чем подтвердить выплату заработной платы
Первичные документы по учету заработной платы
Документы по зарплате требуются для документального подтверждения соответствующих расходов, поэтому оформляются они с особой тщательностью. Какие документы обязательно оформлять при расчете заработной платы? Можно ли использовать электронные документы при расчете с сотрудниками и какие именно? Ответим на эти вопросы в статье.
Нормативная база по первичным документам
Правила составления первичных документов
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
В форму Т-12 вносятся данные о фактически отработанном и неотработанном времени на основании больничных, справок, заявлений, приказов.
На титульном листе указывается наименование организации, дата составления и номер документа, отчетный период и коды для обозначения отработанного и неотработанного времени в таблице учета.
Раздел 1 «Учет рабочего времени» состоит из 17 столбцов и предназначен для отражения информации о явках и неявках на работу за один календарный месяц. Заполняется по каждому работнику: его Ф. И. О., табельный номер, далее по числам месяца в столбцах 4 и 6 в верхней строке указывается код, обозначающий явку на работу или причину неявки, в нижней строке — количество отработанных часов в этот день, сверхурочные часы отмечаются через дробь. Столбцы 5 и 7 предназначены для отражения суммы дней посещений и фактически отработанных часов за каждые полмесяца. В графах отсутствующих чисел месяца проставляют знак «Х».
По правилам можно заполнять клетки как всех дней месяца, так и только дней, отличных от обычного рабочего дня (отпуск, больничный), оставляя клетки обычного рабочего дня пустыми.
Раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» состоит из двух страниц. Третья страница в чем разница» rel=dofollow»>страница табеля предназначена для отражения каждого вида выплат за месяц по каждому работнику.
Четвертая страница в чем разница» rel=dofollow»>страница табеля обобщает информацию о явках на работу по организации в целом на каждый день месяца. Скачайте пример заполнения формы Т-12.
Форма Т-13 представляет собой только титульный лист и раздел 1 по учету рабочего времени формы Т-12. Тогда предполагается, что бухгалтер ведет учет зарплаты в других регистрах.
Платежно-расчетная ведомость
ВАЖНО! Отражать суммы начисленной зарплаты необходимо только в унифицированных формах.
Как видно из названий, форма Т-49 является объединением форм Т-51 и Т-53, поэтому бухгалтер составляет или одну расчетно-платежную ведомость, или расчетную ведомость и платежную ведомость.
Расчетно-платежная ведомость применяется для расчета и выплаты заработной платы наличными из кассы предприятия. Она содержит номер и дату составления, подписи руководителя и главного бухгалтера, общую сумму выплаты всем работникам, а также начальную и конечную даты выдачи заработной платы из кассы — этот срок равен пяти рабочим дням.
Ведомость содержит сведения о табельном номере, должности, тарифной ставке и отработанных часах каждого работника. Бухгалтер вносит в нее все начисленные суммы по всем видам оплат, а также все удержания за тот период, за которой выплачиваются денежные средства работнику. Это может быть либо аванс, либо заработная плата, либо отпускные и так далее.
В конец ведомости вносят сведения о выплаченной и депонированной (если такая есть) сумме, подпись ответственного лица и номер расходного кассового ордера, по которому была произведена выплата.
Крайняя правая колонка заполняется работниками организации, где они ставят свою подпись в подтверждение получения денежных средств из кассы. Неполученные в пятидневный срок суммы депонируются.
Платежная и расчетная ведомости
Если бухгалтер ведет расчет заработной платы в ином регистре, можно составлять лишь платежную ведомость.
В начале платежной ведомости нужно указать дату поступления денежных средств в кассу для выдачи их работникам и дату окончания выдачи.
В платежной ведомости по форме Т-53 отражены суммы выплат каждому работнику, их расписка в получении указанной суммы, а также в конце ведомости — общая выплаченная и депонированная сумма, а также номер расходного кассового ордера на выплату заработной платы, образец по ссылке.
Если бухгалтер использует в своей работе ведомость по форме Т-53, ему необходимо составлять реестр выписанных ведомостей по форме Т-53а, куда вписывается порядковый номер платежной ведомости и выплаченная по ней сумма. Реестр составляется на один календарный год. Здесь пример заполнения ведомости.
Лицевые счета работников
Ежемесячно бухгалтер вносит в лицевой счет данные о количестве отработанного сотрудником времени, о начисленных ему суммах по всем видам выплат, обо всех удержаниях из заработной платы, данные о больничных листах.
