чем определяется срок хранения персональных данных в организации
Раздел V. Сроки обработки и хранения персональных данных
Раздел V.
Сроки обработки и хранения персональных данных
29. Сроки обработки и хранения персональных данных определяются в соответствии с требованиями части 7 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».
30. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект.
31. Сроком обработки персональных данных сотрудников является срок замещения ими соответствующей должности. Срок хранения бумажных носителей персональных данных сотрудников составляет 50 (пятьдесят) лет.
32. Сроком обработки и хранения персональных данных претендентов, включенных в кадровый резерв на государственной гражданской службе Тверской области или резерв управленческих кадров Тверской области, является срок их нахождения в соответствующем резерве.
33. Сроком обработки персональных данных претендентов, не допущенных к участию в конкурсных процедурах, и претендентов, участвовавших в конкурсных процедурах, но не прошедших конкурсный отбор, является срок проведения конкурсных процедур. Персональные данные претендентов, не допущенных к участию в конкурсных процедурах, и претендентов, участвовавших в конкурсных процедурах, но не прошедших конкурсный отбор, хранятся на бумажных носителях в течение трех лет со дня завершения конкурса, если они не были возвращены по письменным заявлениям претендентов.
34. Сроки обработки и хранения персональных данных, предоставляемых субъектами операторам в связи с получением государственных услуг и исполнением государственных функций, определяются нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок предоставления государственных услуг или исполнения государственных функций.
35. Персональные данные, предоставляемые субъектами на бумажном носителе в связи с предоставлением операторами государственных услуг и исполнением государственных функций, хранятся на бумажных носителях у соответствующего оператора, к полномочиям которого относится обработка персональных данных в связи с предоставлением государственной услуги или исполнением государственной функции, в соответствии с утвержденным положением о соответствующем операторе.
36. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители операторов.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Хранение персональных данных
Грамотное организованное хранение документов, содержащих персональные данные, — залог того, что конфиденциальная информация о сотрудниках, клиентах и в целом деятельности организации не попадет в руки посторонних лиц. Ответственность за определение правил, места размещения и защиты информации ложится, согласно закону, на работодателя, однако не все четко понимают, о каких нюансах нужно позаботиться. Добавляют сложностей постоянные дополнения и корректировки нормативно-правовых актов, которые приходится отслеживать, чтобы не получить штраф и не попасть в эпицентр скандала, связанного с распространением личных сведений граждан.
Разберемся, как и где хранить персональные данные, чтобы спокойно проходить проверки и поддерживать имидж серьезной компании, которая заботится об информационной безопасности. Более конкретные рекомендации работодатели или их представители могут получить, воспользовавшись услугами наших экспертов, которые проанализируют текущее положение дел и составят список необходимых изменений.
Существуют ли четкие правила хранения персональных данных?
Многие начинающие бизнесмены полагают, что для урегулирования вопросов, касающихся операций с ПДн, есть четкие инструкции, используя которые получится сформировать четкие правила и привести деятельность в соответствии с законодательными требованиями. На практике единого подхода к решению вопроса нет. Это значит, что каждый руководитель или ИП самостоятельно (или делегируя обязательства на заместителя либо руководителя отдела кадров):
Ответственный подход на начальном этапе дает возможность в будущем не вносить радикальных изменений даже при изменении нормативно-правовой базы. Для того, чтобы все сделать правильно, необходимо принимать в расчет актуальные предписания относительно работы архивов, ограничения доступа к информации разных категорий сотрудников, а также ранее установленный порядок сбора и обработки ПДн (он должен быть закреплен в локальном акте или распоряжении). Еще один существенный момент заключается в том, чтобы политика по данному вопросу учитывала способ выполнения операций (в рамках ИСПДн либо на бумажных носителях).
Важные нюансы, связанные с порядком хранения персональных данных
Для того чтобы гарантировать сохранность и секретность ПДн, необходимо:
При урегулировании вопроса хранения личной информации необходимо понимать, что это не однократная работа, а постоянные усилия, направленные на поддержание информационной безопасности. Каждый год появляются новые угрозы и требования, которым приходится соответствовать, чтобы, во-первых, не платить огромные штрафы, а во-вторых, чтобы не быть хуже конкурентов и рассчитывать на доверие со стороны клиентов и партнеров.
