Как работать, если ничего не успеваешь
В книге «Неприятие перемен» (Immunity to Change) профессора Гарварда Роберт Киган и Лайза Лейхи рассказывают, что возрастающая сложность современной жизни вызывает у людей ощущение, что они не справляются ни с работой, ни с обязательствами семейной жизни.
Типичная реакция человека на возрастающую нагрузку – работать больше и дольше, однако есть другой путь – остановиться и задуматься, зачем это делать, и найти новые подходы. Среди моих клиентов-руководителей есть те, к кому это относится в полной мере. Когда мы только начали сотрудничать, у них была привычка вставать в 4 часа утра и приниматься за работу. Например, Сью руководит проектами в технологической компании, которая недавно вышла на рынок. Сью отвечает за несколько проектов и боится пропустить важное срочное письмо. Аджай, основатель стартапа, выкраивает тихие утренние часы, чтобы выполнить хоть что-то из бесконечно разрастающегося списка задач. Соучредитель стартапа Мария чувствует постоянную перегрузку с тех пор, как компания начала расширяться. Возможно, гендиректора компаний с миллиардными оборотами и встают в 4 часа утра, но у большинства гораздо меньший уровень ответственности.
Постоянное чувство перегруженности влечет за собой когнитивные последствия: появляется заторможенность, забывчивость, рассеянность, сложности с концентрацией внимания и логическим мышлением, путаница в мыслях, снижается способность к принятию решений. Когда в течение долгого времени нагрузка на мозг слишком высокая, может проявиться когнитивная усталость – человек больше отвлекается и теряет гибкость мышления. Каждое из этих проявлений само по себе сказывается на продуктивности, а дискомфорт от нагрузки нарастает. Если вы сталкиваетесь с подобными проблемами, рекомендуем несколько основных стратегий.
Определите основной источник перегрузки
Назовите одну-две задачи, исключив которые можно сразу на 80% снизить стресс в своей жизни. Конечно, не всегда есть возможность отказаться от них, но важно определить главный источник стресса. Если это крупный проект, который близится к завершению, закончите его. Если вас тревожит объем задачи или проекта, разбейте его на более мелкие этапы, попросите дополнительные ресурсы или согласуйте другие сроки исполнения – а может быть, поможет все сразу.
8 способов перестать чувствовать себя перегруженным на работе
Все (ну или хотя бы большинство из нас) чувствуют себя перегруженными на работе. Кажется, что ты ничего не успеваешь, а устаешь так, как будто выполняешь работу за себя и за того парня. Это ощущение вызвано постоянно растущими требованиями нашего времени, а также отвлекающими факторами, конечно же. Как итог — чувство беспокойства, стресс и эмоциональное выгорание, которые мешают нормально функционировать не только на работе, но и дома.
Если ты чувствуешь себя перегруженным на работе, вот восемь стратегий, которым ты можешь следовать.
1. Записывай всё, чтобы разгрузить свой разум
Первое, что ты можешь сделать, чтобы снизить нагрузку и стресс, — это изложить на бумаге список всех незаконченных задач или дел на день. Таким образом ты избавишь себя от необходимости постоянно держать в уме то, что тебе следует выполнить, и снизишь риск забыть о неотложных делах.
К слову, записывать можно не только то, что тебе нужно сделать по работе. Порой на рабочем месте наши мысли заняты личными проблемами и переживаниями — их ты тоже можешь записать. К примеру, если ты поссорился с любимым человеком перед приходом на работу, то можешь добавить в свой график дел пункт «помириться» или «купить цветы по дороге домой». Это избавит тебя от чувства подавленности и позволит вздохнуть с облегчением хотя бы на время.
2. Реши, сколько времени потребуется на выполнение твоих задач
После того как ты «опустошишь голову», просмотри свой список и оцени, сколько времени потребуется на выполнение рабочих задач. Внушительный перечень дел пугает только с первого взгляда. Может оказаться, что некоторые задачи займут у тебя всего лишь пять или десять минут, а остальные — не больше получаса.
Не беспокойся об этом. Просто сосредоточься на том, чтобы оценить, сколько времени тебе понадобится, чтобы выполнить каждый пункт в плане в меру твоих возможностей. Когда ты чувствуешь, что загружен, и не можешь справиться с накопившимися делами, бывает полезно прикинуть, сколько времени на самом деле ты должен потратить.
3. Воспользуйся законом Паркинсона
Закон Паркинсона гласит, что работа заполнит всё время, которое у тебя есть, и мы, люди, ужасно оцениваем, сколько времени потребуется на решение всех наших дел.
