплачивать их прямо из окна программы бухучета.
Документооборот. Электронный документооборот, или ЭДО, не требует бумаг, все этапы подписания документа видно в системе.
Если контрагенты компании работают с электронными документами, не придется тратить время на отправку документов по почте или курьером, распечатывать и хранить бумажные оригиналы: большинство документов можно хранить в облаке.
Работа склада. Программы учета складских остатков облегчают товароучет. Если все товары отпускают и принимают с использованием программы учета движения товара, остатки обновляются автоматически. Риск потерять товар сводится к нулю, значительно сокращается время его поиска — посмотреть, где находится тот или иной груз, можно в любой момент.
Существуют специализированные программы для работы со складом в разных видах бизнесов, начиная с магазина цветов и заканчивая транспортной компанией. Такие программы можно интегрировать с интернет-магазином, и тогда информация об остатках будет синхронизироваться сразу после каждой покупки, а значит, не возникнет ситуация, когда клиент оплатил товар, который только что закончился.
Как автоматизировать бизнес
Автоматизация может помочь бизнесу любого размера, но сложная автоматизация нужна не всем. Цели автоматизации бизнес-процессов у небольшого бизнеса и крупных компаний немного отличаются: малому бизнесу нужно упростить работу отдельного процесса, а крупной компании — создать единую систему для работы компании.
Небольшому бизнесу не стоит вкладывать много денег в автоматизацию по индивидуальному проекту, скорее всего, можно обойтись программами, которые уже есть на рынке.
Рекомендуем использовать готовые средства автоматизации бизнес-процессов, программы для отправки писем, учета склада или расчета налогов. Почти для каждого бизнес-процесса можно найти программы, которые помогут упростить учет. У многих есть бесплатные версии с сокращенным функционалом или ограниченным периодом — так вы сможете проверить, подойдет решение вашему бизнесу или нет.
Многие поставщики предлагают базовый функционал, который решает основные задачи, но готовы доработать программу индивидуально под заказ. Для небольшого бизнеса дешевле и выгоднее будет пользоваться базовыми решениями.
Допустим, предприниматель организовал студию копирайтеров. К нему приходят заказы, он сам общается с клиентом, разбирается в задаче. Написание текстов распределяет по копирайтерам на аутсорсе. Большую часть времени предприниматель тратит на оплату работы каждого копирайтера — приходится вручную переводить деньги раз в неделю. Часто платежи задерживаются или случаются ошибки.
Чтобы автоматизировать выплаты физлицам, можно воспользоваться готовым решением, например подключить сервис мгновенных выплат Тинькофф. С его помощью не нужно заносить все реквизиты копирайтера — достаточно загрузить реестр с суммами выплат, и все. Дальше копирайтер увидит деньги в личном кабинете и сам выберет, на какую карту их перевести.
Такое решение не требует участия разработчиков, его не нужно настраивать под себя: базовый функционал подойдет и для небольшого бизнеса, и для крупной компании. Но если крупный бизнес захочет провести интеграцию со своими внутренними системами, то небольшому бизнесу это, скорее всего, не потребуется.
Крупным компаниям. Крупные компании чаще всего автоматизируют отдельные процессы в единую интегрированную систему. Это дороже, но делает работу крупного бизнеса заметно эффективнее. Для этого типовых решений мало, поэтому они просят поставщиков программ доработать решения и интегрировать с системами, которые уже есть.
Например, многие сервисы Тинькофф — расчетно-кассовое обслуживание, сервис выплат, эквайринг и другие — можно интегрировать с программами, которые уже есть в компании по API. Это поможет сотрудникам пользоваться функционалом банковских сервисов прямо из привычных программ.
Поставщики программ автоматизации обычно идут навстречу крупным клиентам и готовы доработать конфигурацию под их потребности.
Иногда компании достигают такого размера, что без автоматизации становится сложно масштабироваться. В этом случае лучше подобрать подрядчика, который разработает решение для полной автоматизации компании, — тогда все процессы будут вытекать один из другого и получится сэкономить время и ресурсы. Полная автоматизация требует глубокого погружения во все процессы компании, изучения бизнес-модели и создания индивидуального решения.
Риски автоматизации
Автоматизация процессов — это чаще всего позитивное изменение для бизнеса: упрощение работы, повышение удобства для покупателя и работников. Некоторые компании не могут расти без внедрения автоматизации. Но и тут могут быть свои риски: сотрудники компании могут саботировать новые способы работы или способ автоматизации может быть недоработан.
Работники против автоматизации. Работники компании могут негативно относиться к внедрению автоматических процессов, потому что система как будто забирает их работу. Раньше они весь день занимались делом, а теперь их задачи выполняет программа или автомат.
Кассиры в супермаркетах часто против установки касс самообслуживания: они боятся, что больше будут не нужны, и поэтому могут делать так, чтобы покупателям было удобнее оплачивать покупки на обычной кассе. Для этого кассиры неохотно подходят к покупателям на кассе самообслуживания, если нужна помощь, и не объясняют, как ею быстро и удобно пользоваться. От этого у покупателя может сложиться впечатление, что обычная касса удобнее.
Решением такой проблемы может быть контроль со стороны вышестоящего руководства и общение с персоналом. Объясните, что все равно останутся покупатели, которым удобнее оплатить покупку у кассира. Когда продавцы поймут, что касса самообслуживания избавляет магазин от очередей и поэтому покупатели с большей охотой приходят и чаще выбирают именно ваш магазин, то согласятся с тем, что решение выгодно всем.
Уязвимость или недоработка в способе автоматизации. Любая автоматизация может быть несовершенна, и этим могут воспользоваться против компании. Если в процессе работы обнаружили недоработку, это не повод отказываться от автоматизации. Нужно обсудить с разработчиками или поставщиками сервиса, как устранить уязвимость, или найти на рынке другое решение, в котором такой недоработки нет.
Например, так было у курьерской компании ICL. Их курьеры доставляли еду из ресторанов, но, чтобы забрать заказ, его нужно было оплатить. Курьерам выдавали бизнес-карту, которая привязана к счету компании: сколько денег на счете, столько и можно потратить по карте. Это казалось удобным: не нужно следить за остатком на карте. Однако ограничений на категории покупок не было, поэтому курьеры пользовались этим и могли потратить деньги компании на себя — купить одежду, еду или телевизор.
Решением стала бизнес-карта Тинькофф, по которой можно установить ограничения по категориям покупок — разрешить покупки только в ресторанах и кафе, а все остальное запретить.
Не рассчитать возможности компании. Собственник компании может ошибится с расчетом пользы от автоматизации. Часто компании после автоматизации процессов тратят больше ресурсов, чем до нее. Компания теряет деньги и может не получать ничего взамен.
Прежде чем приходить к автоматизации, нужно просчитать все риски и точно знать, какую пользу принесет автоматизация бизнесу. Например, компании с выручкой 1 млн в месяц внедрять автоматизацию с обслуживанием на сумму 100 тысяч рублей в месяц нецелесообразно: скорее всего, выгода от автоматизации не окупит затрат на такое нововведение.
Сколько стоит автоматизация
Автоматизация может стоить — все зависит от процесса. Одно дело — интегрировать эквайринг с онлайн-кассой, чтобы не выбивать два чека. Такую автоматизацию можно настроить самому и бесплатно.
И наоборот, можно потратить несколько миллионов, чтобы открыть полностью автоматический ресторан, как KFC в Москве, или продуктовый магазин без персонала, как AmazonGO, где нет даже касс: покупатель просто заходит в магазин, берет то, что ему нужно, и выходит, а деньги автоматически списываются со счета.
Если рассматривать простую автоматизацию без специальной доработки, то стоимость будет складываться из покупки готового решения и оплаты работы специалиста по его настройке и обучению. Например, подписка на amoCRM стоит от 499 ₽ в месяц.
Как измерить эффективность автоматизации
Не всегда от автоматизации можно ждать мгновенных результатов в конкретных цифрах: ускорении работы или экономии денег. Иногда бизнес сталкивается с проблемами и приходится менять и дорабатывать под конкретную ситуацию.
Чтобы понять, как повлияло то или иное нововведение на работу компании, нужно сравнить показатели до автоматизации и, например, через полгода после того, как ее внедрили. Период для сравнения зависит от масштабов бизнеса и от того, какой процесс автоматизировали. Например, прироста выручки от подключения торгового эквайринга можно ожидать уже через 2 месяца. А внедрение новой системы учета склада лучше оценивать через полгода-год.
Можно смотреть на время, которое тратит сотрудник на задачу, на количество продаж, выручку. Конкретный показатель зависит от того, что автоматизировали. Например, если внедряли CRM-систему, то можно оценить конверсию из заявок в покупку и время, которое тратит менеджер на работу с каждым клиентом.
Главное
Подписка на новое в Бизнес-секретах
Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.
Сейчас читают
Как оплачиваются новогодние каникулы в 2022 году
Если в один из праздничных дней нужно вызвать сотрудника на работу, скорее всего, придется заплатить за этот день вдвое больше обычного. Но есть нюансы
Зарплатный проект: что это и зачем нужен
С помощью зарплатного проекта ИП и компании могут сэкономить на комиссии банку и автоматизировать выплату зарплаты работникам
Как ИП подтверждает свои доходы
Зачем ИП нужно подтверждать свои доходы и как это делать
Рассылка для бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница в чем разница» rel=dofollow»>страница для скачивания
Автоматизация бизнеса: начинаем разбираться
Помните старый мультфильм про Нехочуху? Ленивый мальчишка попал в страну великого Нехочухи, где большинство действий выполняли роботы. Надо сказать, мультипликаторы изобразили безрадостную картину автоматизации: человек внутри роботизированных процессов распадается как личность и теряет навыки социальной адаптации. Это идёт явно вразрез с любимым нами «Электроником», который как раз проповедует ценность соединения автоматизации и человеческого начала. Что-то нас в философию занесло.
А вот современный бизнес об автоматизации думает то как о вынужденности, то как о неоправданной трате, то как о единственной волшебной таблетке от всех проблем, и в целом относится к ней с подозрением. А зря. Раз так — начинаем ликбез по этой теме.
Определения автоматизации не существует?
Если вы попробуете найти определение автоматизации бизнеса в интернете, то встретите разные варианты, связанные с контролем, с роботизацией, с искусственным интеллектом и т.д. Ни одно из них не будет исчерпывающим и точным. Давайте попробуем дать определение здесь, на Хабре.
Пусть для начала будет так. Автоматизация бизнеса — это совокупность работающих средств (программ и устройств), обеспечивающих минимизацию рутины, оптимизацию трудовых и производственных ресурсов с целью наращивания продуктивности и эффективности всех бизнес-процессов. Звучит неплохо. Однако как автоматизация может быть совокупностью средств? Это процесс. Ага, например, автоматизация — это внедрение программ и установка устройств… Стоп. А есть ли жизнь после внедрения? Конечно, эксплуатация. Ок, подходим к новому определению: Автоматизация бизнеса — это процесс внедрения и эксплуатации совокупности работающих средств (программ и устройств), обеспечивающих минимизацию рутины, оптимизацию трудовых и производственных ресурсов с целью наращивания продуктивности и эффективности всех бизнес-процессов. Куда ни шло, можно принять за рабочее, но всё равно остаются вопросы: а если нет оформленных бизнес-процессов, а если нет производственного ресурса и т.д.
Зато, если обратиться к источникам, все статьи про автоматизацию бизнеса сразу сводятся к автоматизации бизнес-процессов. Их точно и ёмко определяет википедия: «Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Управленческая концепция BPM рассматривает бизнес-процессы как важные ресурсы предприятия, и предполагает управление ими как одну из ключевых организационных систем.» Ну а автоматизация — это как раз процесс внедрения и эксплуатации программных средств для оптимизации и ускорения протекания бизнес-процессов. Всё просто.
В теории, в идеальном мире автоматизация бизнеса и автоматизация бизнес-процессов — равнозначные понятия, потому что в бизнесе всё есть процесс, который можно дискретизировать, разложить на подпроцессы и этапы и описать. Но в реальном мире в компаниях есть масса активностей, не попадающих под определение бизнес-процесса, сами процессы неоптимизированы или отсутствуют вовсе, а вся работа ведётся стихийно. Поэтому в задачи автоматизации неожиданно попадает огромный подготовительный этап, в коде которого нужно проанализировать, описать и подготовить бизнес-процессы.