В последних столбцах содержатся сведения о конечной сумме к выплате за каждый месяц, а также о задолженности перед работодателем или наоборот, перед работником.
Расчетные листки
Расчетный листок не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна самостоятельно разработать ее, основываясь, например, на формах Т-12 или Т-51. Или создать полностью свою форму, которую следует закрепить в учетной политике. В расчетном листке обязательно должны быть указаны все части заработной платы: оклад, премия, надбавки, бонусы, выплаты по больничным листам и так далее. Необходимо указать все удержания: НДФЛ, алименты, штрафы и прочее. В итоге должна получиться сумма к выплате, которую работник и получает на руки вместе с расчетным листком.
Расчетный листок по согласованию с сотрудником может быть выдан как в бумажном виде, так и в электронном, путем пересылки на электронную почту работника.
Зарплатный проект
Чтобы получить заработную плату на банковскую карту, работник должен написать заявление об этом и приложить к нему реквизиты карты для перечисления денежных средств.
Если же организация заключила договор с кредитной организацией о зарплатном проекте, то работник подписывает заявление о выпуске карты в рамках этого проекта или же пишет заявление с приложением реквизитов уже имеющейся у него карты.
В случае если работник не желает получать заработную плату на карту, он не подписывает никаких заявлений и продолжает получать деньги в кассе организации.
Способ получения заработной платы сотрудниками на банковскую карту или в кассе организации должен быть прописан в коллективном, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.
Прочие первичные документы
Первичные документы по учету заработной платы организация имеет право разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы. Они могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде, подписанном ЭЦП. Важно сделать расчет заработной платы верным и максимально прозрачным для работника. Для этого используются подробные формы расчета с учетом всех особенностей условий труда и расчетные листки, выдаваемые работникам, в которых отражены все шаги расчета.
Минфин России разъяснил какой документ подтверждает перечисление зарплаты на карты сотрудникам
 |
| AleksandraFF / Depositphotos.com |
Получение от банка реестра денежных средств с отметкой об исполнении – заключительный этап операций по перечислению зарплаты на банковские карты сотрудникам (письмо Минфина России от 7 июня 2019 г. № 02-07-10/42314). Но является ли этот документ подтверждением проведенной учреждением указанной операции?
Основанием для отражения операций в учете учреждения могут являться только первичные учетные документы, составленные по унифицированным формам. Применяемые неунифицированные формы должны содержать обязательные реквизиты (п. 25 CГC «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора»).
В частности, операции по выбытию денежных средств с лицевых счетов учреждения оформляются на основании первичных учетных документов, приложенных к Выписке из лицевого счета бюджетного учреждения. В свою очередь, к ежедневным выпискам по лицевому счету прилагаются документы по форме, утвержденной приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.
Минфин России подчеркивает: положения Приказа № 52н не распространяются на реестр денежных средств с результатами зачислений, направляемый банком учреждению, осуществляющему перечисление заработной платы сотрудникам на пластиковые карты. Для учреждения первичным учетным документом, подтверждающим исполнение принятых обязательств, является платежный документ, подтверждающий списание денежных средств с лицевого счета учреждения, в том числе перечисление денежных средств на выплату заработной платы.
А вот реестр денежных средств с отметкой об исполнении является документом банка и предоставляется учреждению на основании договора банковского обслуживания. Такой документ не является основанием для отражения операции по выбытию денежных средств с лицевых счетов учреждения.
Основные документы для расчета заработной платы. Чем грозит их отсутствие?
Для того чтобы принять сотрудников на работу, а также для своевременного и правильного начисления им оплаты труда, в любой организации необходимо использовать определенную нормативную документацию, установленную российским законодательством. Сегодня мы остановимся на ряде основных бухгалтерских документов, которые не только нужны для начисления зарплаты, но и являются объектами пристального интереса Государственной инспекции по труду, в случае проверки ею деятельности организации.
Штатное расписание
Штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, который отражает структуру организации в целом, учитывает количество подразделений, точное количество работников, называемых штатными единицами, а также сведения о заработной плате. Оно фигурирует в статьях 15 и 57 Трудового кодекса, первая регламентирует определение трудовых отношений, вторая содержит перечень с обязательными условиями трудового договора. Также пункт 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек прямо указывает на то, что запись о должности работника, его профессии с указанной квалификацией, специальности, производится кадровыми работниками в соответствии со штатным расписанием организации. Роструд в своем письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 указывает, что должность работника должна дословно соответствовать штатному расписанию организации, а принятие работника на должность, которой нет в штатном недопустима в принципе.
