что делает секретарь машинистка
Должностная инструкция секретаря-машинистки
Открыть в формате WORD 
1. Секретарь-машинистка относится к категории технических исполнителей.
3. Назначение на должность секретаря-машинистки и освобождение от нее производится приказом
директора предприятия по представлению
4. Секретарь-машинистка должна знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства.
4.2. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
4.4. Правила орфографии и пунктуации.
4.5. Порядок расположения материала при печатании различных документов.
4.6. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
4.7. Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов.
4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.11. Основы организации труда.
4.12. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
4.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.14. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. Секретарь-машинистк подчиняется непосредственно руководителю
структурного подразделения организации)
6. На время отсутствия секретаря-машинистки (болезнь, отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя.
4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.
5. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
8. Печатает по указанию руководителя различные материалы.
9. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
10. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
11. Принимает документы на подпись руководителю.
12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
14. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Секретарь-машинистка имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.Секретарь-машинистка имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.
Секретарь-машинистка несет ответственность:
Должностная инструкция разработана в соответствии с
Должностная инструкция секретаря машинистки
1. относится к категории технических исполнителей.
3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства.
4.2. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
4.4. Правила орфографии и пунктуации.
4.5. Порядок расположения материала при печатании различных документов.
4.6. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
4.7. Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов. Умение заменить картридж для принтера canon.
4.8. Правила пользования устройствами.
4.9. Стандарты унифицированной системы документации.
4.11. Основы организации труда.
4.12. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
4.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.14. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. подчиняется непосредственно руководителю (предприятия; структурного подразделения организации)
6. На время отсутствия (болезнь, отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя.
4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.
5. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
7. Передает и принимает информацию по устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
8. Печатает по указанию руководителя различные материалы.
9. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
10. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
11. Принимает документы на подпись руководителю.
12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
14. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей. имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция по специальности «Секретарь-машинистка»
Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря-машинистки бесплатно. Должностные обязанности секретаря-машинистки
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
утверждать должностную инструкцию)
1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря-машинистки _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. Секретарь-машинистка в своей работе подчиняется _______________
предприятия, руководителю структурного подразделения предприятия, иному
1.3. На должность секретаря-машинистки принимается лицо с высшим начальным профессиональным образованием или средним (полным) общим образованием и подготовкой по специальной программе (требований к стажу работы нет).
1.4. Секретарь-машинистка обязана знать:
— инструкции, положения и прочие нормативные
документы и руководящие материалы по ведению делопроизводства;
— правила пунктуации и орфографии;
— руководящий состав и структуру предприятия, а также его подразделений;
— правила печатания деловых писем с применением типовых форм;
— порядок расположения материала при печатании документов;
— правила эксплуатации диктофонов, пишущих машин, магнитофонов;
— основы организации труда на предприятиях;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
— правила трудового распорядка на предприятии.
1.5. В своей работе секретарь-машинистка руководствуется:
— нормативной документацией по профилю работы;
— методическими материалами, которые касаются выполняемой работы;
— правилами трудового распорядка на предприятии;
— распоряжениями и приказами руководителя предприятия;
— данной должностной инструкцией.
1.6. В период отсутствия секретаря-машинистки (болезнь, командировка, отпуск и пр.)
ее обязанности возлагаются на ее заместителя, назначаемого в установленном
порядке и несущего ответственность за своевременное и должное
исполнение возложенных на него обязанностей.
Секретарь-машинистка выполняет следующие функции:
2.3. Организация приема посетителей.
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию
работы руководителя предприятия и структурных подразделений.
2.2. Ведение делопроизводства.
3. Должностные обязанности
3.1. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или
3.2. Выполнять технические функции по обслуживанию и обеспечению
работы руководителя предприятия или его подразделений.
3.3.Вызывать работников по поручению руководителя предприятия.
которые проводятся руководителем, оповещение участников о времени, месте, проведения, вопросах повестки дня совещания (заседания), их
регистрация, сбор необходимых материалов, ведение и оформление протоколов.
3.5. Обеспечивать рабочее место руководителя средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
3.6. Принимать и передавать телефонограммы, организовывать телефонные переговоры руководителя, записывать в его отсутствие принятые сообщения
и доводить до его сведения их содержание.
3.7. Создавать условия, которые способствуют эффективной работе руководителя.
3.8. Передавать и принимать информацию посредством приемно-переговорных
устройств (факс, телефон, телефакс и пр.).
3.9. Печатать по указанию руководителя необходимые материалы.
3.10. Принимать корреспонденцию, которая поступает на имя руководителя, вести делопроизводство, осуществлять систематизацию поступающей корреспонденции в
Установленном порядке и передавать после ее
рассмотрения руководителем конкретным исполнителям или в подразделения
для использования в работе, либо подготовки ответа.
3.11. Обеспечивать оперативность рассмотрения предложений и просьб работников.
3.12. Держать под контролем сроки выполнения сотрудниками поручений
3.13. Принимать документы для подписи руководителя.
3.14.Организовывать прием посетителей.
3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивать их сохранность и своевременно сдавать в архив.
3.16. Копировать документы на ксероксе.
3.17. Готовить документы для тиражирования на множительной технике,
Секретарь-машинистка имеет вправе:
4.1. Вносить на рассмотрение руководства свои предложения касающиеся усовершенствования работы, связанной с обязанностями, которые предусмотрены
4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
которые касаются ее деятельности.
4.3. Требовать от руководства предприятия помощи в
выполнении своих должностных прав и обязанностей.
4.4. Получать от специалистов и руководителей структурных подразделений
документы и необходимую для выполнения своих
должностных обязанностей информацию.
Секретарь-машинистка несет ответственна:
5.1. За недолжное выполнение или невыполнение своих должностных
обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения в определенных уголовным, административным и
гражданским законодательством РФ рамках.
5.3. За нанесение материального ущерба в определенных
трудовым, гражданским и уголовным законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
Как я работала секретарем-машинисткой
Дело было в начале 90-х. Я еще училась в школе, и в 9 классе мне посчастливилось выиграть дикий конкурс в учебно-производительном комплексе (УПК) на курсы секретарей-машинисток. Девочек желающих было очень много, с нескольких школ нашего квартала, все желали быстро и грамотно печатать или даже печатать вслепую, т.к. это в дальнейшем очень пригодится. И мне и правда это очень пригодилось и впоследствии и до сих пор.
Помимо печатания на довольно тяжелой клавиатуре, приходилось постоянно дергать вон за тот металлический рычажок слева, чтобы двигать ролик с бумагой. Для слепого метода печатания, когда не смотришь на клавиатуру во время печатания, вначале положение букв на клавиатуре учили на бумаге на схеме.
А потом уже перешли непосредственно к машинкам. Печатать надо было всеми руками и всеми пальцами. Тяжелее всего было мизинцем, т.к. пробивать им эту железобетонную клавиатуру очень тяжело. И я до сих пор мизинцем печатаю крайне редко. Так и не научилась. А сейчас переучиваться уже лень ))
Все буквы изначально были маленькими, чтобы сделать заглавную букву, нужно было нажать либо левую либо правую клавишу верхнего регистра (вон те кнопочки без знаков справа и слева, рядом с буквами «Ё» и «Я»). Тогда валик приподнимался с бумагой и печаталась большая буква. Естественно, по логике вещей на эту клавишу надо было нажимать мизинцем. Но она, сцука, очень упругая была. Поэтому я нажимала ее указательным пальцем.
Пробельную клавишу надо было нажимать большим пальцем. Этому я научилась ))
Ну и, конечно, при печатании пальцы должны быть собраны. Не так, как на картинке.
Вот так должно быть правильно:
Вначале, естественно, было много ошибок, особенно когда печатали вслепую. Исправлять, как на компьютере, тоже, сами понимаете, невозможно было. Ошибки либо замазывали специальной замазкой (она и сейчас продается).
Еще учили ведению делопроизводства. Но, как потом оказалось на практике, правила делопроизводства в каждом заведении свои, а иногда их вообще никто не соблюдает. Все нередко зависит от серьезности заведения и дотошности начальника канцелярии. Но тогда, при обучении, мне это казалось какой-то почти китайской грамотой: количество интервалов от того или иного реквизита, высота букв, поля и т.п.
Когда впоследствии уже стала печатать на электрической машинке, поначалу ошибки случались из-за того, что, наоборот, клавиатура была слишком мягкая. Я-то привыкла бить по механической клавиатуре со всей дури. Так сначала и шлепала на электрической машинке, а от длительного давления одна буква могла напечататься несколько раз. А надо было всего лишь легко коснуться и вот тебе пожалуйста, красуется буковка на листочке. В общем, космос.
И вот, после двухгодичного обучения и фактически к моменту окончания школы, мы сдавали экзамены и нам выдали удостоверение о прохождении курсов секретарей-машинисток. До сих пор оно у меня где-то валяется. Так что после окончания школы, я была практически дипломированной секретарем машинисткой.
После школы так сложилось, что мне пришлось какое-то время поработать секретарем в ректорате одного из вузов. Кто-то мне говорил, что ты туда, мол, по блату попала. Ничего подобного. Пошла на биржу труда, показала удостоверение, сказала, что могу работать секретарем-машинисткой. Они меня и направили в этот вуз. Зарплата была мизерная, особенно в свете той галопирующей инфляции, которая была в начале 90-х. Поэтому желающих туда идти практически не было. Я пришла в вуз с этим направлением, ничтоже сумняшеся, сразу пошла к ректору. Простая была, как три рубля. Он, на удивление, меня принял и лично отвел в канцелярию. Благо она была на одном этаже в нескольких шагах от кабинета ректора.
Вначале, в первый день, меня оставили в канцелярии работать. Я должна была там записывать в какой-то журнал номера документов. Никто толком не объяснил что это за журнал и зачем он нужен. Уже не помню что и как я туда внесла. Не удивлюсь, что накосячила. Но претензий мне после вроде как никто не предъявлял. И еще надо было отвечать на звонки. Какая-то тетка с другого города звонит, спрашивает дошло ли ее письмо, и какой у него входящий номер. Я ей говорю, что пока не знаю дошло ли это письмо. А она говорит, посмотрите в журнале входящей корреспонденции. А я возьми, да и ляпни, что у нас нет журналов входящей корреспонденции (мне ж никто не объяснял, что это как раз тот журнал, куда я те самые цифирки записывала). Какой она хай подняла, стала возмущаться, что у нас в вузе полный бардак, не ведется журнал входящей корреспонденции и т.п. Конечно же, журналы у нас велись, только я еще не знала всех этих процедурных моментов. Про такие журналы нам на курсах или не рассказывали или рассказывали очень вскользь, без практики.
Потом на следующий день мне сказали, что я буду сидеть секретарем в приемной ректора. В приемной была я (секретарь) и помощник ректора (махровая тетка пенсионного возраста). Она меня убеждала, что в молодости была ужасно красива, похожа на Софи Лорен. Но я как ни присматривалась, даже отдаленного сходства не находила. В обязанности этой тетки входило приносить, уносить чай, кофе. Мне такая важная работа почти не доверялась. Ну, и иногда ей нужно было разъяснять посетителям что делать и куда пойти, чтобы получить нужную бумажку. Это я тоже могла сделать. А еще она помнила все телефоны в вузе и всех людей, которые занимали мало мальски руководящие должности. Наверное, это было ее самое ценное качество в докомпьютерную эпоху.
В мои обязанности входило вовремя приходить на работу, т.к. с транспортом в те времена была беда и народ постоянно опаздывал. Как впоследствии оказалось, это было мое самое ценное качество. Еще мне надо было отвечать на звонки, соединять с ректором, брать документы на подпись, записывать в свой личный журнальчик что когда пришло и куда оно ушло. Мне объяснили, что после подписи я должна была документы в ячейки в канцелярии раскладывать по отделам. Но так как мне было скучно весь день сидеть в приемной, я любила разносить бумажки по отделам сама. Всегда с удовольствием заходила к нашему главбуху. Она ко мне хорошо относилась. Ей поставили телефон, а он очень смешно звенел. И она всегда на телефонный звонок говорила: «Ути пути, мой маленький».
У меня также хранилась гербовая печать и я должна была ее ставить на документах. Это сейчас такие аппараты классные с печатями: нажал и все готов, отпечаталось как надо. Тогда была обычная деревянная клюшка, ее нужно было хорошо давить на бумагу. А если плохо придавишь, то это не есть хорошо, особенно на финансовых документах. Банк может не принять их, если текст от отпечатка читается не полностью. Думаю, бухгалтеры меня поймут. Я научилась так ставить печати, что любо-дорого было посмотреть. До сих пор технику помню ))
Еще у нас был свой сумасшедший. Он в мою бытность работы в приемной, пару раз приходил, что-то вещал, какой-то красный напиток разлил на ковер. Говорят, что он периодически, уже на протяжении нескольких лет так захаживал в приемную. Но к нему относились спокойно, он был не агрессивный. Если не изменяет память, мы просили местных мужчин, чтобы они вывели его из кабинета.
Как-то я отправила именитого ученого не туда. Хотя, на самом деле, все туда. Но он был до такой степени оскорблен, что я его не отвела за руку и лично не представила нужному человеку, что пожаловался лично ректору. Мне потом ректор высказал, что как я посмела так с этим великим, семи пядей во лбу ученым обращаться. Чтобы я вообще больше никого никуда не перенаправляла по этому вопросу ибо это не мое секретаршье дело.
Но если по существу работы, то она никогда не была такой, как у героини Лии Ахеджаковой. Я никогда не была эдакой разбитной секретаршей, которая советовала руководству, как жить и во что одеваться. Да меня бы и никто не стал слушать. Если честно, я не припомню таких секретарш в бытность работы уже нормальным специалистом. Посетители, ректор и проректоры смотрели на меня как на обслуживающий персонал, практически не общались на нерабочие темы. Самой работы было мало. Нередко было очень скучно. И зачастую мне нужно было просто присутствовать в приемной. Я там даже не должна была печатать на машинке, все отдавалось в машинное бюро. Я стала почитывать на рабочем месте книжки. Мне сделали замечание, что такое делать секретарю не подобает. Это сейчас секретари могут незаметно для руководства в Интернете лазать или даже не компе книжки читать, а тогда такого не было. Поэтому я стала просить в машинном бюро документы для печатания. Уж это у меня получалось хорошо. Они мне отдавали их с удовольствием ))
Потом еще была проблема пообедать. Нет, рабочий график соблюдался, меня никогда не задерживали, даже отпускали на час раньше, т.к. я была несовершеннолетней. Вот тут с тоской вспоминаешь советский КЗоТ и как его соблюдали до окончательного перехода к дикому рынку. Но столовки в вузе не было. Была какая-то кафешка. Но в ней были только какие-то непонятные пирожные. В общем, не еда. На работе из плошек мне было есть неудобно. Поэтому держалась от домашнего завтрака до домашнего ужина. Даже чай не пила. Такое там не было принято. Сама удивляюсь, как я такой режим спокойно выдержала. Поесть-то я люблю.