Мы приняли решение: для всех, кто пришёл с Хабра и оставил заявку в форме, бесплатный анализ бизнес-процессов компании будет доступен всегда. Это работа наших экспертов, связанная с анализом вашего бизнеса с последующей выработкой рекомендаций и обычно она стоит от 15 000 рублей, но нам для
науки хвоста не жалкоХабра ничего не жалко. Записывайтесь, мы с вами свяжемся, назначим время (это займёт далеко не 15 минут) и обсудим бизнес-процессы вашей компании или проблемы с бизнес-процессами. Общение с экспертом не накладывает на вас никаких обязательств.
Какой бизнес нужно автоматизировать?
А если немного распространиться, то грамотная и своевременная автоматизация улучшает положение дел в любой компании: от Газпрома до цветочного магазина. У компаний разные метрики, бизнес-процессы, но есть группа целей автоматизации, которая универсальна для большинства организаций.
Что можно автоматизировать в бизнесе?
Однозначно нельзя автоматизировать всё, поскольку есть такие вещи как коммуникация, человеческое мышление, общение с клиентами и т.д. Есть ряд активностей, который исключены из процессов и могут лишь использовать какие-то программы, но при этом не быть автоматизированными до конца, например, корпоративная культура, подбор персонала, управление персоналом, управление компанией в целом. Эти активности отличаются от бизнес-процессов высоким уровнем социальности, вовлечением человека не только как работника, но и как личности.
А вот остальные процессы можно вполне автоматизировать. Как мы уже упомянули, есть три основных группы бизнес-процессов.
Группа процессов
Вид и особенности автоматизации
Что даёт автоматизация бизнесу?
В любом бизнесе сейчас собирается много данных и они открывают интересные перспективы для работы с клиентами: можно совершать допродажи, сегментировать, планировать акции, менять ассортимент и проч. Более того, любое решение, принятое по наитию, без анализа качественных и количественных показателей, скорее всего обернётся провалом. Собирать данные вручную, в Excel или Access — тяжёлый и неблагодарный труд, поскольку такую информацию легко потерять или повредить, а организована она как правило из рук вон плохо. Автоматизация помогает собирать данные в базах данных, а СУБД надёжно хранит данные и позволяет интерпретировать их и строить сложные срезы. Кроме того, хранение информации в БД несравнимо безопаснее: права доступа, резервное копирование, аппаратная защита позволяют всей коммерческой и производственной информации храниться максимально надёжно.
Это вообще про весь российский бизнес. Только большинство пока на стадии отрицания
Автоматизация упорядочивает, налаживает оперативную работу и управление задачами. Все сотрудники (причём совершенно не важно, удалённые или офисные) работают в едином информационном пространстве АСУ (PM, ERP, CRM…), координируют свои действия, получают и делегируют задачи, видят свои задания внутри проектов и бизнес-процессов, распределяют свою нагрузку во времени. Руководителю больше не нужно вызывать каждого к себе и разжёвывать задачи — достаточно поставить их в системе и проконтролировать выполнение. Вся оперативная работа ведётся в единой системе и любой сотрудник может получить доступ к данным в рамках своих компетенций, а также запросить доступ или выгрузку данных, если в этом есть необходимость. Вне автоматизации всё это представляет собой сплошную стихийную коммуникацию, в которой несложно забыть, ошибиться или просто «незаметно» не выполнить задачу.
Человеческий фактор — это, пожалуй, самое первое, с чем борется автоматизация в компании. Вот примерный минимум корпоративных проблем, с которыми сталкивается малый и средний бизнес: упущенные возможности контакта с клиентами, забытые и нигде не зафиксированные данные, растянутые во времени элементарные задачи, офисная и удалённая прокрастинация, работа «налево» по профилю компании, «свои» приватные клиенты менеджеров, хищение коммерческой информации и проч. Когда в руках, а точнее на серверах бизнеса появляется программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов всех уровней (управляющие, операционные, поддерживающие), большинство этих проблем легко и относительно безболезненно решаются.
Безопасность — важная функция автоматизации бизнеса. Благодаря своей архитектуре и программным функциям АСУ защищают ваши данные от несанкционированного доступа, позволяют контролировать финансовое состояние ваших клиентов, логировать действия в системе. Увы, не бывает абсолютной защиты — однако наличие автоматизации значительно сокращает риски, связанные с информационной безопасностью, — в некоторых компаниях практически до нуля (особенно в малом бизнесе).
