чем регламентировано наличие штатного расписания
Чем регламентировано наличие штатного расписания
Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
Штатное расписание: спорный статус документа
Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 предупредил: прием работника на должность, не предусмотренную штатным расписанием, может повлечь административную ответственность. Мы попытались разобраться, каков же статус этого документа.
В Трудовом кодексе (ст. 15, 57) штатное расписание упоминается лишь при определении трудовой функции. Под ней понимается:
а) работа по
— должности в соответствии со штатным расписанием,
— профессии,
— специальности
с указанием квалификации;
б) конкретный вид поручаемой работнику работы.
В контексте такого применения штатное расписание можно определить как перечень должностей с указанием их численности, установленный в организации.
Что такое «должность»?
Как видно, законодатель связывает трудовую функцию не только с должностью, но и с профессией, специальностью и т.д. Однако штатному расписанию должны соответствовать исключительно должности. Получается, что профессии и специальности в штатном расписании не отражаются? Это настораживает. Разберемся, что же такое «должность».
Ответ мы обнаружим в статье 16 Трудового кодекса. Из нее следует, что должности должны быть предусмотрены нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, либо уставом (положением) организации. Причем работник может занимать должность в результате:
С точки зрения суда штатное расписание не является локальным нормативным актом. Следовательно, оно не может быть оспорено (апелляционное определение Иркутского областного суда от 08.05.2013 по делу № 33-3491/13).
Так, должности гражданской службы утверждаются федеральным законом или указом Президента РФ, а также нормативными актами субъектов РФ (ст. 8 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе в Российской Федерации»). Должности муниципальной службы устанавливаются муниципальными правовыми актами в соответствии с реестром должностей, утверждаемым законом субъекта РФ (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).
У рабочих – профессии, у служащих – должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).
Порядок назначения на должность руководителя унитарного предприятия определяет его устав (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»).
Так что должность – это статус, определенный нормативными или учредительными документами.
Штатное расписание – это план комплектования кадрового состава.
Между тем Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 утверждает, что в соответствии со штатным расписанием организации указывается не только наименование не только должности, но и профессии, а также специальности. Как видно, чиновники расширено трактуют Трудовой кодекс.
Спорим с Рострудом
По мнению Роструда (письма от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1, от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1), штатное расписание является локальным нормативным актом организации. Оно в сводном виде фиксирует сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда. Из данной характеристики следует, что штатное расписание констатирует состав работников, уже состоящих в трудовых отношениях с организаций. Это не помешало чиновникам в письме № ПГ/13229-6-1 утверждать противоположное: «должность в трудовом договоре с работником следует указывать в строгом соответствии со штатным расписанием». И подчеркнуть: принятие работника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо.
Штатное расписание предназначено для определения потребности организации в кадрах с учетом фонда оплаты труда. Если оно установлено работодателю вышестоящим органом, то отступать от него он не вправе. Тогда руководитель обязан нанимать работников строго в соответствии со штатным расписанием. В противном случае он выходит за пределы своей компетенции.
Другое дело, если руководитель уполномочен определять штатное расписание и утверждает его самостоятельно. Принимая работника на ранее непредусмотренную должность, руководитель тем самым расширяет штатное расписание. Зафиксировать факт изменения может уполномоченный кадровый работник, отдельного распоряжения на это не требуется.
Расхождение наименований должности в трудовом договоре (трудовой книжке) и в штатном расписании может полечь нарушение пенсионных прав работника (кассационное определение Верховного суда Республики Татарстан от 24.03.2011 по делу № 33-3406/11).
Наконец, увольнение конкретного работника не влечет сокращение штатного расписания (апелляционное определение Липецкого областного суда от 17.12.2012 по делу № 33-3036/2012).
Трудовые инспекции нередко ориентируются на форму штатного расписания, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Но при этом они почему-то «забывают», что согласно указаниям по заполнению этой формы штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Если же из Устава (Положения) необходимость штатного расписания не вытекает – оно необязательно.
Обратите внимание: постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 не зарегистрировано в Минюсте России. Поэтому претензии по его несоблюдению можно отклонить ссылкой на пункт 10 Указа Президента РФ от 23.05.1996 № 763 (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.11.2010 № 09АП-27072/2010).
Какой же вывод можно сделать?
Необходимость штатного расписания и порядок его оформления определяется не Трудовым кодексом, а специальными документами, регламентирующими деятельность руководителя организации. Например, в автономном учреждении штатное расписание должно быть утверждено руководителем в силу закона (п. 3 ст. 13 Федерального закона от 03.11.2006 № 174-ФЗ).
Необходимо ли штатное расписание хозяйственному обществу?
В Федеральном законе от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» термины «штатное расписание» и «штат» отсутствуют. Зато трудовые функции всех работников без исключения ассоциируются с должностью (подп. 3 п. 2 ст. 40). Нужно ли на этом основании считать, что штатное расписание необходимо? Вовсе нет, ибо данный закон не устанавливает нормы трудового права (п. 1 ст. 1).
Наконец, сокращение численности персонала возможно и в отсутствие штатного расписания.
Между тем штатное расписание может быть необходимо для осуществления отдельных видов деятельности – например, по техническому осмотру транспортных средств (подп. «д» п. 8 Правил, утв. приказом Минэкономразвития России от 28.11.2011 № 697). Но в этих случаях контроль за его наличием не относится к сфере компетенции трудовой инспекции.
Так что если вас пытаются оштрафовать за отсутствие штатного расписания или за несоответствие фактических должностей штатному расписанию – не спешите соглашаться.
Елена Диркова, редакция журнала «Практическая Бухгалтерия»
Ищете решение Вашей ситуации?
Читайте также по теме:
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Штатное расписание на 2021 год: образец заполнения
Штатное расписание — важный документ, который должен быть у каждого работодателя (организации или ИП). Отсутствие «штатки» может обернуться не только штрафами за нарушение трудового законодательства, но и проблемами при налоговых и прочих проверках. О том, как в 2021 году составить, утвердить или изменить штатное расписание, читайте в нашей статье.
Что такое штатное расписание
Это документ, который применяется для оформления структуры компании, состава и численности работников. Как следует из пояснений к унифицированной форме № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1), штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц. Традиционно в нем дополнительно указывается размер заработной платы по каждой из должностей (письмо Роструда от 22.03.12 № 428-6-1).
Более широкое определение можно найти в судебной практике. Судьи отмечают, что штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором содержатся следующие сведения:
Кто и зачем должен составлять
ВАЖНО. Если организация или ИП планирует заключить трудовой договор хотя бы с одним работником, сначала надо составить штатное расписание.
Чаще всего штатное расписание требуется предъявить во время проверок со стороны Трудинспекции. Но это не означает, что его можно оформить «задним числом» при попадании работодателя в план «трудовых» проверок. Этот документ могут запросить также контролеры из ФСС при выяснении правильности начисления взносов (п. 91 методических указаний; утв. постановлением ФСС от 07.04.08 № 81). Аналогичное право есть и у специалистов ПФР в рамках проверки индивидуальных сведений (п. 2 приложения № 1 к методическим рекомендациям; утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.02 № 11п). Затребовать штатное расписание могут и налоговики, если решат, что этот документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика ( п. 1 ст. 93.1 НК РФ, письмо Минфина от 09.10.12 № 03-02-07/1-246).
Есть и еще одна причина, чтобы составить штатное расписание. Оно незаменимо в спорах при увольнении в связи с сокращением численности или штата. Именно этот документ может подтвердить, что в структуре организации действительно произошли изменения, а значит, сокращение было реальным, а не фиктивным.
Чем грозит отсутствие штатного расписания
За это нарушение предусмотрена административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 руб., для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. Назначить это наказание вправе Трудинспекция или суд.
Возможны и другие санкции за отсутствие или непредставление «штатки» по требованию контролеров. Например, налоговики могут выписать штраф в размере 200 руб. на основании статьи 126 НК РФ, если организация или ИП не предъявит этот документ. Помимо этого, будут налоговые доначисления из-за того, что те или иные расходы либо суммы страховых взносов окажутся неподтвержденными.
Требования к штатному расписанию
Данный документ будет легальным, если в нем содержится следующая информация: перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, количество штатных единиц и величина заработной платы по каждой должности. Также надо указать, что документ называется «Штатное расписание» и привести данные конкретного работодателя. Кроме того, желательно обозначить номер документа по ОКУД — 0252251.
Самый простой способ соблюсти указанные требования — это использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Работодатели негосударственного сектора вправе сами решать, будут они применять данную форму или разработают свою. Это неоднократно подтверждал Роструд (письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/409-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).
ВНИМАНИЕ. В форме № Т-3 указан другой номер документа по ОКУД — 0301017, который соответствует унифицированной системе первичной учетной документации по учету труда и его оплате. При желании данный код можно дополнить кодом 0252251.
Как утвердить штатное расписание
Необходимо издать приказ или распоряжение работодателя об утверждении штатного расписания. Данный приказ составляется в произвольной форме. Из него должно было понятно, какое именно штатное расписание принимается и с какой даты оно вводится в действие. В связи с этим, целесообразно оформить утверждаемое штатное расписание как приложение к приказу.
Реквизиты приказа указываются в «шапке» штатного расписания. В форме № Т-3 для этого предусмотрены специальные графы.
Проставлять печать на штатном расписании не надо. Документ можно применять сразу после того, как он будет введен в действие соответствующим приказом.
Знакомить работников со штатным расписанием не требуется (письмо Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).
Как внести изменения в штатное расписание
Корректировка необходима, если в организации появились новые должности, были упразднены или переименованы старые, либо изменились оклады, количество работников или структура предприятия. Порядок внесения таких поправок законодательно не регламентирован.
Сделать это можно двумя способами. Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом. Второй способ — исправить действующую «штатку». Для этого издается приказ о внесении изменений.
Работодатель может совмещать оба способа. Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях. А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание.
Также практикуется метод «подведения итогов», который предполагает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами. В этом случае с 1 января следующего года утверждается новое штатное расписание с учетом всех поправок.
Периодичность составления документа и сроки хранения
Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.
Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах и трудовых книжках. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно, то есть до того, как наступят даты составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку.
ВАЖНО. Сколько должно храниться штатное расписание в организации, которая его утвердила? Постоянно (п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236;). Другими словами, его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.
Образец заполнения штатного расписания на 2021 год
В ООО «Лабиринт-2019» введено новое штатное расписание (приказ № 74ОК). В структуре организации предусмотрено 7 подразделений, включая АУП, бухгалтерию, отдел кадров, отдел продаж и хозчасть. Общая штатная численность сотрудников — 16,5 единиц. При этом уборщица (с окладом по полной ставке 12 тыс. руб.) оформлена на 0,5 ставки.
С учетом этих данных заполним штатное расписание по форме № Т-3.
В заключение отметим, что, если работодатель, составляя штатное расписание на 2021 год, будет придерживаться рассмотренных выше несложных правил, это обезопасит его от проблем при проверках контролирующих органов. А своевременное отражение в «штатке» изменений в структуре компании позволит избежать конфликтов, в том числе при необходимости увольнения работников «по сокращению».
Штатное расписание — право или обязанность?
Некоторые работодатели не составляют штатное расписание, потому что законодательством не установлена такая обязанность. Однако на практике отсутствие документа может привести к негативным последствиям. В данной статье рассмотрим правила составления штатного расписания и ответственность за его отсутствие.
Обязанность работодателя оформлять штатное расписание напрямую не закреплена ни в одном нормативном документе. Однако если проанализировать Трудовой кодекс, станет понятно, что безопаснее утвердить штатное расписание.
Согласно ст. 15 ТК РФ трудовые отношения предполагают, что человек работает на определенной должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ).
Важно! Штатное расписание должны формировать все без исключения организации, в том числе ИП с наемными работниками.
Порядок и правила оформления
Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Коммерческие организации и ИП вправе не применять указанную форму и разработать собственную, но в ней должны быть обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Утвержденную форму нужно приложить к учетной политике предприятия.
Наименование должностей в штатном расписании должно быть обязательно на русском языке (ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ). Например, нарушением будет наименование должности «web-программист», «PR-менеджер» или «IT-разработчик». Если в действующем штатном расписании есть иностранные аббревиатуры или слова, следует привести документ в соответствие с требованиями законодательства.
При указании должностей в штатном расписании особое внимание следует уделить тем должностям, работа на которых дает работникам право на досрочный уход на пенсию (Постановление Правительства СССР от 26.01.1991 № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»).
Программа «Контур-Персонал» поможет:
Штатное расписание можно разработать один раз и применять на протяжении нескольких лет. Срок действия документа законодательно не установлен. Работодатель может менять штатное расписание по мере необходимости — например, если индексирует зарплату работников или вводит новые должности.