Государственная инспекция по труду может квалифицировать отсутствие в вашей фирме штатного расписания как грубое нарушение трудового законодательства и привлечет руководителя организации к административной ответственности. Штраф за такое нарушение составляет 50000 рублей.
Для составления штатного расписания существует унифицированная форма № Т-3, однако, она имеет сугубо рекомендательный характер и может использоваться по желанию работодатель. Организация может ввести удобную для себя форму этого документа, для этого ее нужно разработать и утвердить приказом руководителя. Штатное расписание должно учитывать:
Перечень всех структурных подразделений, принадлежащих организации.
Перечень должностей служащих, профессий рабочих, специальностях и квалификации при необходимости.
Количество штатных единиц организации, с указанием окладов, надбавок, стимулирующих выплат для каждой штатной единицы.
Общую сумму фонда оплаты труда по всем штатным единицам.
Один из частых вопросов, которые возникают при составлении штатного расписания: можно ли при необходимости ввести в штатное расписание должность на 0,5 ставки? Можно, и не только на 0,5 ставки, типовая форма допускает значения 0,25 и 0,75 ставки, соответственно. Если фирме не требуется работник на полную ставку, работодатель вводит вакансию на необходимую с его точки зрения часть ставки.
Табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени – не только документ, который учитывает трудовое время работников и позволяет соблюдать трудовую дисциплину. Этот документ непосредственно используется для начисления работникам зарплаты. В России приняты две унифицированные формы ведения табеля: Т-12 и Т-13, а также не возбраняется разработать собственную локальную форму табеля, согласно потребностям организации.
Отсутствие табеля учета рабочей времени грозит штрафом в 10000 рублей согласно статье 120 НК РФ, за отсутствие первичной документации. Государственная инспекция по труду при обнаружении грубых ошибок ведения табеля или при его отсутствии привлечет к ответственности уже по статье 5.27 КоАП РФ и оштрафует на сумму от 1000 до 50000 рублей, а может потребовать административно приостановить деятельность организации до 90 суток.
Если говорить о документе, наиболее полно отвечающем целям бухгалтерского учета, стоит выбрать форму Т-13, так она содержит следующие информационные блоки:
Титульная страница в чем разница» rel=dofollow»>страница с системой кодов, которые обозначают обстоятельства выхода или не выхода сотрудника на работу. Каждый буквенный или цифровой код имеет свое значение, например, командировки, простой, заболевание, административный отпуск и другие.
Табличный (второй) блок учитывает рабочее время непосредственно. Учет происходит каждодневно, включая праздничные и выходные дни.
Табличный (третий) блок содержит сведения о выплате заработной платы, в нем учитываются часы и дни работы, ставка работника, суммы выплат.
Относительно порядка заполнения табеля, часто возникают вопросы, а нужно ли бухгалтеру учитывать там рабочие часы совместителей? В табеле учитываются только те сотрудники, с которыми работодатель заключил трудовой договор. Это работники, у которых данное место работы основное и внутренние совместители. Не учитываются в табеле внешние совместители и работники, с которыми заключен гражданско-правовой договор.
График отпусков
График отпусков – это совершенно необходимый для любой организации документ. Во-первых, он гарантирует работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в определенный период времени, во-вторых, самому работодателю дает гарантию, что все сотрудники не попросят отпуск одновременно, это дает возможность распределить отпуска между ними в необходимом для рабочего процесса порядке. Давно разработана унифицированная форма № Т-7 для составления подобного графика, но так как это локальный документ, его можно разработать и самостоятельно.
Если в организации нет графика отпусков, это влечет за собой ответственность по статье 5.27 ТК РФ. Штрафы за такое правонарушение в 2020 году составят от 1000 до 5000 рублей с должностных лиц, такие же штрафы понесут и индивидуальные предприниматели. Для организаций суммы штрафа существенно выше, не менее 5000 рублей, а максимально 30000.
Пользуется работодатель унифицированной формой или разрабатывает ее сам, график отпусков должен содержать следующую информацию:
Наименование подразделения и должности работника.
Фамилия, имя, отчество, табельный номер работника.
Количество календарных дней отпуска.
Запланированная дата отпуска.