Несмотря на то, что автоматизация бизнеса и особенно бизнес-процессов — хороший такой «пунктик» команды РегионСофт (мы даже запилили мощный модуль автоматизации процессов в своей CRM с мастером настройки и визуальным конструктором, а ещё бесплатно проводим базовый аудит бизнес-процессов по заявкам с этой ссылки), мы не берёмся утверждать, что автоматизация — лекарство от всех болезней бизнеса и та самая волшебная кнопка «Сделать зашибись».
Прежде всего нужно выбрать правильные процессы для автоматизации:
Как измерить эффективность автоматизации?
Измерять ROI автоматизации бизнеса сложно и у каждой компании могут быть свои качественные показатели и количественные метрики. Лучше запланировать целевые показатели заранее, чтобы понять скорость происходящих изменений.
Если говорить чисто экспертно, то для компаний без риска банкротства и прочих финансовых проблем принято считать срок окупаемости систем автоматизации так: оптимистичный сценарий — 1 года, реалистичный сценарий — 2 года, пессимистичный — от 3 лет. Однако это весьма усреднённый показатель, поскольку у компаний разный оборот, разные цели автоматизации, разная стоимость самого ПО. Поэтому лучше подумать о показателях и результатах внедрения системы автоматизации заранее.
Что может стать показателем эффективности внедрения системы автоматизации в малом и среднем бизнесе:
Один из рабочих методов — оценивать по стоимости бизнес-процесса или трудозатратам каждого сотрудника. Рассмотрим на примере.
Давайте возьмём упрощённый, абстрактный бизнес-процесс — продажа флешек корпоративному клиенту в рекламном агентстве. Схема такая: клиент обратился с просьбой изготовить флешки с нанесением — менеджер берёт в работу — первый звонок — встреча и обсуждение дизайна и объёма — согласование — подготовка КП — согласование от клиента — подготовка договора — (параллельный процесс проверки наличия нужного объёма изделий на складе и дозаказ или пересогласование дизайна изделия) — предоплата — запуск в производство — отгрузка образца — согласование — производство партии — отгрузка и закрывающие документы — конец сделки — отправка предложения клиенту по сувенирке к новому году (…) Процесс закрывается. Это довольно простой, линейный бизнес-процесс.
Менеджер Вася тратит на всю эту цепочку примерно 8 рабочих дней, но не целиком, а в среднем по 2 часа в день (встреча длиннее, звонок короче и т.д.). Итого Вася потратил 16 часов на этого клиента. Из них самые длинные этапы: встреча (ничего не поделаешь, её не учитываем), подсчёт товара на складе и общение с логистом (2 часа), подготовка КП (1 час), подготовка договора (2 часа), подготовка закрывающих документов (1 час). Итого 6 часов оперативной работы с документами и складом. Час работы Васи обходится работодателю в 400 рублей (чистые васины + налоги и соцстрах), то есть эта вот работа — 2400 рублей. Не очень много, если учесть, что заказ будет большим. Пусть наш Вася больше ничего в компании не делает, только флешки с нанесением продаёт корпам, значит, за месяц он может обслужить 10 клиентов. То есть оперативная работа Васи обойдётся в 24 000, в год — 264 000 (1 месяц он в отпуске).
А теперь представим, что в компании есть CRM, в которой отображаются остатки на складе в режиме реального времени, включены шаблоны КП и договоров, есть печатные формы всей закрывающей документации. Васе не нужно перепечатывать и копипастить наименования, считать цены и стоимость, искать скидки, вбивать реквизиты, искать логиста и перебирать виды флешек по коробочкам — он всё это видит в CRM и заполняет документы в 10-20 кликов, выбирая точные наименования, условия скидок, услуги и т.д., отсылая всё это из почты в CRM клиенту. При самой низкой сноровке он потратит 1 час, то есть в 6 раз меньше. И компании в год его оперативная возня обойдётся в 44 000? Нет, больше — потому что Вася сможет обслужить гораздо больше клиентов. То есть накладные расходы на сделку сократятся, а количество сделок вырастет. В масштабах даже небольшого рекламного агентства это прямо норм.
