что делает секретарь в колледже
Prom-Nadzor.ru
Вы здесь
Должностная инструкция секретаря учебной части
[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]
[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]
Должностная инструкция секретаря учебной части [наименование образовательной организации]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ, ФЗ от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.
1. Общие положения
1.1. Секретарь учебной части относится к учебно-вспомогательному персоналу и непосредственно подчиняется [наименование должности непосредственного руководителя].
1.2. На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее (полное) общее образование и стаж работы не менее [значение] лет.
1.3. На должность секретаря учебной части в соответствии с требованиям ст. 351.1 ТК РФ назначается лицо, не имеющее или не имевшее судимости, не подвергающееся или не подвергавшееся уголовному преследованию (за исключением лица, уголовное преследование в отношении которого прекращено по реабилитирующим основаниям) за преступления против жизни и здоровья, свободы, чести и достоинства личности (за исключением незаконного помещения в психиатрический стационар, клеветы и оскорбления), половой неприкосновенности и половой свободы личности, против семьи и несовершеннолетних, здоровья населения и общественной нравственности, основ конституционного строя и безопасности государства, а также против общественной безопасности.
1.4. Секретарь учебной части должен знать:
— положения и инструкции по ведению делопроизводства;
— руководящий состав организации и ее подразделений;
— правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
1.5. Секретарь учебной части назначается на должность и освобождается от нее приказом [наименование должности руководителя].
2. Должностные обязанности
Секретарь учебной части:
2.1. Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии.
2.2. Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.
2.3. Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся.
2.4. Ведет учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
2.5. Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.
2.6. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.
2.7. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
2.8. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой образовательной организации.
2.9. [Другие должностные обязанности].
3. Права
Секретарь учебной части имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.
3.3. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности организации и совершенствованию методов работы, предлагать варианты устранения имеющихся недостатков.
3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. [Другие должностные обязанности].
4. Ответственность
Секретарь учебной части несет ответственность:
4.1. За нарушение Устава образовательной организации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа]
Должностная инструкция секретаря учебной части (диспетчера)
Открыть в формате WORD 
1. Секретарь учебной части относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее среднее
(полное) общее образование
(без предъявления требований к стажу работы;
или среднее профессиональное
стаж работы не менее 3 лет)
(без предъявления требований к стажу работы; стаж работы
или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность секретаря учебной части и освобождение от нее
производится приказом директора учреждения по представлению
4. Секретарь учебной части должен знать:
4.1. Положения и инструкции по ведению делопроизводства.
4.2. Руководящий состав учреждения и его подразделений.
4.3. Правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов.
4.4. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
4.5. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.6. Правила внутреннего распорядка.
4.7. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. Секретарь учебной части подчиняется непосредственного
(директору учреждения; иному должностному лицу)
6. На время отсутствия секретаря учебной части (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора учреждения.
II. Должностные обязанности
Секретарь учебной части:
1. Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии учреждения.
2. Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.
3. Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
4. Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.
5. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.
6. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
7. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой образовательного учреждения.
Секретарь учебной части вправе:
1. Знакомиться с проектами решений руководства учреждения, касающихся его деятельности.
2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства учреждения предложения по улучшению деятельности учреждения и совершенствованию методов работы; замечания по деятельности работников учреждения; варианты устранения имеющихся в деятельности учреждения недостатков.
3. Запрашивать лично или по поручению руководства учреждения от структурных подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства учреждения оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.
Секретарь учебной части несет ответственность:
Что делает секретарь в колледже
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретаря учебной части
(диспетчера)
1.1. Настоящая инструкция составлена в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития РФ от26 августа2010г. № 761н. «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования».
1.2. Секретарь учебной части (диспетчер) относится к учебно-вспомогательному персоналу.
1.3. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря учебной части (диспетчера).
1.4. На должность секретаря учебной части (диспетчера) назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Секретарь учебной части (диспетчер) назначается и освобождается от должности приказом директора техникума.
1.6. Секретарь учебной части (диспетчер) должен знать:
— законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность;
— положения и инструкции по ведению делопроизводства;
— структуру техникума, его кадрового состава;
— правила эксплуатации оргтехники; правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;
— правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;
— технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;
правила деловой переписки;
— государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов;
— основы этики и эстетики;
— правила делового общения;
— правила внутреннего трудового распорядка ;
— правила по охране труда и пожарной безопасности.
1.7. Секретарь ученой части (диспетчер) в своей работе руководствуется:
— Уставом, приказами и указаниями директора техникума;
— основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;
— инструкцией по делопроизводству;
— правилами внутреннего трудового распорядка техникума;
— настоящей должностной инструкцией.
2.Функции
2.1.Оформление расписания учебных занятий и замен учебных занятий
2.2.Оформление графика учебного процесса и журналов учебных групп.
2.3. Оформление форм №2,№3 по вычитки часов преподавателями.
2.4.Участие в организации промежуточной и государственной итоговой аттестации обучающихся техникума.
2.5.Участие в работе приемной комиссии техникума.
2.6.Ведение табеля учета рабочего времени преподавателей, учителей техникума.
3.Должностные обязанности
Секретарь учебной части исполняет следующие обязанности:
3.1.Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме.
3.2. Оформляет расписание учебных занятий и замен учебных занятий.
3.3. Оформляет график учебного процесса, расписание консультаций.
3.5. Оформляет формы №2,№3 по вычитки часов преподавателями.
3.6. Участвует в организации промежуточной и государственной итоговой аттестации обучающихся техникума.
3.7. Участвует в работе приемной комиссии техникума.
3.8. Ведет табель учета рабочего времени преподавателей, учителей техникума.
3.9. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.
3.10. Обрабатывает и оформляет служебную документацию в архив.
3.11. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, отделом кадров, бухгалтерской службой техникума.
3.12. Исполняет другие поручения руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью.
Секретарь учебной части имеет право:
4.1.Получать от специалистов структурных подразделений техникума информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4.2.Представлять на рассмотрение непосредственного руководства предложения по вопросам делопроизводства техникума и учебной части.
4.3.Требовать от руководителей оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
5. Ответственность
Секретарь учебной части несет ответственность:
5.4. За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных – в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения – в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.
6.Взаимодействия
Секретарь учебной части:
6.1. Работает по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.
6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы согласует с руководителем структурного подразделения ДОУ, который утверждает директор техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.
6.3. Получает от руководителя структурного подразделения ДОУ техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора техникума и работниками техникума.
6.5. Взаимодействует с сотрудниками учебной частью, отдела кадров, бухгалтерии.
Должностная инструкция Секретаря учебной части (диспетчера)
И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
автономное образовательное учреждение
«Казанский (Приволжский) федеральный университет»
«___» ______________ 20____ г.
Секретаря учебной части (диспетчера)
ФГАОУВПО «Казанский (Приволжский) федеральный университет»
подпись инициалы, фамилия
1. Секретарь учебной части (диспетчер) относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря учебной части (диспетчера) назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее образование__________________________________________________________
(без предъявления требований к стажу работы; стаж работы не менее 3 лет)
или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
3. Принятие на должность секретаря учебной части (диспетчера) и увольнение производится приказом ректора КФУ по представлению ____________________________________________________________________.
(наименование должности руководителя)
4. Секретарь учебной части (диспетчер) должен знать:
4.2. Правила внутреннего распорядка КФУ;
4.3. документы, регламентирующие организацию учебного процесса;
4.4. основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
4.5. организацию делопроизводства;
4.6. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в университете;
4.8. основы работы с офисными программами;
4.11. структуру университета и его подразделений;
4.13. порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
5. Секретарь учебной части (диспетчер) непосредственно подчиняется ____________________________________________________________________. (наименование должности руководителя)
6. На время отсутствия секретаря учебной части (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо в соответствии трудовым договором (дополнительным соглашением к трудовому договору).
Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Секретарь учебной части (диспетчер):
1. Оформляет личные дела принятых на обучение в университет.
2. Оформляет журналы успеваемости, студенческие билеты и зачетные книжки обучающихся.
3. Ведет алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
4. Готовит журналы учебных занятий, представления в приказ.
6. Оформляет сдачу в архив документов подразделения согласно номенклатуре дел.
7. Регистрирует и выдает справки об учебе для представления по месту требования и другие справки установленного образца.
8. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представленных на подпись руководителю.
9. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
10. Подготавливает и сдает в архив университета документальные материалы, законченные делопроизводством, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
12. Выполняет приказы и распоряжения ректора КФУ, Правила внутреннего распорядка КФУ, другие локальные акты КФУ, распоряжения
____________________________________________________________________. (наименование должности руководителя)
Секретарь учебной части (диспетчер) вправе:
1. Знакомиться с проектами решений и решениями руководства КФУ, касающихся его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках в деятельности отдела (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя у руководителей других подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – с разрешения руководителя).
6. Требовать от руководства КФУ, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
Секретарь учебной части (диспетчер) несет ответственность:
3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
(должность руководителя) (Ф. И.О. руководителя)
Начальник Управления кадров
Юридический отдел ___________(Ф. И.О.)
С инструкцией ознакомлен(а): (Ф. И.О. работника)
Секретарь учебной части
Должностные обязанности. Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.
Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность; положения и инструкции по ведению делопроизводства; структуру образовательного учреждения, его кадрового состава; правила эксплуатации оргтехники; правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером; правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами; технологию создания, обработки, передачи и хранения документов; правила деловой переписки; государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов; основы этики и эстетики; правила делового общения; правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения; правила по охране труда и пожарной безопасности.
Требования квалификации. Среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.
Комментарии к должности
Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Секретарь учебной части» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция секретаря учебной части, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).
При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.
Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту).