что делает инспектор отдела кадров

Должностная инструкция инспектора по кадрам

Должностная инструкция инспектора по кадрам исполняет функцию дополнения к трудовому договору, где разъясняются его основные положения. Несмотря на то что в существующем законодательстве нет предписаний по обязательному составлению инструкции, она широко используется в деловой практике, трудовых разбирательствах и соответствующих судебных спорах. Стандартная инструкция состоит из четырех частей, которые работодатели могут дополнять по мере необходимости.

Образец должностной инструкции инспектора по кадрам

1. Основной раздел

2. Функции

Инспектор по кадрам отвечает за следующие вопросы:

3. Ответственность

Инспектор по кадрам привлекается к ответственности:

4. Права

Инспектор по кадрам обладает правами:

Основные моменты написания документа

Действующее законодательство не содержит указаний по параметрам создания должностных инструкций. В результате работодатели могут спокойно создавать документы, приспособленные для их потребностей. На практике они применяют переделки типовых инструкций, используя определенные стандарты делового документооборота. Данные стандарты касаются формы документа, его оформления и содержания. Так, структура инструкции включает 4 раздела, в которых закреплены основные параметры деятельности специалиста:

К этим частям можно добавить и ещё несколько, в которых описаны условия труда, параметры оценки сотрудника или требования к его квалификации. Эти разделы особо популярны у крупных работодателей, имеющих дело с многочисленными сотрудниками, выполняющими разнообразные операции.

По оформлению инструкции стандарты требуют применения к ней основных атрибутов делового документа: расшифровки подписей, наличия реквизитов организации и пр.

Основным требованием к содержанию инструкции является отсутствие в ней противоречий с трудовым договором и действующим законодательством.

Внимание! Работник имеет право получить копию инструкции в бумажной форме. Также ему может быть предоставлен доступ к ней в локальной сети. В этом случае необходимо предварительно удалить из неё все персональные данные.

Общие параметры

Здесь описываются основы деятельности сотрудника:

Особую роль играет список умений, которые должны обеспечивать выполнение функций, закрепленных в следующей части. В зависимости от особенностей работодателя, этот список может варьироваться в разных компаниях.

Внимание! Для ряда профессий в инструкциях могут использоваться подходящие профстандарты или квалификационный справочник профессий (ЕКС).

Функции

Данная часть наиболее сильно отличается по различным фирмам. В компаниях разных размеров, организационно-правовой формы, специализации даже одинаковые специалисты могут выполнять различные функции, в особенности — второстепенные. Основное ограничение — чтобы эти различия укладывались в пределы параметров трудового договора. Также не рекомендуется нагружать специалиста дополнительными функциями, поскольку такая нагрузка может отвлечь его от основной деятельности.

Ответственность

Здесь приводится описание основных ситуаций, когда сотрудник может понести наказание. Описание дается в общей форме, поскольку конкретные меры наказания могут быть определены лишь в ходе проведения административных разбирательств и юридических процедур.

Права

В разделе перечислены несколько основных прав сотрудника: на внесение предложений руководству, участие в собраниях сотрудников и пр. В зависимости от особенностей кадровой политики нанимателя можно добавить и дополнительные права. Например, на получение служебного автомобиля или на частичную компенсацию работодателем расходов на сотовую связь.

После первоначального составления инструкции её нужно показать юристу, сотруднику кадрового отдела и непосредственному руководителю работника. После того как эти специалисты утвердят её текст, инструкция направляется на утверждение к руководителю предприятия. Окончательным сигналом её вступления в силу является подписывание инструкции всеми причастными лицами: директором, самим сотрудником, а также иными менеджерами, если их подписи нужны по правилам корпоративного документооборота.

Источник

Инспектор по кадрам: обязанности и функции. Инспектор отдела кадров

В настоящее время, наверное, ни одна профессия не имеет такого спектра названий, как профессия кадровика. В Едином квалификационном справочнике можно отыскать семнадцать должностей, которые так или иначе связаны с кадровой работой. Такое обстоятельство заставляет задуматься об отличиях этих должностей друг от друга, о функциональной нагрузке каждой из них. Особенно актуально и остро звучит сегодня вопрос о том, что должен прописать для себя в должностной инструкции рядовой инспектор по кадрам. Обязанности этого сотрудника мы и постараемся рассмотреть максимально подробно.

Значение отдела кадров

Многие руководители организаций до сих пор считают, что назначение отдела кадров узконаправленное, связанное лишь с делопроизводством. Однако сегодня наша страна вслед за Западом встала на пусть трансформации кадровой службы в подразделение, занимающееся управлением трудовыми ресурсами, потому что именно кадровик – важнейшее звено между работником и работодателем.

В настоящее время специалист по кадрам – это в первую очередь управленец, то же самое можно сказать о такой должности, как инспектор по кадрам, обязанности которого сегодня зачастую включают не только обработку и ведение документации. Особенно это касается небольших компаний, где на плечи инспектора по кадрам могут возлагать ответственность за подбор персонала, его обучение и многие другие функции.

Численность кадровых работников

Наименования и количество подразделений службы по управлению персоналом зависит от размера предприятия, его традиций и специфики деятельности. При этом должны учитываться размеры организации, направление бизнеса, стратегические цели предприятия, стадия его развития, численность работников и приоритетные задачи в работе с персоналом.

Специалисты службы

Во главе отделов или служб персонала обычно стоит менеджер среднего звена: начальник службы, отдела, который подчиняется директору по персоналу. Отделы могут быть разбиты на более мелкие единицы – группы или секторы, возглавляемые руководителями, которые подчиняются начальникам служб.

На предприятиях среднего бизнеса (численность работников 100-1000 человек) устройство кадровой службы чаще всего предполагает наличие таких сотрудников:

Требования к кадровику

Конечно, все вышеперечисленные должности не способен совместить один единственный специалист – инспектор отдела кадров. Обязанности этого сотрудника в первую очередь связаны с кадровым делопроизводством. Поэтому при приеме на работу к потенциальному кандидату на данную должность предъявляются относительно невысокие профессиональные требования.

Квалификационный справочник информирует, что инспектор по кадрам обязан иметь среднее специальное образование (при этом не имеет значение его стаж работы) или же среднее образование (при этом требуется специальная подготовка и наличие профессионального стажа не менее трех лет).

Инспектор по кадрам: обязанности

Итак, функции данного специалиста следующие:

Подбор персонала

Обязанности инспектора отдела по кадрам зачастую включают подбор персонала на вакантные должности. Эта работа связана с размещением информации в различных источниках об имеющемся вакантном месте, в том числе сотрудничество по этому вопросу со службой занятости населения, назначением и проведением собеседований с разъяснением претенденту характера вакансии, условий труда и уровня заработной платы, определением общего уровня претендента на вакантную должность, его стажа и степени профессионализма.

Нередко должностные обязанности инспектора отдела кадров предполагают проведение конкурсных отборов среди специалистов, претендующих на свободное место. Кадровик разрабатывает мероприятия по подбору персонала и контролирует прохождение будущими сотрудниками испытаний, установленных при заключении с ними трудового договора.

Дополнительные функциональные обязанности инспектора по кадрам

Существуют некоторые дополнительные функции, которые чаще всего относят к кадровой работе. Какие же еще задачи должен решать инспектор отдела кадров? Обязанности могут включать:

Воинский учет

Многие работодатели считают, что функциональные обязанности инспектора отдела кадров включают воинский учет сотрудников предприятия. Согласно Постановлению Правительства РФ №719 от 27 ноября 2006 г. «Об утверждении Положения о воинском учете», число работников, осуществляющих данную деятельность, должно быть прямо пропорционально количеству сотрудников, подлежащих учету.

В частности, на предприятии, где на воинском учете состоит менее пятисот граждан, учет ведет один работник, исполняющий данные функции по совместительству. Таким образом, инспектор по кадрам в организации, где численность стоящих на воинском учете не превышает пятьсот человек, может заниматься воинским учетом, но только при условии внутреннего совместительства. А при большем количестве человек, подлежащих учету, для этих целей должна быть выделена отдельная штатная единица.

Работа кадровиков в условиях кризиса

В последний год руководство предприятий столкнулось с печальными обстоятельствами финансового кризиса, когда приходится уменьшать объемы производства товаров и услуг, снижать собственные издержки, в том числе за счет сокращения численности персонала. На этом фоне возрастает потребность кадровых работников в обладании качествами штатных психологов, которые вынуждены управлять эмоциональным фоном в коллективе и находить слова утешения, к примеру, вручая коллегам уведомления об их увольнении.

Роль кадровой службы повышается по мере возрастания значения человеческих ресурсов для достижения организацией финансового успеха. В связи с этим традиционные обязанности кадровиков не исчезают. В ведении кадровых служб остаются вопросы кадрового делопроизводства, оплаты труда, приема на работу и подготовки специалистов. Однако при этом отдел кадров является составным элементом грамотного руководства предприятием. Успехов в работе!

Источник

Должностная инструкция кадровика в 2021 году

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:

ВНИМАНИЕ!

1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее

Источник

Кадровик (HR-менеджер)

Кадровик (специалист отдела кадров, менеджер по персоналу или инспектор по кадрам) – это сотрудник компании, который занимается кадровым делопроизводством и несет ответственность за формирование кадровой политики предприятия.

Деятельность кадровика осуществляется в соответствии с требованиями законодательства, согласно Положению об отделе кадров непосредственно самой организации, ее уставом, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции.

Требования к инспектору по кадрам

В должностные обязанности менеджера по персоналу входит:

Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей;

Оформление трудовых книжек и их хранение;

Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных;

Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций;

Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Осуществление контроля за их соблюдением;

Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров;

Внесение изменений по данных о персонале в базу данных;

Отметим, что кадровик, несмотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации.

Это приказы, трудовые договоры, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т. д.

Задачи специалиста по кадрам

Согласно своим должностным обязанностям, инспектор по кадрам выполняет на предприятии следующие задачи:

Осуществляет подбор персонала;

Оформляет документацию при приеме или увольнении специалистов предприятия, переводе их на другие штатные единицы в соответствии с Трудовым Кодексом РФ и приказом руководителей;

Оформляет трудовые книжки и трудовые договоры;

Ведет учет трудовых книжек;

Управляет механизмом поощрения и наказания;

Собирает данные для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации;

Ведет личные дела сотрудников, осуществляет сбор персональной информации;

Оформляет графики отпусков;

Выдает справки, касающиеся трудовой деятельности работников предприятия;

Осуществляет контроль за тем, как соблюдается трудовая дисциплина и правила трудового распорядка сотрудниками предприятия;

Ведет документацию для архива.

Должностная инструкция кадровика

Кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основании приказа генерального директора организации.

Кадровик должен знать следующее:

Действующее трудовое законодательство;

Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее;

Правовые и законодательные документы, касающиеся:

— процесса ведения и управления личными делами сотрудников;

— оформления пенсий, ведения трудовых книжек;

— заключения трудовых договоров;

Правила ведения персональных данных работников;

Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций;

Правила работы с кадрами и подготовки необходимой отчетности.

Права специалиста отдела кадров

Кадровик имеет следующие права:

Иметь доступ к информации, которая необходима для исполнения его трудовых обязанностей;

Знакомиться с существующей документацией и решениями руководителей компании, касающихся непосредственно его деятельности;

Получать в полной мере качественную техническую и информационную поддержку для исполнения своих должностных обязанностей;

Выдвигать предложения по улучшению работы и условий, непосредственной связанных с исполнением его деятельности.

Необходимые умения и навыки кадровика

Специалист кадровой службы должен иметь хорошие знания в делопроизводстве, управлении, социологии, юриспруденции и психологии. Он должен прекрасно ориентироваться в современных методах оценки персонала.

Кадровик должен быть доброжелательным и коммуникабельным, иметь развитую интуицию, ведь он работает с людьми. Желательны умения работать в команде, организаторские способности, стремление к постоянному самосовершенствованию.

Ответственность специалиста отдела кадров

Кадровик несет ответственность в соответствии с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей в случае:

Нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины;

Невыполнения или некачественного выполнения своих непосредственных обязанностей;

Нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.

Кроме этого инспектор по кадрам может быть привлечен к ответственности за отсутствие:

Оформленных договоров с сотрудниками;

Документации по охране трудовой деятельности;

Составленного графика отпусков.

Плюсы профессии кадровика

К положительным моментам можно отнести:

Возможность карьерного роста и высокой заработной платы;

Стабильный социальный пакет, включающий в себя все необходимые выплаты;

Режим труда. В редких случаях могут возникнуть переработки. В основном, это стандартный график с фиксированными привычными выходными (субботой и воскресением), а так же нерабочими днями в государственные праздники. Чаще всего работа с 9:00 до 18:00, включающая в себя перерыв на обед;

Чтобы устроиться на работу кадровиком, не нужно получать какое-то дополнительное образование. Работать в отделе кадров может человек, получивший педагогическое, юридическое или экономическое образование;

Бумажная работа без особой подвижности. Работа не требует особых физических нагрузок. Это обычная работа в комфортном кабинете, в офисе с документацией, составление приказов, протоколов и служебных записок.

Минусы профессии кадровика

К негативным моментам следует отнести:

Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации;

Необходимы специальные знания, которые касаются многих сфер. Это юриспруденция, поскольку без знания законов невозможно составить приказ, правильно уволить сотрудника или перевести его на другую должность. Все документы должны соответствовать требованиям законодательства, которое постоянно меняется. Кроме того специалист отдела кадров должен хорошо знать основы социологии и психологии людей, поскольку работает с персоналом и совершает набор кадров. Также важны знания методов работы с персоналом;

Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью;

Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией;

Если на предприятии происходит проверка по соблюдению трудового законодательства и составлен протокол о выявленных нарушениях, административные штрафы будут возложены как на предприятие в целом, так и персонально на инспектора по кадрам. Суммы чаще всего бывают большие, потому очень важно, чтобы в своей работе кадровик смог сотрудничать и с юридическим отделом и бухгалтерией, чтобы не допускать правонарушений;

Итоги

Профессия кадровика — значима и важна в деятельности любой компании.

Инспектор по кадрам занимается не только подбором персонала для предприятия, но и ведет большой объем документации.

В основном работа специалиста по кадрам связана с ведением архива, личных дел работников организации, документальным оформлением приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников компании, воинским учетом, оформлением пенсий, отпусков и графиков.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Источник