Мы можем использовать закон Паркинсона в наших интересах. Если ты рассчитал, что для составления пяти писем потребуется девяносто минут, сократи время до одного часа. Аналогичным образом, если ты оценил, что подготовка презентации проекта займет у тебя три часа, сократи время до двух.
Сокращение времени дает тебе два преимущества. Во-первых, очевидно, что ты выполнишь свою работу быстрее. Во-вторых, ты подвергнешь себя небольшому давлению, пытаясь уложиться в меньший срок, и тем самым снизишь вероятность того, что в процессе ты будешь отвлекаться или позволишь себе отложить дела на потом.
Когда мы переоцениваем срок выполнения какой-либо задачи, подсознательно наш мозг понимает, что у нас еще много времени, и играет с нами злую шутку — мы пролистываем ленту «Инстаграма», ходим за кофе или позволяем коллегам прерывать нашу работу офисными сплетнями. Небольшое ограничение времени предотвращает это, и мы становимся более сосредоточенными и выполняем больше работы за меньший временной промежуток.
4. Отмечай дела в календаре или ежедневнике
Просмотри свои дела и запланируй в календаре время для их выполнения. Сгруппируй похожие задачи. К примеру, определи время, в которое ты будешь обрабатывать все письма сразу, чтобы не отвлекаться на проверку электронной почты в течение дня. Точно так же, если тебе нужно написать отчет или подготовить презентацию, добавь эти пункты в свой календарь и рассчитай, сколько времени займет каждая из этих задач.
Когда все важные дела, которые тебе нужно сделать за день/неделю/месяц, находятся у тебя перед глазами, тебе становится легче, потому что ты знаешь, что запланировал их выполнение, и тебе больше не кажется, что времени катастрофически не хватает.
5. Принимай решения
Для тех вещей, которые ты записал и которые у тебя на уме, разработай план действий. Просто прими решение, что ты будешь делать с каждой из задач. Ты думаешь об этих делах только потому, что еще этого не сделал.
Если у тебя возникла проблема с коллегой, другом или любимым человеком, подумай о том, как лучше всего ее решить. Чаще всего простой разговор с вовлеченным человеком проясняет ситуацию и автоматически решает проблему.
Если это более серьезная проблема — реши, как лучше с ней бороться. Поговори со своим начальником или попроси совета у коллеги. Главное, что бы ты ни делал, не игнорируй проблему. Это не устранит ее, а только заставит тебя раз за разом возвращаться к мыслям о ней. Чем раньше ты внесешь хоть какую-то ясность в ситуацию, тем быстрее проблема будет решена, а ты избавишься от источника стресса, мешающего тебе нормально работать.
6. Действуй
Перегруженность не всегда возникает из-за нехватки времени или слишком большого количества работы — она также может быть вызвана нежеланием действовать. К примеру, тебе не очень хочется разгребать электронные письма, и поэтому ты оттягиваешь этот момент, занимая себя другими делами. В конце концов тебе всё равно придется взяться за просмотр электронной почты и рассылку ответов, но прежде чем ты это сделаешь, ты здорово себя измотаешь.
Не хочется делать что-то? Сделай это сразу, как только проблема нарисовалась на горизонте. Приятно осознавать, что впереди тебя будут ждать дела, которые не вызовут раздражения.
7. Используй обеденный перерыв
Если ты из тех людей, которые искренне верят, что обеденный перерыв дан для того, чтобы закончить всё, что они не успевают сделать вовремя, то вопросов, почему ты чувствуешь себя подавленным, быть не может. Зато есть один совет: вставай и иди. В столовую, на улицу покурить, в магазин за бутером с кофе или хотя бы перекинуться парой предложений с коллегами. Используй это время для того, чтобы немного развеяться и отдохнуть, иначе запас твоих сил быстро иссякнет, и ты не то что не продвинешься дальше своих коллег, а, напротив, даже отстанешь.
8. Не бери на себя слишком много
Есть ли смысл напоминать тебе о том, что, пока ты не разберешься со своими задачами, брать на себя чужие как минимум неразумно? Дозируй количество дел, которыми ты занимаешься в течение дня. Не бери на себя больше, чем сможешь выполнить. Оценивай свои силы адекватно.
Научись вежливо отказывать в помощи тогда, когда у самого дел по горло, а также четко обозначать свои обязанности в командной работе. Не позволяй окружающим вызывать у тебя чувство вины или каким-либо другим образом перекладывать на тебя свои задачи.
Некуда торопиться: как избавиться от чувства, что вы ничего не успеваете
Психолог и писатель Лео Бабаута призывает радикально сократить список дел и наслаждаться текущим моментом
Каждый из нас постоянно чувствует, будто не успевает ничего из того, что должен сделать.
Мы просыпаемся и сразу чувствуем, что не успеваем. И небольшое беспокойство, которое приходит вместе с этим чувством, заставляет нас бросаться проверять сообщения и электронную почту, вставать на беговую дорожку мелких дел и отвлекающих факторов, которая не останавливается, пока мы не заснем.
Как же нам справиться с этим легким вездесущим чувством тревоги и того, что мы всегда не успеваем?
Мне кажется, ответ таков: замедление, упрощение и воспитание чувства удовлетворенности.
Давайте рассмотрим каждый из этих факторов в отдельности.
Замедление
Когда мы торопимся целый день, постоянно выполняя небольшие задачи, проверяя и реагируя на сообщения, отвлекаясь… мы всегда испытываем легкое чувство тревоги, потому что пробираемся сквозь ворох дел и осознаем, что никогда не доберемся до финиша. Это бесконечный процесс.
Замедление — это пауза посреди этой спешки. Время, чтобы вздохнуть. Создать небольшое пространство. Поразмыслить над тем, что мы делаем. Ощутить осознанность, единение тела, дыхания и окружающей среды.
Затем спросить себя: «Неужели действительно нужно так торопиться к следующему делу? Могу ли я задержаться на текущем моменте? Или ничего не делать хоть немного?
Также спросите, действительно ли необходимо двигаться прямо сейчас, хвататься за все дела. По правде говоря, мы придумываем проблему отставания — на самом деле это не так. Она появляется у нас в голове, как и все другие проблемы. Можем ли мы позволить ей стать менее осязаемой, вместо того, чтобы делать ее более реальной?
Что будет, если вы просто посидите здесь и ничего не будете делать некоторое время? Неужели мир рухнет? Останетесь ли вы без работы и потеряете любовь всех, о ком заботитесь? Или сможете найти самих себя, вместо того, чтобы переживать о возможной потере любви и уважения?
Можем ли мы просто смириться с ощущениями отставания, давления и беспокойства? Каково это – просто чувствовать, без необходимости действовать? Без необходимости избавляться от этого чувства, как будто это какая-то проблема? Что, если это чувство – именно то, что нам нужно прямо сейчас?
Об этом можно поразмышлять и попробовать сделать, если немного замедлиться.
Упрощение
Замедлившись и пытаясь осторожно осмыслить происходящее, можно начать упрощать.
Что значит «упрощение» в этом случае? Это означает отказаться от привычки, которая побуждает вас непременно пытаться сделать все-все дела.
Например, замедлившись, я могу взглянуть на свой список дел на сегодняшний день… и понять, что это полная фантастика. Мне не сделать всего этого. Давайте переместим один пункт на завтра, один в список «Позже на этой неделе», а один – «Позже в этом месяце» (или даже «В следующем году»).
В принципе, мы упрощаем то, на чем сосредоточимся сегодня.
По сути нужно выбрать только одну вещь. Если бы вы могли сделать только одну вещь за сегодня, что бы имело действительно большое значение? Это не значит, что вы не сделаете все остальное, но вы займетесь другими задачами только после того, как справитесь с первостепенной. Что бы вы выбрали?
Теперь отложите все остальное и просто сосредоточьтесь на этом. Это ваша вселенная. Вы можете полностью погрузиться в нее.
Вот что означает упрощение. Выбрать одну цель (даже если это просто ответ на одно из тех писем, которые висят в почтовом ящике уже неделю) и отложить все остальное. Пусть этого будет достаточно на сегодня. Будто бы это все ваши дела.
Воспитание чувства удовлетворенности
Что значит, что этой одной задачи достаточно? Это означает признание того, что невозможно сделать все из вашего списка, невозможно выполнить все пункты. Поэтому вам нужно сосредоточиться на одном, и пусть этого будет достаточно.
«Достаточно» в этом случае означает, что вы довольны этим делом. Это прекрасная вещь, достойная вашей драгоценной жизни, позволяющая песку времени проскользнуть сквозь пальцы, потому что это важно и замечательно.
Таким образом мы совершенствуем чувство удовлетворенности. Может быть, вы не всем довольны в своей жизни, может быть, вы недовольны собой или другими… но вы довольны этим одним делом, прямо сейчас. Оно прекрасно, значимо, достаточно. Вам оно нравится, вам нравится этот момент такой, как есть. Вы можете сполна оценить чудо этого момента и этой задачи.
Если вы сможете сделать это для одной вещи и одного момента, вы сможете сделать это и для следующего дела. И следующего. Вскоре вы начнете смотреть с этой точки зрения на все другие вещи, которые вы делаете, и на себя. На других людей в вашей жизни. В этом мире.
И внезапно оказывается, что вы ни в чем не отстаете. Потому что того, что вы делаете сейчас, достаточно. И это все, что у вас есть. И это прекрасно, как есть.
Интересная статья? Подпишитесь на наш канал в Telegram, чтобы получать больше познавательного контента и свежих идей.
Аврал на работе, много работаю, но ничего не успеваю!
Сегодня я хотел бы разобрать вот такую распространенную ситуацию: аврал на работе, много работаю, но ничего не успеваю. По моим наблюдениям такая картина встречается ну очень часто, причем у самых разных людей, занимающихся самой разной работой: начиная от офисных работников, заканчивая домохозяйками. Почему так происходит, и как это исправить — об этом вы узнаете, ознакомившись с данной статьей.
Итак, в последнее время в обиход начинает входить пока еще малоизвестный термин «фаффинг», обозначающий процесс какой-либо деятельности, не приносящей результата (от английского to faff — заниматься чем-либо неорганизованно, суетиться, валять дурака).
Так вот, я постоянно замечаю людей, которые пытаются изобразить очень бурную деятельность (я всегда занят, много работаю), но по сути это есть не что иное как тот самый фаффинг. На русском языке это можно назвать так: деловое ничегонеделание. Потому что реальных результатов их работы никогда не видно, либо же они очень несущественны, совершенно несопоставимы с затраченным временем занятости.
«Я много работаю, но ничего не успеваю!» — считают такие люди. Потому что очень много дел, очень много работы. «Я работаю в авральном режиме 10/12/15/ваш вариант часов в сутки, но все равно ничего не успеваю!». «Но я же молодец, я трудяга!». «Чтобы чего-то достичь — надо много работать!». И т.д.
Спешу вас разочаровать…
Чтобы чего-то достичь, надо работать не много, а продуктивно! То есть, на результат! И если одного и того же результата один человек достигает за час, а другой — за рабочий день в авральном режиме, то кто лучше поработал? Кто дольше или кто эффективнее? Думаю, ответ очевиден…
А если же ситуация «аврал на работе, много работаю, но ничего не успеваю, результата нет» уже стала вашей верной спутницей, то тут радоваться нечему. Нужно искать причину и устранять ее, чтобы повысить эффективность своей работы. Что это может быть за причина? Я вижу несколько основных, которые и рассмотрю далее.
Вот примерно так я вижу ситуацию «аврал на работе, много работаю, но ничего не успеваю». Если у вас есть какое-то другое видение данной проблемы — буду рад выслушать его в комментариях.
А пока прощаюсь с вами до следующих публикаций на Финансовом гении. Повышайте свою финансовую грамотность и будьте продуктивны!
Я ничего не успеваю. Что делать?
Две глобальных проблемы, с которыми я столкнулась в разное время:
1. Я не знаю, чего хочу
2. Я знаю чего хочу, но ничего не успеваю
Сегодня хочу поговорить о второй, на следующей неделе — о первой. Я не знаю, что делать вам, но расскажу, что помогло мне.
Я работаю продакт-менеджером в продуктовой ИТ-компании. Я влюблена в свою работу и потому количество моих идей превышает количество часов в сутках. Раньше я стрессовала от ограниченности своих возможностей, но потом поняла:
Нельзя успеть всё и сразу, но можно успеть главное и по очереди.
Основная причина: человек способен всего на 3-4 часа концентрированной работы в день, о чем поведал Андерс Эриксон в своей книге «Пик: как достигать сверхрезультатов». Многие исследования позже вторили ему, да и мои наблюдения подтверждают эту теорию.
Я не знаю людей, которые все 8 часов рабочего дня вкалывают с одинаковой продуктивностью без потери концентрации и внимания.
Поэтому задача «всё успеть» сводится к грамотному распределению своих 4-х часов концентрации и построению дня вокруг них.
Если же вы или ваш работодатель хотите выжать из себя 12 продуктивных часов день, то эта статья вам ничем не поможет. Я считаю это невозможным и опасным для здоровья.
4 часа в день — не так уж много. Логично поместить сюда самые мозгоёмкие и приоритетные задачи. Однако, как часто мы:
а) расставляем приоритеты и
б) действительно следуем им?
Проблема в том, что расстановка приоритетов — сама по себе сложная задача, требующая вдумчивого анализа и ответа на вопросы:
В реальности, никто не может гарантировать, что выполнение любой задачи принесет успех и оправдает возложенные на нее ожидания.
Поэтому самое сложное — даже не расставить приоритеты, а принять на себя ответственность за возможность ошибочных действий. Делать все подряд — гораздо проще. Да, задач много, но их можно механически делать, а не анализировать и принимать сложные решения —