Фактическая дата отпуска (не заполняется при составлении графика и проставляется в тот момент, когда работник ушел в отпуск по факту).
Важно помнить, что график отпусков утверждается не менее чем за четырнадцать дней до окончания нынешнего года на будущий. Если работодатель составил и принял график на 2020 год после 17 декабря 2019 года, то проверкой этот график будет расценен как неверный, а на работодателя будут наложены штрафные санкции.
Часто встречающиеся вопросы из практики.
Могу ли я для одной должности в штатном расписании указать различные оклады?
Этого делать категорически не стоит, во избежание вопросов от проверок, подобные вещи противоречат 132 статье ТК РФ, а конкретно принципу равной оплаты за одинаковый труд. Если должности в штатном равны, то и обязанности должны быть идентичны. Для градации подобного рода стоит ввести в штат другие должности с отличающимися обязанностями, например, младший инженер, инженер, ведущий инженер. Так вы сможете установить разные оклады сотрудникам и остаться в правовом поле.
Есть ли какие то сроки для обновления штатного расписания? Как часто требуется его обновление?
Так часто как того потребует производственная необходимость. Можно вводить новые должности или сокращать ненужные в любом момент календарного года, а если у вас в фирме стабильный штат и постоянный коллектив, можно не менять штатное по нескольку лет, это не наказуемо.
В течение какого времени нужно хранить табели учета рабочего времени, чтобы не получить штрафов?
Обычные табели хранятся на протяжении 5 лет, а если ваше производство признано опасным или вредным, то на протяжении 75 лет как и личные дела работников.
Как правильно отправить в отпуск внешнего совместителя и нужно ли это делать?
Обязательно нужно. Вы должны оформить отпуск совместителю в те же даты, что и основное его место работы. Для этого ему следует принести копию приказа об отпуске или уведомление об оном от основного работодателя и написать заявление. Согласно этим документам, издается приказ, и бухгалтерия начислит отпускные совместителю.
Нужно ли предупредить работника о том, что у него отпуск, если он не запомнил расписываясь в графике?
Вне зависимости от того в курсе работник о датах отпуска или забыл о них, вы как работодатель обязаны его уведомить о начале отпуска за 2 недели. Желательно для последующих проверок, чтобы работник подписал уведомление и своей рукой проставил на нем дату вручения, один экземпляр он оставляет себе, а второй подшивается в личное дело к приказу об отпуске.
Если сотрудник может потребоваться организации в момент когда у него запланирован отпуск и согласен перенести его? На какие даты и сколько раз это можно делать?
Количество переносов не ограничено, если есть предварительная договоренность. Конечно, работник должен написать заявления на все эти переносы, чтобы у работодателя не возникло проблем с проверками.
В целом, я считаю, что унифицированные формы бухгалтерских документов, принятые в России, в достаточной мере удобны и позволяют точно и полно отразить информацию о работниках, в целях правильного исчисления им заработной платы. По опыту работы с проверяющими из Пенсионного фонда и Фонда социального страхования, в первую очередь запрашивают штатное расписание, табели учета рабочего времени, графики отпусков и больничные листы. Поэтому очень важно, чтобы эта документация была правильно, точно и своевременно оформлена, во избежание применения санкций к работодателю.
Зарплата в конверте: можно ли взыскать через суд
Получение зарплаты в конверте сулит работнику значительные проблемы не только с начислением будущей пенсии, но и с получением самой зарплаты. В большинстве случаев отстоять свое право на черную или серую зарплату не получается даже в суде. Рассказываем, в чем дело.
Белая и серая зарплата
Заработная плата — это вознаграждение за труд, выплачиваемое работодателем работнику. Ее размер зависит от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы. Размер должностного оклада работника — это одно из обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).
В составе заработной платы учитывают компенсационные выплаты (например, за сложность, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты) (ст. 129 ТК РФ). Это и есть так называемая «белая» зарплата. Взыскать ее через суд, как правило, не составляет особого труда.
Определение «теневой» или серой заработной платы содержится в письме УФНС по г. Москве от 08.08.2007 № 15-08/075418. В письме поясняется, что к серой зарплате можно отнести все выплаты работникам, не учитываемые при налогообложении.
Поскольку оплата труда является основной составляющей налоговой базы по НДФЛ и страховым взносам, налоговики обращают пристальное внимание на компании, в которых заработная плата по данным налоговых расчетов ниже отраслевого регионального уровня.
