что делать если перечислили два раза отпускные
Последние публикации
Новости
Главные темы месяца
По ошибке бухгалтера работнику дважды перечислены отпускные. Суд решил, когда взыскать их обратно нельзя
Как свидетельствует наша практика, нередко по ошибке бухгалтера дважды перечисляются отпускные или зарплата работникам.
Такая ситуация была недавно рассмотрена судом Чукотского автономного округа.
Для невнимательных бухгалтеров весьма поучительны будут выводы суда.
Апелляционное определение Суда Чукотского автономного округа от 11.10.2018 по делу N 33-143/2018 (выдержка):
«Разрешая спор по существу и отказывая в удовлетворении исковых требований ГБУЗ ***, суд первой инстанции исходил из того, что отсутствуют предусмотренные законом основания для взыскания в пользу работодателя выплаченных работнику денежных сумм отпускных, поскольку данных о том, что истцом при исчислении сумм, подлежащих выплате ответчику, допущена счетная (арифметическая) ошибка, материалы дела не содержат. Неправильное начисление Б. отпускных является прямым следствием действий работника бухгалтерии, не удалившей своевременно вторую ведомость из компьютерной программы, а также других работников бухгалтерии истца, в обязанность которых входит проверка правильности начисления работникам заработной платы. Доказательств наличия в действиях ответчика недобросовестности, способствовавшей получению указанных сумм, работодателем не представлено.
Судебная коллегия находит данные выводы суда первой инстанции правильными, соответствующими фактическим обстоятельствам дела и имеющимся доказательствам.
В соответствии с частью 4 статьи 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев: счетной ошибки; если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 данного Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 данного Кодекса); если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Под счетной ошибкой в целях применения статьи 137 ТК РФ следует понимать ошибку, допущенную непосредственно в процессе расчетов при совершении математических (арифметических) действий: сложение, вычитание, умножение, деление. Иные ошибки основанием для производства удержаний из заработной платы работника не являются.
Как пояснил в судебном заседании суда первой инстанции представитель истца, служебной проверкой было установлено, что сбоя в компьютерной программе не было, была допущена ошибка бухгалтером счетной группы (л.д. 59).
Судебная коллегия приходит к выводу, что данную ситуацию нельзя признать сбоем в компьютерной программе, и находит правильным вывод суда первой инстанции о том, что действия бухгалтера Л. при загрузке ведомостей в компьютерную программу нельзя признать счетными ошибками, поскольку они не заключаются в неправильном выполнении математических (арифметических) действий, а являются следствием некорректной работы бухгалтера.
Соответственно, законных оснований для взыскания суммы переплаты с работника не имеется…»
Справедливости ради отметим, что судебная практика по взысканию аналогичных переплат не единообразна. Тем не менее не стоит пренебрегать народной мудростью «семь раз отмерь, один раз отрежь», так как возврат переплаты не всегда возможен. Никаких гарантий, что суд поддержит работодателя, нет.
Бухгалтеру нужно быть крайне внимательным при расчете, внесении в программы, выплате различных сумм работникам. Взыскание переплат по закону не всегда возможно.
Хотите получить доступ в закрытые разделы сайта?
Там не только все выпуски журнала «Кадровик-практик» за последние годы. Там книги по кадрам, тысячи образцов кадровых документов и консультаций, курс основ кадрового делопроизводства, тесты к нему, записи семинаров, 150 пошаговых инструкций по кадрам и другие полезные материалы. Подробнее о журнале >>
Подписывайтесь, это позволит облегчить и оптимизировать Вашу работу.
Компенсация за просрочку выплаты отпускных в 2021 году
Если работодатель нарушил срок выплаты отпускных отбывающему в отпуск сотруднику, последний имеет право на дополнительную выплату в качестве компенсации за несвоевременность получения отпускных. В материале рассказываем о порядке расчета и выплаты компенсации за нарушение срока выплаты отпускных.
Когда надо выплачивать отпускные — в какие сроки?