Ответственность за отсутствие штатного расписания
К компании, у которой нет штатного расписания, могут предъявить претензии налоговые органы. Это объясняется тем, что штатное расписание — один из документов, который подтверждает обоснованность затрат на оплату труда. Напомним, что согласно ст. 252 НК РФ все расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. Если в ходе проверки контролирующие органы обнаружат, что штатного расписания нет, расходы на оплату труда могут быть не приняты для целей налогообложения прибыли организации. Кроме того, отсутствие первичных документов расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ) и карается штрафом в размере 10 000 рублей.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Энциклопедия решений. Утверждение штатного расписания и внесение в него изменений
Утверждение штатного расписания и внесение в него изменений
Штатное расписание, как любой локальный нормативный акт, утверждается работодателем. Как следует из ст. 20 ТК РФ, индивидуальные предприниматели это делают сами, а органы (лица), уполномоченные на утверждение штатного расписания от имени организаций, определяются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица и локальными нормативными актами.
Так, например, утверждение штатного расписания ООО уставом общества может быть отнесено к компетенции общего собрания участников, единоличного исполнительного органа, совета директоров (наблюдательного совета) либо коллегиального исполнительного органа общества (ст. 32, 33, 40 и 41 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Структуру и штаты ГУПа (МУПа) утверждает руководитель унитарного предприятия (ст. 21 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»).
Штатное расписание автономного учреждения утверждает его руководитель (ст. 13 Федерального закона от 03.11.2006 N 174-ФЗ «Об автономных учреждениях»).
В федеральных бюджетных, автономных и казенных учреждениях, которые устанавливают систему оплаты труда своих работников в соответствии с Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 05.08.2008 N 583, согласно п. 10 этого Положения штатное расписание утверждается руководителями этих учреждений.
Федеральные органы исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, на основании п. 8 постановления Правительства РФ от 05.08.2008 N 583 устанавливают специальный порядок утверждения штатных расписаний подведомственных учреждений (см., например, Порядок утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС России и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС России, утвержденный приказом МЧС России от 24.09.2008 N 563).
Для организаций госсектора нормативными правовыми актами органов, осуществляющих полномочия учредителей, может быть предусмотрена процедура согласования штатного расписания с соответствующим органом перед его утверждением руководителем учреждения (см., например, приказ Министерства труда и социального развития Омской области от 12.07.2013 N 92-п, постановление Администрации города Белогорска Амурской области от 16.01.2015 N 18).
Необходимость согласования штатного расписания с учредителем либо с конкретным органом управления юридического лица может быть предусмотрена уставом организации.
Изменения в штатное расписание могут быть внесены путем издания акта, перечисляющего такие изменения. Этот способ обычно используется для незначительных правок. Для серьезной корректировки удобнее принять новое штатное расписание. Процедура внесения изменений в штатное расписание в общем случае аналогична порядку его утверждения. Нормативные акты, регламентирующие порядок согласования и утверждения штатных расписаний подведомственных учреждений, могут содержать специальные нормы по процедуре внесения изменений в этот документ (см., например, постановление мэрии города Элисты Республики Калмыкия от 29.12.2012 N 2893, постановление Администрации г. Вологды от 08.08.2014 N 5693).
Законодательством не предусмотрена обязанность работодателя учитывать мнение профсоюза или иного представительного органа работников при утверждении штатного расписания и при внесении в него изменений. Такая необходимость возникает только в случае, если это предусмотрено коллективным договором или соглашением (часть вторая ст. 8 ТК РФ) (определение Белгородского областного суда от 28.03.2017 N 33-1386/2017, определение Тверского областного суда от 06.09.2016 N 33-3615/2016, определение Свердловского областного суда от 16.12.2014 N 33-16961/2014).
Если штатное расписание воспроизводит элементы системы оплаты труда, установленной другим локальным нормативным актом, коллективным договором или соглашением, обязанность учитывать мнение представительного органа от этого не появляется. Когда же штатное расписание является первоисточником норм, определяющих размер заработной платы работников, то есть устанавливает систему оплаты труда, то его принятие и изменение в указанной части требует учета мнения представительного органа в силу части четвертой ст. 135 ТК РФ.