Какой должна быть система хранения персональных данных
Основная нагрузка по работе с ПДн ложится на плечи кадрового департамента, поэтому его работники должны иметь точное представление о том, что и как делать для предупреждения несанкционированного доступа. Законодательной базой является Конституция, ФЗ-152, ФЗ-149, Трудовой Кодекс и другие нормативные акты. Особое внимание должно уделяться срокам хранения, передачи и обработки персональных данных. На сегодняшний день правовые нормы определяют следующие требования:
Существует разница между сроком действия согласия на обработку ПДн и длительностью сохранения самих данных. Хранение персональных данных — это процесс, регулируемый законодательством, решением владельца и целями использования сведений. ФЗ-152 закрепляет обязанность оператора сразу после достижения цели обработки обезличить и уничтожить полученные данные.
Все работники, как штатные, так и внештатные, которые работают с личными сведениями, должны подписать соглашение о неразглашении. Типовой документ необходимо предварительно адаптировать под особенности деятельности фирмы.
Сбор, обработка и хранение персональных данных на бумажных и электронных носителях
Выделяют сведения о субъектах, сохраняемые в бумажном и электронном виде. Каждый вариант есть свои плюсы, минусы и особенности. Нередко информация дублируется для эффективного выполнения рабочих задач и в целях безопасности.
Обработка и хранение персональных данных: составление внутренних правил
Документ преимущественно составляют по шаблону, внося некоторые корректировки в зависимости от формы, способа фиксации ПДн и других особенностей деятельности организации. Основные разделы:
После внедрения правил хранения персональных данных в информационных системах и на бумажных носителях необходимо убедиться в том, что:
Хранение персональных данных клиентов
Решая проблему хранения и защиты персональных данных в организации, нужно отдельно уделить внимание организации процесса работы с информацией, получаемой от клиентов. Несмотря на то, что в отношении подобных сведений действуют те же принципы, что и для ПДн сотрудников, в данном вопросе присутствует множество тонкостей, в особенности если речь идет об интернет-магазинах, блогах, форумах или фирмах, заключающих контракты онлайн. Решение данных вопросов займет немало времени и усилий, однако в этом случае со стороны проверяющих структур не будет возникать претензий в части обработки ПДн (минимизация рисков наложения штрафов), а заказчики смогут быть уверенными в надежности организации.
Что подразумевают под ПДн клиентов?
По мере усиления контроля со стороны государства в сфере сохранения конфиденциальности информации о гражданах все больше компаний осознают необходимость исполнения своих обязанностей в качестве оператора ПДн. Но для того, чтобы выполнить все требования, прописанные в ФЗ-152 и других нормативно-правовых актах, нужно разобраться, что входит в состав персональных данных клиента. Сложностей добавляет тот факт, что границы данного понятия до конца не определены, хотя в законе прописано четкое определение. На практике к числу обрабатываемых и хранимых личных сведений фирмы могут относить:
Чтобы не нарушать правовые нормы, все виды ПДн клиентов нужно прописать во внутреннем документе предприятия — порядке хранения и защиты, а также указать их при регистрации в Роскомнадзоре. Если получать и сохранять персональную информацию о субъектах шире заявленного перечня, то есть риск получения штрафов и существенного репутационного ущерба. В законодательстве присутствует одна особенность, которая заключается в том, что каждая разновидность информации не подпадает под понятие ПДн. Лишь совокупность сведений, по которому можно идентифицировать субъекта, как персону можно отнести к ПДн, например, данные о номере телефона номер телефона в сочетании с информацией об имени человека с названием компании, в которой он работает. Также под категорию персональных не подпадают сведения, размещенные их владельцем в социальных или иных сетях общего доступа, за исключением «ВКонтакте».
Во всех остальных случаях действуют положения ФЗ-152 и подзаконных актов, которые оператору нужно выполнять.
Важность обеспечения защиты личной информации
Государство требует от операторов уничтожать или обезличивать ПДн после достижения целей их обработки, при этом период их хранения может быть весьма длительным. С момента получения от субъекта идентифицирующей информации компания несет ответственность за её безопасное хранение, что предполагает разработку и внедрение определенных защитных мер, а также использование специальных средств. Этому аспекту деятельности нужно уделять особое внимание, поскольку персональные данные могут быть обнародованы, утеряны или переданы третьим лицам без согласия владельца. Эффективная политика защиты позволяет избежать:
Детально о том, как правильно хранить персональные данные клиентов
Независимо от специфики деятельности организации, в отношении операций с ПДн, включая хранение, нужно руководствоваться прописанными в законодательных актах правилами:
Юридически безопаснее не размещать на сайте формы для заполнения, а оставить ссылку либо е-мейл для отправки сведений.
Условия и особенности хранения данных о клиентах напрямую зависят от того, каким образом они были собраны:
Наказание за нарушение требований законодательства в отношении ПДн
За проверку условий хранения и защиты личных сведений граждан в организациях отвечает, прежде всего, Роскомнадзор, специалисты которого могут прийти к вам с плановым или внеплановым визитом (например, если поступило заявление о том или ином нарушении). На этот случай на предприятии должны быть внедрены и соблюдены организационные и технические меры защиты персональных данных. Организационные мероприятия внедряются после разработки организационно-распорядительной документации, которая описывает все бизнес-процессы предприятия в части обработки персональных данных. К техническим относится определение уровней защищенности информационных систем персональных данных на основе моделей угроз. В соответствие с уровнем защищенности подбираются и устанавливаются на компьютеры необходимое программное обеспечение для защиты.
Будьте готовы к тому, что проверяющие захотят увидеть сейфы и помещения, где находятся папки с договорами и т.д., а также убедиться в наличии пользовательского соглашения на интернет-ресурсе. Также контролирующие органы могут запросить воочию продемонстрировать каким образом и какие данные вносятся в ваши ИСПДн.
Обнаружение нарушений предполагает назначение штрафов в размере до 300 тысяч рублей. Минимальное наказание предусмотрено для физических лиц. При этом сумма может увеличиться в несколько раз, если нарушений много. Оспаривать решение контролирующего органа долго и, как правило, безрезультатно, поэтому разумнее изначально адаптировать работу компании под установленные требования. Проще всего это сделать, обратившись к экспертам в Центр безопасности данных.
Нюансы, которые нужно принимать во внимание
Разбираясь, как хранить персональные данные клиентов, следует учесть:
Даже при получении сведений через мессенджеры вы не освобождаетесь от ответственности за их сохранность несмотря на то, что фактически ПДн находятся на сервере другой фирмы
Хранение персональных данных в организации
Для тех, кто намерен заняться бизнесом или организовать работу некоммерческой организации, в том числе заниматься продажей товаров через Интернет, важно продумать, каким образом будет обеспечено правильное хранение и использование персональных данных работников и клиентов. Существуют требования, четко прописанные в ФЗ-152 и других нормативно-правовых актах, но многое остается на усмотрение руководителя компании или предпринимателя. Во втором случае законом прописана необходимость достижения определенного результата, например, предупреждения несанкционированного доступа к физическим и электронным носителям, но как этого достигнуть, придется решать самостоятельно.
Определить порядок хранения персональных данных в организации на начальном этапе функционировании организации требуется по нескольким причинам:
Какие сведения в организации относятся к ПДн?
Определение понятия «персональные данные» изложено в ФЗ-152 от 27 июня 2006, согласно которому это любые сведения, напрямую или косвенно касающиеся гражданина. Более конкретным является определение, предоставляемое Роскомнадзором, в соответствии с которым к ПДн относится информация, позволяющая произвести идентификацию личности без дополнительных уточнений: Ф.И.О., мобильный номер, серия и номер паспорта, биометрика, СНИЛС, пароли к аккаунтам, ИНН и т.д. Отдельно прописываются операции, которые можно с ней осуществлять. Сведения можно собирать, синхронизировать, обновлять, копировать, передавать, извлекать, удалять, обезличивать, блокировать, использовать и уничтожать.
Все фирмы и учреждения, которые нанимают подрядчиков, формируют штат сотрудников или предлагают клиентам заключить договор на предоставление услуг, а также владельцы сайтов с формами обратной связи являются операторами ПДн. Каждому из них предстоит разобраться, где и как правильно должны храниться персональные данные сотрудников, клиентов и партнеров. С целью минимизации или исключения ошибочных действий, следует сориентироваться в законодательных требованиях, подобрать оптимальный вариант сохранения сведений (на бумажных либо на электронных носителях), определиться с количеством сотрудников в штате и направлением деятельности, а затем приступать к непосредственным действиям по обеспечению защиты конфиденциальной информации. Будьте готовы к тому, что на разработку как технических мер информационной безопасности ПДн, так и приведение бизнес-процессов компании в соответствие с положениями ФЗ-152 придется выделить дополнительные финансовые ресурсы и время.
Хранение персональных данных работников
Работодатель несет ответственность за информацию, которую получает от нанимаемого персонала, причем это касается всех категорий сведений, начиная от семейного положения и образования, заканчивая адресом проживания и прошлыми местами трудоустройства. В список документов, содержащих ПДн, за которые отвечает руководство компании, входят:
Для принятия на работу будущий сотрудник должен предоставить документы в бумажном либо электронном виде в установленной законом форме. Обязательным является заполнение формы Т-2, где предстоит указать общие сведения и информацию о приеме на ту или иную должность. В будущем именно в личную карточку вносят пометки о смене департамента или специализации, повышении или понижении в должности, прохождении аттестации, повышении квалификационного уровня, переподготовке, наградах и социальных гарантиях. Дополнительно прописывается контактный телефонный номер и место проживания (формальное и фактическое).
Организация учета и хранения персональных данных в соответствии с законодательными нормативами — зона ответственности работодателя, которому предстоит:
Естественно, часть вопросов можно переложить на плечи подчиненных, но вот подписывать внутренние положения, приказы и т.д. должен именно руководитель, и ему необходимо четко понимать, как устроен процесс обеспечения безопасности ПДн.
Основные правила хранения и использования персональных данных оператором
В зависимости от сферы деятельности, масштабов организации и других факторов система обработки личной информации может существенно отличаться. Часть компаний предпочитает «по старинке» использовать бумажные носители, другие переходят в полностью электронный формат работы, хотя чаще всего наблюдается комбинированный вариант. ФЗ-152 и правительственными постановлениями предусмотрены общие условия хранения персональных данных в организации, которых должны придерживаться все:
Инструкция, как организовать хранение и использование персональных данных
И в ФЗ-152, и в ТК РФ четко прописано, что за безопасность личных сведений несет ответственность руководитель организации, которому для выполнения всех правил необходимо:
После исполнения всех требований, предъявляемых к операторам ПДн, необходимо осуществлять контроль над соблюдением прописанных в локальных актах правил, а также отслеживать изменения в нормативно-правовой базе. Для того чтобы поддерживать процесс обработки ПДн в организации в соответствие действующим требованиям необходимо периодически проводить независимый аудит, что позволит своевременно выявлять и устранять ошибки и несоответствия в документах, тем самым гарантируя сохранность и защиту персональных данных сотрудников и клиентов.
Персональные данные сотрудников
Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!
Кадровый учет и отчеты по сотрудникам, зарплата, пособия, командировочные и удержания в удобном бухгалтерском веб-сервисе
Сотрудники кадровых отделов работают с персональными данными работников организации: получают, обрабатывают, хранят и передают сведения. Работа с этой информацией регламентируется законом (ТК РФ и ФЗ №152- ФЗ «О персональных данных»). Нужно знать правила обращения с персональными сведениями, чтобы избежать нарушений и штрафов.
Что относится к персональным данным
Статья 3 Закона №152-ФЗ говорит, что персональные данные — это любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу. Это следующая информация о лице:
Приведенный перечень сведений является открытым, его дополняют необходимыми пунктами. Персональные данные нужны работодателю для оформления и поддержания трудовых отношений (см. ст. 85 ТК РФ). Информация о работнике содержится в таких документах:
Важно! Персональные данные работника — конфиденциальная информация. Это значит, что их нельзя разглашать ее без письменного согласия сотрудника (ст. 3 Закона №152-ФЗ).
Обработка персональных данных сотрудника
Обработка персданных — это действия с личной информацией работника, когда работодатель принимает сотрудника в штат или заключает договор ГПХ; работник продвигается по карьерной лестнице и т. д. Во время обработки соблюдайте требования ст. 5 Закона о персональных данных:
Работодатель должен действовать в целях соблюдения законов и других нормативных актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования, продвижении по службе, обеспечения безопасности, контроля работы, сохранности имущества компании. Работодатель имеет право получать персональные данные только у работника, если же их можно получать от третьих лиц, необходимо уведомить работника и получить его письменное согласие.
Работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных, поэтому в локальных актах предприятия нужно прописать Правила защиты личных сведений о работниках. Работники обязаны ознакомится с этими правилами и расписаться о согласии с документом. Для порядка и безопасности организации нужно создать положения и приказы для работы с персданными. Во время проверки у вас должны быть подготовлены: Положение о персональных данных, Заявление работника с согласием на обработку личных данных, Приказ о назначении ответственных за работу с личной информацией работников, Приказ об обеспечении безопасности личных сведений работников.
С 1 сентября 2021 года появились требования к согласию на обработку персональных данных, разрешенных для распространения. Оно должно содержать следующую информацию (Приказ Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18):
Это согласие нужно именно работодателю, так как в случае спора он обязан доказать, что имел согласие на обработку. Например, оно точно потребуется при получении данных работника у третьей стороны, при передаче его персональных данных третьим лицам для предупреждения угрозы жизни и здоровью и пр., для обработки специальных категорий данных.
Категории персональных данных
По Методическим рекомендациям Роскомнадзора все категории персональных данных делятся на три:
Персональные данные — любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу. Это Ф.И.О., дата рождения, адрес, номер телефона, семейное положение, прежнее место работы и т.д.
Специальная категория — раса и нация, политические взгляды, религия, состояние здоровья, интимная жизнь.
Биометрические персональные данные — сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека и позволяют установить его личность.
Хранение и использование данных о персонале
Работодатель обязан ввести порядок хранения и использования сведений о работниках (ст. 87 ТК РФ).
Документы по сотрудникам рекомендуется не объединять в личное дело. Так как позиции Роскомнадзора и судов не однозначные — личные дела считают избыточным по отношению к заявленным целям обработки.
Правила передачи персданных налагают на работодателя ряд ограничений. Ограничения устанавливаются согласно статье 88 ТК РФ:
Работники имеют право на предоставление полной информации об их личных сведениях и их обработке (кому передавались сведения и для чего). Также нужно обеспечить сотрудникам свободный доступ к своим личным сведениям и медицинским данным. Помните, что работник имеет право обжаловать в суде незаконные действия работодателя и привлечь должностное лицо-нарушителя к уголовной или административной ответственности.
Ответственность за нарушение правил работы с личной информацией
В соответствии с ТК РФ, нарушители норм обработки и защиты личных сведений работника привлекаются к разным видам ответственности.
Работодателя могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку персональных данных без письменного согласия работника или с нарушением требований к нему будет наложен штраф:
Для работников, имеющих доступ к персональным данным, предусмотрены различные виды ответственности за их разглашение:
Работа с личными сведениями требует высокого уровня ответственности. Соблюдайте правила и помните о контроле Трудовой инспекции.
Автор статьи: Александра Аверьянова
Ведите простой кадровый учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Начисляйте зарплату, легко считайте пособия, удержания и командировочные, автоматически готовьте отчеты по сотрудникам и отправляйте их через интернет. А еще — ведите учет, платите налоги, сдавайте налоговую и бухгалтерскую отчетность и пользуйтесь поддержкой наших экспертов. Первый месяц работы в сервисе — бесплатно.