Обязанность работодателя произвести выплату отпускных в срок не позднее 3 дней до начала времени отдыха закреплена в ст. 136 ТК РФ. Речь идет о календарных днях с включенными выходными, нерабочими и праздниками.
Как рассчитать компенсацию
Если допущено нарушение срока выплаты отпускных, готовьтесь к компенсационной выплате. Минимальный размер компенсации за несвоевременность выплаты отпускных работнику зависит от (ст. 236 ТК РФ):
Расчет произведите по формуле:
Причем в расчет берется сумма отпускных работника «на руки», то есть после удержания подоходного налога. А расчет дней просрочки ведется со дня, следующего за днем окончания срока выплаты по законодательству, по день фактического перечисления (выдачи из кассы) включительно.
Пример
Юрисконсульт ООО «Вспышка» Лопухов Л. В. уходит в отпуск с 24 мая 2021 года на 14 дней. Отпускные к начислению составили 50 000 рублей. Фактически выплата на картсчет Лопухова Л. В. прошла 24 мая.
Бухгалтер ООО «Вспышка» должна была перечислить отпускные в размере 43 500 рублей (50 000 рублей — 13% * 50 000 рублей) 20 мая. Таким образом, выплата задержана на 4 дня (21, 22, 23, 24 мая). С 26 апреля 2021 ключевая ставка установлена на уровне 5%.
Компенсация = 43 500 руб. * 5%/150 * 4 дня = 58 рублей.
Зачастую работодатель идет навстречу работнику, когда тот экстренно просит предоставить отпуск, при этом обе стороны понимают, что правило выплаты отпускных за 3 дня до начала отдыха соблюдено не будет. Например, сотрудник в понедельник 24 мая 2021 пишет заявление на отпуск со вторника 25 мая.
Такая ситуация не освобождает работодателя от обязанности выплатить компенсацию помимо самих отпускных. Но расчет дней задержки будет начинаться со дня предоставления работником заявления. То есть, если выплата пройдет 25 мая, то задержка составит 1 день.
Работодатель вправе выплачивать компенсацию в большем размере. Разработанный в компании порядок расчета компенсации за нарушение сроков выплаты отпускных (зарплаты, расчетов при увольнении и т. д.) отражается в коллдоговоре, трудовом договоре и иных внутренних документах работодателя.
Порядок выплаты компенсации
Причинами несвоевременной выплаты отпускных могут быть:
Чтобы выплатить сотруднику компенсацию за невовремя выплаченные отпускные, никаких заявлений не требуется. Как правило сумма компенсации незначительна, поэтому добровольная выплата подтвердит добросовестность работодателя и должностного лица.
Налогообложение компенсации за задержку отпускных
Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации за задержку выплаты отпускных? Нет, не нужно. Компенсационные выплаты не подлежат обложению подоходным налогом (п. 3 ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС от 04.06.2013 № ЕД-4-3/10209, Письмо Минфина от 23.01.2013 № 03-04-05/4-54.
А вот страховые взносы на компенсацию просрочки выплаты отпускных работодатель начислить обязан, так как объектом обложения страхвзносами являются все выплаты в пользу работников. (письма Минфина от 06.03.2019 № 03-15-05/14477, от 24.09.2018 № 03-15-05/68049.
А Письмо Минфина от 31.10.2011 № 03-03-06/2/164 поясняет, что для целей налога на прибыль компенсацию за несвоевременно выплаченные отпускные учитывать в расходах нельзя, так она не отвечает условиям, установленным ст. 255 НК РФ и, соответственно, не может быть отнесена к расходам на оплату труда.
Опоздали с выплатой отпускных, как избежать штрафа?
Разберём, почему возникают задержки с выплатой отпускных, и как действовать бухгалтеру, чтобы спасти компанию от штрафов.
Почему возникают задержки с выплатой отпускных
Ситуация с задержкой выплат происходит часто. Причинами могут быть неопытность и нерасторопность бухгалтера, перерасчёт отпускных в сторону увеличения, отсутствие денежных средств на счету или в кассе фирмы. В свете пандемии и финансовых проблем бизнеса последнее становится частым явлением. Опоздать с оплатой можно и по вине сотрудников. Не будем забывать про категорию лиц, которые могут уйти в отпуск в любое время:
Получив от них заявление вне графика отпусков, работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск. Поэтому складывается ситуация вынужденного опоздания с выплатой отпускных.