Смоделируем: рынок конкурентный, не безграничный и Вася смог обслужить в среднем в месяц по 15 клиентов. По старой схеме компания бы за его рутину заплатила 396 000 рублей (11 месяцев * 15 клиентов * 2400 рублей). По новой схеме с CRM — 66 000 рублей. При этом 1 лицензия CRM на Васю стоила примерно 16 000 рублей навсегда, без аренды (представим, что компания купила единоразово 10 лицензий RegionSoft CRM Professional Plus). То есть чисто экономия на части процесса (на малой части!) уже окупает лицензию сотрудника. А ведь ещё и автоматизирован «дорогой» логист, склад и проч. То есть стоимость бизнес-процесса благодаря автоматизации становится ниже. А мы с вами ещё не посчитали увеличение дохода за счёт прибывших клиентов, на которых у Васи стало хватать времени.
А теперь вернёмся к вопросу экономического эффекта от внедрения системы автоматизации. Можно провести расчёт для каждого этапа всех процессов в компании и каждого задействованного сотрудника — в конечном итоге получится примерный эффект. Только не забывайте, что для оценки стоимости владения системой вам понадобится рассчитать интегральный показатель совокупной стоимости владения (Total Cost of Ownership, TCO), который включает затраты, связанные с приобретением, внедрением и эксплуатацией АСУ; а «стоимость» сотрудника и часа его работы следует рассчитывать не по чистой заработной плате, а по ФОТу, социальным затратам, косвенным затратам (оргтехника, содержание офиса, интернет и т.д.)
Не забывайте, что ТСО для облачных систем нужно умножать на количество используемых месяцев и он будет постоянно расти за счёт периодических платежей, а для десктопных систем ТСО чаще состоит из единовременного платежа за лицензии (ну или рассрочки), стоимости доработки, поддержки и обновлений. Иногда компании выгоднее иметь ТСО хоть и больше, но распределённым во времени — для таких компаний мы, например, и для десктопной RegionSoft CRM предлагаем аренду с возможностью выкупа ПО после 7 месяцев аренды и кучей других бонусов.
Средства автоматизации бизнеса
Система автоматизации — это всё то, что превращает часть ручного труда в машинный, автоматический, переводит в сферу инженерных и информационных технологий. В принципе, к средствам автоматизации бизнеса (который включает в себя всё, от тендеров до производственного процесса) можно отнести все средства: станки, оборудование, робототехнику, программное обеспечение, каналы связи, сети и проч. Это огромный пласт знаний, который относится к каждой конкретной организации. Но в разрезе автоматизации бизнес-процессов, как правило, рассматривается программное обеспечение + сопутствующее аппаратное обеспечение (сервера, VDS, штрихкодеры, кассы, электронные ценники, терминалы, карты, СКУД и т.д.)
Мы в рамках Хабра и своих компетенций тоже будем говорить о программах, которые позволяют бизнесу автоматизировать по большей части оперативную работу.
Как выбрать средство автоматизации?
Есть два основных пути выбрать систему автоматизации бизнеса.
CRM как частный случай автоматизации бизнеса
CRM-система — один из самых популярных инструментов автоматизации малого и среднего бизнеса. И если раньше CRM-система автоматизировала только отдел продаж и немножечко маркетинг, то сейчас большинство современных решений на рынке представляют собой универсальные бизнес-комбайны. Например, наша редакция RegionSoft CRM Enterprise Plus уже фактически полноценная ERP и может в одной программе: автоматизировать продажи, управление проектами, задачами, KPI, работу с первичными документами, включает в себя почту, телефонию, мультивалютный учёт, логистику, складской учёт, кассовый учёт, многопередельное производство, механизм расчётов, имеет более 100 типовых отчётов, различные конструкторы и, конечно, механизм автоматизации бизнес-процессов. А кроме этого, раз в 2-3 года выходят мажорные релизы, которые добавляют самые востребованные функции к уже существующим. Вся эта история называется сквозной автоматизацией — самым безопасным и удобным способом автоматизации, когда практически вся компания может работать в одной информационной среде.
CRM-система на сегодняшний день это базовый элемент автоматизации, понятный и остро необходимый, особенно в кризис, особенно для распределённой команды. Да что там говорить — необходимый всегда!
Однако, выбирая CRM, как и любое другое средство автоматизации, нужно помнить о трёх главных правилах:
У нас действует акция «Осень вступает в свои права» — вы можете купить RegionSoft CRM на очень хороших условиях:
Мультик про Нехочуху, если вы вдруг не олд и не бумер: