чем необходимо руководствоваться при заключении трудового договора с дистанционным работником
Чем необходимо руководствоваться при заключении трудового договора с дистанционным работником
ТК РФ Статья 312.2. Особенности заключения трудового договора и дополнительного соглашения к трудовому договору, предусматривающих выполнение работником трудовой функции дистанционно
(в ред. Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Трудовой договор и дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающие выполнение работником трудовой функции дистанционно, могут заключаться путем обмена между работником (лицом, поступающим на работу) и работодателем электронными документами в порядке, предусмотренном частью первой статьи 312.3 настоящего Кодекса.
По письменному заявлению дистанционного работника работодатель не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления обязан направить дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе.
При заключении трудового договора путем обмена электронными документами документы, предусмотренные статьей 65 настоящего Кодекса, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. По требованию работодателя данное лицо обязано представить ему нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
При заключении трудового договора путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа, самостоятельно.
Ознакомление лица, поступающего на дистанционную работу, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 настоящего Кодекса, может осуществляться путем обмена электронными документами.
По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку дистанционного работника при условии ее предоставления им, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).
Ст. 312.2 ТК РФ. Особенности заключения трудового договора и дополнительного соглашения к трудовому договору, предусматривающих выполнение работником трудовой функции дистанционно
Как оформить сотрудника на дистанционную работу
И в каких случаях это стоит делать
Пандемия коронавируса вынудила некоторых работодателей перевести работников на удаленную работу.
Компании, которым понравился такой формат работы, могут перейти на дистанционку — частично или насовсем. Расскажем, зачем и как.
Какие есть варианты удаленной работы
Удаленной работой называется труд работника вне офиса, то есть не на территории компании.
Термина «удаленная работа» в российском законодательстве нет, вместо него в трудовом кодексе есть «дистанционная работа». В жизни эти два понятия воспринимаются как синонимы. Однако в рамках правового поля работодатель может оформить только трудовой договор о дистанционной работе.
Человек может работать удаленно по закону, если работодатель заключит с ним один из трех видов договора: о дистанционной работе, надомной работе или договор гражданско-правового характера — ГПХ.
В российском законодательстве дистанционной считается работа, которую сотрудник выполняет через интернет и не на территории работодателя. Дистанционную работу сотрудник выполняет только сам, и труд при этом интеллектуальный.
Договор ГПХ — это соглашение о выполнении работ или оказании услуг, которое регулируется гражданским, а не трудовым законодательством. По этому договору человек может выполнять определенные виды услуг, например проконсультировать по юридическим вопросам.
У работодателя бывает соблазн заключить договор оказания услуг вместо трудового договора о дистанционной работе — для уменьшения налоговой нагрузки. Ведь это дает возможность сэкономить на взносах на страхование по болезни и в связи с материнством, не оплачивать отпуска и не предоставлять другие гарантии, предусмотренные трудовым кодексом. Но если работник регулярно выполняет какие-то обязанности, а компания его контролирует и платит зарплату, то эти отношения могут признать трудовыми, даже если они не оформлены трудовым договором.
Кроме того, сам работник может обратиться в суд и получить положенные ему в соответствии с трудовым кодексом выплаты, а также компенсацию судебных издержек.
Чем дистанционная работа отличается от работы в офисе
При дистанционной работе компания договаривается с работником, как они будут взаимодействовать — по телефону, электронной почте, мессенджеру. И через эти средства связи работник получает все задания работодателя. Совещания можно проводить через сервисы видеосвязи, например по «Зуму» или «Скайпу», отчеты отправляют электронно.
Дистанционному работнику не нужно приезжать в офис даже иногда. Более того, если у работника будет такая обязанность, то трудовой договор нужно переоформить в обычный и убрать условие о дистанционной работе.
Во всем остальном дистанционный работник ничем не отличается от офисного — у него есть все трудовые права и обязанности, ему также полагаются все виды отпусков, оплата больничных, гарантии, связанные с семейными обстоятельствами.
Работать при этом можно из дома, кафе, коворкинга — из любого места, главное, чтобы был стабильный интернет для связи с коллегами.
Плюсы дистанционной работы для компании
Результаты исследования ADP Research Institute показывают, что вовлеченность в работу дистанционных сотрудников может быть выше, чем у тех, кто каждый день ходит на работу в офис. Вот что еще хорошего может дать удаленка работодателям.
Сэкономить офисный бюджет. При дистанционной работе работодатель существенно экономит на аренде и уборке офиса, коммунальных платежах и оборудовании. Ему не нужно проводить специальную оценку условий труда, тратиться на пожарную безопасность.
Обучение и инструктаж по охране труда с удаленщиками проводить не нужно. Правда, необходимо провести инструктаж по работе с оборудованием, если работодатель его предоставляет.
Есть и другие расходы, которые работодатель перестает нести с удаленными работниками, например на питьевую воду, канцелярию и мебель.
Выбирать команду по всей стране. С дистанционной работой работодатель может не ограничиваться сотрудниками, которые живут в одном городе с ним. Можно нанять на работу человека из любой точки страны и не тратиться на его переезд к месту, где расположен офис организации.
Снизить издержки на оплату труда. Уровень зарплат в разных регионах страны отличается, поэтому работодатель может найти квалифицированных сотрудников за меньшие деньги. Например, бухгалтер по расчету зарплаты из регионов может согласиться работать за 25 000—30 000 Р в месяц, а в Москве квалифицированного специалиста за такие деньги можно даже не искать.
Увеличить удовлетворенность от работы. Сотрудник на удаленке может сам определять темп и режим работы, если иное не предусмотрено трудовым договором, и решать, как сделать свой труд более продуктивным. Он экономит время на дороге, деньги на обедах в кафе и на покупке одежды для офиса. Все это положительно влияет на его удовлетворенность работой и работодателем.
Риски удаленки для работодателя
Дистанционная работа имеет достаточно преимуществ, чтобы задуматься о ее внедрении. Иногда, как в случае с коронавирусом, она становится единственным доступным вариантом. Но прежде чем переходить на удаленку, работодателю стоит взвесить и учесть возможные риски.
Удаленка подходит не всем. Бухгалтер по заработной плате вполне справится со своей работой из дома при наличии соответствующих программ и удаленного доступа. Но парикмахер не сможет подстричь клиента дистанционно, а мастер не починит технику по «Вотсапу».
Сложно уволить за нарушение трудовой дисциплины. На дистанционке работодатель напрямую не контролирует рабочее место сотрудника. Вот почему будет сложно доказать, что человек отсутствовал, даже если не выходил на связь более 4 часов.
Сложно повлиять на качество работы. Иногда дома сложно добиться нужной рабочей обстановки. Особенно если в семье есть маленькие дети и домашние животные, или сама домашняя обстановка мешает работе. На эти обстоятельства работодателю повлиять сложно, но низкий результат труда работника влияет на работу компании в целом.
Снизить эти риски можно, например, прописав испытательный срок в трудовом договоре. За три месяца можно хорошо узнать сотрудника и определиться, продолжать с ним работать или нет.
Есть риск выгорания сотрудников. Если человек не умеет контролировать себя или, скажем, слишком ответственно относится к работе, забывает отдыхать и переключаться, то выгорание не заставит себя долго ждать. Помочь справиться с этим могут разные инструменты, например, служба управления персоналом может составить рекомендации для сотрудников и их руководителей.
Как принять человека на дистанционную работу
Если будущий работник не может привезти документы в офис и передать кадровикам, он отправляет их двумя способами:
Дальше работодатель отправляет трудовой договор, издает приказ о приеме на работу, предоставляет локальные акты для ознакомления — все, как обычно. Копии локальных актов можно выслать на бумаге, предварительно заверив, или прислать по электронной почте и в любой мессенджер.
Если работник и работодатель подписывают трудовой договор электронно, то работодатель обязан выслать ему оформленный договор на бумаге в течение трех рабочих дней.
Запись о приеме на работу в трудовую книжку при дистанционной работе можно не вносить, если работник и работодатель об этом договорились. В этом случае стаж подтверждается трудовым договором и электронными сведениями о трудовой деятельности, которые с 2020 года сдает работодатель.
Если работник хочет иметь запись в трудовой книжке, то он должен выслать ее работодателю заказным письмом с уведомлением, и тот сделает соответствующую запись.
Работодатель будет хранить трудовую книжку до увольнения работника или до перехода на электронную трудовую книжку.
На что обратить внимание при оформлении трудового договора на удаленке
Трудовой договор с дистанционщиком оформляют, как обычно, в нем прописывают фамилию, имя и отчество работника, его должность, зарплату, гарантии и компенсации.
Работодателю нужно уделить внимание следующим моментам.
Место работы. В трудовом договоре с дистанционным сотрудником должно быть прописано, что он выполняет свою работу дистанционно, вне места расположения работодателя.
В качестве места работы указывают название организации и населенный пункт ее регистрации. Рабочее место, то есть то место, где человек будет выполнять свою работу, указывать не нужно.
Режим работы и отдыха. В трудовом договоре может быть установлен режим рабочего времени, тогда работник должен будет его придерживаться.
Если в трудовом договоре ничего не сказано про режим работы и отдыха, дистанционный работник определяет его сам. Важно учесть, что в этом случае работодатель не сможет уволить за прогул подчиненного, не выходившего днем на связь больше 4 часов без уважительных причин.
Как предоставляется отчет. В какие сроки, как работник должен отчитываться о проделанной работе — это все должно быть указано в трудовом договоре.
Например, в нем может быть прописано, что работник должен ежемесячно присылать отчет — в электронном виде и в определенную дату. Работодатель должен утвердить форму этого отчета и определить порядок ее заполнения.
Оборудование и программы. Работодатель может выдать работнику необходимое для работы оборудование и программное обеспечение или компенсировать затраты, если работник использует свои средства. В любом случае эти моменты должны быть прописаны в трудовом договоре.
Основания для увольнения. С дистанционным работником можно расстаться по иным, не указанным в трудовом кодексе основаниям. Эти основания должны быть прописаны в трудовом договоре. Например, можно оговорить, что сотрудника могут уволить, если он более двух раз не предоставил вовремя отчет.
Как подписать договор об удаленной работе
Законодательство допускает «обмен электронными документами», но это не значит, что можно обмениваться сканами или фотографиями подписанных документов в мессенджерах или по электронной почте. Такие документы юридической силы иметь не будут.
Договор о дистанционной работе нужно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП), которая должна быть как у работодателя, так и у работника.
Если у сотрудника нет электронной подписи и нужно, чтобы он подписал бумажные документы, то тут есть три варианта.
Встретиться лично и передать документы из рук в руки в офисе или другом месте.
Отправить документы почтой или курьером. Расходы по пересылке обычно берет на себя работодатель.
Вызвать работника в офис. Если работник живет в другом городе и его вызывают для подписи документов, то организация должна возместить его расходы, так как это считается командировкой.
Как уволить дистанционного работника
Дистанционного работника могут уволить по тем же основаниям, что и офисного — по инициативе работника, по инициативе работодателя или по соглашению сторон.
По инициативе работодателя можно уволить из-за сокращения должности, ликвидации организации или по основаниям, прописанным в трудовом договоре. Например, если работник систематически не выполнял план и не выходил на связь с работодателем в течение определенного времени.
Приказ об увольнении нужно составить на бумаге и отправить работнику заказной почтой с уведомлением, даже если документ отправляли электронно.
Можно ли трудоустроить жителя другой страны
По мнению Минтруда, работодатель не может заключать договор о дистанционной работе с иностранцами и россиянами, проживающими в других странах. Объясняется это тем, что российское трудовое право не действует на территории других государств. Это правило действует и для жителей стран Евразийского экономического союза — ЕАЭС. В таких случаях обычно заключают гражданско-правовой договор с указанием срока и объема работ или услуг.
С гражданами ЕАЭС можно работать как с самозанятыми, если человек в течение последних двух лет не работал на компанию, и этот режим налогообложения ему подходит.
Как перевести работника из офиса на дистанционную работу
Работодатель может перевести работников, которые трудились в офисе, на дистанционку — по договоренности с ними.
Для этого стороны подписывают дополнительное соглашение об изменении трудовых условий. Там указывают, что с определенной даты сотрудник будет работать дистанционно, устанавливают режим работы, оборудование и программы, которые будут использовать стороны, порядок предоставления отчетов.
Если изменения в договоре достаточно объемные, можно оформить их дополнительным соглашением об изложении трудового договора в новой редакции. Оформлять приказ о переводе на другую работу в этом случае работодателю необязательно, ведь переход на удаленку не считается переводом по трудовому кодексу. Второй вариант — расторгнуть старый договор и заключить новый, уже о дистанционной работе.
В любом случае новый трудовой договор или дополнительное соглашение вступят в силу с момента их подписания, либо в момент, указанный в этих документах.
О чем нужно помнить:
Работаю удаленно! Это счастье! Эффективность, как работника на удаленке возросла, и экономия на офисных вещах, обедах, автомобиле существенная. Ну и душевный комфорт и больше времени на сон)
Таня, вот про лишний вес это прямо повсеместно, по у меня тоже
Я работаю дистанционно и мне все нравится
Работаю на промышленном предприятии, которое не останавливало работу во время пандемии. Весной этого года у нас перевели на удалёнку всех, кто непосредственно не задействован в производстве. Вот тогда я поняла, что такое счастье. Я интроверт и вообще люблю свой дом. Хотя мне до работы идти пешком 15 минут и на этом я не сильно сэкономила время, всё равно моя эффективность повысилась, я считаю. Не стало всяких ненужных разговоров в коридорах, лишних совещаний, неприятных лично мне людей, а душевное спокойствие от любимого домашнего кресла у компьютера и кота на коленях вообще бесценно.
Но счастье закончилось довольно быстро, потому что руководство и коллеги сразу показали свою отсталость в вопросе удалёнки. Бухгалтерия демонстративно отказалась уходить на удалёнку, потому что якобы они очень важны на производстве и должны нести свою тяжкую вахту в рабочем кабинете. Отдел по персоналу и высшее руководство фыркало на всех, кто ушел на удалённую работу, считая их бездельниками. Формально приказ о дистанционной работе для определенных категорий работников еще действует, но руководство всех вернуло на рабочие места. Устоял только ИТ-отдел, который отказался возвращаться в кабинет. Но им можно, с ними ничего не сделают.
Сейчас я с тоской вспоминаю о тех 1,5 месяцах на удалёнке и очень плотно подумываю о том, чтобы найти другую постоянную работу в дистанционном формате.
Как оформлять дистанционных работников. Пошаговая инструкция
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
В российском законодательстве нет понятия «удаленная работа». Есть термин «дистанционная работа». Трудовые отношения с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Разберем особенности и варианты формулировок для трудового договора и приказов
Важно: с 1 января 2021 года утвердили термин «дистанционная работа». Подробности:
Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы
Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):
Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.
Плюсы для работника:
Плюсы для работодателя:
Минусы для работодателя:
Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.
Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.
Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов
Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:
Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.
Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).
По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:
При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.
Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами
С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:
Шаг 3. Заключение трудового договора с дистанционным работником
Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.
Пример условия о дистанционной работе в трудовом договоре:
«Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».
При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ, но учитывать особенности.
Место работы дистанционного работника
Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.
Под местом работы подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, поэтому в трудовом договоре указываются наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован.
Пример условия о месте работы в трудовом договоре с дистанционным работником:
«Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (ООО «Альянс»), г. Москва».
Режим рабочего времени и времени отдыха
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.
Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны. В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени. Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.
Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе
Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:
Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.
Пример условия о предоставлении работнику программно-технических средств в трудовом договоре:
«Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:
Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:
Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _______________ (напишите срок, в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем _________ (как вариант: доставки по месту проживания работника)».
Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.
Пример условия о предоставлении отчетности работником в трудовом договоре:
«Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________. Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени. Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____».
Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.
Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).
Дистанционного работника невозможно уволить за прогул, т.е. за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, ведь у дистанционного работника нет рабочего места.
Мало кто обращает внимание на не совсем удачную формулировку ст. 312.5 ТК РФ: в ней используется глагол «производится» в повелительном наклонении, т.е. норма императивная. И это значит, что работодатель обязан предусмотреть как условие трудового договора основания для увольнения такого дистанционного работника.
Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.
Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу дистанционного работника
Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:
Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника
Выше уже было сказано о том, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, если достигнуто соглашение сторон. Это условие можно прописать в трудовом договоре. В других случаях при заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 №225 и Постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.
В трудовой книжке информация о характере дистанционной работы не пишется.
Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника
На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2. Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.
Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.
При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.
Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.
Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника
Как работнику передать листок нетрудоспособности в случае своей болезни? В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ для назначения пособия работник направляет листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением.
Выдача копий документов дистанционному работнику
Если дистанционный работник подает заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить ему эти копии:
Увольнение дистанционного работника
При увольнении дистанционного работника приказ о расторжении (прекращении) трудовых отношений может оформляться в форме электронного документа. В этом случае работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.
Выводы и рекомендации
В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.