что делает ведущий специалист

Должностные инструкции ведущего специалиста. Типовая должностная инструкция

Множество выпускников вузов и уже имеющих за печами определенный опыт работы сотрудников желают получить должность ведущего специалиста-эксперта. Но прежде чем приступить к работе, нужно подробно изучить обязанности, которые потребуется выполнять, и узнать, какие нюансы содержит в себе должностная инструкция. Ведущие специалисты нужны в различных сферах занятости, на данный момент самыми востребованными считаются профессионалы, способные возложить на себя ответственность за закупки на предприятии.

Общие положения

Чтобы получить должность ведущего специалиста, претендент обязательно должен иметь высшее образование.

Знания

Претендент на должность ведущего специалиста должен знать все законодательные требования в той сфере, где будет осуществлять свою трудовую деятельность. Типовая должностная инструкция подразумевает, что профессионалу требуется обладать знанием основ бюджетного, гражданского, земельного, административного и трудового права, касающихся сферы деятельности предприятия, куда он устраивается. Кроме того, ведущий специалист должен быть знаком с антимонопольным законодательством, основами ценообразования, бухгалтерского учета, статистики, рыночной экономики, составления документации.

Что должен уметь

Что должен уметь ведущий специалист? Свободно эксплуатировать вычислительную и другую технику, связь и коммуникации, необходимые для выполнения им трудовых обязанностей. Должностные инструкции ведущего специалиста подразумевают умение вести переговоры и проводить анализ данных. Кроме того, нужно осуществлять мероприятия, призванные контролировать и проверять соответствие факторов действительности во время предоставления результатов своей деятельности.

Чем руководствуется

Профессионал должен руководствоваться:

Он подчиняется вышестоящему руководству, при этом руководит подразделением сотрудников или помощниками, в зависимости от нюансов его работы и масштабности организации, где он работает.

Трудовые функции

Ведущий специалист должен проводить экспертизу результатов деятельности, проверять условия соблюдения выполнения пунктов контракта, а также качество продукции, работы сотрудников и получаемых организацией услуг. В его обязанности входит руководство другими сотрудниками.

Должностные обязанности

Должностные инструкции ведущего специалиста в сфере закупок подразумевают проверку соблюдения контракта.

В рамках выполнения своих трудовых обязанностей должностная инструкция ведущего специалиста подразумевает, что он обязан проверять качество полученных работ, товара и услуг на соответствие условиям контракта. Также требуется уметь оформлять документально проведение работ и прием их результата.

Что должен делать как руководитель

Ведущий специалист обязан уметь распределить между своими подчиненными трудовые функции и другие задания, а также проконтролировать качество их выполнения. Если сотрудникам нужна поддержка, то он помогает их в возникших вопросах, разъясняет порядок действий. Ведущий специалист соблюдает трудовое законодательство, правила охраны труда, создает достойные условия для выполнения его подчиненными своих обязанностей так, чтобы они соответствовали регламенту организации.

Права

Ведущий специалист имеет право принимать участие в обсуждении решений руководства относительно осуществления проектов, посещать совещания, относящиеся к подготовке и проведению проектной деятельности.

Ответственность

Должностные инструкции ведущего специалиста подразумевают, что он несет ответственность за некачественное выполнение своих трудовых обязанностей, которые предусмотрены инструкциями, нормативными актами и другими положениями. Все это установлено в действующем законодательстве страны. За любые преступления и правонарушения, совершаемые в процессе трудовой деятельности, ведущий специалист также несет ответственность, если причинил ущерб организации, в которой работает.

Заключение

Работа ведущего специалиста достаточно востребована в современном обществе, но для ее получения необходимо иметь достойное образование, причем, не только основное, но и дополнительное. Кроме того, работодателей интересует опыт работы сотрудника в данной сфере, уровень его знаний и понимание обязанностей, которые будут на него возложены. Прежде чем стать ведущим специалистом, нужно узнать систему изнутри, понять, как именно работает организация, научится анализировать результаты деятельности, разрабатывать планы по улучшению трудового процесса и проявлять навыки хорошего руководителя.

Источник

Должностная инструкция ведущего специалиста административного отдела

1105 Общие положения

1105.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Ведущего специалиста Административного отдела, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

1105.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

1105.3 Переименование, ликвидация должности Ведущего специалиста, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

1105.4 Ведущий специалист Административного отдела непосредственно подчиняется Руководителю ГАО АдмО.

1105.5 У Ведущего специалиста подчиненных нет.

