что делает кассир в бухгалтерии
Должностные обязанности бухгалтера-кассира
Автор: Екатерина Соловьева Бухгалтер-консультант
Должностные обязанности бухгалтера-кассира
Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант
Многое из того, чем сейчас занимается почти каждый бухгалтер-кассир, уже давно и безнадежно устарело. Одним лишь обновлением должностной инструкции (далее – ДИ) эту проблему не исправить. Нужны инновационные решения.
Что должен знать бухгалтер-кассир?
Работать бухгалтером-кассиром не сможет даже очень опытный кассир-администратор без профильного высшего образования и опыта работы в бухгалтерии, даже если он отлично знает, как:
Помимо этих и других знаний, используемых обычным кассиром, бухгалтер-кассир обязан знать:
Знания должны быть закреплены практикой – работой в бухгалтерии длительностью не менее:
Впрочем, если компания не применяет профессиональные стандарты, то требования могут быть смягчены. Однако именно мы не рекомендуем этого делать, так как штрафы за нарушения могут быть огромными.
Функции и обязанности бухгалтера-кассира на предприятии
Функционал бухгалтера-кассира раскрывает его задачи в общем виде и необходим для дальнейшей разработки и конкретизации должностных обязанностей.
Например, в трудовом договоре с бухгалтером-кассиром его функционал может быть отражен так: «Работник принят для выполнения трудовых обязанностей в должности старшего бухгалтера-кассира».
Этого достаточно, если учесть, что трудовая функция (ст. 15, 57 ТК РФ) определена, как работа по соответствующей специальности (должности) согласно штатному расписанию.
Если за бухгалтером закреплен конкретный участок работы, то в договор вносят более конкретную формулировку, например: «Работнику поручена работа с банк-клиентом».
Собственно, бухгалтером-кассиром в случае работы только с безналом должность именуют обычно только в торговле – сфере деятельности, где потребность в бухгалтерах-кассирах априори высока.
В трудовом договоре можно прописать не только функционал, но и должностные обязанности по конкретной должности, но разумнее всего:
Внесение изменений в ДИ, как правило, не влечет необходимости изменять обязательные условия трудового договора.
Когда необходим пересмотр должностных обязанностей
В изменении должностных обязанностей все чаще возникает необходимость из-за внедрения инновационных технологий. Например, именно инновации позволили нашей компании брать участок «Касса» дополнительно на аутсорсинг у наших клиентов – крупных розничных торговых сетей. В обязанности наших специалистов, по сути заменивших собой бухгалтеров-кассиров клиента, входит:
Такие не совсем типичные должностные обязанности появились благодаря тому, что наши IT-специалисты внедрили автомодули:
Кроме того, мы создали электронный архив для сохранения кассовых документов в заданном каталоге.
Права бухгалтера по кассовым операциям
Участок «Касса» – это не только наличная выручка, но и многое другое, в частности:
В зависимости от деятельности компании перечень прав бухгалтера по кассовым операциям может быть различен, но он всегда сопряжен с возложенными обязанностям.
Например, если бухгалтер-кассир ведет расчеты с подотчетными лицами (выступает как совмещающий должность), то он вправе направлять работникам в письменном виде требования:
Если компания не перешла на полностью безналичный оборот или выручку не всегда снимают инкассаторы, то право бухгалтера – потребовать у руководства оборудовать помещение кассы в соответствии с требованиями законодательства о работе с наличностью. Впрочем, бухгалтеры-кассиры предпочитают реализовывать свои права исключительно через главного бухгалтера.
Ответственность бухгалтера по кассе
Если участок «Касса» предусматривает работу с наличностью, то с бухгалтером заключают договор о полной материальной ответственности. Также он несет ответственность за выдачу денег без соответствующих доверенностей на представителей:
Однако если выручку забирают в банк инкассаторы, а все остальные операции переведены исключительно в безналичную форму, то круг ответственности может быть иным. Например, наши сотрудники несут ответственность за то, чтобы все кассовые документы были:
И самое главное – электронные технологии практически исключают любой сговор на участке «Касса» и любые «схемы» с неучтенной выручкой.
Должностная инструкция бухгалтера-кассира – образец
Моменты, которые необходимо отразить в ДИ бухгалтера-кассира, зависят от того, применяет или нет ваша компания профессиональные стандарты.
Представленный ниже образец ДИ сформирован:
Таким образом, вне зависимости от того, по какому принципу вы сформируете ДИ, даже ее скрупулезное применение бухгалтером-кассиром не позволит уменьшить:
Таким образом, имеет смысл пересмотреть приоритеты и здраво оценить, так ли необходимо тратить время на составление идеальных должностных инструкций, пытаясь предусмотреть все на свете. Возможно, будет гораздо проще сразу передать кассовые операции на аутсорсинг.
Назначение должностной инструкции
Должностная инструкция представляет собой документ, в котором в отношении каждой конкретной должности описываются:
Этот документ не входит в число обязательных для разработки на предприятии, но весьма желателен в первую очередь для самого юрлица, поскольку позволяет достичь нескольких целей:
Должностную инструкцию разрабатывает, как правило, руководитель того подразделения, к которому относится конкретная должность, поскольку именно руководитель подразделения отвечает за организацию работы в нем и распределение функций между сотрудниками.
Утверждает инструкцию руководитель юрлица. Перед утверждением, если это установлено принятой схемой документооборота, она может дополнительно согласовываться, например с юридической, кадровой службой.
Особенности должности бухгалтера-кассира
Наличие должности бухгалтера-кассира характерно для крупных предприятий с бухгалтерией из нескольких человек.
Основные обязанности бухгалтера-кассира — работа с наличными деньгами:
Соответственно, бухгалтер-кассир как кассир должен знать:
О том, какими способами можно оформлять кассовую книгу с применением компьютера, читайте в статье «Порядок ведения кассовой книги в электронном виде».
Чтобы вести учетные операции по своему участку, бухгалтер-кассир должен также знать:
О том, какие проводки чаще всего используют для отражения операций по кассе, вы узнаете из статьи «Бухгалтерские проводки по кассовым операциям».
Кроме того, на бухгалтера-кассира могут возлагаться какие-либо дополнительные обязанности, например вытекающие из его функций, связанных с взаимодействием с банком, или сопутствующие его поездкам.
Если обязанности кассира не являются для выполняющего их бухгалтера основными, они войдут в его должностную инструкцию составной частью. Но в любом случае с бухгалтером, выполняющим функции кассира, необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.
Оформление трудовых договоров является одним из важнейших элементов соблюдения трудового законодательства. Получите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и проверьте, все ли нюансы трудового договора с бухгалтером-кассиром у вас учтены.
Форма и образец должностной инструкции
Определенной формы должностная инструкция не имеет. Каждая организация оформляет ее в порядке, установленном ею самостоятельно. Обязательными условиями для этого документа являются:
Копию инструкции рекомендуется выдавать каждому работнику, который с ней ознакомлен.
Содержание инструкции, как правило, формируется в следующей последовательности:
Образец должностной инструкции бухгалтера-кассира можно увидеть на нашем сайте.
Итоги
Оформление должностной инструкции позволяет со всей определенностью очертить круг обязанностей по конкретной должности. А это, в свою очередь, дает возможность правильно распределить работу в подразделении и контролировать выполнение работником возложенных на него функций.
Должностная инструкция бухгалтера-кассира
Должностная инструкция бухгалтера-кассира предназначается для формализации основных аспектов рабочего процесса сотрудника, нанимаемого на обозначенную должность. В документе перечисляется весь спектр факторов, определяющих готовность специалиста к эффективному выполнению его должностных обязанностей. По этой причине, хотя необходимость инструкции официально не закреплена в законодательстве, данный документ включается в состав стандартного перечня трудовой документации организации.
Образец должностной инструкции бухгалтера-кассира
1. Общие положения
Лицо, претендующее на данную должность, должно соответствовать следующим требованиям:
Бухгалтер-кассир обязан разбираться в следующих вопросах:
2. Функции
3. Ответственность
Бухгалтер-кассир может быть привлечен к ответственности в следующих случаях:
4. Права
Бухгалтер-кассир обладает следующим набором прав:
5. Условия труда
Зачем составляется инструкция?
Должностная инструкция входит в число документов, регулирующих трудовые отношения внутри фирмы. Инструкцию составляют с целью:
И для специалиста, и для его нанимателя документ служит не только для выстраивания рабочих отношений, но и как средство профилактики внутренних конфликтов на предприятии.
Принципы написания должностной инструкции
В действующем законодательстве нет установленных требований по составлению должностных инструкций. Такая ситуация дает простор для работодателей по составлению разделов документа исходя из своих нужд. На практике работодатели используют типовые инструкции, дорабатывая их в соответствии с особенностями деятельности компании. В инструкцию включают 4 базовых раздела, конкретизирующих основные направления работы специалиста:
Крупные работодатели могут добавлять к этим разделам и дополнительные, когда требуется более четко прописать какие-то моменты. Так, в некоторых инструкциях отдельно добавляют разделы про условия работы, должностные связи, требования к квалификации и условия для оценки качества специалиста.
Требования к сотрудникам можно прописывать, опираясь на соответствующий профессиональный стандарт, порядок применения которого определен в статье 195.3 ТК. Также статья 57 ТК прямо гласит, что требования к квалификации сотрудников должны определяться на основе соответствующего профстандарта. Но такое требование предъявляется только к тем работам, где сотрудникам предоставляют специальные льготы и компенсации, либо на них накладывают ограничения. В противном случае работодатель может самостоятельно прописывать требования к сотрудникам.
Общий раздел
Базовый раздел, посвященный описанию основных аспектов рабочего взаимодействия. Здесь прописывают требования к квалификации кандидата, ожидаемые от него навыки, кто его замещает на время отсутствия и тому подобные моменты. Основным в разделе является список навыков, которые требуются от специалиста. Данные навыки должны соответствовать его рабочим обязанностям.
В небольших организациях обязанности кассира может выполнять штатный бухгалтер. Для этого со специалистом заключается соответствующий договор, по которому за дополнительную плату бухгалтер берет на себя и функции кассира.
Функции
Здесь дается краткое описание работ, которые закреплены за специалистом. Важно не перегружать специалиста второстепенными обязанностями, что может создать помехи для него в выполнении основных функций.
Ответственность
В разделе в общем виде дается перечень оснований для привлечения работника к ответственности. Конкретные виды наказаний тут не описывают, поскольку степень вины определяется лишь в ходе соответствующих разбирательств.
Права
Раздел дает перечень прав специалиста. Эти права стандартны, но работодателем могут добавляться дополнительные возможности для бухгалтера-кассира. Так, можно делегировать ему право привлекать других работников фирмы для решения своих задач.
Условия работы
Один из тех разделов, которые включаются в инструкцию по желанию нанимателя. Его отдельное включение имеет смысл, если наниматель предоставляет дополнительные льготы, такие как оплата обучения или предоставление фирменной спецодежды.
После написания документа его содержание должно быть согласовано с руководством компании. Далее ДИ распечатывается на фирменном бланке. На заключительном этапе ставятся подписи. Подписывают должностную инструкцию сам нанимаемый специалист, директор фирмы, а также, в случае необходимости, иные лица, с которыми согласовывалось назначение. Печать фирмы в ДИ можно не ставить.
Организация работы кассы в бухгалтерском учете (нюансы)
Касса и бухучет — каковы правила отражения?
В бухгалтерском учете операции по кассе отражаются при помощи бухсчета 50. Кассовыми операциями считаются все действия, производимые с наличностью и денежными документами в компании и у любого предпринимателя.
Бухсчет 50 является активным, по его дебету отражается поступление активов, а по кредиту — выбытие. В зависимости от типа хозоперации счет 50 может корреспондировать со многими бухсчетами.
Так, например, оприходование наличности (снятие с банковского счета) в кассе предприятия отражается следующим образом: Дт 50 Кт 51. И наоборот, сдача наличности в банк из кассы предприятия — Дт 51 Кт 50.
Поступление наличности от покупателя в оплату товаров/услуг отражается так: Дт 50 Кт 62. Расчет наличными с поставщиком оформляется проводкой Дт 60 Кт 50. При этом надо соблюдать лимиты при расчетах наличными средствами между юридическими лицами, установленные Банком России в п. 4 указания от 09.12.2019 № 5348-У.
Поступление в кассу кредитных средств — Дт 50 Кт 66 (67), погашение кредита путем внесения наличности из кассы — Дт 66 (67) Кт 50.
Выплата зарплаты сотрудникам из кассы — Дт 70 Кт 50, а расчет наличными с учредителями путем выплаты дивидендов — Дт 75 Кт 50. Выдача наличности в подотчет отражается проводкой Дт 71 Кт 50, а возврат в кассу из подотчета остатка неизрасходованной суммы отражается так: Дт 50 Кт 71.
Продажа основных средств за наличные оформляется проводкой Дт 50 Кт 62, оприходование выручки от розничной продажи в кассу — Дт 50 Кт 90.
Подробности по ведению кассовых операций в компаниях содержатся в указании БР от 11.03.2014 № 3210-У (далее по тексту — Указание).
Лимит остатка
В соответствии с п. 2 Указания любое предприятие, планирующее осуществлять кассовые операции, должно установить лимит денежных средств для хранения в специально установленном руководством месте (кассе).
Лимит остатка в кассе денежных средств выводится на конец рабочего дня путем подбития итога в кассовой книге. При этом ИП и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать в своих кассах лимиты.
О кассовой дисциплине предпринимателей читайте в статье «Какие особенности кассовой дисциплины для ИП?».
Для определения максимально допустимого остатка наличности в кассе (лимита — Лим) используются данные о виде деятельности компании, а также берется во внимание формула:
Выр — объем поступившей за расчетный период наличности, полученной от продажи товаров/продукции, выполнения работ/услуг;
РП — расчетный период, измеряемый в рабочих днях, на протяжении которого предприятие будет накапливать наличность (для юрлиц — не дольше 92 дней);
ДСб — периодичность сдачи денег в банк (например, если деньги сдаются раз в два дня, то показатель равняется 2).
Второй способ расчета лимита остатка кассы смотрите здесь.
Накопление денег в кассе сверх установленного лимита не допускается, кроме дней, когда производится выплата зарплаты и социальных платежей.
Для сдачи денег в банк либо инкассаторам для транспортировки в банковское учреждение на предприятии определяется особый представитель, в полномочия которого включены указанные обязанности. Такой представитель, как правило, получает полномочия после издания руководителем предприятия соответствующего приказа.
Для осуществления работы в кассе руководителем предприятия (или самим ИП) назначаются специальные ответственные работники — кассиры, в обязанности которых входит работа с наличностью и обеспечение исполнения всех установленных кассовых норм. С перечнем своих должностных обязанностей каждый кассир знакомится под роспись.
Как оформлять и отражать в бухгалтерском учете размен денег в кассе, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы сделать все правильно, получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Документальное оформление кассовых операций
При поступлении наличности используются кассовые ордера, заполняемые по ф. 0310001; при расходе — расходные ордера по ф. 0310002. При этом ИП могут не оформлять кассовые документы (ордера) и регистры (кассовую книгу), как упомянуто в пп. 4.1, 4.6 Указания.
Бланк приходного кассового ордера можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Бланк расходного кассового ордера также можно скачать бесплатно, по ссылке ниже
Оформление кассовых документов возлагается на главбуха, а также на бухгалтера, кассира, иное лицо (должностное или физлицо, которому доверено ведение бухучета), в обязанности которого входит ведение кассовых операций. Руководитель оформляет кассовые документы в том случае, если нет в штате (на рабочем месте) главбуха, кассира или другого уполномоченного на ведение кассовых операций лица (п. 4.2 Указания).
Документы по кассе подписывают главбух или уполномоченный бухгалтер и кассир, при их отсутствии — руководитель предприятия. У кассира должна быть своя печать с реквизитами, подтверждающими проведение операций по кассе, и образцы подписей уполномоченных на подписание кассовых документов должностных лиц.
Если в штате имеется старший кассир, то факт передачи/принятия им денег кассиру/от кассира отражается в книге учета денежных средств по ф. 0310005. Каждая запись по движению средств между старшим кассиром и кассирами подтверждается их подписями.
Под кассу отводится специальное место (помещение), в котором бы можно было обеспечить сохранность как денежных средств, так и кассовых документов.
В обязанности кассира входит не только подсчет поступающей в кассу наличности, но и проверка кассового документа на соответствие образцу, наличие достоверных подписей и точность указанной суммы. Кроме того, проверяется наличие перечисленной в ордере подтверждающей документации. Наличные принимаются путем пересчета, при этом лицо, вносящее денежные средства в кассу, должно наблюдать процесс подсчета.
Учет поступающей в кассу наличности ведется в кассовой книге, оформляемой по ф. 0310004. При этом каждая запись в данном регистре делается кассиром на основании каждого кассового ордера (ф. 0310001 и 0310002). Кассир должен вывести остаток в кассе денежных средств на конец каждого рабочего дня — итоговая запись делается в ф. 0310004 и заверяется его подписью. Если на протяжении дня операций по кассе не было, то и записи в книгу не делаются.
В конце своего рабочего дня кассир должен сверить все записи, сделанные в ф. 0310004, с имеющимися кассовыми документами, вывести остаток и проставить свою подпись. Также сверку должен провести и проставить свою подпись в книге главбух или ответственный бухгалтер.