Эффективных способов борьбы с «теневой» частью выплат налоговики на сегодняшний день не придумали.
К середине 2019 года Правительство РФ собирается представить «механизм обеления заработных плат». Какие конкретно планируется принять меры и насколько эти меры будут эффективны, пока неизвестно.
В настоящее же время бороться с невыплатой серой зарплаты работникам приходится по большей части самостоятельно. Причем шансов взыскать такую зарплату через суд крайне мало.
Документы, которые помогут доказать реальный размер серой зарплаты
Если дело о взыскании зарплаты доходит до суда, доказать факт существования трудовых отношений, а также обязанность работодателя произвести расчет помогут следующие доказательства:
При обращении в суд следует учитывать, что большинство судебных дел о невыплате работникам неофициальной части заработной платы завершаются не в пользу истцов. Судьи обычно указывают, что выплата неофициальной зарплаты не порождает никаких юридических последствий. Они исходят из того, что факт выплаты серой зарплаты не является основанием для ее взыскания, поскольку закон придает юридическое значение только официальной заработной плате (ст. 136 ТК РФ). Даже при установлении достаточных данных о серых выплатах, это не влечет за собой взыскание таких сумм в качестве оплаты труда.
Судебная практика по делам о взыскании серых зарплат 
Работник решил взыскать с работодателя задолженность по неофициальной заработной плате, проценты за несвоевременную выплату и компенсацию морального вреда. В качестве доказательства были представлены справки для получения кредита в банке, подписанные представителем компании-ответчика, и скриншоты переписки со старшим бухгалтером по расчету заработной платы. Ответчик предъявил копии трудового договора с работником, приказа о приеме на работу, штатного расписания и ведомостей выплаты заработной платы за спорный период в полном размере.
Суд отказал истцу в удовлетворении всех исковых требований, сославшись на отсутствие дополнительного соглашения между работником и работодателем об увеличении размера заработной платы. Суд решил, что ни электронная переписка работника с представителем компании, ни справка для получения кредита не могут являться доказательством размера взыскиваемой задолженности по зарплате (решение Приокского районного суда г. Нижний Новгород № 2-448/2018 от 20.02.2018г. по делу № 2-3082/2017).
Другой пример. Работник обратился в суд с требованием о взыскании задолженности по заработной плате. В трудовом договоре, представленном им в суд, была оговорена сумма официальной заработной платы в виде оклада. При этом фактически выплата производилась по графику сменности исходя из фактически отработанных часов и стоимости одного часа. Для подтверждения своих слов истец привел свидетеля. Свидетель подтвердил, что предприятие использует «конвертную» схему выплаты заработной платы работникам.
Работодатель не явился на судебное заседание и не представил никаких доказательств выплаты работнику заработной платы за спорный период.
Суд удовлетворил исковые требования истца, но только в части невыплаты официальной части заработной платы, предусмотренной трудовым договором. Свидетельские показания в части размера заработной платы судом во внимание приняты не были, поскольку такие доказательства являются недопустимыми в соответствии со ст. 60 ГПК РФ и ст. 72 ТК РФ (решение Дзержинского районного суда г. Перми М-4040/2017 от 7 февраля 2018 г. по делу № 2-4661/2017).
Еще один пример. Работнику не удалось взыскать с работодателя неофициальную заработную плату, даже предъявив суду в качестве доказательства ведомости по ее выплате за период, предшествующий спорному.
Работодатель, в свою очередь, представил суду копии трудового договора, расчетных листков, справки 2-НДФЛ, платежных ведомостей. Все представленные ответчиком документы были составлены с учетом действующих норм, а потому суд решил, что задолженность организации перед работником по заработной плате отсутствует. Копия ведомости с подписью работника о выдаче ему сумм, размер которых выше указанного в трудовом договоре, не доказывает получение и начисление истцу «неофициальной» заработной платы, поскольку из ее содержания не следуют данные обстоятельства (решение Ленинского районного суда г. Кемерово от 06.02.2018 г. по делу № 2-2010/2017).
Таким образом, у работников практически нет шансов взыскать с работодателя неофициальную часть заработной платы. Суды присуждают работнику только те суммы, которые оговорены в трудовом договоре с работодателем, поскольку юридическое значение имеют только отношения, регулируемые ТК РФ.
Понятия «неофициальная заработная плата» не содержит ни один закон. Поэтому законодательство ее должным образом и не охраняет.