1105.6 Ведущий специалист может замещать Специалиста по административной работе АдмО на время его отсутствия.

1105.7 На время отсутствия Ведущего специалиста его замещает Специалист по административной работе.

1106 Цели и должностные обязанности

1106.1 Деятельность Ведущего специалиста АдмО направлена на достижение следующих целей:

1106.1.1 Организация делопроизводства, систематизация учета документов и обеспечение их сохранности;

1106.1.2 Обеспечение проездными документами командируемых сотрудников;

1106.1.3 Обеспечение подразделений ГП XXX подписными изданиями.

1106.2 Для достижения установленных целей Ведущий специалист АдмО исполняет следующие обязанности:

1106.2.1 Обеспечивает подразделения ГП периодическими изданиями;

1106.2.2 Осуществляет оформление и контроль своевременной оплаты заказанных периодических изданий;

1106.2.3 Оформляет приказы о командировках и командировочные удостоверения, обеспечивает их сохранность;

1106.2.4 Обеспечивает командируемых сотрудников проездными документами;

1106.2.5 Осуществляет оформление и контроль своевременной оплаты предоставляемых услуг по осуществлению деловых поездок сотрудников XXX ; участвует в сверках;

1106.2.6 Осуществляет оформление бухгалтерской документации в ПО ТМЦ-32;

1106.2.7 Осуществляет быстрый поиск документов по запросам и при срочной необходимости;

1106.2.8 Проводит экспертизу практической ценности архивных документов, ревизию хранящихся документов в соответствии с установленными сроками хранения;

1106.2.9 Организует размещение командируемых сотрудников филиалов в гостиницах;

1106.2.10 Осуществляет резервирование переговорных помещений;

1106.2.11 Осуществляет учет рабочего времени сотрудников АдмО;

1106.2.12 Обеспечивает организацию перевода текста, оформление и контроль своевременной оплаты предоставляемых услуг по переводу текста;

1106.2.13 Проводит тендеры и заключение договоров с компаниями, предоставляющими услуги.

1106.3 Для достижения установленных целей Ведущий специалист осуществляет взаимодействие с иными организациями:

— с туристическими операторами по вопросам организации бронирования, оформления и получения авиа и железнодорожных билетов;

— с компаниями, через которые осуществляется подписка на периодические издания по вопросам обеспечения подразделений ГП XXX подписными изданиями;

— с компаниями, осуществляющими перевод текста.

1107 Показатели оценки деятельности

Деятельность ведущего специалиста оценивается на основе следующих показателей:

1107.1 Своевременность оформления командировок сотрудников (подготовка необходимых

Для командировки документов, заказ и бронирование билетов);

1107.2 Своевременность доставки периодических изданий в подразделения;

1107.3 Качественное и своевременное выполнение, возложенных настоящей Должностной инструкцией, обязанностей.

1108 Общекорпоративные нормы

Ведущий специалист имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

1109.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.

1109.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей

1109.3 Давать методические указания и разъяснения сотрудникам отделов

«XXX по вопросам в рамках своих функциональных обязанностей.

1109.4 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, работы группы, отдела в целом.

Ведущий специалист несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

1111 Требования к работнику при приеме на работу

Источник

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Автор документа

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

1. Общие положения

1.1. ВСпоДО относится к категории специалистов. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет.

1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом Генерального директора компании по представлению начальника административного отдела.

1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех структурных подразделений компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

1.4. ВСпоДО должен знать:

1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.

1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов.

1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

1.4.10. Схемы документооборота.

1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.

1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

1.4.21. Системы мотивации.

1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:

1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.

1.5.2. Положением о документообороте компании.

1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.

1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

1.5.6. Трудовым договором.

1.5.7. Положением о персонале.

1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.

1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела.

1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.

1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.

2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.

2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота.

2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

3. Права

ВСпоДО имеет право:

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Выносить на рассмотрение начальника административного отдела и Генерального директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

4. Ответственность

ВСпоДО несет ответственность:

5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании

ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:

5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).

«С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:

Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании

Дата: «__» __________ 20__ г. ________________

Источник

Должностная инструкция ведущего специалиста: права и специализация

Пожалуй, в каждой профессиональной сфере есть свой ведущий специалист. Какими обязанностями и правами наделен такой работник? Данная статья даст ответ на этот вопрос.

Кто такой ведущий специалист?

Практически в любой организации лицо, занимающее должность ведущего специалиста, подчиняется главному бухгалтеру. Назначить его на должность или уволить может непосредственно управляющий отдела. Все эти и другие моменты содержит должностная инструкция ведущего специалиста.

К сожалению, различные нормативные акты предприятий не устанавливают четкого определения ведущего специалиста. Хотя здесь все довольно просто. Рассматриваемый работник ни в коем случае не является начальником или руководителем. Это скорее своеобразный староста в организации, помощник начальника. Уже из наименования лица становится ясно, что данный работник ведёт за собой других специалистов, направляет их деятельность. Как правило, рассматриваемый профессионал способен сотрудничать с четырьмя или пятью другими специалистами.

Стоит упомянуть основные функции работника. Он выполняет всё то же, что и обычный специалист, но при этом руководит группой из 3-5 человек и несет большую ответственность.

Должностная инструкция ведущего специалиста бухгалтерии, например, прописывает:

Подробнее о функциях разных ведущих специалистов будет рассказано далее.

Права и ответственность ведущего специалиста

Как и любой другой профессионал, ведущий специалист наделен определенной ответственностью и правами.

Более того, рассматриваемый работник как лицо, наделенное чуть большими полномочиями, чем другие специалисты, обладает и большей долей ответственности. Что же здесь можно выделить и что прописывает в данном случае должностная инструкция ведущего специалиста? Стоит начать с основных прав работника. Сюда относится следующее:

Таким образом, права у ведущего специалиста самые обыкновенные. Они практически ничем не отличаются от прав любого другого работника. А что можно сказать об ответственности? Рабочая инструкция прописывает, что работник несет ответственность:

Ведущий специалист отдела

Должностная инструкция ведущего специалиста отдела закрепляет за работником следующие функции и обязанности:

На основе всех приведенных выше обязанностей рассматриваемого работника следует сделать следующий вывод: ведущий специалист отдела выступает в основном в качестве помощника главного бухгалтера. Это лицо, которое собирает все необходимые данные со своего отдела и передает их начальству и бухгалтерии.

Права и ответственность ведущего специалиста отдела

Рассматриваемый работник наделен необычайно большим спектром прав.

Вот что закрепляет должностная инструкция ведущего специалиста отдела:

Это далеко не все права ведущего специалиста отдела. А что насчет ответственности? Ответственность рассматриваемый специалист несет в основном за правонарушения на рабочем месте, за порчу имущества организации и за ненадлежащее выполнение своих профессиональных обязанностей.

Кто такой ведущий специалист по кадрам?

Чтобы лучше понять, что представляет собой этот работник, необходимо перечислить его основные функции.

Так, должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам позволит сделать это наиболее точно. К обязанностям данного профессионала относится:

Стоит также отметить, что рассматриваемый работник должен иметь большой багаж знаний. Сюда, например, относится законодательство, различные методы учета, структура предприятия и др.

Кто такой ведущий специалист в муниципальной службе?

Органы местного самоуправления содержат довольно большое количество муниципальных служащих самых разных квалификаций и разрядов. Есть здесь, конечно же, и ведущие специалисты.

Что закрепляет в данном случае должностная инструкция муниципального служащего ведущего специалиста? Стоит привести следующие основные функции рассматриваемых работников:

Обязанностей у муниципального служащего, являющегося ведущим специалистом, действительно много. Перечислить их все будет очень сложно, да и не очень нужно. Выше были названы лишь основные функции, приведенные в специальном нормативном акте. Стоит отметить, что похожие обязанности прописывают и любые другие должностные инструкции ведущего специалиста администрации.

Кто такой ведущий специалист по охране труда?

В некоторых компаниях есть целые отделы, занимающиеся охраной труда и безопасностью в организации.

В подобных отделах есть и свои ведущие специалисты. Так, должностная инструкция ведущего специалиста по охране труда прописывает следующие профессиональные функции и обязанности:

Дабы сэкономить время, можно сказать следующее: все функции ведущего специалиста по охране труда направлены на организацию оптимальной работы отдела и на улучшение показателей эффективности работы.

Кто такой ведущий специалист-эксперт?

Определить наиболее общее и уникальное предназначение рассматриваемого лица не так уж и просто.

Специалисты-эксперты есть и в сфере производства, и в сфере науки или искусства. Однако можно выделить наиболее обобщенные функции подобного рода профессионалов, которые, конечно же, прописывает должностная инструкция ведущего специалиста эксперта. Среди них:

Кто такой ведущий специалист по закупкам?

Представленный работник может послужить прекрасным примером ведущего специалиста в узконаправленной профессиональной сфере. Должностная инструкция ведущего специалиста по закупкам прописывает за работником следующие основные функции:

Источник