Но какая бы ни была причина задержки, работодатель обязан её устранить, и выплатить сотруднику отпускные и компенсацию.
Как посчитать компенсацию
Напомним, выплатить причитающиеся отпускные работодатель обязан не позже, чем за три дня до начала отпуска работника (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Всё остальное время считается опозданием.
Однако, в ТК нет точной формулировки, в каких днях следует отсчитывать период для оплаты отпускных сотруднику: в рабочих или же в календарных. Приходится каждому бухгалтеру разбираться в этом вопросе самостоятельно, опираясь на пояснения от Роструда (письмо № 1693-6-1 от 30.07.14, № ТЗ/3464-6-1 от 06.06.2018) и арбитражную практику.
Согласно разъяснениям для отсчёта берутся календарные дни, таким образом, чтобы первый день отпуска работника не включался в эти три календарных дня. Свои отпускные работник должен получить не позднее, чем за три полных календарных дня до своего отпуска. Допустим, первый день отпуска у работника приходится на понедельник, то получить деньги на руки он должен не позднее четверга.
Если срок пропущен, то вместе с выплатой отпускных следует рассчитать и выплатить компенсацию за каждый календарный день просрочки оплаты (ст. 236 ТК РФ).
Размер компенсации не может быть меньше, чем
Сумма = 1/150 Ставки рефинансирования * Невыплаченная сумма отпускных * Количество дней просрочки.
За ключевой ставкой Центрального Банка следите на его официальном сайте.
Так, если сотрудник из льготной категории просит отпуск со следующего дня, рассчитайте компенсацию со следующего дня после даты, когда приняли заявление на отпуск.
Бухгалтерские проводки оформления отпускных и компенсации
Перед тем как рассчитать компенсацию, надо начислить задержанные отпускные.
В организациях, где специфика вида деятельности и учётная политика позволяют не создавать резервы предстоящих расходов, бухгалтерские проводки будут следующими:
Дт 20, 26, 44 Кт 70 — начислены отпускные.
Дт 70 Кт 68— удержан НДФЛ.
Дт 20, 26, 44 Кт 69 — начислены страховые взносы.
Дт 70 Кт 50, 51 — выплачены отпускные.
Дата фактического получения дохода в виде отпускных — это день выплаты этих отпускных, в том числе их перечисления на счёт работника в банке (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Если вы работаете с резервами, то начисление резерва производится следующими проводками:
Дт 20, 26, 44 и др. Кт 96 (96 «Резервы предстоящих расходов»).
Дт 96 Кт 70 — начислены отпускные за счёт средств резерва на отпуска.
Дт 96 Кт 69 — начислены страховые взносы за счёт средств резерва.
Дт 70 Кт 68— удержан НДФЛ.
Следующим действием будет начисление компенсации за просроченную выплату выпускных:
Дт 91-2 Кт 73 — начислена компенсация за задержку зарплаты.
Дт 73 Кт 50,51 — выплачена компенсация.
Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» используем, потому что начисление компенсации не связано с расчётами по оплате труда. Возникшие расходы не относятся к расходам по обычной деятельности, поэтому учитываем компенсации на счёте 91.2. (п. 11 ПБУ 10/99). Компенсация является санкцией за нарушение условий трудового (коллективного) договора.
Последний штрих в оформлении — сумму компенсации за задержку выплаты отпускных отразите в расчётных листках (ст. 136 ТК).
Какими налогами и взносами облагается компенсация за задержку отпускных
Статья 236 ТК РФ регулирует только минимальный размер, а значит работодатель вправе выплатить компенсацию и в большем размере. От оформления такой компенсации будет зависеть порядок ее обложения НДФЛ.
Сразу скажем, что минимальный размер, исходя из 1/150 ставки рефинансирования, не облагается НДФЛ. Также освобождены от налогов компенсации, размер которых больше расчетного и прописан в коллективном или трудовом договорах. В противном случае с суммы, превышающей минимальный размер, вы должны удержать НДФЛ и перечислить его за сотрудника. В поддержку данной позиции выступают письма Минфина России от 18 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-526, от 28 ноября 2008 № 03-04-05-01/450, от 6 августа 2007 № 03-04-05-01/261 и ФНС России от 4 июня 2013 № ЕД-4-3/10209.
Сумма компенсации облагается не всеми видами страховых взносов. Взносы в ФСС РФ на травматизм остались за бортом, так как начисляются только в рамках трудовых отношений. Оплата неустойки за отпускные не входит в состав закрытых перечней выплат, не облагаемых страховыми взносами. То есть все прочие страховые взносы, кроме травматизма, заплатить придется.
Как предотвратить задержку и устранить последствия
Какие бы сложные ситуации не возникали в организации, всегда старайтесь найти общий язык с работниками. А ваши решения и действия должны всегда быть в рамках трудового законодательства.
Каков штраф за несвоевременную выплату отпускных?
Срок выплаты отпускных установлен 136 статьей Трудового кодекса РФ и составляет 3 календарных дня до начала отпуска. В 2018 году Роструд в письме от 06.06.2018 №ТЗ/3464-6-1 разъяснил вопрос о том, какой крайний день для выплаты отпускных: 3 полных дня до начала отпуска. То есть если отпуск начинается в понедельник, рассчитаться с работником нужно до 0 часов четверга. Если выплата пройдет пятницей, работник вправе требовать компенсацию за несвоевременную выплату причитающейся ему суммы по ст. 236 ТК РФ (а это, напомним, не менее 1/150 ставки рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей на дату наступления обязательств), а трудовики привлечь к административной ответственности.
Именно поэтому рекомендуем выплачивать отпускные в четверг или ранее. Так инспекции не к чему будет предъявить претензии. Если же крайний срок выплаты отпускных все-таки пропущен, работодателя ждет административное, а в некоторых случаях уголовное наказание.
Будет ли штраф, если сотрудник попросил отпуск уже завтра, и на выплату опускных за 3 дня нет времени? На этот вопрос ответил заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости И. И. Шкловец. Ознакомьтесь с мнением чиновника, получв пробный бесплатный доступ к КонсльтантПлюс.
Отпускные не выплатили вовремя: административные санкции
При невыплате отпускных в срок (за 3 дня до отпуска) и в полном объеме Трудинспекция вправе оштрафовать (п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ):
Если же работодатель когда-либо вновь допустит несвоевременную выплату отпускных (или выдаст их не в полном объеме), это может привести к таким санкциям, как:
1. Повышенный штраф:
2. Отстранение от работы директора на 1–3 года.
Санкции в отношении работодателя могут быть еще более жесткими и применяться в соответствии с УК РФ.
Невыплата отпускных в срок: уголовное преследование
В отношении работодателя, не выплатившего отпускные в срок и в полном объеме, может быть инициировано уголовное преследование, если:
В случае если указанные деяния привели к тяжким последствиям, речь может идти о более жестких санкциях (п. 3 ст. 145.1 УК РФ). Это:
Рассмотренные административные и уголовные санкции могут сочетаться между собой. Например, директор может сначала задержать отпускные, допустив административное нарушение (и получив штраф), а после неосуществления их выплаты в течение 2 месяцев получить обвинение по УК РФ.
Санкции предусмотрены и за непредоставление отпуска сотрудникам, и за отсутствие графика отпусков, и за его несоблюдение. Какие именно? Узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс, получив пробный бесплатный доступ к системе.
Итоги
Работодатель, не выплативший вовремя и в полном объеме отпускные, может быть оштрафован и дисквалифицирован на основании норм административного законодательства и даже лишен свободы на основании положений уголовного законодательства. В случае повторных нарушений санкции могут быть ужесточены.
Узнать больше о наказаниях, применяемых к работодателям, вы можете в статьях:
Расчет отпускных: как не допустить ошибок
По мнению проверяющих, с момента выплаты отпускных до начала отпуска должно пройти не менее трех полных календарных дней. Читайте в статье об этом и о других сложных случаях расчета и выплаты отпускных.
Сроки выплаты отпускных: что значит «за три дня до»
Статья 136 ТК РФ регламентирует сроки выплаты отпускных — не позднее чем за три дня до начала отпуска. Норма эта вызывает несколько вопросов у бухгалтеров. И первый из них — в каких днях считать, календарных или рабочих? Ответ можно найти в письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 и информации Минтруда России от 16.06.2014. Ведомства уточняют, что срок выдачи отпускных исчисляется не в рабочих, а в календарных днях. При этом если день выплаты приходится на выходной или праздничный день, оплату следует произвести накануне этого дня.
И второй важный вопрос — входит ли день выплаты отпускных в установленные ТК РФ три дня? Роструд в том же письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 допускает такой вариант. Эту позицию поддержали в своих решениях Кемеровский областной суд, Ленинградский областной суд и пр.
Однако по последним разъяснениям Минтруда при уходе работника в отпуск в понедельник отпускные надо выплатить не позднее четверга предыдущей недели (письмо Минтруда от 05.09.18 № 14-1/ООГ-7157). Такое мнение в судебной практике встречалось и ранее (см. определение Челябинского областного суда от 17.09.2015 № 11-11043/2015 и определение Ростовского областного суда от 16.09.2013 № 33-11864). В связи с этим рекомендуем не рисковать, а отслеживать, чтобы между началом отпуска и перечислением средств было минимум три полных дня (72 часа). Перечислять отпускные заранее трудовое законодательство не запрещает.
Пример
Отпуск начинается 31 мая 2021 года, в понедельник. Значит, отпускные необходимо выплатить не позднее четверга, 27 мая.
Отпуск начинается 17 июня, в четверг, крайний срок выплаты отпускных приходится на воскресенье, это выходной день. Значит, выплатить отпускные необходимо не позднее пятницы, 11 июня.
Как выплатить отпускные, если отпуск со следующего дня
Иногда возникают ситуации, когда сотрудник просит предоставить отпуск со следующего дня по семейным обстоятельствам. Несмотря на то, что это инициатива работника, выплата отпускных в такие сроки — это нарушение трудового законодательства. Оно влечет за собой административное наказание (п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ): для должностных лиц — предупреждение или штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей, для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Если работодатель не возражает против внепланового отпуска и готов выплатить отпускные в день обращения, следует предложить сотруднику на ближайшие три дня оформить, например, отпуск без сохранения заработной платы, а уже потом оплачиваемый отпуск.
Пример
Сотрудник обратился к работодателю в понедельник 21 июня 2021 года с просьбой предоставить ему со вторника 22 июня очередной оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам. Он не будет иметь претензий к работодателю, если тот выплатит ему отпускные 21-го числа или позже, и готов указать это в заявлении на отпуск.
Работодатель готов пойти навстречу работнику, но, чтобы не нарушать сроки выплаты отпускных, предложил взять отпуск только с 25 июня (пятница). Выплаты были сделаны в день обращения.
При этом дни с 22 по 24 июня включительно были оформлены как отпуск без сохранения заработной платы.
Как учитывать МРОТ при расчете отпускных
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» работодатель обязан учитывать МРОТ при расчете отпускных. Пункт 18 содержит важное требование: оценить средний месячный заработок сотрудника, который в расчетный период, установленный на предприятии, отработал свою норму рабочего времени и сделал нормы продукции/услуг. Эта величина не может быть менее федерального МРОТ, который с 1 января 2021 года установлен на уровне 12 792 рубля. Поэтому для всех отпусков 2021 года сравниваем средний заработок с величиной нового МРОТ. Для этого надо определить, отработана ли норма рабочего времени у сотрудника. В зависимости от результата порядок действий такой:
Пример 1
Сотрудник идет в отпуск с 5 по 18 июля 2021 года, его средний дневной заработок — 420 рублей.
420 × 29,3 = 12 306
12 306 публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.