Кассовые документы и регистры могут быть оформлены в бумажной или в электронной форме. При этом на бумажном носителе документы могут быть составлены при помощи машинописи или же заполнены от руки. Подписи на бумажных документах должны проставляться собственноручно.
В кассовые документы нельзя вносить исправления. В регистрах исправления допустимы, но необходимо, чтобы была проставлена дата исправления, а также инициалы и подпись сотрудника, вносящего исправления.
Для оформления кассовых документов и регистров в электронном формате используются специальные технические средства для обеспечения защиты записей от несанкционированных исправлений и искажений информации, а также для идентификации ответственного лица. После проставления на таких документах цифровой подписи их исправление уже недопустимо.
Итоги
Отражение операций по кассе в бухучете производится при помощи активного бухсчета 50. При этом поступление наличности (денежных документов) оформляется по его дебету, а выбытие — по кредиту.
Каждому предприятию и ИП требуется соблюдать кассовую дисциплину и правила, прописанные в Указании Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У. В данном нормативном документе также представлены образцы унифицированных форм, применение которых является обязательным для всех, кроме ИП (они освобождены от ведения кассовой книги и приходных, расходных ордеров).
Общая характеристика функций кассира
Кассир – сотрудник, который отвечает за действия с наличными деньгами, ценными бумагами и документами строгой отчетности (например, билетами). Законом «О применении контрольно-кассовой техники» от 22.05.2003 № 54-ФЗ расчеты наличными денежными средствами и пластиковыми картами отнесены к фискализируемым расчетам, при осуществлении которых обязательно применяется контрольно-кассовая техника.
На практике к обязанностям работника именно как кассира часто добавляются дополнительные функции, связанные с особенностями деятельности предприятия. Целесообразно при составлении должностной инструкции особо учитывать такие дополнения, а также предъявлять работнику соответствующие требования к образованию и опыту работы при трудоустройстве.
Образец должностной инструкции кассира можно скачать на нашем сайте в начале этой статьи.
Этот образец составлен для наиболее «стандартных» функций кассира в организации. Подчеркнутым цветным шрифтом выделены положения и обязанности, которые могут варьировать у конкретного работника и в конкретной организации в связи со спецификой деятельности.
ВАЖНО! Работа кассира относится к работам, по которым работодатель может заключить с работником индивидуальный договор о полной материальной ответственности. Перечень таких работ установлен постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85. Следует обратить внимание, что материальная ответственность устанавливается договором (соглашением), а не должностной инструкцией.
Должностная инструкция бухгалтера-кассира
Бухгалтер-кассир, помимо функций кассира, может выполнять еще и бухгалтерские обязанности в части:
Должностная инструкция администратора-кассира
Часто работа с выручкой бывает объединена с административными функциями. Например, администратор частной клиники, салона красоты или фитнес-клуба может как взаимодействовать с клиентурой и персоналом, так и принимать выручку за услуги.
В этом случае целесообразным будет дополнить должностную инструкцию такого работника отдельным разделом, посвященным административной работе. В том числе можно указать:
Это полезно знать! Отнесение работника к определенной категории персонала регулируется «Общероссийским классификатором профессий» (принят постановлением Госстандарта РФ 26.12.1994 № 367). Кассир по нему относится к категории служащих (код 3 4212). Однако при наделении кассира дополнительными обязанностями он будет перемещаться по категориям в зависимости от этих обязанностей. Так, бухгалтера-кассира нужно будет отнести к категории специалистов (код 2 2411), а администратора-кассира – к категории административного персонала (код 2 3431).
Каждый документ имеет свой срок хранения. Для должностных инструкций он может варьироваться в зависимости от их вида. Оформите пробный бесплатный доступ к КонсультантПлюс и узнайте, какие нюансы есть в хранении должностных инструкций.
Должностная инструкция старшего кассира
Работа старшего кассира тоже включает административные обязанности. В первую очередь это контрольные функции и функции делопроизводства. Должностная инструкция старшего кассира может быть дополнена следующими пунктами:
О порядке проведения обязательных инвентаризаций читайте в статье «Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью».
Итоги
Функции кассира часто выходят за рамки приема и сдачи наличных денег. Для обеспечения эффективной работы и предприятия, и работника необходимо формулировать эти дополнительные обязанности и включать их в должностную инструкцию.